Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом ».pdf

Стоит отметить, что соответствующие программы для автоматизации оказывают значительную помощь в умелом перераспределении трудовых ресурсов, а также являются инструментами получения необходимой информации по каждому из сотрудников и компании в целом.

Постепенно развитие предпринимательства претерпевало качественные изменения, а также появлялась необходимость соответствующих пертурбаций для интенсификации работы отделов.

В связи с данным фактом расширялись функциональные возможности всех имеющихся программ, а также параллельно разрабатывались более новые программные продукты.

Практически все причины, в результате которых автоматизация становится почти неизбежной, делятся на 2 такие категории (рисунок 13).

Рисунок 13. Причины автоматизации

Основным документом, который является так называемым источником бизнес-процесса в рассматриваемой задачи, считается заявка клиента.

В предыдущем пункте с помощью IDEF-диаграмм выполнено моделирование процесса документооборота отдела для работы с клиентами.

Существующий метод организации документооборота связан с огромной трудоемкостью, а также разрозненностью сведений, который с большой вероятностью приведет к их частичной или поной утере или неправильной их интерпретации.

В настоящее время невозможно получить сразу сведения по общему количеству заявок на выполнение строительно-монтажных работ, провести анализ самых основных причин возникновения вопросов у клиентов, проанализировать причины обращения (или низкого спроса на услуги компании), в результате чего провести маркетинговое исследование и улучшить финансовое состояние компании.

Кроме того, в определенный период необходимо составление разного рода аналитических отчетов, которые включают в себя выполнение анализа работы за отчетный период, что выполнить оперативно – очень затруднительно.

Временные характеристики для реализации описанных процессов указаны в таблице 1.

Таблица 1.

Характеристики описания процессов

Действие	Среднее количество за один день	Время, что необходимо для выполнения действия, мин.	Суммарное время, мин.
Написание заявки от клиента	10	10	100
Рассмотрение заявки	5	20	100
Оформление отчетной документации	3	30	90
ИТОГО, мин.			290

---

Таким образом, каждый день, в среднем, 290 минут или 4 часа 50 минут, сотрудники заняты занесением необходимых данных в бумажные книги учета, а также, если нужно, поиском и анализом нужных сведений.

Стоит отметить, что учитывая продолжительность рабочего дня (8 часов), можно сделать вывод, что на реализацию остальных обязанностей (непосредственную работу для решения проблем клиента, а также выработке необходимых мероприятии и действий) остается почти 40 % всего рабочего времени, а это – крайне неэффективно.

Для традиционного способа документооборота также характерны и другие недостатки:

– невысокая скорость, а также низкая точность выполнения различных расчетов;

– малоэффективное применение рабочего времени;

– незначительный контроль работы персонала;

– увеличивающийся «поток» бумажной документации;

– очень низкий уровень защиты информации.

В результате выполняемой автоматизации документооборота предполагается постоянно иметь намного более точные сведения о числе заявок, их типах, сократить время на формирование аналитических отчетов, смет за счет их формирования в электронном виде.

Очевидно, что для выполнения автоматизации надо использовать такие технические средства, как персональные компьютеры (ПК), принтеры, специальное программное обеспечение, а также, локальную вычислительную сеть. [2]

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.

В случае применения вычислительной техники указанный процесс водится непосредственно к просмотру заявки, которая оформлена в ИС организации и уже ранее занесенной в БД по мере их непосредственного поступления, поиск данных будет производится непосредственно при задании самых необходимых параметров.

В таблице 2 показан расчет эффекта от внедрения и автоматизации документооборота.

Таким образом, экономия рабочего времени будет составлять около 5 часов каждый день, что даст возможность увеличить эффективность работы.

Таблица 2.

Расчет эффекта внедрения системы автоматизации документооборота

Действие	Среднее количество за день	Время, нужное для выполнения 1 действия, мин.	Общее время, мин.
Написание заявки от клиента	10	1	10
Рассмотрение заявки	5	2	10
Оформление отчетной документации	3	5	15
ИТОГО, мин.			35

---

Кроме этого, другими преимуществами выполнения автоматизации для рассматриваемого БД будут следующие факторы: [15]

– централизованное хранение информации;

– исключение потери хранимых данных;

– структуризация информации;

– оперативный процесс обработки данных;

– выдача результатов на принтер в удобной форме;

– легкое изменение информации;

– система авторизации пользователей;

– сокращение времени на оформления документации.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Выполним моделирование процесса «Управление документооборотом» в режиме «как должно быть» на основании рекомендаций, указанных в пункте 2.1.

В контекстной диаграмме стоит добавить механизм «Автоматизированная информационная система (АИС)», который будет выполнять автоматизацию управления документооборотом для увеличения соответствия выполнения учетных операций современным требованиям.

В результате получим такую контекстную диаграмму:

Рисунок 14. Контекстная диаграмма после добавления механизма АИС

Аналогично при выполнения управления документооборотом с помощью АИС будет присутствовать этот механизм в новых блоках, в котором будут сохраняться все полученные данные (рисунок 15).

Именно эти блоки качественно повлияют на регламент выполнения процесса «Управление документооборотом»[14]

Рисунок 15. Применение нового механизма

В результате такого введения механизма будут несколько изменены остальные диаграммы. К примеру, процесс «Автоматизированное составление сметы» имеет вид (рисунок 16):

Рисунок 16. Корректировка БП в последствии внедрения АИС по управлению документооборотом

В результате выполнения указанных корректирован в выполнении процесса предоставления Управление документооборотом ожидается увеличение оптимальности работы.

Заключение

Задача перехода к электронному документообороту от бумажного стоит сегодня перед разными организациями:

– коммерческими;

– государственными.

Внедрение различных типов электронного документооборота позволяет значительно улучшить контроль над исполнением и движением документов, значительно ускорить и упростить доступ к информации и, в результате, повысить эффективность управления всей организацией. Это важно как для бизнеса, так и для государства.

---

В результате написания курсовой работы можно сделать следующие выводы.

Современная нормативно-правовая база, предназначенная для документационного обеспечения управленческой деятельности, находится в неупорядоченном состоянии, то положение объясняется следующими обстоятельствами:

• Появление самых различных форм собственности сделало невозможным беспрепятственное распространение на организации требований к документации, которые традиционно формировались с помощью государственных архивных органов.
• Широко развитая коммерческая и финансовая деятельность по внедрению автоматизированных и проектированию систем делопроизводства (документационного обеспечения управления, документооборота и других) приводит к все большему разобщению систем документации и их несовместимости.
• Все системы автоматизированного делопроизводства в перечне случаев или поддерживают несовершенную (то есть, нерациональную) практику работы с документацией, или устанавливают свой порядок, при этом, не соблюдая требования классического бумажного делопроизводства.

Одним из типичных проявлений недостаточного внимания у государства к внедрению современных СЭД является очень слабый интерес к разработке любой законодательно-нормативной базы, что позволила бы намного шире применить электронные документы.

Существующие этапы для внедрения автоматизации электронного документооборота сопровождаются целым рядом проблем, что в свою очередь никак не носят неразрешимого характера, напротив, в ряде источников освещены конкретные рекомендации, что позволяют автоматизировать делопроизводство грамотно с наименьшими потерями.

Но, несмотря на существующие огромные трудности, электронный документооборот все таки находит более широкое использование именно потому, что эффекты от него измеряются не прямой экономией имеющихся ресурсов, а повышением уровня работы организации.

Внедрение систем электронного документооборота дает большой экономический эффект, но количественная его оценка считается сложным процессом, поскольку приходится учитывать разные факторы. Экономический эффект определяется в значительной степени правильностью выбора системы, а также проведения процесса внедрения.

Подытоживая результаты исследования, надо обратить внимание руководителей организаций и предприятий, сотрудников служб по документационному обеспечению управления и иных специалистов на такие моменты:

---

– в настоящее время внедрение систем автоматизации документооборота является необходимым;

– системы автоматизации документооборота дают реальные выгоды и экономический эффект;

– крайне важно правильно выбрать системы и не следует экономить при ее внедрения;

– итоговая стоимость системы в первую очередь определяется ее принадлежностью непосредственно к определенному классу;

– общая длительность процесса внедрения прежде всего зависит от сложности внедряемой системы и также может составлять от недели до года и более.

Список использованных источников

• Громов, А.И. Управление бизнес-процессами: современные методы. монография / А.И. Громов, А. Фляйшман, В. Шмидт. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 367 c.
• Джестон, Д. Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов / Д. Джестон, Й. Нелис. - М.: Символ, 2015. - 512 c.
• Долганова, О.И. Моделирование бизнес-процессов: Учебник и практикум для академического бакалавриата / О.И. Долганова, Е.В. Виноградова, А.М. Лобанова. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 289 c.
• Елиферов, В.Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 319 c.
• Михеев, А.Г. Системы управления бизнес-процессами и административными регламентами на примере свободной программы RunaWFE. - М.: ДМК, 2016. - 336 c.
• Нелис, Й. Управление бизнес-процессами: Практическое руководство по успешной реализации проектов. - СПб.: Символ-плюс, 2015. - 512 c.
• Репин, В.В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. - 512 c.
• Репин, В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. - 544 c.
• Ротер, М. Учитесь видеть бизнес-процессы: Построение карт потоков создания ценности. - М.: Альпина Паблишер, 2015. - 136 c.
• Рудакова, О.С. Реинжиниринг бизнес-процессов: Учебное пособие для студентов вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. - 343 c.
• Самуйлов, К.Е. Бизнес-процессы и информационные технологии в управлении телекоммуникационными компаниями. - М.: Альпина Паблишер, 2014. - 323 c.
• Теличенко, В. И. Информационное моделирование технологий и бизнес-процессов в строительстве. - М.: Издательство Ассоциации строительных вузов, 2014. - 144 c.
• Тельнов, Ю.Ф. Инжиниринг предприятия и управление бизнес-процессами. Методология и технология: Учебное пособие. - М.: ЮНИТИ, 2015. - 176 c.

---