Добавлен: 23.10.2018
Просмотров: 14551
Скачиваний: 230
Рис. 4.6. Основные функции менеджмента компании «Росбытхим»
3 этап. Составление перечня исполнительных звеньев (структурная модель)
Функции обеспечения, функции менеджмента в компании кто-то должен выполнять. Поэтому в «Положение об организационной структуре» вводится специальный раздел, в котором приводится перечень исполнительных звеньев. В этом разделе инвентаризуются и перечисляются подразделения, отделы, исполнители, реализующие принятые компанией функции.
В крупных компаниях перечень исполнительных звеньев может быть весьма значительным, поэтому исполнительные звенья иерархически упорядочиваются и группируются на том или ином основании.
Компании могут объединяться на разных основах иерархической группировки функций и звеньев: продуктовая, функциональная, территориальная, группировка по проектам и другие.
Для визуального представления иерархических перечней исполнительных звеньев также используют структурные схемы (рис. 4.7). Еще раз подчеркнем, что аккуратное и адекватное составление подобных схем в средних, а тем более крупных компаниях требует определенных усилий и внимания. Ниже представлен пример составления перечня исполнительных звеньев и структурной схемы компании «Росбытхим».
Как видно из анкеты, исполнительные звенья компании «Росбытхим» были разбиты на три группы организационных звеньев: коммерческая деятельность, финансовая служба и служба управления делами. Подобное разделение носит весьма условный характер, и в данной компании использовалось для удобства дальнейшего представления структурной схемы. В небольших компаниях можно не объединять отдельные организационные звенья в группы, а наоборот, выделить звенья на уровне отдельных исполнителей, что позволит получить более наглядную картину матрицы организационных проекций.
Однако для компаний крупного или среднего размера выделение групп организационных звеньев играет важную роль и может служить источником идей при проведении реструктуризации управления.
Перечень структурных звеньев компании «Роебытхим»
Анкета 4
|
Код группы |
Группа организационных звеньев |
Код организационного звена |
Название |
|
4.1 |
Коммерческая деятельность |
4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4
4.1.5 4.1.6 |
Отдел закупок Транспортный отдел Отдел маркетинга Отдел сбыта (региональные и городские продажи) Склад Отдел статистики |
|
4.2 |
Финансовая служба |
4.2.1
4.2.2
4.2.3 4.2..4 |
Руководство финансовой службы (главный бухгалтер) Финансовый аналитик Отдел платежей Бухгалтерия фирмы |
|
4.3 |
Служба управления делами |
4.3.1
4.3.2
4.3.3 |
Секретариат руководства Информационный отдел Отдел охраны и экономической безопасности |
Рис. 4.7. Структурные звенья компании «Росбытхим»
4 этап. Построение матриц организационных проекций
Построение организационной модели компании осуществляется через последовательную «инвентаризацию» и документирование составляющих ее компонент: сначала это иерархический перечень продуктов и услуг, которые предоставляет потребителям компания; потом иерархический перечень функций, которые реализуются компанией с целью предоставления заявленного перечня продуктов и услуг; затем наступает очередь иерархического перечня звеньев, которые реализуют заявленный перечень функций, обеспечивающих предоставление соответствующих продуктов и услуг.
Между функциями и звеньями необходимо установить соответствие. Этого требуют и стандарты качества ISO 9000, предъявляемые к системе управления: у каждой функции должен быть «хозяин». Документированное закрепление функций за исполнительными звеньями осуществляется путем включения в «Положение об организационной структуре» специального раздела, в котором каждому исполнительному звену приписываются закрепленные за ним функции.
Графически закрепленные функции за звеньями удобно представлять с помощью специальной матрицы организационных проекций, или, как ее называют в стандарте ISO 9000, — матрицы соответствия. По строчкам матрицы указываются исполнительные звенья, а по столбцам указываются функции, реализуемые исполнительными звеньями. Для соответствующих друг другу функций и исполнительных звеньев в необходимых клетках матрицы проекций указывается знак соответствия (например, крестик).
Таким образом, если составлены перечни функций и исполнительных звеньев, то в качестве следующего шага можно попытаться построить матрицу проекций, и на ее основе написать соответствующий раздел «Положения об организационной структуре». В табл. 4.1 и 4.2 приведены матрицы организационных проекций компании «Росбытхим», соответственно, проекция «функции обеспечения/структурные звенья» и проекция «функции менеджмента/структурные звенья». Напротив каждого структурного звена проставляются знаки в соответствующей ячейке, если данное структурное звено выполняет указанную функцию.
5 этап. Анализ матрицы и построение структурной схемы
На этом этапе необходимо проанализировать матрицы и принять решение либо об изменении организационной структуры, либо о соответствии настоящей структуры текущему положению дел.
Анализ матрицы в компании «Росбытхим» выявил перегруженность некоторых звеньев функциями обеспечения и функциями менеджмента. Например, было принято решение о разделении отдела сбыта на два подразделения — отдел региональных продаж и отдел городских продаж. Разумеется, реализация этого решения потребовала найма менеджеров для руководства этими отделами. Также появилась новая позиция — руководитель коммерческой службы (или коммерческий директор), которую занял бывший руководитель отдела сбыта. Таким образом, после незначительных улучшений мы получаем новую структурную схему (рис. 4.8), которую вносим в «Положение об организационной структуре» компании «Росбытхим».
Как видно из схемы организационной структуры компании «Росбытхим», в ней есть два руководителя, занимающие высший руководящий пост. Нужно сказать, что данная ситуация сложилась исторически и, несмотря на «неправильность» подобной ситуации с точки зрения теории менеджмента, компания эффективно управляется, т.к. существует разделение полномочий и ответственности между двумя руководителями компании2.
Таким образом, «Положение об организационной структуре» компании содержит описание организационной структуры в определенном формате. Во-первых, оно отвечает на вопросы о том, кто и что делает в компании; во-вторых, использует простейшие иерархические модели функций (см. рис. 4.4 и 4.5), звеньев (см. рис. 4.6) и матрица соответствия между ними (табл. 4.1 и 4.2).
2 Автор книги сталкивалась с подобной ситуацией, когда выступала в качестве консультанта другой известной санкт-петербургской компании. Такое «двуначалие» никого не смущало, а компания эффективно управлялась.
Рис. 4.8. Организационная схема компании «Росбытхим»