Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом ».pdf

– Непрерывность движения документации – единая база документации для централизованного хранения отчетности, других документов, исключающая дублирование используемых документов.

– Получение электронных документов. Каждый электронный документ является полученным адресатом непосредственно со времени поступления его автору сообщения в классической электронной форме от адресатов о получении электронного документа автора.

– Проверка целостности электронной документации – это проверка целостности документа, которая проводится с помощью проверки цифровой электронной подписи.

1.2.Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

В настоящее время в РФ для анализа, а также выполнения моделирования БП широко могут применяться средства моделирования:[13]

– Rational Rose;

– АllFusion Modeler;

– Oracle Designer;

– Process Modeler;

– ARIS.

Кроме этого, в заграничном опыте используются помимо уже упомянутых, средства Ithink Analys, System Architect.

АllFusion Data Modeler, а также продукт AllFusion Process Modeler (еще несколько лет тому назад они имели наименование ERWin, BPWin) компании Соmputer Associates давно входят в пятерку качественных производителей ПО, предлагая инструменты для резервного копирования, выполнения моделирования, управления разного рода инфраструктурой предприятия, уровнями информационной безопасности.

Заметим, что пакет BPWin базирован на методологии моделирования IDEF, а также он предназначается для реализации процесса функционального моделирования.

Методология IDEF, что входит в совокупность официальных стандартов США, представляется совокупностью инструментария, правил или процедур, что в свою очередь предназначены для реализации функциональной системы объекта исследуемой предметной области.

Заметим, что функциональная модель IDEF выполняет отображение функциональной структуры объекта, то есть все производимые им действия и манипуляции.

Основными характеристиками такого типа моделирования являются:

– Владелец процесса является должностным лицом или коллегиальным органом управления, что имеет в своем распоряжении разного рода ресурсы, которые необходимы при выполнении процессов, и несущий полностью всю ответственность за результаты реализации некоторого процесса.[11]

– Процессы – это потоки работ, которые располагают границами, другими словами, началом и концом процесса моделирования. Для практически всех отдельно взятых процессов такие границы могут быть установлены начальными, первичными данными, а также входами исследуемого БП.

---

Указанные входы могут открываться только первичными поставщиками определенного БП. Процессы заканчиваются выполнением выхода, который выдается с помощью результатов преобразования начальных данных клиентам процесса.

– Входы БП – это продукт, что при выполнении процесса может преобразоваться непосредственно в выход.

Каждый вход должен указываться на своего поставщика. К самым типичным входам для БП можно отнести:

– сырье для создания продукции;

– документация;

– материалы и оборудование;

– персонал и отделы;

– полуфабрикаты и потребности;

– информация и отчетность;

– услуги и другие компоненты.

– Выходом является продукт, а именно, информационный или материальный (или множество) объектов или услуг, которые являются результатом выполнения четко определенного процесса и потребляемый клиентами из вне.

Выход процесса всегда может иметь своих потребителей. В случае, когда потребителями являются иные процессы, для него указанный ранее выход будет считаться входом.

При этом, стоит отметить, что выход (или продукт) процесса может применяться в качестве некоторого определенного ресурса при выполнении других процессов.

Заметим, что к выходам для БП можно отнести:

– готовую продукция;

– результатную документацию;

– обработанную информацию;

– персонал и подразделения;

– услуги и прочее.

Заметим, что к основным ресурсам БП можно отнести (рисунок 5):

Рисунок 5. Ресурсы БП

Ресурсом бизнес-процесса является информационный или материальный субъект, что постоянно используется при выполнении исследуемого БП, но он не считается входом.

Владелец БП при непосредственном его планировании, а также управлении производит полное распределение или переопределение ресурсов для достижения результата БП. [7]

Выходы, входы, а также ресурсы можно обозначать существительными, поскольку они считаются разного рода материальными субъектами.

На рисунке 6 показан интерфейс рассматриваемой программы:

Рисунок 6. Окно программы АllFusion Data Modeler

Рассмотрим основные возможности данного ПО:

– программа поддерживает такие 3 главные стандартные нотации моделирования БП:

– DFD;

– IDEF0;

– IDEF3.

Указанные нотации позволяют описать практически любую предметную область максимально точно;

– позволяет выполнять оптимизацию процедуры в компании;

– поддерживает методы расчета себестоимости хозяйственной деятельности;

---

– интегрирован с такими продуктами, как ERwin, Paradigm Plus и прочие;

– интегрирован с инструментарием имитационного моделирования Arena.

Набор современных инструментальных средств с названием Oracle Designer использует решение для разработки разного рода систем корпоративного уровня.[1]

Oracle Designer может брать участие практически во всех фазах ЖЦ разработки любого ПО – от моделирования до внедрения программы.

Окно Oracle Designer изображено на рисунке 7:

Рисунок 7. Внешний вид ПО Oracle Designer

Oracle Designer можно применять не лишь для разработки приложений разной сложности, а и для ведения инструментов учета изменений, которые неизбежно происходят при внедрении такой системы.

Графические модели, созданные на основании данного продукта, для определений проекта, могут быть интегрированы с репозиторием, а также существенно облегчать взаимодействие с другими инструментами, к примеру, Oracle Designer.

В настоящее время есть тенденция к интеграции самых разнообразных методов для реализации мероприятий по анализу и моделированию систем, проявляющаяся непосредственно в формах создания разных интегрированных средств по моделированию БП.

Одним с таких средств является ARIS, разработанный компанией IDS Scheer.

ARIS (рисунок 8) поддерживает 4 класса моделей, отражающие самые различные аспекты системы:

Рисунок 8. Окно системы ARIS

Система ARIS представляет собой комплекс средств моделирования, а также в нем можно выполнять анализ деятельности компании.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Выполним моделирование бизнес-процесса (БП) «Управление документооборота» на примере отдела по работе с клиентами компании, которая предоставляет услуги по продаже, к примеру, строительных товаров, «КАК ЕСТЬ».

Для этого используем CASE-средство в котором отобразим и декомпозируем рассматриваемый БД на подпроцессы.

На рисунке 9 показана контекстная диаграмма, которая описывает в общем выполнение БП.

Рисунок 9. Контекстная диаграмма

Рассмотрим составные части контекстной диаграммы.

Входными данными являются:

– возможности компании;

– потребности клиентов в строительно-монтажных работах.

---

Управление указанного БП состоит в таких составных частях:

– устав компании;

– законы РФ.

Механизмы, которые осуществляют указанный БП:

– менеджеры по работе с клиентами;

– клиенты.

Выходными данными рассматриваемого БП являются:

– акт выполненных работ;

– кассовый чек.

Стоит отметить, что контекстная диаграмма не отображает полностью всей специфики выполнения БП. В результате чего нужно выполнить его декомпозицию, то есть, разбиение начального БП на несколько подпроцессов.

Рассмотрим следующую диаграмму, на которой отображено три подпроцесса (рисунке 10):

– написание заявления на выполнение работ;

– рассмотрение заявления и составление сметы;

– оформление отчетной документации.

Рисунок 10. Первый уровень декомпозиции

Дадим описание полученных подпроцессов.

Входными данными для процесса «Написание заявления на выполнение работ».

Управление указанного БП регулируется уставом компании.

Механизмы, которые осуществляют БП:

– менеджеры для работы с клиентами;

– клиенты, которые непосредственно написали заявление.

Выходными данными являются данные, которые написаны в заявлении.

Полученное заявление направляется на рассмотрение, в результате которого должна быть поставлена резолюция.

Входными данными для процесса «Рассмотрение заявления. Составление сметы» являются:

– возможности компании;

– заявление клиента.

В результате анализа, если возможности компании соответствуют заявленным требованиям клиента, то менеджеры утверждают положительную резолюцию.

Управление БП выполняется:

– уставом компании;

– законами РФ.

Механизмы, что осуществляют БП:

– менеджеры;

– клиенты.

Выходными данными являются выполненные работы.

В результате приемки выполненных работ должна быть подписана отчетная документация.

Входными данными для последнего БП являются выполненные работы.

Управление БП выполняется законами РФ.

Механизмы, которые осуществляют указанный БП:

– менеджеры;

– клиенты.

Результатом БП является:

– акт выполненных работ;

– кассовый чек.

Аналогичным образом осуществляется моделирование и дальнейшая декомпозиция имеющихся на первом этапе БП.

Для примера рассмотрим интересующие БП с точки зрения анализа документооборота (рисунки 11, 12).

---

Рисунок 11. Декомпозиция БП «Оформление отчетной документации»

Стоит отметить, что практически весь документооборот в рамках указанного начального БП выполняется только в бумажном виде. Это и является основным недостатком документооборота, который был рассмотрен на примере работы отдела по работе с клиентами.

В результате рассмотрения этого пункта необходимо автоматизировать документооборот на указанном участке.

Стоит отметить, что указанные БП тесто связаны с другими БД, которые протекают в компании.

К примеру:

Рисунок 12. Декомпозиция БП «Рассмотрение заявления. Составление сметы»

– отчетность по строительно-монтажным работам передается в бухгалтерию, где вносится в специализированную программу по бухгалтерскому учету;

– для подведения итогов за отчетный период необходимо в финансовый отдел передать копии кассовых чеков по оплате выполненных компанией работ и т.д.

В результате написания первой главы курсовой работы рассмотрены основные понятия и процессе складского учета, а также выполнено моделирование данного БП «как есть».

2. Усовершенствование выполнения процесса «Управление документооборотом»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению БП

Рассмотрим меры по усовершенствованию бизнес-процесса по управлению документооборотом.

Одной из основных проблем является то, что управление выполняется не с использованием разного рода АИС, а непосредственно в табличном процессоре Excel.[2]

Для устранения неточностей ручного учета, необходимо сначала создать рабочий прототип (макет) АИС, а потом внедрить его в деятельность отдела по работе с клиентами.

При внедрении автоматизации, появляется уникальная возможность для выполнения:

– точного управления персоналом;

– оперативного решения повседневных задач по изданию и регистрации приказов и другой документации;

– отслеживание регламента начала и планирования отпусков и командировок;

– систематизация и получение различной входящей и исходящей информации, а также многие другие заботы и вопросы деятельности отдела по работе с клиентами.

---