Файл: Эффективность менеджмента организации (Сущность и содержание (принципы, методы и функции) эффективности управления организации).pdf

Деятельность социально-экономических преобразований в организациях связана и с максимизацией своей стоимости, и с положительными внешними эффектами, способствующими повышению эффективности управления.

Таким образом, для повышения эффективности управления организацией необходимо познать природу поведения человека в социально-экономической системе, выявить факторы, влияющие на его производительность и качество труда, деловую активность, творчество.^[21]

Работа в организации должна быть организована таким образом, чтобы работники выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать с целями организации в целом. Только так можно достичь повышения эффективности управления и поставленных перед организацией целей.

Для примера приведу свой опыт в становлении отдела начинающего агентства недвижимости. Важно выявить мотивацию сотрудника на первых парах. Выявить преобладающие типы мотивации у сотрудника. Исходя из этого, можно ставить задачи для него, что позволит существенно повысить эффективность выполнения. Максимальный настрой на выполнение различных задач наблюдается у тех сотрудников, у которых личные цели во многом совпадают с общими целями организации.

По продолжительности выделяют:

- факторы длительного влияния (техническое качество производства, стили управления в организации и т.д.)

- краткосрочные факторы (простои в производстве, прогулы персонала, нарушения распорядка и дисциплины и т.д.). ^[22]

На примере моей работы.

К долгосрочным я отношу стратегический стиль управления, который рассчитан на долгосрочное выполнение определённого плана.

К краткосрочным можно отнести нарушение дисциплины, опоздание/ прогулы собраний отдела, игнорирование корпоративных мероприятий.

По характеру влияния факторы делятся:

- интенсивные

- экстенсивные.

Интенсивные факторы повышают эффективность с помощью мобилизации внутренних ресурсов организации: совершенствования организации труда, совершенствования системы управления, улучшения условий труда, подготовки квалифицированных специалистов.

Экстенсивные факторы подразумевают, что эффективность повыша-ется за счет ресурсов извне: роста численности персонала, улучшения технического обеспечения работы, улучшения качества ресурсов, материалов и т.д.

---

По содержанию факторы делят на:

 - научно-технические (степень автоматизации и механизации труда работников);

- организационные (структура управления, расстановка кадров, дисциплина, распорядок и т.д.);

- экономические (система материального стимулирования, распределе-ния материальной ответственности);

- социально-психологические (мотивация, улучшение организационной культуры, укрепление связей между сотрудниками).^[23]

В моей деятельности:

- научно-технические – это например, сбой/бесперебойная работа компьютеров, интернет, принтера.

- организационные. Это Управление, организация и контроль персонала;

- экономические. Система поощрения сотрудников, которые превышают план, повышающий % со сделок.

По влиянию выделяют факторы:

    - прямого влияния (квалификация работников, состояние технического оборудования).

    - косвенного (психологическая обстановка, динамика труда групп работников).

Каждый из факторов может оказать воздействие на систему управления и ее эффективность, как по отдельности, так и в совокупности с другими.

Менеджеры в организации должны планомерно оказывать воздействие на все группы факторов эффективности: снижать влияние отрицательных и увеличивать долю положительных факторов. Эффективность является постоянным объектом управленческого воздействия на всех уровнях иерархии в организации. 

В риэлтерской деятельности все выше перечисленные факторы имеют достаточное значение, поэтому для систематического повышения эффектив-ности в управлении их необходимо учитывать и использовать.

3. Пути повышения эффективности менеджмента организации

Системный подход к повышению эффективности менеджмента в организации должен учитывать все наиболее важные взаимозависимые элементы:

- Совместные ценности — культура организации.

К Совместным ценностям могу добавить некоммерческие мероприятия общественные и внутрикорпоративные.

- Стратегия – стратегические цели, политика организации, перспектив-ные планы.

!К Стратегии компании могу дополнить только детализацию вышеуказанного, а именно: долгосрочные цели компании, направленные на развитие и увеличение Доходов, количества и качества сотрудников, расширение и открытие других офисов, увеличение заработка сотрудников. Политика организации – регламентированный порядок организации изнутри и его развитие. Масштабирование организации в рамках, рекламы, имиджа, бренда, региональных офисов и в других странах.

---

- Структура – состав и подчиненность подразделений организации, распределение функций, прав, ответственности.

- Система – правила и процедуры принятия решений по всем функциональным областям, информационная система.

!Последние 2 (два) пункта я бы объединил в общий элемент «Структура и система компании». Безусловно, каждая компания должна иметь свою структуру и систему, которые определяют иерархичность, права, функционал и ответственность, возлагаемую на каждого сотрудника и каждую ячейку системы организации. Это определённые законы, права и обязанности внутри организации, которые помогают исключить хаос и вывести организацию в упорядоченное управление и функционирование.

- Стиль управленческий – руководители организации, стиль руковод-ства, коллегиальность в управлении.

Здесь делаю акцент на управленческом стиле, которым пользуются руководители высшего, среднего и нижнего звена. А также взаимодействие и коллегиальность между руководителями.

- Состав работников, (коэффициент адаптации) - подбор, мотивация, социально-психологические аспекты, воронка увеличения адаптации сотрудников, мероприятия, проводимые для улучшения адаптации.

!От себя добавлю: увеличение и поддерживание высокого количества пришедших новых сотрудников, воронка и коэффициент адаптации, мероприятия для улучшения адаптации.

- Сумма навыков - обучение персонала, повышение квалификации, переподготовка.

!Могу добавить: коэффициент профессионализма руководителей и остального персонала, который повышается и поддерживается через обучения и аттестацию тех и других.

Все выше перечисленные элементы очень важны для организации, развития, улучшения и достижения высоких показателей по каждому из них, в целом – общими путями повышения эффективности организации.

Теперь, предлагаю перейти к более детальным путям повышения эффективности в менеджменте.

Для примера разберём работу одного отдельного отдела в агентстве недвижимости.

Ситуация: «В начале года руководитель отдела ставил себе план на отдел прибыль 14 000 000, увеличение количества адаптированных сотрудников от 3 до 15 человек. По окончанию года результаты отдела были следующими: прибыль 9 000 000 млн. количество сотрудников 5 человек. Было набрано 14 человек, из которых осталось только 3 человека. Добавлю, что первое полугодие из достигнутой прибыли было заработана 2/10 часть всей заработанной прибыли. В первом полугодии, пришёл новый директор офиса, и контактность и взаимодействие между данным руководителем и директором офиса было затруднено и разрозненно».

---

Вопрос. Какие пути повышения эффективности я вижу в данной ситуации, руководствуясь вышеприведённой таблицей?

1. Планирование

Пути достижения:

а) аналитика и анализ показателей предыдущего года.

Анализ ситуации: Скорее всего, при планировании не были учтены:

- фактические ресурсы и их возможность в данный момент;

- средний показатель адаптации сотрудников в отделе/офисе/компании за прошлый год;

- отсутствие планов на каждый месяц, квартал;

- предыдущие показатели достижения план/факт за прошлый год: количество прибывших/ушедших сотрудников, количество заключённых договоров, авансов, сделок, средний чек сделки, количество сотрудников вышедших на следующий статус (специалист, эксперт, эксперт-наставник)

- в связи с этим, завышенный план на год, основанный на личных амбициях, а не из реальных возможностей. То есть, «Хочу» на много превышает «Могу».

б) учесть фактические ресурсы (количество сотрудников, их опыт, стаж, статус, работоспособность, мотивацию на карьерный рост и получение прибыли, профессионализм, показатели за предыдущий период);

в) прибавить к предыдущим, фактически достигнутым показателям + 20-35% и выставить, как цель достижения такой прибыли, учитывая предыду-

щие 2 элемента.

г) прописать, как и за счёт чего будет, достигнут данный результат Прибыли. Какие задачи будут поставлены для его достижения? Какие ресурсы понадобятся для этого?

д) таким же образом выставить цель показателя в приросте отдела по численности сотрудников. Прописать, как и за счёт чего будет, достигнут данный результат. Какие ресурсы для этого понадобятся и какие задачи нужно выполнить.

е) Выставить годовые и промежуточные цели в показателях год, квартал, месяц.

2. Организация

В этот элемент я включу регулирование и координацию.

а) Организация – управленческая деятельность, направленная на выполнение задач, необходимых для достижения текущих (недельных, месячных, квартальных) и годовых целей.

В организации работы каждого сотрудника нужно определить степень готовности к выполнению той или иной задачи.

Бывают 4 уровня готовности сотрудника:

R2 R4

Замотивирован замотивирован

лоялен лоялен

нет опыта есть опыт

нет знаний есть знания

R1 R3

нет мотивации не мотивации

не лоялен не лоялен

не имеет опыта имеет опыт

нет знания имеет знания

В моём примере, эффективная организация – это грамотное распределение необходимых задач и сроки их выполнения, положенные через тайм менеджмент в недельный, месячный и квартальный график руко-водителя. Руководитель распределяет выполнение данных задач на подчинённых, ориентируясь на возможность и план каждого сотрудника.

---

б) Грамотное регулирование помогает убирать те или другие отклонения, возникающие при исполнении сотрудниками текущих задач. Качество регулирования зависит от знания чёткой технологии работы по текущим задачам и умения без эмоций решать и разруливать сложные ситуации, а также, умение привести сотрудника своевременно в рабочее состояние при возникновении сложностей и дать чёткие рекомендации к действию.

в) Обязательное выставление сотрудникам задач по системе СМАРТ, таким образом:

- Каждая цель/задача должна быть описана как чёткий, КОНКРЕТНЫЙ результат;

- Цель/задача должна быть ИЗМЕРИМОЙ с помощью конкретных индикаторов и стандартных процедур измерения;

- Цель/задача должна быть ДОСТИЖИМА, подкреплена поддерживающими структурами, просчитана по ресурсам и рискам исполнения;

- Цель/задача должна быть ЗНАЧИМОЙ, иметь свои причины, обоснования. Почему это так важно для Вас/для Копании?

- Цель/задача должна быть чётко определена во времени, должны быть конкретные СРОКИ (и контрольные точки) её достижения.

Это поможет сотрудникам увеличить эффективность в количестве и качестве при выполнении поставленных задач сотрудниками.

г) Координация

Чаще всего проходит через собрания/совещания.

- еженедельные/ежемесячные собрание руководителей подразделений;

- еженедельные собрания отдела;

- личные встречи по воронке «договор-сделка» с координацией сотрудника.

3. Руководство (работа с людьми).

Сюда же я включаю:

a) Эффективно показывает на практике комбинированный стиль руководства, включающий в себя 4 разных стиля: 

- мотивационный, 

- наставнический, 

- директивный (инструктирующий) стиль,

- делегирующий. 

Каждый стиль управления применяется к сотруднику с определённой степенью готовности, которые указаны в элементе Организация.

Применение в своей работе комбинированного стиля с правильно определённым степень готовностью сотрудника значительно повышает эффективность в управлении, а в следствии и в результате.

б) Применение данного стиля при личных встречах с сотрудниками (ежедневно, еженедельно).

в) На собраниях отдела.

4. Контроль

Данный элемент управления в моей деятельности очень важен. В него входят:

а) контроль. Основная функция состоит в осуществлении контроля над выполнением задач, планов, сроков, исполнительностью сотрудников, доведение задач и планов до результата.

---