Файл: Методическое пособие по управлению проектами в Microsoft Project.pdf

11 

настраиваемого

 поля, Вы можете  получить принципиально  новые  проектные данные, отсутствующие  в стандартных 

полях

 MS Project. 

 
Контрольные вопросы 
1. Каким образом осуществляется настройка MS Project?  
2. Из каких основных элементов состоит интерфейс MS Project? 
3. Как отображать и скрывать панели Task Panel (Область задач), Project Guide (Консультант) и View Bar (Панель 

представлений

)? 

4.  Какие  типы  представлений  Вам  известны?  Объясните  назначение,  характер  отображаемых  данных  для 

представления

 каждого типа. 

5. Перечислите приемы форматирования данных, отображаемых в рабочей области проекта через представления. 
6. Для чего предназначены таблицы, какие типы таблиц MS Project Вы знаете? 
7. Как осуществляется переключение между таблицами внутри представления? 
8. Какие способы фильтрации проектных данных Вы знаете? 
9. Для чего применяются настраиваемые поля? 
10. Какие существуют способы форматирования диаграммы Ганта? 

Задание 

1.  Запустите  приложение  MS  Project.  Создайте  файл  проекта  «Разработка  программного  обеспечения»  с 

помощью

 шаблона.  

2. Сохраните шаблон проекта под новым именем. 
3. Ознакомьтесь со структурой типовых работ, выполняемых для создания программного обеспечения (прил. А). 
4.  Проверьте  настройки  интерфейса  и  внесите  соответствующие  изменения  в  соответствии  с  методическими 

указаниями

. 

5. Разместите на рабочем столе различные представления: 
 настройте комбинированное представление, включающее: а) «Диаграмму Ганта» и форму «Сведения о задаче»; 

б

) «Лист ресурсов» и «Использование ресурсов». 

6. Настройте таблицу диаграммы «Ганта»: 

•  отформатируйте  шкалу  времени  так,  чтобы  единицей  измерения  на  верхнем  уровне  были  кварталы,  на 

среднем

 – 3 недели, и на нижнем – 3 дня; 

•  отформатируйте диаграмму так, чтобы рядом с отрезками отображались затраты на выполнение работ, а над 

ними

 трудозатраты; 

•  добавьте  столбец  «Гиперссылка».  В  ячейках  этого  столбца  можно  записать  вспомогательные  сведения  о 

задачах

  путем  составления  заметок,  вложения  файлов  или  создания  гиперссылок  на  сопутствующую  информацию, 

находящуюся

 в файле проекта или других местах. Это позволяет подготовить библиотеки документов и связать их с 

проектами

 и задачами; 

•  последовательно 

выбирая

в

меню

«Вид» 

опции

«Затраты», 

«Использование», 

«Отклонение», 

«Отслеживание»,  «Суммарные  данные»,  «Трудозатраты»  посмотрите  как  меняется  структура  таблицы  работ 
диаграммы

 Ганта. 

7. Настройте таблицу, добавляя необходимые и удаляя лишние столбцы. 

•  Добавьте  новый  столбец  в  таблицу.  Для  этого  в  меню  «Вставка»/«Столбец»  и  поле  диалога  «Определение 

столбца

» установите новое поле (например, «Трудозатраты»). 

•  Удалите  установленный  столбец  с  помощью  контекстного  меню.  В  контекстном  меню  следует 

активизировать

 команду «Скрыть столбец». 

8. Выполните фильтрацию диаграммы «Ганта». 

•  Нажмите  кнопку  «Другие  представления»  на  панели  представлений  и  в  диалоговом  окне  установите 

«Подробная диаграмма Ганта». Нажмите на кнопку «Применить». 

•  Раскройте список «Фильтр» и установите строку «Вехи». 
•  Отмените  предыдущее  действие.  Включите  режим  автофильтра  и  с  его  помощью  отберите  задачи, 

длительность

 которых находятся в заданном диапазоне. 

•  С помощью группировки и фильтра отберите только критические задачи. 
•  Измените  ранее  созданную  группу  таким  образом,  чтобы  в  нее  включались  и  суммарные  задачи.  Сохраните 

новую

 группу под новым именем и примените группировку. 

•  Выполните предыдущую работу с помощью интерактивного фильтра. 
•  Отмените  группировку  и  отсортируйте  данные  в  таблице  по  объему  работы.  Верните  данные  в  таблице  к 

исходному

 виду. 

9. Создайте собственный фильтр, выбирающий задачи стоимостью более 15000 руб. или длительностью не менее 

недели

. 

10. Выполните сортировку задач проекта по длительности: 
В

 меню «Проект»/«Сортировка» раскройте список «Сортировать по» и установите в нем строку «Длительность». 

Выполните

 сортировку. 

11. Настройте изображение диаграммы «Ганта». 

12 

•  В  меню  «Формат»/«Стили  отрезков»  выполните  операции  по  изменению  стилей  отрезков  для  различных 

типов

 задач. 

•  Покажите текст, который следует размещать рядом с отрезком. 
•  Настройте шкалу времени. Установите три уровня отображения. 
•  Установите для отображения «год» на верхнем уровне, «квартал» на среднем, «месяц» — на нижнем уровне. 
12.  Выполните  собственный  пример  отбора  и  упорядочения  данных  в  таблицах  MS  Project,  сочетающий 

сортировку

 данных, группировку и фильтрацию. 

13. С использованием автономной справки изучите принципы создания настраиваемых полей. 
14.  В  копии  проекта  «Создание  программного  обеспечения»  (приложение  А)  создайте  настраиваемое  поле, 

отображающее

 стоимость каждой задачи и суммарные затраты для каждого этапа проекта.  

13 

Лабораторная работа 2. 
Создание проекта в среде Microsoft Project. Календарное планирование работ 

Цель

 работы: изучение  принципов планирования и  получение  практических навыков составления  календарного 

плана

 проекта в Microsoft Project 

Создание нового проекта в MS Project 

Составление

  плана  проекта  в  общем  виде  заключается  в  описании  работ,  доступных  ресурсов  и  определении 

взаимосвязей

  между  ними  путем  назначений.  Планирование  начинается  с  определения  проекта  —описания  его 

ключевых

 характеристик. 

В

  качестве  примера  рассмотрим  проект  компании  «РосСофт-Кон-салтинг»  —  «Информационный  день 

«Автоматизация  издательского  дела»  »  (далее  «Инфодень»).  Целями  проекта  являются:  повышение  конкурентной 
привлекательности

  компании,  расширение  рынка  сбыта  продвигаемого  и  внедряемого  компанией  программного 

продукта

. 

Прежде

 всего, необходимо четко представить, какие виды работ сле-дует выполнить для достижения целей. Перечень 

возможных

 задач под-готовительной стадии проекта приведен в табл. 2.1 (с целью упрощения отдельные виды работ не 

учитываются

 в дальнейшем планировании). 

Таблица

 2.1  

Список

 работ проекта «Инфодень» 

№

Название

 работы 

1  Разработка инфодня 
2  Подготовка плана информационных сообщений 
3  Составление предварительного описания инфодня 
4  Разработка плана-проспекта инфодня 
5  Разработка подробного плана инфодня 
6  Разработка информационно-методических материалов 
7  Подбор необходимой информации 
8  Разработка презентации к инфодню 
9  Разработка развернутого плана с послайдовыми комментариями 

10  Разработка практических примеров использования продукта компании 
11  Подготовка рекламных материалов 
12  Составление аннотации к инфодню 
13  Составление приглашения, размещение приглашения  

и

 аннотации на web-сайте компании 

14  Завершение подготовки 

Для

 создания нового проекта выполните последовательность действий. 

>  Нажмите  кнопку  создания  файла  проекта 

  на  стандартной  панели  инструментов  или  выполните  команду 

меню

 New (Создать). 

> Определите основные свойства активного проекта в диалоговом окне вкладки «Документ», вызываемом через 

меню

 Файл/Свойства.  

>  Выполните  команду  меню  Проект/Сведения  о  проекте.  Установите  параметры  проекта  в  появившейся  на 

экране

 форме. 

Вы

  можете  планировать  проект  двумя  способами:  «от  даты  начала»  —  если  дата  окончания  проекта  жестко  не 

установлена

,  или  «от  даты  окончания».  В  последнем  случае  фиксируется  дата  окончания  и  в  ходе  планирования 

определяется

, когда должен начаться проект для обеспечения завершения работы в установленный срок.  

>  Установите  в  диалоговом  окне  способ  планирования  «от  даты  начала».  При  этом  отобразится  запись  «Все 

задачи

  начинаются  как  можно  раньше».  В  раскрывающемся  списке  «Календарь»  диалогового  окна  «Сведения  о 

проекте

» по умолчанию установлен стандартный базовый календарь проекта. 

Настройка базового календаря проекта 

Базовый  календарь

  —  это  совокупность  рабочих  и  нерабочих  интервалов  времени  и  дней.  Базовые  календари 

могут

 использоваться при составлении календарей проекта, задач и/или ресурсов. В стандартной поставке MS Project 

имеется

  три  шаблона  календарей:  стандартный,  круглосуточный  и  ночной.  Стандартный  календарь  соответствует 

расписанию

  с  8-часовым  рабочим  днем.  Имеющиеся  в  MS  Project  шаблоны  календарей  часто  не  подходят  для 

реального

  проекта  в  связи  с  существующей  спецификой  работы  отдельных  сотрудников  или  подразделений 

предприятия

Выполните

 настройку базового календаря проекта: 

> В меню «Сервис» активизируйте команду «Изменить рабочее время».  
.> В диалоговом окне (рис. 2.1) установите «Стандартный календарь проекта», укажите праздничные дни во всех 

месяцах

  проекта,  установите изменение рабочего времени. Например, для изменения времени работы по пятницам в 

заголовке

 временной шкалы установите – «Пт», выделите щелчком мыши все пятничные дни. В правой части вкладки 

установите

 переключатель «Нестандартное рабочее время», внесите необходимые изменения. 

14 

С

 помощью команды «Создать» вкладки «Изменение рабочего времени» Вы можете создать новый базовый календарь 

или

 копию текущего.  

Рис

. 2.1. Настройка базового календаря 

Определение состава работ проекта 

Определение

  состава  работ  рекомендуется  начинать  с  определения  этапов  (или  фаз  проекта).  Затем 

устанавливают

  последовательность  этих  фаз  относительно  друг  друга  и  крайние  сроки  исполнения.  На  основе 

полученных

  сведений  создается  скелетный  план  проект,  включающий  фазы,  их  результаты  и,  возможно,  несколько 

основных

  задач.  После  утверждения  скелетного  плана  в  него  добавляются  остальные  задачи,  определяются  их 

длительности

 и связи. К этому процессу следует привлекать будущих исполнителей работ проекта. 

Теперь

 можно приступить к вводу работ В MS Project. 

> Введите названия фаз в таблицу «Ввод» диаграммы «Ганта». 
Добавление

  в  план  фазы  не  отличается  от  добавления  задачи  –  любая  задача  автоматически  становится  фазой, 

как

 только у нее появляется вложенная задача, находящаяся на следующем уровне структуры плана. 

Теперь

 приступим к структуризации задач в скелетном плане. 

>  Вставьте  строку  в  таблице  для  ввода  параметров  задачи  ниже  строки,  определяющей  фазу.  Введите  название 

задачи

. 

> Поместите задачу на следующий (более низкий) уровень структуры. Для этого установите курсор на задачу и 

нажмите

  на  кнопку 

  панели  форматирования.  Для  перемещения  задачи  на  предыдущий  уровень  структуры 

используется

 кнопка 

. 

MS Project обеспечивает 255 уровней вложенности, однако на практике используют от трех до шести уровней. С 

увеличением

  числа  уровней  иерархии  и  детализации  разбиения  результатов  на  более  мелкие  части  улучшаются 

возможности

  планирования,  управления  и  контроля.  Однако  чрезмерно  большое  число  уровней  иерархии  может 

привести

 к «микроменеджменту» — непродуктивному управленческому контролю, который в конечном итоге ведет к 

снижению

 эффективности выполнения работ. 

>  Продолжите  структуризацию  задач  для  всех  фаз  проекта.  В  результате  рабочее  окно  диаграммы  Ганта  будет 

иметь

 вид, представленный на рис.2.2. 

Рис

. 2.2. Структуризация списка задач проекта 

Определение длительности задач 

> Введите длительности задач (табл. 2.2) в соответствующее поле таблицы «Ввод».  
Единицами

 измерения длительности задачи могут быть часы, дни или недели. Длительность фаз рассчитывается 

автоматически

. Если длительность задачи требует уточнения, ее можно отметить знаком вопроса. Например, если Вы 

не

 уверены, что задача будет выполнена за два дня, запишите в ячейку значение «2д?». 

15 

Если

  задача  продолжительная,  рекомендуется  ее  разбить  на  вложенные  задачи  в  соответствии  с  правилом 

«восемьдесят  часов».  Данное  правило  устанавливает,  что  рекомендуемая  максимальная  длительность  задачи  равна 
восьмидесяти

  часам,  или  двум  неделям  при  8-часовом  рабочем  дне  и  пятидневной  недели.  Для  небольшого  проекта 

практики

  рекомендуют  использовать  правило  «1,5-2%»,  что  определяет  минимальную  длительность  в  пределах  1,5-

2% от длительности всего проекта [1, 6]. 

Таблица

 2.2 

Длительность

 задач проекта «Инфодень» 

№

работы

Название

 работы 

Длительность

, 

день

3 

Составление

 предварительного описания инфодня 

1 

4 

Разработка

 плана-проспекта инфодня 

1 

5 

Разработка

 подробного плана инфодня 

2 

7 

Подбор

 необходимой информации 

7 

8 

Разработка

 презентации к инфодню 

5 

9 

Разработка

 развернутого плана с послайдовыми комментариями 

5 

10 

Разработка

 практических примеров  

использования

 продукта компании 

3 

12 

Составление

 аннотации к инфодню 

0,5 

13 

Составление

 приглашения, размещение приглашения и аннотации на web-

сайте

 компании 

0,5 

Создание вехи 

Веха

  представляет  собой  задачу  с  нулевой  длительностью.  Обычно  веха  обозначает  некоторую  важную 

контрольную

  точку  в  календарном  плане  (например,  завершение  крупного  этапа  проекта).  В  рассматриваемом 

примере

  веха  подтверждает  окончание  подготовительных  работ  по  проекту.  Для  установки  вехи  следует  указать 

длительность

  задачи,  равную  нулю.  В  результате  установки  длительностей  задач  и  вехи  будет  получена  диаграмма, 

изображенная

 на рис. 2.3. 

Дата

  начала  новой  задачи,  если  не  указать  ее  самостоятельно,  приравнивается  к  дате  начала  проекта  или 

ближайшему

  к  ней  рабочему  дню.  Если  новая  задача  принадлежит  фазе,  то  дата  ее  начала  приравнивается  к  дате 

начала

 фазы. После того как задача связывается с другой задачей проекта, ее дата начала переносится в соответствии с 

типом

  связи.  Даты  окончания  задач  рассчитываются  путем  прибавления  к  дате  начала  длительности  задачи  и 

нерабочих

 дней проектного календаря.  

Типичной

 ошибкой при работе с MS Project является определение даты начала или окончания задачи «вручную», 

путем

 заполнения соответствующих полей таблицы. В этом случае изменение длительности задач может не привести 

к

  автоматическому  изменению  связанных  задач,  находящихся  в  плане  после  задачи  с  зафиксированной  датой. 

Поэтому

 при создании плана в MS Project следует управлять положением задач на временной оси с помощью связей. 

Рис

. 2.3. Установка вехи и длительности работ 

Определение связей между задачами 

Связь

 между двумя задачами позволяет понять, каким образом время начала или завершения одной задачи влияет 

на

 время начала или завершения другой. 

Задача

,  влияющая  на  другую  задачу,  называется  Predecessor  (Пред-шественник),  а  задача,  зависящая  от  другой, 

называется

  Successor  (Последователь).  Одна  связь  может  объединять  только  две  задачи,  и  при  этом  у  одной  задачи 

может

  быть  несколько  связей  с  другими  задачами.  Задача  может  иметь  неограниченное  число  предшествующих  и 

последующих

 задач.  

Связи

 могут объединять не  только задачи, но и фазы, к которым применимы все принципы организации связей 

между

 задачами.