4.3. Этапы разработки

«Положения об организационной структуре» компании

Таблица проекций функций на исполнительные звенья (рис. 4.2, блок 4) может иметь весьма большую размерность. В средних компаниях — это 500 единиц — 20 звеньев на 25 функций, в больших компаниях может быть 5000 единиц — 50 звеньев на 100 функций. Становится очевидным, почему задача построения правильной организационной структуры компании не может быть решена методом, принятым в нашей стране, т.е. директорским рисованием клеточек «сверху вниз». Конечно, есть гении, способные проделать подобные упражнения в уме. Однако практики считают, что лучше ориентироваться на людей обыкновенных, как это делал Генри Форд. Поэтому проводить такую работу под управлением руководителя должна специальная группа, работающая по специальной методике, четко разбивающей и регламентирующей работу по этапам.

Сообщив о своих принципиальных решениях относительно организационной структуры компании персоналу, директор должен зафиксировать все это в документе — «По-южении об организационной структуре», содержащем следующие разделы:

♦ Виды деятельности, продукты и услуги, бизнесы.

♦ Перечень обеспечивающих функций.

♦ Перечень функций менеджмента.

♦ Перечень организационных (структурных) звеньев.

♦ Закрепление видов деятельности, обеспечивающих функций, функций менеджмента за структурными звеньями.

♦ Организационная структурная схема.

Порядок разработки «Положения об организационной структуре» (рис. 4.3).

1. Создание рабочей группы, назначение руководителя.

2. Ознакомление с методикой и анкетами по обследованию организационной структуры.

3. Ознакомление с примерами заполнения анкет.

4. Ознакомление с примером «Положения об организационной структуре».

5. Проведение обследования организационной структуры выбранной фирмы и заполнение соответствующих моделей.

6. Подготовка в соответствии с результатами обследования проекта «Положения об организационной структуре» и согласование его с заинтересованными должностными лицами и службами.

7. Утверждение «Положения об организационной структуре».

8. Подготовка и утверждение приказа по фирме о порядке разработки и изменения «Положения об организационной структуре».

Потом директор обязан выпустить приказ примерно следующего содержания. Пункт первый — утвердить «Положение об организационной структуре»; пункт второй — назначить Иванова Ивана Ивановича ответственным за «введение в жизнь» организационной структуры; пункт третий — проводить актуализацию организационной структуры не реже чем раз в квартал (или чаще, по необходимости).

Рис. 4.3. Общий алгоритм разработки «Положения об организационной структуре»

Источник: [Семь нот менеджмента, 2001, с. 436].

Это постоянное возвращение и повторение управленческого цикла является принципиальным элементом регулярного менеджмента. В противном случае уже через 2-3 месяца описание структуры не будет соответствовать сложившемуся распределению функций и звеньев.

---

Далее мы рассмотрим на примере компании «Росбытхим», как практически разрабатывается «Положение об организационной структуре» и входящие в него модели¹.

1 этап. Составление перечня продуктов и услуг (продуктовая модель)

Удовлетворение нужд потребителя входит в число главных функций компании. Поэтому составление и согласование перечня продуктов и услуг открывает разработку «Положения об организационной структуре».

На принятый компанией перечень продуктов и услуг настраиваются все компоненты ее системы управления:

♦ маркетинговый блок поддерживает необходимые исследования рыночного окружения компании, прогнозирует объемы продаж, обеспечивает продвижение и продажи содержащихся в перечне продуктов и услуг;

♦ финансовый блок поддерживает управление финансовыми ресурсами и результатами деятельности компании в целях обеспечения предоставления потребителю необходимого объема продуктов и услуг;

♦ блок учета обеспечивает регистрацию управленческой информации, необходимой для предоставления потребителю выбранного перечня продуктов и услуг;

♦ ... также по всем основным блокам системы управления.

Составление перечня продуктов и услуг требует определенной аккуратности и точности. Для небольших компаний этот перечень может включать всего несколько позиций, которые легко можно найти в прайс-листе компании. Для больших компаний или работающих с широким ассортиментом продукции и услуг этот список может включать тысячи позиций и требует продуманной группировки и иерархического упорядочения.

¹ Приведенный в качестве примеров материал главным образом демонстрирует форматы и модели «Положения об организационной структуре». Модели не следует воспринимать как эталон, они являются только результатом первого этапа работы автора этой книги в качестве консультанта для одной конкретной компании.

В качестве упражнения, хорошо помогающего разобраться в существе дела, можно порекомендовать читателям попробовать составить перечень направлений деятельности или продуктов и услуг известной им компании, а приведенный ниже перечень продуктов компании «Росбытхим» использовать как опорный пример. Графически иллюстрирует этот перечень рис. 4.4.

Перечень направлений деятельности компании «Росбытхим»

Анкета 1

Код направления	Направление	Код бизнеса	Бизнес-проект
1.1	Торговля	1.1.1	Торговля косметикой
1.1	Торговля	1.1.2	Торговля галантереей

Рис. 4.4. Основные направления деятельности компании «Росбытхим»

2 этап. Составление перечня функций и построение функциональных моделей

Предоставление потребителю продуктов и услуг требует реализации компанией функций закупки, поставки, производства, хранения, сбыта и т.д. Современный подход к организации управления, зафиксированный в стандарте ISO 9000, предполагает аккуратное выделение и документирование функций, выполняемых компанией.

---

При документировании функций часто используются два списка: во-первых, список функций обеспечения деятельности компании: поставки, производство, сбыт (их часто также называют функциями логистики, бизнес-функциями); во-вторых, список функций менеджмента: управление финансами, учет, маркетинг и т.д. Помимо такого разделения функций могут встречаться и другие варианты, например группировка функций, выполняемых компанией по продуктовому или территориальному признаку. Возможно и составление единого общего списка всех функций.

В любом случае функции должны быть обязательно выделены и пронумерованы. При более детальном рассмотрении сложные функции могут разделяться на составляющие, и таким образом возникают иерархические перечни функций: сначала указываются более общие, а затем составляющие их частные функции. В нашем примере мы будем использовать разделение всех функций компании на функции обеспечения направлений деятельности и функции менеджмента, а в качестве перечня функций менеджмента — классификацию, предложенную в книге «Семь нот менеджмента», где основными компонентами менеджмента выступают: структура, финансы, учет, маркетинг, экономика, бизнес-планирование, персонал [Семь нот менеджмента, 2001].

Следующим шагом станет составление перечня функций обеспечения и перечня функций менеджмента знакомой компании, а в качестве опорного решения используем приведенный ниже перечень функций компании «Росбытхим», основным направлением деятельности которой является торговля косметикой и галантереей. Для визуального представления иерархических перечней функций удобно использовать язык структурных схем (рис. 4.5 и 4.6). Иерархические перечни функций и их визуализацию часто называют функциональной моделью компании.

Перечень обеспечивающих функций компании «Росбытхим»

Анкета 2

Код функционального направления	Функциональное направление	Код функции	Функции обеспечения
2.1	Организация закупок	2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4	Заказ товаров Заключение контрактов Формирование товарных запасов Изучение динамики продаж
2.2	Организация сбыта	2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5	Заключение договоров реализации Реализация продукции оптовым и розничным покупателям Ценовая политика по сбыту Поиск новых клиентов Анализ спроса
2.3	Организация хранения	2.3.1	Обеспечение работы склада
2.4	Организация транспортной доставки	2.4.1 2.4.2	Доставка товара клиентам Доставка товара со склада перевозчика на склад компании
2.5	Техническое обеспечение	2.5.1 2.5.2	Обеспечение оргтехникой Компьютеризация и развитие сети

---

Рис. 4.5. Основные функции обеспечения направлений деятельности компании «Росбытхим»

---

Перечень функций менеджмента компании «Росбытхим»

Анкета 3

Код компонента менеджмента	Компонент менеджмента	Код функции	Функции менеджмента
3.1	Структура	3.1.1 3.1.2	Мониторинг организационной структуры Мониторинг финансовой структуры
3.2	Финансы	3.2.1 3.2.2 3.2.3	Ведение операционных бюджетов Ведение бюджета движения денежных средств Ведение бюджета доходов и расходов
3.3	Учет	3.3.1 3.3.2	Ведение бухгалтерского учета Ведение учета реализации бизнес-плана
3.4	Маркетинг	3.4.1	Проведение маркетингов ых исследований
3.5	Экономика	3.5.1	Управление затратами
3.6	Бизнес-планирование	3.6.1	Разработка бизнес-плана
3.7	Персонал	3.7.1	Подбор и управление персоналом

---

Смотрите также файлы

• Фрайлингер К., Фишер И. Управление изменениями в организации - 2002.doc

• Ядерная физика - уч. пособие Мухачев.pdf

• Юридическая психология МУ ТКР.pdf

• Юридическая психология МУ ИД.pdf

• Электроника Ицкович Часть 2.pdf