Файл: Этапы внедрения проектных технологий в организацию.pdf

Управление проектами — это слишком большая область, чтобы ее можно было охватить несколькими страницами, и попытка дать краткие и ясные определения различных терминов и терминологий, связанных с проектом весьма сложна. Важно отметить, что проектная технология управления обеспечивает основу, в рамках которой могут быть предприняты последующие действия организации, и таким образом, для организаций важно принять структуру, предусмотренную практикой управления проектами.

В заключение параграфа отметим, управление проектом и его практика стали незаменимыми для современного менеджера проекта, и они составляют основу большей части того, что достигается в ходе проекта. Таким образом, идея управления проектом на профессиональном уровне подкрепляется концепциями и процессами, изложенными для практиков искусства управления проектами.

1.2 Системы управления проектами

Система проектного управления – это совокупность инструментов, обеспечивающих управление предприятием и эффективную реализацию процессов. Как правило, это различные алгоритмные программы с адаптивной организационной составляющей.

Рассмотрим основные цели использования систем управления:

• Повышение КПД работников в рамках проектной работы.
• Повышение эффективности управления со стороны менеджера.
• Увеличение общей эффективности при управлении: сдача проекта в срок, минимизация сопутствующих трат.

Базовые задачи, которые ставятся перед такими системами управления:

• Формирование инструментов для планирования и контроля над исполнением поставленных задач.
• Формирование площадки, с помощью которой сотрудники получают доступ к сведениям, нужным для работы над проектом, а также к инструментам для решения текущих задач.
• Возможность проверки загруженности того или иного сотрудника, для того чтобы принять решение о привлечении его к дополнительной работе.
• Обеспечение эффективного перераспределения нагрузки.
• Создание инструмента для автоматизации работы над рутинными делами.
• «Прозрачность» статуса всех текущих проектов.
• Возможность мониторинга изменений.
• Контроль над сроками выполнения проектов.
• Контроль над соответствием исполняемых проектов целям компании.

Очевидно, что системы управления важны как с точки зрения решения текущих задач, так и с точки зрения стратегии компании. Они незаменимы в том случае, если фирма ведет сразу несколько проектов. Если один проект можно полноценно контролировать без автоматизации, то в случае множественности заданий — это нерешаемая задача.

---

Различные отрасли предполагают использование систем управления со своей спецификой. К примеру, особые системы требуются для строительных, инвестиционных, инновационных, организационных проектов.

Знание преимуществ систем управления нужно для того, чтобы обосновать их внедрение. Но при их использовании требуется также иметь в виду возможные «слабые» стороны.

Системы управления используются в большинстве крупных организаций. Объясняется это следующими их выгодами:

1. Облегчение отслеживания проектов, не соответствующих стратегии организации. Это обеспечивает сокращение издержек фирмы.
2. Увеличение эффективности применения ресурсов. Эффективность увеличивается за счет грамотного распределения ресурсов.
3. Предупреждение перерасходов средств. Обеспечивается за счет контроля над всеми расходами. Наличие плана также оказывает благоприятное воздействие на объемы трат.
4. Уменьшение количества проектов, исполненных с низким качеством. Достигается благодаря контролю над сроками, текущими задачами. Руководитель получает возможность отслеживать качество выполнения задач.
5. Экономия времени руководителя. Менеджер может не заниматься рутинной работой (сбор информации, создание отчетов) вручную.
6. Взаимодействие с участниками проекта в реальном времени. Если перед сотрудником возникнет определенная проблема, он может незамедлительно обратиться к другому сотруднику.
7. Облегчение ведения документооборота. В системе имеется функция документооборота. Она позволяет моментально редактировать сведения, обновлять их.
8. Облегчение управления рисками и прогнозами. Системы помогают своевременно определять риски, строить прогнозы относительно успеха завершения проекта.

Системы управления отличаются максимальной простотой в использовании. Данная простота нужна для того, чтобы каждый сотрудник мог без труда разобраться в работе системы. Специального обучения при этом не требуется.

При внедрении систем управления нужно учитывать следующие их минусы:

1. Высокая стоимость программного руководства по управлению при низкой результативности. Приобретение систем управления предполагает повышение дохода компании. Однако полученная прибыль в некоторых случаях не окупает затраты. Нужно иметь в виду, что тратить средства придется не только на саму организацию, но и на ее регулярные обновления, индивидуальные доработки.
2. Риск усложнения простых проектов. При ведении простых проектов использование системы управления необязательно. Более того, оно даже нежелательно, так как простая задача может усложняться.
3. Трата большого количества времени на составление планов. Руководителю и сотрудникам приходится тратить много времени на расстановку статусов, изменение приоритетных задач, обновление сведений. Иногда за подобной работой «теряются» реальные дела.

---

Все эти недостатки являются относительными. При правильном выборе и использовании системы и метода проектного управления все минусы нейтрализуются.

Внедрение системы управления – это отдельный проект, для реализации которого нужен план. Его можно разделить на следующие этапы:

1. Инициирование проекта. На этом этапе назначается руководитель проекта по внедрению, формируется рабочая группа. Составляется план мероприятия. В нем указывается, в каких подразделениях внедряется система, функции, входящие в нее.
2. Получение результатов. После внедрения проекта следует незамедлительно начать работу с ним. Быстрые положительные результаты помогут убедить руководителя, что внедрение системы было правильным решением.
3. Работа над пилотным проектом. Основные задачи этого этапа: формирование единого реестра проектов, хранилища сопутствующей документации, автоматизация документооборота.

Система управления довольно проста, а потому не требует организации дополнительных учебных курсов.

Важны рекомендации по выбору подходящей системы и методологии проектного управления. Система управления проектами подбирается в прямой зависимости от конкретных нужд организации. Следует определить функции и инструменты системы, которые точно потребуются. Только после этого можно приобретать программу. Выбранная система должна обеспечивать решение следующих задач:

• Применение базового функционала. Наличие возможности его постепенного совершенствования.
• Быстрый запуск всех базовых процессов. Примерное время запуска составляет 1-2 недели.
• Простота использования, легкость обучения работе с системой.
• Интерфейс, удобный для пользователей.

Система должна быть достаточно гибкой: уметь перенастраиваться, корректироваться, совершенствоваться в соответствии с текущими задачами.

Существует огромное количество СУП. Они могут быть базовыми или профессиональными. Рассмотрим наиболее востребованные системы:

• Wrike. Функционал: группировка задач по проектам, контроль над исполнением. Основной плюс – профессиональный функционал, обеспечивающий удобство совместной работы. Дополнения: напоминания, установка сроков исполнения задачи.
• «Мегаплан». Используется в малых и средних организациях. Удобна для удаленной работы. Функционал: менеджер задач, выставление счетов, контроль над сделками, локальная почта.
• Basecamp. Отличается эффективностью и простотой. Функционал: профайлы, календарь, задачи. Обеспечивает удаленный доступ. Может использоваться не только сотрудниками, но и клиентами компании.
• Worksection. Функционал: учет времени, тэги, хранилище файлов, менеджер задач, ПО.
• Asana. Мобильный доступ. Возможность интеграции с электронной почтой.

---

Среди базовых систем имеет смысл отметить MS Project (разработчик — Microsoft). Как правило, базовые СУП имеют стандартный набор функций.

1.3 Этапы внедрения проектных изменений и оценка их эффективности

Реализация проектной деятельности в операционной работе проектного (да и любого другого) предприятия связана с формированием определенной среды:

• использование метода проектов предполагает кардинальное изменение роли руководства, которое должно стать организатором проектной деятельности, руководителями проектов, а также консультантами;
• необходимым условием для выполнения сотрудниками предприятия проектов является наличие информации, обеспечивающего самостоятельность работников в выборе направления проекта и в его выполнении;
• должны быть созданы условия для оформления результатов проектной деятельности и их обсуждения.

Большинство современных руководителей (менеджеров) стремятся донести до работников готовые знания и установить задачи по типу SMART, которыми владеют сами и которые хотят увидеть выполненными с четко выверенной целью и плановым результатом. В этом случае роль менеджеров сводится к созданию условий для формирования у работников интереса к предлагаемому проекту. Используя же проектную технологию, менеджер становится организатором исследовательской деятельности работников (своих подчиненных), генератором развития их творческого потенциала. По ходу реализации проекта менеджер проживает целый ряд ролей:

• вдохновитель экспериментально-поисковой деятельности своих подчиненных; специалист в различных областях знаний; консультант по нахождению источников информации; помощник в вопросах планирования и др.
• организатор рабочей продуктивной деятельности, источник информации, консультант, эксперт.
• основной руководитель проекта, при этом – партнер и помощник работника в его саморазвитии.

Мотивация усиливается благодаря творческому характеру операционной деятельности, работник знакомится с различными точками зрения, имеет возможность высказать и обосновать свое мнение. Технологии проектирования необходима соответствующая организация предметно-развивающего пространства проектной группы. В группе помещают документы, книги, различные предметы, энциклопедии, доступные для их понимания целей и направления развития и результата по проекту. Возможен выход работников за пределы предприятия для поиска решения по тем или иным вопросам, например, музеи или другие учреждения, если это необходимо для реализации проекта. Технология проектирования ориентирована на совместную деятельность участников операционного проектного процесса в различных сочетаниях: менеджер – работник, работник – работник, работники – внешние субъекты как источники информации (помощи в реализации проекта). Возможны совместно-индивидуальные, совместно-взаимодействующие, совместно-исследовательские формы деятельности. Одно из достоинств проектной технологии в том, что каждому сотруднику обеспечивается признание важности и необходимости в рабочем коллективе. Он видит результаты коллективных усилий всей проектной группы. Частным, конкретным результатом работы для сотрудников может быть часть проекта, эффективно решенная задача и др. В ходе реализации проекта у работников развивается самостоятельность, активность, ответственность, чувство доверия друг к другу, интерес к познанию и достижению проектного результата. Используя метод проектов в работе с сотрудниками, необходимо помнить, что проект — продукт сотрудничества и сотворчества менеджеров, работников, внешних субъектов за пределами проектной группы, а порой и всего персонала предприятия. Поэтому направление проекта, его форма и подробный план действия разрабатываются коллективно но с учетом стратегии развития всего предприятия в целом.

---

На этапе разработки менеджерами содержания рабочего дня, действий, исследований, наблюдений, разработок, экспериментов и других видов деятельности, связанных с направлением проекта, важно тщательно продумать и организовать предметную среду таким образом, чтобы она являлась «фоном» к эвристической и поисковой деятельности каждого работника в проектной группе.

Условия успеха:

1. Важно, чтобы обеспечению реализации проекта предшествовала «вспышка интереса» как побуждающее событие.

2. Начинать осуществлять проект сразу после выбора вариантов и направлений действий, пока не угас интерес, мотивация к работе, т. к. интересы работников, как правило, ситуативны, у них не сформирована способность работать долго и целенаправленно в одном направлении, как было установлено в ряде исследований.

3. Создать максимально возможное дидактическое, информационное, техническое и материальное обеспечение конкретного проекта.

4. Проектные задания должны предусматривать использование работниками хорошо знакомых им знаний (умений) в сочетании с новыми (теми, что предстоит приобрести).

5. Четко спланировать ход проекта и определить, каким видам деятельности (знаниям) работники должны продемонстрировать на каждом этапе проекта.

6. Спланировать предварительную и подготовительную работу для проекта.

7. Профессионализм менеджера (умение спланировать работу работников над проектом, обеспечить мотивацию к труду, уметь выбирать для подчиненных посильные задачи, находящиеся в зоне их ближайшего развития, ненавязчиво помогать работникам добывать новые знания и производить решения задач, постепенно делегировать работнику право принятия решений.

8. Всячески приветствовать различные варианты решения одной проблемы, избегая оценок «правильно» — «неправильно». Важно — обосновано решение или нет. В ходе коллективного обсуждения работники учатся слушать сослуживцев, сомневаться в собственной точке зрения или доказывать ее (обычно критического отношения к собственной мысли не хватает, поэтому необходимость сомневаться в собственной правоте следует постоянно подчеркивать).

9. Исследование и реализация задач по проектам должно идти одновременно с пополнением опыта, знаний, «обтачивания» навыков.

10.Работнику важно увидеть значимость проекта, оценку менеджеров, ощутить гордость за свою работу. Так повышается самооценка и вера в себя как сотрудника в коллективе.

11.Четко выстраивать стратегию руководства проектом (отсутствие авторитаризма, сотворчество с сотрудниками (хотя и не всегда, наблюдается различные типы организации управленческого процесса в проектной работе), руководящая поддержка — подсказка, постоянная демонстрация заинтересованности в проекте, в успехах каждого).

---