Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».pdf

В качестве обеспечивающих процессов рассматривают такие бизнес-процессы,

• как административно-хозяйственное обеспечение – хозяйственный отдел
• обеспечение безопасности – отдел технической безопасности
• юридическое обеспечение – юридический отдел

Третья группа бизнес-процессов - это процессы управления.

Процессы управления важны для менеджмента предприятия, потому что именно эти процессы позволяют управлять предприятием, обеспечивая его выживание, конкурентоспособность и развитие.

К группе управленческих процессов можно отнести следующие бизнес- процессы:

• общее управление;
• управление финансами;
• управление маркетингом;
• управление персоналом.

Общее управление осуществляет директор аптечного предприятия.

Управление финансами находится в компетенции главного бухгалтера.

Маркетинговой деятельностью занимается отдел маркетинга.

Персоналом управляет отдел кадров.

К группе бизнес-процессов развития относят следующие бизнес-процессы:

• бизнес-процессы, целью которых является получение прибыли в долгосрочной перспективе;
• бизнес-процессы совершенствования и развития деятельности организации.

Схема бизнес - процессов в аптеке.

Процессы в аптечном бизнесе

управления

Обеспечивающие

основные

1.Процесс заказа

2. Приёмка

3.Ценообразование

4.Отпуск товара населению

5.Отпуск товара мед. организациям

6.Изготовление лекарственных форм

7.Контроль качества

развития

1.общее управление

2.управление финансами

3.управление маркетингом

4.управление персоналом

1.административно-хозяйственное обеспечение

2.обеспечение безопасности

3.юридическое обеспечение

1.бизнес-процессы, цель которых получение прибыли

2.бизнес-процессы совершенствования и развития

Рисунок 1.6. Схема бизнес-процессов в аптеке.

Все бизнес-процессы аптечного предприятия разбиваются на субпроцессы, что позволяет стандартизировать работу структурного подразделения; например, бизнес-процесс «Отпуск товара населению» разбиваются на следующие субпроцессы:

• Определение остатков товара
• Заполнение дефектурного журнала
• Прием товара на отдел
• Размещение товара по местам хранения
• Выкладка товара на витрины
• Оформление ценников
• Отпуск товара в аптеке
• Оформление денежной выручки
• Оформление отчетных документов
• Заполнение учетных журналов

Из данного перечня нас интересуют подпроцессы:

1. Отпуск товара в аптеке

Учет реализации медицинских препаратов

1. Оформление денежной выручки
2. Оформление отчетных документов
3. Заполнение соотвествующих журналов
4. Заполнение дефектурного журнала

Рассмотрим общую схему всех входных и выходных потоков информации с помощью функционального метода для бизнес-процесса «Отпуск товара» (см. рисунок 1.7.)

Входной информацией являются медикаменты находящиеся на балансе аптеки и соответствующая документация.

Требования к порядку оказания услуг и продаж

Кассовая лента

накладные

отчеты

Отпуск товара

Прайс листы

Заявки на заказ

медикаменты

деньги

Специализированное ПО

сотрудники

Рисунок 1.7. Схема потоков информации для бизнес-процесса «Отпуск товара».

Выходной информацией является:

• кассовая лента, необходимая для учета денежных средств;
• отчеты по всем группам препаратов;
• заявки на товар от клиентов аптеки и от самих фармацевтов;
• выручка

В конце рабочей смены кассир фиксирует показания кассовой ленты,

заполняет соответствующие журналы учета препаратов и далее по особым формулам бухгалтер аптеки высчитывает количество реализуемых препаратов

за определенные временные промежутки (дни, месяцы, квартал).

Кассир-фармацевт перегружен рутинной работой по заполнению документов и журналов учета препаратов с последующем составлением отчетов по итогам данных записей.

Основные повторяющиеся этапы деятельности кассира отображены

в схеме 1.5. (см. ниже)

Данная схема отображает схему процесса «как есть».

В данной схеме отсутствует автоматическая функция учета по реализуемым товарам.

Рисунок 1.8. Схема действий кассира-фармацевта.

Из этого следует необходимость:

• автоматизировать процесс учета продаж;
• создать информационно-справочную систему, которая позволит быстро находить нужную информацию по учету препаратов.
• обеспечить актуальность и достоверность данных по состоянию на предыдущий к моменту подготовки отчета день;
• создать наборы сводок и отчетов, необходимых руководству сети аптек и бухгалтерии.

Создаваемая ИС должна выполнять следующие функции:

1. учёт продаж по категориям препаратов и их товарным позициям;
2. хранение данных по продажам в единой базе данных сети аптек;
3. анализ продаж за определенный период по товарным позициям, категориям, кассирам-фармацевтами производителям;
4. возможность формирования отчетов;
5. создание списков постоянных клиентов;

В создаваемые отчеты будущей системы должны входить:

- общий отчет по продажам (содержащий основные показатели за выбранный период);

- отчет по работе кассиров-фармацевтов они же консультанты (содержащий показатели по каждому работнику кассиру);

- аналитика продаж по каждой категории препаратов (для возможности корректировки ассортимента и политики ценообразования).

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Оценим временные затраты фармацевтов - кассиров на заполнение всех документов и учетных журналов.

Изучив с помощью фотографирования рабочего места кассира-фармацевта все действия работника по минутам за рабочую смену и, обработав результаты наблюдений, получена соответствующая итоговая таблица.

Рабочая смена фармацевта-кассира длится 10 часов с 1 часом на обед.

Чистое время рабочей смены 9 час. × 60 мин.= 540 мин.

Схема документооборота в процессе учета продаж представлена на рисунке 1.9. (см. ниже)

Рисунок 1.9. Схема документооборота.

(см. таблицу 1.10. Время, потраченное фармацевтом на оформление учета продаж за смену.)

Таблица 1.10.

Существующая на данный момент информационная инфраструктура данной сети аптек не позволяет кассиру-фармацевту быстро и оперативно консолидировать информацию о сбыте препаратов в оперативные сроки, что затрудняет процесс учёта и анализа продаж. Из 10 часов, которые длится смена продавца- кассира в аптеке, 2 часа фармацевт тратит на документацию.

После внедрения новой ИС ожидаемая экономия рабочего времени составит около 44 мин. - за одну рабочую смену фармацевта и 22 часа за месяц.

(См. Таблица 1.11.)

Это время эффективнее потратить на консультации с покупателями и тем самым увеличить качество обслуживания и количество

потенциальных постоянных клиентов аптеки.

Таблица 1.11.

Таблица 1.11. Планируемое время затрат после внедрения новой ИС.

После внедрения новой ИС ожидаемая экономия рабочего времени составит около 44 мин. - за одну рабочую смену фармацевта и 22 часа за месяц.

См. Таблица 1.11. Это время эффективнее потратить на консультации с покупателями и тем самым увеличить качество обслуживания и количество

потенциальных постоянных клиентов аптеки.

1.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение разрабатываемой программы учёта медицинских препаратов в аптеке состоит из следующих основных частей:

• Внемашинное информационное обеспечение, включающее входные и выходные документы;
• Внутримашинное информационное обеспечение, включающее обрабатываемую информацию;
• Внутримашинное информационное обеспечение, включающее условно-постоянную информацию т. есть справочники.

Внемашинное информационное обеспечение является уже заранее заданным, а значит, используется без изменения.

Внутримашинное информационное обеспечение, которое включает в себя и условно-постоянную информацию, может быть реализовано с использованием уже существующих баз данных со справочной информацией. В нашем случае, такой справочной базой, которая включает все нормативные документы, может служить компьютерная правовая программа Гарант и Справочник товаров.

Справочник товаров может синхронизироваться с информационными системами (ЛИКИС, МОРИОН).

Данные, которые будут сформированы в информационные массивы, образуют информационную базу данных, которая и будет использована для решения поставленной задачи. Для эффективного и быстрого доступа к такой базе данных, необходимо определить модель логической структуры базы.

В проектируемом варианте выбирается реляционная модель, так как она является наиболее простейшей и привычной формой представления данных в виде таблиц. Наиболее удобным в реализации вариантом формата базы данных принимается формат Microsoft Office. Будущая программа ориентирована на работу с базами данных формата MS Access.

1.4. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Разрабатываемая программа предназначена для работы в операционной системе Windows: Windows 95/98, NT (Service Pack 6), 2000 (Service Pack 3), XP, а также на серверных вариантах этой операционной системы. Данный выбор объясняется удобным и развитым графическим пользовательским интерфейсом данного семейства операционных систем, а также тем, что данные операционные системы уже установлены на компьютерах данной сети аптек. Многие фирмы производители программного обеспечения в том числе и для фармацевтических предприятий, также ориентированы на это семейство операционных систем, что и привело к наличию на аптечном рынке большого количества систем программирования, позволяющих разрабатывать программное обеспечение для

Windows. Всё это упростит процесс интегрирования новых программ в будущем.

Эта операционная система имеет широкий набор утилит и служебных программ, предназначенных для администрирования, диагностики системы и прикладных приложений. Кроме этого, она поддерживает обширный программный интерфейс для написания собственных приложений для работы именно в этой операционной среде. Операционная система Windows содержит также интерфейсы межсетевого взаимодействия, что позволяет использовать программное приложение в сети, для обмена данными между аптеками одной сети и параллельной работой нескольких копий программного приложения с одними исходными данными.

Будущая программа ориентирована на работу с базами данных формата MS Access. Поэтому целесообразно использовать MS Access версии не ниже 2007 фирмы Microsoft.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые инструментальные средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

В данном случае оптимальным будет решение о приобретении шаблонного ПО с исходным кодом и возможностью доработки и настройки под уже существующее информационное обеспечение.

Штат отдела по технической безопасности имеет необходимых IT-специалистов в своем распоряжении для создания шаблонного ПО. При настройке шаблонного ПО имеется возможность передать часть функций под специфику компании и тогда внедрение системы произойдет менее болезненно и экономично. А обучение сотрудников пользованию системой будут выполнять собственные специалисты компании из IT отдела.

Для проектирования необходимого ПО для аптеки будут использоваться

Borland Delphi 7, Microsoft Access 2016.

Для создания будущего ПО будет использоваться объектно-ориентированное проектирование.

Практический минимум, предъявляемым Access 2016 к персональному компьютеру, является Pentium 2 и 64 Мб при работе под Windows 2010. При стандартной установке набора приложений: Word, Excel, Outlook, Power Point, Access, FrontPage требуется примерно 250 Мб на жестком диске. Рекомендуется монитор SVGA, возможно использование VGA.

Для написания программы была выбрана среда визуального программирования Borland Delphi 7.

Синтаксис Borland Delphi 7 основан на языке программирования Object Pascal. Borland Delphi 7 полностью поддерживает ООП (объектно-ориентированное программирование), что значительно расширяет возможности среды.

Еще одним немаловажным достоинством выбранной среды Borland Delphi 7 является то, что Borland Delphi 7 во всем мире считается одним из самых простых сред программирования, и, в отличие от всех широко распространенных сред программирования, является строго типизированным, что позволяет свести количество ошибок практически к нулю (за исключением логических ошибок алгоритма).