Файл: Методическое пособие по управлению проектами в Microsoft Project.pdf

6 

Лабораторная работа 1. 
Компоненты интерфейса MS Project. Настройка среды 

Цель  работы:

  изучение  основных  компонентов  интерфейса  MS  Project,  овладение  навыками  настройки 

интерфейса

 для разработки проекта. 

Планирование

 проектов осуществляется в определенной последовательности, «по шагам»: 

шаг

 1 — описание структуры проекта, то есть описание состава задач и взаимосвязей между ними;  

шаг

 2 — установка параметров проекта в целом и отдельных его задач;  

шаг

 3 — ресурсное планирование проекта; 

шаг

 4 — стоимостной анализ проекта;  

шаг

 5 — анализ возможных рисков при реализации проекта.  

Осуществление

  данной  последовательности  шагов  предполагает  овладение  первоначальными  навыками 

использования

 основного инструментария MS Project. 

Краткое знакомство с интерфейсом 
Рабочее

 окно приложения организовано согласно традиционной для семейства Microsoft Office схеме. Окно MS 

Project содержит следующие элементы:  

•  меню;  
•  панели инструментов;  
•  строку ввода;  
•  рабочую область;  
•  строку состояния.  
Прежде

 чем Вы начнете выполнять требуемую работу необходимо произвести настройку параметров приложения, 

влияющих

  на  принципы  ввода  и  отображения  данных  проектного  файла  в  окне  программы.  Настройка  MS  Project 

выполняется

 в меню Tools > Options (Сервис > Параметры). При вызове указанной команды меню на экране появится 

диалоговое

  окно  настроек,  состоящее  из  нескольких  вкладок,  на  которых  сгруппированы  определяющие  работу 

программы

 параметры.  

Общие настройки программы  
Вкладка

 General (Общие) состоит из трех разделов: 

1)  General  options  for  Microsoft  Project  (Общие  параметры  для  Microsoft  Project),  содержит  общие  параметры 

программы

;  

2) General options for 'Project2' (Общие параметры для 'Проект2'), содержит общие настройки открытого проекта;  
3)  Planning  Wizard  (Мастер  планирования),  определяет,  каким  образом  MS  Project  будет  отображать  подсказки 

при

 составлении плана проекта.  

Рекомендуется

 выполнять следующие настройки вкладки «Общие»: 

•  отображать область задачи при запуске; 
•  устанавливать число запоминаемых файлов с целью их быстрого подключения;  
•  устанавливать все флажки, определяющих получение подсказок от мастера планирования; 
•  включать  автоматическое  добавление  новых  ресурсов  и  задач,  что  обеспечит  удобный  ввод  данных  в  план 

проекта

. 

Настройки редактирования  
Параметры

 редактирования в MS Project размещены на вкладке Edit (Правка) и сгруппированы в двух разделах, 

один

 из которых содержит настройки, относящиеся к программе в целом, а второй — к открытому в данный момент 

проекту

.  

Рекомендуется

 выполнять следующие настройки вкладки «Редактирование»: 

•  сбросить  флажок  Ask  to  update  automatic  links  (Запрашивать  об  обновлении  автоматических  связей)  для 

обеспечения

 автоматического обновления объектов;  

•  установить в активное состояние все параметры правки; 
•  установить параметры отображения единиц времени; 
•  установить вставку пробела между количеством единиц и их обозначением; 
•  определить параметры гиперссылок. 
Настойки сохранения 
Параметры

  сохранения  устанавливаются  в  соответствии  с  потребностями  пользователя.  Важно  учесть,  что  при 

выборе

  предлагаемого  по  умолчанию  формата  сохраняемого  файла  проекта  необходимо  всегда  использовать 

стандартный

 формат MS Project (*.mpp).  

Настройки просмотра  
Настройки

 просмотра проектной информации находятся на вкладке View (Вид). Здесь определяются параметры, 

общие

 для программы и применяемые для открытого файла. Рекомендуется выполнить следующие настройки: 

•  установить  представление  по  умолчанию  (например,  «Диаграмма  Ганта»,  которое  будет  открываться  при 

создании

 нового проекта или при запуске программы;  

•  установить формат представления дат в интерфейсе MS Project;  

7 

•  установить  флажки,  управляющие  отображением  стандартных  элементов  интерфейса  программы:  Status  bar 

(Строка  состояния),  Scroll  bars  (Полосы  прокрутки),  Entry  bar  (Строка  ввода).  В  этом  разделе  флажок  Windows  in 
Taskbar  (Окна  на  панели  задач)  определяет,  будет  ли  каждый  открытый  проект  отображаться  отдельной  кнопкой  на 
панели

  задач  Windows.  Если  выключить  этот  режим,  то  переключаться  между  открытыми  проектами  можно  будет 

только

 с помощью меню Window (Окно), хотя при этом место на панели задач будет сэкономлено; 

•  установить флажок Project screentips (Всплывающие подсказки), тогда при наведении мыши на ячейку будет 

появляться

  всплывающая  подсказка,  отображающая  ее  содержимое.  Кроме  того,  подсказки  будут  отображаться  при 

наведении

 мыши на элементы интерфейса программы;  

•  установить параметры валюты в которых учитывается стоимость работ проекта..  
Настройки панелей инструментов  
Для

 того чтобы освободить место в рабочей области приложения, необходимо скрыть ненужные панели — Task 

Panel (Область задач) и Project Guide (Консультант). Отключение отображения области задач при загрузке программы 
осуществляется

 сбросом флажка Show at startup (Показывать при запуске), расположенного внизу панели.  

Отключить

 отображение «Консультанта» возможно только в диалоговом окне настройки интерфейса MS Project.  

Настройки интерфейса  
Через

  меню  Options  (Сервис  /  Параметры)  перейдем  на  вкладку  Interface  (Интерфейс).  Здесь  рекомендуется 

сбросить

  флажок  Display  Project  Guide  (Открывать  консультант)  в  параметрах  Консультанта,  установить  в  активное 

состояние

  все  флажки  отображения  индикаторов,  а  также  установить  стандартную  страницу  и  содержимое 

Консультанта

 MS Project. 

После

  выполнения  настройки  основных  параметров  приложения  выполните  настройку  меню  и  панелей 

инструментов

. 

Панель

 инструментов можно отобразить, щелкнув по ее названию в списке меню View / Toolbars (Вид / Панели 

инструментов

) или в контекстном меню любой из панелей инструментов.  

Убрав

  с  экрана  временно  ненужные  панели,  следует  отобразить  полезную  панель  View  Bar  (Панель 

представлений

) с помощью команды меню View / View Bar (Вид / Панель представлений).  

Рабочая область MS Project  
Рабочая

 область программы требует рассмотрения, поскольку методы работы с ней специфичны для MS Project. 

Рабочая

  область  MS  Project  состоит  из  панели  представлений  (View  Bar)  и  собственно  представлений  проектных 

данных

.  Слева  по  вертикали  располагается  панель  представлений,  в  центре  —  окно  с  выбранным  представлением 

Gantt Chart (Диаграмма Ганта). 

Панель

  представлений  содержит  значки  с  названиями  представлений,  которые  используются  для  быстрого 

переключения

 между ними. Например, после выбора представления Calendar (Календарь) содержимое рабочего окна 

изменится

.  

Таблицы 
В

  проектном  файле  все  данные  хранятся  в  виде  двух  таблиц:  таблица  задач  и  таблица  ресурсов.  Внутренние 

таблицы

  состоят  из  большого  множества  полей,  большинство  из  которых  созданы  «про  запас»  и  часто  не 

используются

.  В  процессе  работы  над  проектом  требуются  вполне  определенные  срезы  информации,  например, 

данные

  о  стоимости  проекта,  сроках  окончания  работ  по  текущим  задачам  и  т.п.  С  этой  целью  в  MS  Project 

реализованы

 самые различные представления.  

Помимо

  использования  стандартных  таблиц  и  представлений,  Вы  можете  создавать,  редактировать, 

форматировать

 собственные таблицы и представления. 

Представления  
Представление

  (вид),  —  это  способ  отображения  проектных  данных  для  просмотра  и  редактирования,  который 

может

 сочетать в себе таблицы, диаграммы и формы. Файл проекта обычно содержит огромное количество данных, и 

просматривать

 их одновременно невозможно. В представлении на экране отображается ограниченный набор нужной 

информации

 о проекте, что облегчает ее просмотр и редактирование.  

Представление

 имеет гибкую структуру и может состоять как из отдельной таблицы, диаграммы или формы, так 

и

 из их комбинации.  

В

  исходном  состоянии  в  центре  окна  обычно  размещается  календарный  график  выполнения  работ  вместе  с 

диаграммой

  Ганта  (рис.  1.1)  (если  по  умолчанию  данный  вид  диаграммы  установлен  в  параметрах  отображения 

вкладки

 «Вид»). 

Диаграмма

  Ганта  —  одно  из  популярных  средств  отображения  календарного  плана  проекта.  Из  диаграммы 

можно

  получить  визуальное  представление  о  последовательности  задач,  выполняемых  в  проекте,  их  относительной 

длительности

 и длительности проекта в целом. 

Представление

 «Диаграмма Ганта с отслеживанием» позволяет контролировать ход выполнения проекта. На его 

поле

 указывается процент выполнения задачи к текущему сроку.  

8 

Рис

.1.1. Фрагмент представления «Диаграмма Ганта» для проекта «Создание программного обеспечения» 

Представление

  «Использование  задач»  показывает  трудозатраты  по  каждой  задаче,  разнесенные  по  времени 

выполнения

 проекта (рис.1.2) . 

Рис

.1.2. Фрагмент представления «Использование задач» 

Представление

  «Календарь»  показывает  деловой  календарь,  позволяющий  показать  работы,  выполняемые  в 

соответствующий

 рабочий день (рис.1.3). Диаграмма данного вида удобна тем, что представляет план проекта в виде 

традиционного

 календаря. 

Рис

.1.3. Фрагмент рабочего поля календаря проекта 

Для

  построения  сетевого  графика  проекта  следует  использовать  кнопку  «Сетевой  график»  на  панели 

представлений

. С помощью кнопки вызывается на рабочее окно изображение сетевого графика (рис.1.4), на котором 

показаны

  работы  всех  уровней,  а  также  их  параметры  [3,4].  Подробности  построения  сетевых  графиков 

рассматриваются

  в  теоретической  части  дисциплины.  Здесь  лишь  обратим  внимание,  что  сетевые  графики  являются 

удобным

 инструментом для анализа последовательности работ в рамках проекта. Кроме того, с его помощью удобно 

планировать

 проекты с большим числом связей между задачами. 

В

  MS  Project  имеется  три  вида  сетевых  графиков:  собственно  сетевой  график  (см.  рис.  1.4.),  сетевой  график  с 

описанием

 и схема данных. 

Загруженность

  ресурсов  работой  над  проектом  отражается  на  диаграмме  «График  ресурсов»  (рис.  1.5).  Здесь 

красным

 цветом показывается превышение нагрузки ресурса (больше 100 %), синим – меньше 100 %. Группа ресурсов 

для

 отображения отбирается путем фильтрации. В левой части диаграммы расположена легенда (перечень  условных 

обозначений

).  

9 

Рис

. 1.4. Фрагмент представления «Сетевой график» 

В

  легенде  выводятся  названия  ресурсов  и  способ  отображения  информации  загруженности  ресурсов.  Тип 

отображаемой

  информации  и  параметры  ее  отображения  определяются  с  помощью  средств  форматирования 

диаграммы

.  

Рис

. 1.5. Фрагмент представления «График ресурсов» 

Для

 получения информации об использовании ресурсов вызывается соответствующее представление (рис. 1.6.), в 

котором

  раскрывается  список  исполнителей,  для  каждого  из  которых  в  поле  таблицы  «Подробности»  показывается 

рабочий

 график. В приведенном примере в строках 4 и 5 специальным индикатором выделены ресурсы (разработчик, 

тестеры

), имеющие превышение загрузки в определенные дни. 

С

  помощью  кнопки  «Другие»  панели  «Представления»  на  рабочий  стол  выводится  список  представлений, 

содержащих

  дополнительную  информацию  о  проекте  и  расширяющие  возможности  приложения.  В  дан-ном  режиме 

возможно

 также внести изменения в существующие формы представления, снять копию, создать новое представление 

(рис. 1.7).  

Приложение

  MS  Project  позволяет  использовать  комбинированное  представление.  В  этом  случае  рабочее  окно 

делится

  на  две  части,  в  каждой  из  которых  устанавливается  необходимое  представление  или  форма.  Настройка 

комбинированного

 представления выполняется в меню «Окно/Разделить», где содержимое каждого окна определяется 

с

 помощью панели представлений. 

Рис

. 1.6. Фрагмент представления «Использование ресурсов» 

10 

Важными

  компонентами  рассматриваемого  приложения  являются  таблицы,  фильтры,  группировки,  формы, 

настраиваемые

 поля. Описание данных компонентов содержится в материалах встроенного учебного курса MS Project 

.  С  помощью  автономной  справочной  системы  самостоятельно  изучите  способы  создания  и  редактирования  таблиц, 
средства

 сортировки, группировки и фильтрации, способы настройки и использования форм и настраиваемых полей. 

Рис

. 1.7. Выбор или изменение встроенного представления,  

создание

 нового и др. 

Фильтрация 
В

\  процессе  работы  с  проектным  планом,  содержащим  большое  количество  информации  о  ресурсах  и  задачах, 

требуется

 отображать не все доступные данные, а лишь их некоторую часть в соответствии с заданным условием. Для 

этого

  в  MS  Project  предусмотрены  режимы  фильтрации,  включающие  структурную  фильтрацию,  автофильтры, 

предопределенные

, собственные и интерактивные фильтры.  

Структурная  фильтрация

  является  самым  простым  способом  сокращения  числа  строк  в  таблице  «Ввод» 

диаграммы

  Ганта  и  осуществляется  с  помощью  меню  Проект/Структура  /Показать.  Вы  можете  задать  уровень 

фильтрации

 от одного до девяти уровня вложенности задач. 

Автофильтр 

—  режим  фильтрации  в  таблицах  на  основе  значений  одного  столбца.  Включение/выключение 

режима

 автофильтра осуществляется с помощью меню Проект/Фильтр/Автофильтр. После подключения автофильтра 

в

  заголовке  столбца  таблицы  появляются  кнопки  фильтрации,  при  нажатии  выдается  диалоговое  окно  определения 

параметров

 фильтрации (рис. 1.8). 

Рис

. 1.8. Диалоговое окно настройки автофильтра 

Список

  предопределенных  фильтров  с  описанием  каждого  из  них  Вы  можете  посмотреть  с  помощью  ссылки 

«Доступные фильтры » на соответствующей странице индексного файла. 

Вы

 можете создать произвольный фильтр через меню Проект/Фильтр. В режиме «Другие фильтры» (рис. 1.9) Вы 

можете

  создать  собственный  фильтр  для  задач  или  ресурсов,  включающий  произвольное  условие,  определить  имя 

фильтра

 и возможность его отображения через меню. 

Рис

. 1.9. Диалоговое окно «Другие фильтры» 

Настраиваемые поля 
Настраиваемые

  поля  создаются  в  любой  таблице  выбранного  представления.  Тип  настраиваемого  поля 

выбирается

  в  соответствующем  диалоге  при  его  создании.  С  помощью  формулы,  определяемой  в  диалоге  создания