Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом ».pdf

Введение

В современных организациях и предприятиях происходит широкий обмен данными и циркулирующей информацией с разными субъектами деятельности:

– с органами государственной власти;

– деловыми партнерами;

– со своими территориальными филиалами.

Большая часть всей информации передается непосредственно в виде документов, как бумажные носители.

Стоит отметить, что в последние годы происходит повсеместное увеличение объема передаваемой информации, которая проходит по электронным каналам – электронных документов.

Актуальность темы курсовой работы является актуальной, так как даже классический (бумажный) документооборот практически немыслим без использования электронных документов и автоматизации. Главной задачей при этом сегодня является переход с дискретного типа электронного документооборота к целостному, комплексному, а также непрерывной информационной технологии (ИТ).

При использовании электронного документа, всегда необходимо помнить, что данный документ все свои стадии жизненного цикла проходит в электронно-цифровой форме. Другими словами, такие документы создаются, передаются во времени или пространстве, хранятся или уничтожаются только в цифровом или электронном виде.

Несмотря на огромные темпы развития современных информационных технологий, разного рода электронные документы мало еще применяются в управлении.

При чем, кроме общих (технологических, технических и других) причин, недостаточное использование электронной документации в Российской Федерации усугубляется рядом факторов, которые создают значительные препятствия для повсеместного внедрения и более эффективного использования электронной документации в организациях.

Стоит отметить, что к числу таких факторов относятся следующие:

– несовершенная правовая база, где не всегда учитываются возможности современных ИТ;

– недостаточное развитие применяемых информационных технологий в направлении управления деятельностью;

– неготовность многих компаний к использованию эффективных технологий управления;

– практическое отсутствие в России целостной информационной инфраструктуры, а также эффективной информационной поддержки рынка товаров и предоставления услуг;

– недостаточный уровень для подготовки кадров в сфере использования ИТ.

Тем не менее, процесс информатизации активно идет практически на всех уровнях управления, разные мероприятия, что направлены на развитие ИТ, планируются или реализуются в рамках федеральных, ведомственных и региональных программ.

---

Целью курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом».

В соответствии с целью работы ставятся следующие основные задачи:

– описать предметную область и привести постановку задачи;

– выполнить выбор средств для моделирования бизнес-процессов (БП);

– реализовать моделирование процесса «как есть»;

– предоставить предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов;

– выполнить моделирование БД «как должно быть».

Объект исследования – теория исследования бизнес-процессов.

Предмет исследования – процесс управления документооборотом.

Методами анализа, которые применяются в работе, являются методы системного анализа, проектирования и разработки программного и информационного обеспечения ИС, CASE-технологии.

Работа является практически значимой не только для руководства любой организации.

Эти возможности значительно ускоряют и облегчают рабочий процесс по выполнению управления документооборота.

1. Постановка задачи и моделирование БП «как есть»

1.1  Описание предметной области. Постановка задачи.

Все существующие бизнес-процессы вытекают из набора разного рода деловых связей, которые обозначенных в организационной схеме компании. Особенно, если это относится к выполнению документооборота.

Документооборот – движение документов с момента создания их или получения и до завершения выполнения или отправки в архив.

Следует заметить, что в указанном определении упор выполняется на словах «движение документов», а именно, пути их с одного подразделения или же от одного из сотрудников к другому.

В таком случае порядок движения документов (их путь) предопределен утвержденным управленческим процессом для данной организации.

К примеру, если руководитель организации сразу требует, чтоб все полученные документы докладывались сначала ему и лишь он будет выполнять назначение исполнителей, путь движения документации будет многоступенчатым в направлении «сверху вниз».

Стоит отметить, что если же в компании четко проведено разделение всех функций между несколькими сотрудниками и структурными подразделениями, большая часть документов сразу пойдет в отдел к непосредственным исполнителям, то есть определится другой путь, значительно короче.

---

Аналогично, от принятого порядка распределения обязанностей, а также делегирования полномочий персоналу зависит движение документации при подписании и согласовании.

В результате, документооборот зависит только от системы управления, также он вторичен в отношении к ней, хотя в то же время документооборот, отражая всю систему управления, дает возможность ее наглядно увидеть.

Стоит отметить, что среди строительно-монтажных компаний одно из самых основных направлений в деятельности, которые требуют автоматизации, является документооборот, так как он, в основном, выполняется традиционным (бумажным) методом.

Организация работы с совокупностью документов предполагает организацию процесса документооборота учреждении, сбережение документов, а также их применение в текущей деятельности учреждения.

Под документооборотом в учреждении понимается совокупность взаимосвязанных процедур, которые обеспечивают движение документов в организации с момента их поступления и создания, до завершения исполнения их или отправки.

Заметим, что в целях рациональной организации выполнения документооборота практически все документы могут быть распределены по специальным документопотокам, к примеру:

– нерегистрируемые и регистрируемые документы;

– исходящие, входящие и внутренние документы;

– документация, направляемая в и поступающая из вышестоящих организаций и учреждений;

– документы, что направляются в или же поступают с подведомственных организаций.

Под документопотоком понимают совокупность документов, что выполняют определенное целевое назначение при реализации процесса документооборота.

Самой основной характеристикой документооборота является объем. Под объемом с точки зрения документооборота понимается число документов, которые поступили в организацию, а также созданы ею в течение конкретного периода времени.

Схема документопотоков для некоторой компании показана на рисунке 1.

Рисунок 1. Пример документопотоков

Объем документооборота – очень важный показатель, который часто используется в качестве критериев при решении многих вопросов выбора формы и организации делопроизводства, процессов реализации информационно-поисковой системы для документации учреждения, а также структуры службы делопроизводства, что применяется ее штатным составом и иных вопросов.

Электронный документооборот (сокращенно ЭДО) – метод организации работы с документацией, при котором главная масса документов применяется в электронном виде, а также хранится централизованно в специальных хранилищах данных.

---

Общая схема работы с электронными документами показана на рисунке 2:

Рисунок 2. Схема работы с электронными документами

ЭДО характеризирует движение документов непосредственно с момента их получения (создания) и до завершения применения или отправки. Стоит отметить, что документооборот является крайне важным звеном всего делопроизводства, так как он определяет инстанции, быстроту этого движения.

Самым главным правилом документооборота является оперативное движение документов для наиболее перспективного пути с минимальными затратами труда и времени.

В базу документооборота входят организационные документы, такие, как:

– Устав компании;

– положения о структурных отделах;

– приказы об обязанностях персонала;

– инструкции по выполнению работ с документацией и отчетностью;

– структуры документопотоков и иные факты.

Системой электронного документооборота (сокращенно СЭД) является специальное приложение, которое обеспечивает участникам обмен электронной документацией, имеющими юридическую значимость.

На рисунке 3 показано, насколько именно сокращается время выполнения отдельных этапов работы над документами при замене традиционного бумажного процесса на электронный.

Рисунок 3. Сравнение типов документооборота

В условиях применения электронного документооборота всегда требуется намного меньше затрат на выполнение настройки документооборота при непосредственном изменении внешних условий, к примеру, требований по корректировании формы отчетности.

Непосредственное внедрение системы автоматизации в делопроизводство, а также электронного документооборота сопровождается системной оптимизацией практически всего процесса менеджмента, который становится логичным и значительно упрощается.

При этом улучшается общее качество принимаемых решений, намного эффективнее ведется процесс контроля над реализацией поставленных управленческих решений, значительно снижаются как косвенные, так и прямые общественные издержки, что связаны с содержанием всего аппарата управления.

Рассмотрим основные преимущества ЭДО:

– повышение исполнительской дисциплины подразумевает то, что количество выполненной работы при внедрении рассматриваемых систем значительно возрастает. По статистике более 20% полученных заданий персоналом не выполняются. Предоставляя полный контроль полностью всех этапов работы для руководства, ЭДО влияет напрямую на исполнительскую дисциплину персонала.

---

– прозрачность бизнес-процессов (БП) – система, выполняющая документооборот, обеспечивает все возможности для отслеживания этапов реализации БП, что делает деятельность организации абсолютно прозрачной как для руководства, так и для контролирующих органов.

– сокращение затрат времени сотрудников и руководителей. Применение систем сокращает временные затраты полностью на все рутинные действия с документацией (поиск, создание, согласование, утверждение и т.п.). Кроме этого, происходит значительное ускорение документооборота, а в результате – всех процессов в компании.

– Обеспечение конфиденциальности используемой информации. Утечка конфиденциальных данных может повлечь миллионные убытки организации за собой. В отличие от классического "бумажного" документооборота, СЭД обеспечивает доступ непосредственно к документам строго по назначенным правам пользователей, а все действия для документа (изменение, чтение, подписание), протоколируются.

Другие преимущества СЭД показаны на рисунке 4.

Все СЭД могут быть классифицированы по разным признакам:

– СЭД, которые используют развитые системы поиска и хранения информации (электронные архивы);

– СЭД с развитыми методами маршрутизации, что обеспечивают движение документов по четко указанным маршрутам;

– СЭД с применением систем поддержки управления организацией, а также накопления знаний. Эти системы обычно сочетают в себе разные свойства двух выше приведенных.

Рисунок 4. Возможности СЭД

При этом в данной системе возможно применение жесткой и свободной маршрутизации.

Такие СЭД используются в больших компаниях, а также государственных структурах.

– СЭД с применением поддержки совместной работы персонала. Такие системы в основном нацелены на непосредственную организацию коллективной работы работников даже, если они территориально разделены между собой.

– СЭД, которые применяются дополнительные сервисы:

• электронная почта;
• управление проектами;
• биллинг;
• сервисы CRM.

Основными принципами реализации электронного документооборота являются:

– Эффективно организованная система реализации поиска документа, а также отправка и передача уже созданной электронной документации.

– Однократная регистрация документации – это параллельное выполнение самых различных операций для сокращения времени движения документации и увеличение оперативности выполнения.

---