Файл: Проектирование организации.pdf

В конечном итоге устанавливаются управленческие функции для каждого структурного подразделения, потоки информации, взаимосвязи и документооборот, полномочия, ответственность и права подразделений и работников.

Вместе с тем, проектируя новую оргструктуру управления, нельзя забывать о требованиях, предъявляемых к оргструктурам, и принципах их построения.

Требования к организационной структуре

1. Оптимальность. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе ступеней управления.

2. Оперативность. Суть данного требования состоит в том, чтобы за время от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений.

3. Надежность. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления.

4. Экономичность. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат. Критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полезным результатом.

5. Гибкость. Способность изменяться в соответствии с изменениями внешней среды.

6. Устойчивость структуры управления. Неизменность ее основных свойств при различных внешних воздействиях, целостность функционирования системы управления и ее элементов.

Совершенство организационной структуры управления во многом зависит от того, насколько при ее проектировании соблюдались принципы проектирования:

1) целесообразное число звеньев управления и максимальное сокращение времени прохождения информации от высшего руководителя до непосредственного исполнителя;

2) четкое обособление составных частей оргструктуры (состава ее подразделений, потоков информации и пр.),

3) обеспечение способности к быстрой реакции на изменения в управляемой системе;

4) предоставление полномочий на решение вопросов тому подразделению, которое располагает наибольшей информацией по данному вопросу;

5) приспособление отдельных подразделений аппарата управления ко всей системе управления организацией в целом и к внешней среде в частности.

Следует иметь в виду, что в различных организациях (с учетом специфики их работы) используются и другие принципы построения оргструктур, наиболее полно отражающие особенности их функционирования.^[5]

Таким образом, в процессе проектирования оргструктур различают три стадии: аналитическую (изучение существующей практики и требований к построению оргструктур); проектную (проектирование (моделирование) структуры управления), организационную (организация внедрения спроектированной оргструктуры).

Третий этап - оценка эффективности оргструктур.

Степень совершенства оргструктур проявляется в быстродействии системы управления организацией и высоких конечных результатах ее деятельности.

Оценка эффективности управления может быть произведена по уровню реализации заданий, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых управленческих решений.

2.2. Проектирование управленческих процедур

Сначала появляется специализация: одни сотрудники подготовлены к одной деятельности, другие – к другой. Потом эти сотрудники расходятся по отделам и по комнатам в соответствии со своей должностью и функцией. Все заканчивается тем, что каждый сотрудник начинает считать своей обязанностью ту функцию, которая ему поручена, а конечный результат – достижение глобальных целей организации – никому не поручен.

Иерархическая организация выстраивает оргструктуру по вертикали: начальник – подчиненный, но проблема в том, что для удовлетворения внешнего заказчика этого крайне мало – для этого требуется взаимодействие нескольких подразделений. Например, от момента, когда заказчик к нам обратился, до момента, когда он ушел от нас довольный, с ним должны обязательно провзаимодействовать отдел по работе с клиентами, отдел продаж, отдел доставки, юристы должны согласовать договор, бухгалтерия должна выписать акт, счет и т.д.

Иерархическая система пытается решать подобные задачи административно, не выстраивая определенных алгоритмов и четкой системы действий: через служебные записки вышестоящему руководству, через совещания. Со временем необходим поиск системного решения и подхода.

Глобально, таких подходов существует всего два: проектное и процессное управление.

И в проектном и в процессном управлении вводятся административные регламенты, определяющие горизонтальное взаимодействие между подразделениями иерархии. Эти необходимые процедуры обязательны для всех участников, и их исполнение гарантирует достижение положительного результата.

Далее, в проектном управлении алгоритмы действий реализуются на уровне каждого проекта, например, в виде сетевого план-графика, что дает возможность более прозрачно отобразить результаты работ.

Плюс – фундамент процессного управления – есть повторяемость наших шагов, соответственно, алгоритмы действий устанавливаются на уровне стандарта (шаблона) бизнес-процесса, и в соответствии с ним выполняется работа в рамках каждого конкретного экземпляра процесса.

Предлагаю отправиться дальше и максимально приблизиться к ответу на вопрос: «Какой же подход для компании наиболее оптимальный – Процессный или Проектный?»

В сфере консалтинга и не только часто случается ситуация, когда проектная деятельность плавно перетекает в процессную, и наоборот. По этой причине возникает вопрос о представлении проектного и процессного управления в разрезе управления деятельностью компании. Для начала необходимо понять, что такое бизнес-процессы и проекты, четко дать определение:

Процесс – это связанный набор регулярно повторяющихся действий/операций в последовательности, потребляющий ресурсы и преобразующий исходный материал и (или) информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами, имеющий ценность для конечного потребителя.

Проект – уникальный процесс, состоящий из набора единовременных взаимосвязанных и контролируемых работ/мероприятий с датами начала и окончания, и предпринятый, чтобы достичь цели соответствия конкретным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам, создающий конечный уникальный результат.

Под проектным управлением понимается комплекс мероприятий, направленный на достижение уникального результата, в определенный срок и в рамках установленного бюджета. Под это определение попадает достаточно широкий спектр работ, среди которых выполнение работ по договору, где оговорены срок и бюджет, вывод группой сотрудников на рынок нового продукта или услуги, маркетинговые акции, строительство зданий и сооружений и т.д.

При процессном подходе действия совершаются до достижения результата, а содержание и технология, как правило, не меняются. Так как процесс предполагает цикличность и регулярность достижения результата, вероятность каких-либо изменений минимальна.

Состав бизнес-процессов организации определяется характером её деятельности. Обычно процессы предприятия разделяют на основные и вспомогательные. Основными процессами называют те, направление которых ориентировано на создание основного продукта или услуги организации. К ним относят: продажи, производство, снабжение и другие. Вспомогательные процессы поддерживают жизненную деятельность основных процессов. Такими процессами являются: юридическое обеспечение, управление финансами, управление персоналом и другие. Кроме того, часто в отдельные группы выделяют так называемые управленческие процессы, касающиеся управления компанией, как единым целым, и процессы разработки новых продуктов и услуг. Процедуры управления процессами реализуются как проектным, так и процессным образом. Проектный подход предполагает реализацию индивидуально заточенного проекта для того, чтобы пересмотреть часть процессов, не удовлетворяющих современным требованиям. В состав проектной группы обязательно включаются эксперты, понимающие специфику существующего процесса. Процессный подход подразумевает, что компания может иметь среди множества процессов один единственный, целью которого является усовершенствование процессов компании и управление их структурой.

Бизнес процессы являются проектной составляющей, следовательно, процессное управление является входящим в проектное.

Следует отметить, что основное различие между проектом и процессом в организации состоит в том, что проект в отличие от процесса работает с уникальным результатом и уникальным набором связанных задач. Использование проектного и процессного подхода к построению системы управления организацией даст возможность получить эффект содействия. В процессе развития компании необходимо скоординировано использовать методы процессного и проектного подходов к построению системы управления организации.

Важным вопросом является измерение степени уникальности процессов, а также процедура перевода процесса с системы проектного управления в систему процессного управления. Уникальный характер измеряется объемом и периодичностью вносимых изменений в процесс при каждой его реализации и различия между результатами и продуктами, образующихся на выходе в конце реализации процесса.

Данные параметры должны быть приемлемые для процесса обновления бизнес-процессов организации, проводимым отделом систем менеджмента качества.

Четкость в реализации необходимых процессов, оперативность в принятии решений и управляемость компании должно обеспечить сотрудничество между методами проектного и процессного управления.

В виду вероятности срыва графика и недостижимого результата, в проектном подходе могут подлежать корректировке и технология, и содержание работ. Кроме того, результаты предыдущих этапов могут стать основанием для разработки и изменения не только графика, но и содержания последующих работ.

По фото нельзя понять масштаб, но плотина эта высотой почти с Главное здание МГУ. В PMBOK написано, что на строительство этой платины были заложены принципы современного управления проектами. И принципы эти – процессные. Иными словами, если вы желаете положительных результатов от внедрения проектов, необходимы грамотно разработанные процессы и правильные подходы к их реализации.

Для планирования проекта, для его исполнения, для контроля, для закрытия, для управления рисками – для всего, что в проекте есть, нужны специальные процессы, а это уже процессный подход.

Итого, если использовать проектный и процессный подходы управления в организации «грамотно», то они только дополняют и усиливают, а не исключают друг друга. Тем не менее, их совместное использование предполагает нацеленность действий на разные по своей природе объекты, например, на систему управления проектами для процессного подхода и на сами проекты для проектного. Возможных вариантов их совместного использования много. Каждый зависит от специфики проектов и организаций, их реализующих.^[6]

2.3. Проектирование рабочих мест в организации

Рабочее место. Основным элементом системы управления персоналом является рабочее место. В этом понятии можно выделить две его основные составляющие:

1) технические, организационные и экономические задачи, связанные с проектированием рабочих мест, их аттестацией, разработкой технологии, организации труда, оперативным планированием производства;

2) задачи планирования трудовых ресурсов и капитальных вложений.

В задачах первой группы рабочее место рассматривается как зона трудовой деятельности одного рабочего или звена (бригады), как часть производственного пространства (например, цеха). Для задач второй группы (назовем их трудоресурсными) рабочее место надо рассматривать с позиции обеспеченности производства рабочей силой или населения работой. В трудоресурсном аспекте рабочее место — это сфера приложения труда одного работника соответствующей квалификации или совокупность функций, которые он должен выполнять. Например, если для обслуживания одного станка (агрегата) требуется участие двух рабочих, то в технологическом и эргономическом аспектах данная система будет рассматриваться как одно рабочее место, а в трудоресурсном аспекте — как два рабочих места в каждую смену.

В практической деятельности по управлению человеческим фактором в организации можно выделить определенные шаги, первым из которых несомненно является анализ рабочего места (АРМ). Этот первый шаг связан с целым рядом ключевых понятий и видов деятельности, которые формируют сам процесс менеджмента персонала.

Среди них важную роль играет проектирование рабочего места (ПРМ), а также связанные с ПРМ задачи по улучшению качества производственной среды и трудовой жизни.

Анализ рабочего места представляет собой дифференцирование рабочего места, с одной стороны, через задачи (деятельность), которая на нем совершается, а с другой — через требования по отношению к образованию, опыту и ответственности, необходимым для успешного выполнения деятельности на этом месте. АРМ, как правило, состоит из двух частей:

1) описание рабочего места — перечисление видов деятельности (задач, трудовых условий, средств оборудования и материалов, которые используются на данном рабочем месте);

2) спецификация рабочего места — перечисление необходимых требований к опыту, квалификации и способности успешно выполнять задачи (справляться с работой) на данном рабочем месте.