Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».pdf

Введение

Проводимая в сети аптек или в отдельной торговой точке, автоматизация ставит своей целью оптимизацию деятельности, снижение издержек и, следовательно, повышение прибыли. Правильная автоматизация аптек даёт большое преимущество перед конкурентами и помогает увеличить товарооборот аптеки в целом.

Автоматизация означает организацию работы с применением программы, отслеживающей и регулирующей все этапы движения товаров от поставщика до конечного потребителя, сводя к минимуму непроизводительный ручной труд.

Программы, использующиеся для автоматизации аптеки, позволяют на основании разнообразных отчётов анализировать оборот продукции, определять оптимальные сроки и размеры заказов. Остатки на складе регулируются таким образом, чтобы продукция не залёживалась, благодаря чему средства не «замораживаются» в неходовом товаре.

Автоматизация облегчает работу с бесплатными и льготными рецептами, позволяет вводить различные дисконтные программы и программы лояльности клиентов.

Анализ движения материалов даёт возможность оперативно реагировать на нужды потребителя, вплоть до изменения выкладки продукции. Автоматизация аптеки с помощью специальной программы предоставляет руководителю предприятия реальное положение вещей в бизнесе, минимизируя ошибки в отчётности. Позволяет строить планы и вносить изменения в работу в целях повышения экономической эффективности.

На каждом уровне аптечного бизнеса автоматизация решает свои задачи, направленные в результате на улучшение функционирования всего предприятия.

Торговля лекарствами и медикаментами имеет свои тонкости. Аптеке приходится работать с огромной номенклатурой, в несколько десятков тысяч позиций. Мало того, препараты одного наименования могут поставляться в разных лекарственных формах, дозировке, предназначаться для взрослых или детей. Существуют алгоритмы группирования их по разным признакам, облегчающие работу.

Особенное значение в реализации лекарств уделяется соблюдению срока годности. Программа анализирует данные и формирует отчёт о препаратах, которые необходимо реализовать до конкретной даты, или произвести отзыв из торговой сети.

Уже существует достаточно большое количество программ, позволяющих автоматизировать любую аптеку. Все они имеют понятный интерфейс и легки в освоении. В каждом отдельном случае разработчики адаптируют возможности программы под требования конкретного клиента.

Можно смело утверждать, что уже существует рынок программных продуктов для аптечного бизнеса. Но время не стоит на месте, постоянно что-то меняется и корректируется. Поэтому и разработчики программ постоянно совершенствуют и оттачивают свою продукцию, тем самым конкурируя на рынке.

Исходя из вышесказанного, можно смело заключить, что тема данной курсовой работы является актуальной в современных условиях ведения аптечного бизнеса для современной России.

Актуальность и важность данной темы определяет необходимость изучения теоретических положений, связанных с нормативно-технической документацией на разработку и проектирование информационных систем, и бизнес - проектов, а также получения практических навыков разработки основных проектных документов, моделирования и анализа бизнес-процессов, применения современных средств проектирования.

Цель данной работы - разработать автоматизированную систему учета реализации лекарственных средств.

Объектом исследования является аптека «Витан».

Предметом исследования стало изучение процесса учета реализации лекарственных препаратов.

В качестве средства достижения поставленной цели будет использоваться моделирование бизнес-процессов и разработка порядка их автоматизации.

Для достижения основной цели проекта необходимо решить определенные задачи:

1. Исследовать предметную область.
2. Обследовать объект автоматизации.
3. Выявить проблемы в существующей схеме учета реализации медпрепаратов.
4. Построить систему операций бизнес-процесса «Учет реализации медпрепаратов».
5. Разработать автоматизированную системную архитектуру по учету реализации медпрепаратов.

Данная работа состоит из введения, двух глав и заключения.

Первая глава является аналитической частью работы, где рассматриваются как теоретические аспекты по данной теме, так и практические - задачи, цели, бизнес-процессы и проблемы в области аптечного бизнеса.

Вторая глава работы – это проектная часть, где описаны основные решения по созданию конкретной информационной системы учёта медицинских препаратов в аптеке в составе сети аптек.

В заключении сделаны выводы о проделанной работе и даны рекомендации по совершенствованию аптечного бизнеса.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Основной составляющей бизнес-процесса является функция преобразования. Она представляет собой совокупность подпроцессов, работ и операций, осуществляемых над входами для получения выходов.

Лучше всего на начальном этапе изучения объекта автоматизации использовать функциональный подход.

Рассмотрим общую схему всех входных и выходных потоков информации для исследуемой сети аптек.

Рисунок 1.1. Функциональная диаграмма 0 уровень.

Выходными данными мы имеем:

• отчёты,
• прибыль аптеки,
• лояльность клиентов.

Именно прибыль аптеки и лояльность клиентов – есть две основных цели, ради которых разрабатывается проект по автоматизации бизнес-процессов.

Прибыль и лояльность клиентов — это общая цель любого коммерческого предприятия. Аптечный бизнес не является исключением. Но существует ряд требований, без которых аптечный бизнес не может существовать. Главное требование — это обеспечение населения самым необходимым набором лекарственных средств.

Миссия данной аптеки: «Мы работаем, чтобы Вы были здоровы, сильны и полны энергии!».

В дальнейшем для изучения объекта исследования целесообразно применить процессный подход.

Процессный подход позволяет увязать обязанности специалистов в единую систему:

• определить функциональные связи между работниками и структурными подразделениями предприятия;
• сформировать между бизнес-процессами цепочку обратной связи;
• сбалансировать ключевые показатели эффективной деятельности аптеки.

Аптечный бизнес имеет свои характерные особенности, связанные с продажей в первую очередь лекарственных препаратов, имеющих прямое воздействие на самочувствие и жизнь человека. Специфика аптечной отрасли связана с большим количеством законодательных ограничений, широким ассортиментом, высокой частотой заказа и большим объёмом документации, которая сопровождает действия каждого сотрудника сети аптек.

Данный проект создан для решения одной, но очень важной задачи –

автоматизировать процесс учёта реализации медицинских препаратов в аптеке.

И тем самым освободить больше времени продавцов-фармацевтов на обслуживание клиентов.

Удовлетворенность клиентов на прямую связанна с увеличением количества лояльных постоянных клиентов аптек. За счет этого увеличивается доля рынка для данной сети аптек. А это способствует увеличению товарооборота и увеличению прибыли всей организации.

1.2 Характеристика сети аптек и её организационная структура управления

В данной работе будет рассматриваться деятельность обычной городской аптеки, являющейся одной из точек сети аптек под управлением головного офиса.

Рассмотрим общую структуру сети аптек в составе которой находится исследуемый объект данной работы – аптека «Витан».

Рисунок 1.2. Организационная структура сети аптек.

Рисунок 1.3. Организационная структура каждой аптеки в составе сети аптек.

Рассмотрим отдельные функции каждого работника аптеки.

Таблица 1.4.

Таблица 1.4. Функции работников аптеки.

Рассмотрим общую среду в которой ведется аптечный бизнес

Рисунок 1.5. Схема среды функционирования аптечного бизнеса.

В данном случае аптека – это торговая точка, где осуществляются продажи, поэтому часть бизнес - процессов такие же, как и в обычных магазинах.

1. Заказ товара у поставщика.
2. Бухгалтерский учет.
3. Анализ товародвижения и создание аналитических отчетов по разным группам медикаментов.
4. Регистрация и учет продаж.

Однако помимо задач, сходных с задачами любой розничной точки (или сети магазинов), в аптечном деле существует немало специфических бизнес-процессов, требующих нестандартного подхода и других (нежели в обычной торговле) алгоритмов решения.

Характеристика существующих бизнес-процессов

В настоящее время для аптечной деятельности характерно выполнение большого разнообразия работ и постоянное получение нового количества информации. Для того чтобы повысить эффективность деятельности предприятия, работы нужно правильно структурировать. Для этого бизнес-процессы, существующие на любом предприятии, обычно делят на четыре основных группы, каждая из которых обладает своими отличительными особенностями:

1. основные бизнес-процессы - генерируют доходы предприятия;

2. обеспечивающие бизнес-процессы - поддерживают инфраструктуру предприятия;

3. бизнес-процессы управления - управляют предприятием;

4. бизнес-процессы развития - развивают предприятие.

К группе основных бизнес-процессов на аптечном предприятии мы отнесли следующие процессы:

• процесс заказа,
• приёмки
• ценообразования товара;
• отпуск товара населению;
• отпуск товара медицинским организациям;
• процесс изготовления лекарственных форм;
• система контроля качества в аптеках

Процессом заказа, приёмки и ценообразования товара традиционно занимается отдел запасов.

В отделе реализации отпускают товар населению. Медицинские организации обслуживает отдел безналичного расчёта.

Процесс изготовления лекарственных форм осуществляют в производственном отделе.

Отдел контроля качества контролирует качественное выполнение всех бизнес-процесс аптечного предприятия.

Вторая группа бизнес-процессов, которые выделяются при описании деятельности, - это обеспечивающие процессы. Если основные бизнес-процессы приносят деньги, производя продукт и удовлетворяя потребности клиента, то обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру организации.