Файл: Методическое пособие по управлению проектами в Microsoft Project.pdf

Управление проектами 

в Microsoft Project 

Методические указания к лабораторным работам 

по дисциплине «Проектный практикум» 

для студентов дневной формы обучения, 

обучающихся по направлению 230700 

«Прикладная информатика» 

2 

Содержание 

Введение

3 

Основные

 термины и определения 

4 

Лабораторная

 работа 1. 

Компоненты интерфейса MS Project. Настройка среды

6 

Лабораторная

 работа 2. 

Создание проекта в среде Microsoft Project. 
Календарное планирование работ

13 

Лабораторная

 работа 3. 

Планирование ресурсов и создание назначений

20 

Лабораторная

 работа 4. 

Анализ и оптимизация загрузки ресурсов в MS Project

30 

Лабораторная

 работа 5. 

Оптимизация параметров проекта в MS Project 

38 

Лабораторная

 работа 6. 

Управление рисками в MS Project

46 

Список

 рекомендуемых источников 

56 

Приложение

 А. Структура работ проекта 

57 

Приложение

 Б. Проектное задание 

59 

Приложение

 В. Структура сайта 

62 

3 

Введение  

Методические

  указания  предназначены  для  обучения  принципам  работы  с  программным  продуктом  MS  Project 

2003  и  выше,  широко  применяемым  для  автоматизации  процессов  управления  проектами.  За  последнее  время  MS 
Project  из  настольного  приложения  для  менеджера  трансформировался  в  программное  обеспечение  серверного  типа 
для

  автоматизированного  управления  деятельностью  команды  проектировщиков  в  рамках  корпоративной  системы 

управления

 проектами.  

Линейка

  продуктов  MS  Project  состоит  из  четырех  продуктов:  Microsoft  Project  Standard  (стандартная  редакция 

MS Project), Microsoft Project Ptofessional (профессиональная редакция MS Project), Microsoft Project Server и Microsoft 
Project Portfolio Server. Продукт Microsoft Project Portfolio Server применяют для управления портфелями проектов [1, 
2] . 

В

  методических  укуазаниях  рассматриваются  основные  способы  и  приемы  работы  с  отдельным  проектом  в 

рамках

  возможностей  стандартной  редакции  MS  Project.  Знания  и  навыки,  которые  студенты  смогут  получить  при 

выполнении

 лабораторных работ, необходимы также для эффективного управления портфелями проектов с помощью 

профессиональной

 редакции MS Project 2007. 

Лабораторные

 работы, вошедшие в состав методических указаний, можно разделить на три части. В первой части 

рассматриваются

  специфические  особенности  интерфейса,  возможности  основных  инструментов  и  принципы 

настройки

  MS  Project.  Вторая  часть  посвящена  созданию  плана  проекта  с  применением  методов  оптимизации, 

выявлению

  рисков  и  разработке  стратегии  их  смягчения.  При  выполнении  лабораторных  работ,  предусмотренных  в 

третьей

  части  пособия,  студенты  приобретают  опыт  использования  методов  и  средств  отслеживания  проекта, 

контроля

  его  выполнения  и  внесения  изменений  в  базовый  план,  анализа  текущего  состояния  проекта  и  подготовки 

отчетов

. 

Приложение

 MS Project является специфическим программным обеспечением, предназначенным исключительно 

для

  управления  проектами,  в  отличие  от  других  приложений  семейства  Microsoft  Office,  ориентированных  на 

максимально

  широкую  область  применения.  Поэтому  без  знания  теоретических  основ  управления  проектами 

эффективно

  работать  с  MS  Project  невозможно.  В  данной  работе  акцент  сделан  на  практическом  применении 

программного

  обеспечения  для  управления  проектами,  теоретическая  часть  изучается  в  лекционной  части  курса 

«Управление проектами», а также изложена в рекомендуемых источниках [3,4,5]. 

4 

Основные термины и определения  

В

  процессе  решения  задач  управления  проектами  с  использованием  приложения  MS  Project  используются 

следующие

 основные термины и определения. 

Задача (task)

 — одно из мероприятий, направленных на достижение цели проекта. 

Основными

 параметрами задачи являются даты начала и завершения, длительность, трудоемкость, а также виды 

и

 количество ресурсов, необходимых для ее выполнения. Каждая задача в пределах проекта должна иметь уникальное 

имя

.  

Отрезок (bar)

 — графическое представление задачи на диаграмме Ганта.  

Длина

  отрезка  соответствует  календарной  длительности  задачи.  Соответственно  его  левый  конец  указывает  на 

планируемый

  момент  начала  выполнения  задачи,  а  правый  —  на  планируемый  момент  ее  завершения.  Отрезок 

является

  интерактивным  элементом:  вы  можете  переместить  его  вправо  или  влево,  либо  изменить  его  длину. 

Изменение

  положения  и/или  длины  отрезка  приводит  к  соответствующим  изменениям  параметров  задачи. 

Пользователь

 может выбирать внешний вид отрезков (форму, цвет, штриховку и т. д.).  

Зависимость  (dependency)

  —  логическая  взаимосвязь  между  задачами  проекта,  определяющая  порядок  их 

выполнения

.  

Предшественник  (predecessor)

  —  задача,  которая  должна  быть  начата  или  завершена  (в  зависимости  от 

установленного

 типа связи) до того, как будет начата или завершена следующая за ней задача.  

Последователь  (successor)

  —  задача,  которая  должна  быть  начата  или  завершена  (в  зависимости  от 

установленного

 типа связи) после того, как будет начата или завершена предшествующая ей задача.  

Длительность  (duration)

  —  суммарная  продолжительность  рабочего  времени,  необходимая  для  выполнения 

задачи

. 

Длительность

  задачи  следует  отличать  от  ее  календарной  продолжительности.  Например,  если  работа  имеет 

длительность

 2 дня, и начинается в пятницу, то ее календарная продолжительность составит: 

на

 временной диаграмме — 4 дня: пятница, суббота, воскресенье и понедельник (предполагается, что суббота и 

воскресенье

 — выходные дни); тем не менее для некоторых видов задач длительность может совпадать с календарной 

продолжительностью

. В MS Project длительность задачи может измеряться в минутах, часах, днях, неделях, месяцах.  

Веха (milestone)

 — с точки зрения структуры проекта это некое важное событие, которое должно быть отмечено 

в

 расписании. 

С

  математической  точки  зрения  веха  —  это  задача,  имеющая  нулевую  длительность.  Тем  не  менее,  MS  Project 

позволяет

 определять в виде вехи задачи любой длительности; для визуального представления вех на диаграмме Ганта 

используются

 специальные символы.  

Ограничение (constraint)

 — дополнительное условие, которое должен учитывать MS Project при планировании 

дат

 начала и завершения задач проекта. 

Ограничения

  устанавливаются  разработчиком  проекта  путем  выбора  из  числа  предусмотренных  в  MS  Project. 

Например

, разработчик может указать, что задача должна завершиться не позднее конкретной даты.  

Крайний срок (deadline)

 — дата, до которой следует завершить задачу. 

Если

  при  фактическом  выполнении  проекта  это  условие  не  выполняется,  MS  Project  выводит  на  экран 

специальный

 графический индикатор. В отличие от дат-ограничений, крайний срок не влияет на расписание проекта.  

Суммарная задача (summary task)

 — задача, состоящая из задач более низкого уровня. 

По

  умолчанию  MS  Project  вычисляет  параметры  суммарной  задачи  на  основе  параметров  ее  подчиненных 

(дочерних)  задач.  Например,  дата  начала  суммарной  задачи  не  может  предшествовать  дате  начала  самой  первой 
дочерней

 задачи. По умолчанию формат отрезков суммарных задач установлен таким, чтобы они отличались по виду 

от

 «простых» и дочерних задач. 

Вы

  можете  указать  зависимость  между  суммарными  задачами  ,  между  суммарной  задачей  и  дочерней  задачей, 

относящейся

  к  другой  суммарной  задаче,  либо  между  дочерними  задачами,  относящимися  к  разным  суммарным 

задачам

. Создать зависимость между суммарной задачей и входящей в нее дочерней задачей невозможно.  

Фаза  (phase)

  —  суммарная  задача,  которая  соответствует  относительно  самостоятельному  и  при  этом  весьма 

важному

 этапу проекта.  

Для

  визуального  выделения  фазы  на  фоне  других  суммарных  задач  Вы  можете  установить  для  отрезка  фазы 

специфический

 формат.  

Сетевой график (network diagram)

 — формат представления проекта, являющийся аналогом сетевого графика, 

используемого

 в методе критического пути.  

В

  отличие  от  «классического»  варианта,  в  MS  Project  задачам  на  сетевом  графике  соответствуют  вершины  (по 

терминологии

 авторов локализованной версии — «рамки»), а линии связи отражают зависимости между задачами.  

Ресурс  (resource)

  —  в  общем  случае  под  ресурсами  понимаются  люди  (исполнители),  оборудование  и 

материалы

, необходимые для выполнения задач проекта.  

MS Project 2003 поддерживает работу с двумя типами ресурсов: трудовыми (work resource), к которым относятся 

люди

  (исполнители)  и  оборудование,  и  материальными  (material  resource),  под  которыми  понимаются  расходные 

материалы

  и  энергоносители.  В  MS  Project  2007  реализована  возможность  работы  с  ресурсами  типа  «затраты»  и 

«бюджет». 

Трудовые  ресурсы

  —  это  возобновляемые  ресурсы,  которые  после  завершения  одной  задачи  могут  быть 

«переброшены» на другую.  

5 

Примером

  «неодушевленного»  трудового  ресурса  может  служить  компьютер,  который,  например,  в  первую 

половину

  дня  используется  для  разработки  программного  обеспечения,  а  во  вторую  —  для  подготовки  и  печати 

документации

.  Для  трудовых  ресурсов  в  MS  Project  обязательно  требуется  задавать  максимальное  доступное 

количество

. По умолчанию оно принимается равным единице (или 100%).  

Материальные  ресурсы

  —  это  невозобновляемые  (расходуемые)  ресурсы,  используемые  при  выполнении 

задачи

.  Материальными  ресурсами  могут  быть:  электроэнергия,  бумага,  краска  и  т.п.  Для  подобных  ресурсов 

максимальное

  доступное  количество  не  задается,  MS  Project  лишь  вычисляет  израсходованное  (фактическое  или 

запланированное

) количество ресурса.  

Пул  ресурсов  (resource  pool)

  —  это  набор  ресурсов,  каждый  из  которых  доступен  из  нескольких  проектов. 

Например

, может быть создан пул ресурсов предприятия или пул ресурсов какого-либо структурного подразделения 

данного

 предприятия. Как правило, для хранения пула ресурсов создается отдельный файл проекта.  

Календарь (calendar)

 — это график распределения рабочего времени трудового ресурса. Он задает длительность 

рабочего

 дня ресурса, длительность рабочей недели и периоды времени, когда ресурс недоступен (например, выходные 

и

 праздничные дни, плановый отпуск и т. д.).  

Назначение  (assignment)

  —  это  элемент  расписания  проекта,  отражающий  взаимосвязь  между  задачей  и 

ресурсом

, используемым для ее выполнения.