Файл: Управление инновационным проектом.pdf

Организация должна вести только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись, сколько листов пронумеровано и прошнуровано. Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей. Одна часть остается в кассовой книге, вторая часть служит отчетом кассира. Кассовую книгу ведет кассир. Контроль за ведением кассовой книги осуществляется главным бухгалтером. Кассовая книга должна вестись с соблюдением установленных правил [13]. Допускать ошибки, помарки и неточности в кассовой книге нельзя. Но если они случились, следует исправить неточность, а исправления заверить подписью кассира и главного бухгалтера.

Если в организации есть несколько кассиров (в подразделениях, секциях, отделах), то на одного из них возлагается функция старшего кассира. Факт передачи и возврата денежных средств другим кассирам осуществляется старшим в книге учета принятых и выданных денежных средств, форма КО-5 (Приложение 4). Выдача денежных средств осуществляется в начале смены, сумма выданных денег должна соответствовать хозяйственным нуждам отдела, а в конце смены непотраченные деньги должны возвращаться в кассу. Вместе с наличными деньгами кассиру других отделов должны сдавать и все приходные и расходные ордера старшему кассиру.

1.3 Правила осуществления кассовых операций

Порядок осуществления кассовых операций регламентируется нормативными актами Центробанка России.

Работая с наличными все организации обязаны соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе – предельно допустимый остаток на конец рабочего дня.

Лимит остатка в кассе устанавливается организацией самостоятельно, распорядительным документом организации, например приказом руководителя. Лимит остатка определяется исходя из объема полученных наличных денежных средств за проданные товары, оказанные услуги или объема выданных денежных средств (за исключением средств, выданных на оплату труда) за определенный период времени, но не превышающий девяносто двух рабочих дней. Организации, являющиеся субъектами малого предпринимательства, лимит остатка наличных денежных средств в кассе могут не устанавливать [14]. Хранение денег сверх установленного лимита разрешается только в день выдачи зарплаты, выплаты социального характера. Денежные средства сверх лимита подлежат инкассации на расчетный счет организации.

Перечень расходов наличной выручки из кассы утвержден Центральным Банком. Из выручки, поступившей в кассу можно выдавать на:

• Заработную плату работникам и выплаты социального характера;
• Выплаты страхового возмещения;
• На оплату товаров, услуг (кроме ценных бумаг);
• Работникам под отчет;
• Возврат покупателю в случае отказа от товара или услуги, которые были оплачены наличными;
• Выплата банковскому платежному агенту или субагенту;
• Личные нужды предпринимателя;

На эти цели можно расходовать выручку только от реализации собственных товаров и услуг. На иные выплаты денежные средства необходимо получать с расчетного счета [15].

Так же Центральным Банком России установлен лимит расчетов между юридическими лицами [16]. Он составляет сто тысяч рублей по одному договору, заключенному между этими организациями. Ограничения распространяются и на расчеты между Индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами. А вот наличный расчет между физическими и юридическими лицами осуществляется без ограничений по сумме.

Расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами по договорам аренды недвижимого имущества, по операциям с ценными бумагами, договорам займа, должны производится наличными денежными средствами, снятыми с банковского счета организации и оприходованными в кассу.

Нарушение лимита расчетов между юридическими лицами сверх установленных норм, нецелевое использование наличной выручки, несоблюдение порядка хранения денежных средств влечет наложение админитративного штрафа на должностных лиц в размере от четырех до пяти тысяч рублей, на юридических лиц от сорока до пятидесяти тысяч рублей [17].

Так же важным разделом кассовой дисциплины является приминение контрольно-кассовой техники (ККТ).

Федеральным законом определено, что организации и ИП, производящие расчеты на территории РФ, обязаны использовать ККТ, за исключением случаев, установленных этим законом [18]. Вместе с тем существуют и ситуации реализации, позволяющие выполнять наличные расчеты между юридическими лицами и ИП без кассового аппарата. К числу таких ситуаций следует отнести расчеты:

• кредитных организаций между собой;
• с применением электронных устройств, принимающих/выдающих наличные деньги при переводе от юрлица или ИП через кредитную организацию;
• сопровождающие продажу ценных бумаг;
• за изделия народных художественных промыслов, реализуемые их изготовителем;
• по арендной плате в адрес ИП за жилье, являющееся его собственностью;
• осуществляемые ИП, работающими на патенте при видах деятельности, позволяющих выдавать вместо кассового чека иной документ о расчетах;
• по доходам, получаемым ИП, уплачивающим налог на профдоход;
• выполняемые в труднодоступной местности;
• с органами госвласти за предоставление парковочных мест.

Операции, не связанные с продажами (например, получение наличных денежных средств из банка и сдача их туда, выдача/возврат займа), использования кассовой техники не требуют. Однако они (так же как и выручка от продаж) обязательно должны отражаться в кассовых документах организации (приходных, расходных кассовых ордерах и кассовой книге).

Обязанность применять ККТ не зависит от того, на какой системе налогообложения организация или Индивидуальный предприниматель. И применяется не зависимо от того, является платеж авансом или оплатой отгруженных товаров и услуг.

За непременение кассовой техники в случаях, при которых данная обязанность регламентирована законодательством, или за использование ККТ, не соответствующая обязательным техническим требованиям, предусмотрены административные штрафы [19]. Положениями предписываются следующие меры административного воздействия за неиспользование ККМ:

• Наложение штрафов, взимаемых с виновных субъектов в денежной форме.
• Вынесение официальных предупреждений (зачастую практикуется, если выявленное правонарушение считается мелким, а также в тех ситуациях, когда проступок совершается хозяйствующим субъектом впервые).
• Приостановление (временное прекращение) хозяйственной деятельности организации или предпринимателя (максимум на девяносто суток).
• Дисквалификация на один-два года (такая мера воздействия предусматривается только для должностного субъекта юридического лица).

Кассовый чек обязательный документ при осуществлении расчетов между юридическим лицом и покупателем, подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи, оказании услуг. Кассовый чек необходимо оформлять и при поступлении безналичной оплаты от физического лица с помощью электронных средств платежа «ЭСП». Определние электронных средств платежа прописан в Законе 161-ФЗ [20]. Это например:

• банковская карта
• любые электронные кошельки
• онлайн-банк

Безналичные расчеты могут осуществляться в форме расчетов [21]:

• платежными поручениями;
• по аккредитиву;
• инкассовыми поручениями;
• чеками;
• в форме перевода денежных средств по требованию получателя средств;
• в форме перевода электронных денежных средств.

Безналичные расчеты осуществляются путем перевода денежных средств банками и иными кредитными организациями с открытием или без открытия банковских счетов в порядке, установленном законом, банковскими правилами и договором [22]. Переводы физических лиц через отделение банка без открытия плательщику расчетного счета также относятся к безналичным расчетам [23].

Инвентаризация кассы

Каждая организация в процессе деятельности сталкивается с необходимостью проведения инвентаризации своих активов. Это правило установлено Федеральным законом «О бухгалтерском учете» [24], Приказом Минфина РФ «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» [25], Приказом Минфина РФ «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» [26]. Организации должны сверять не только имущество, но и проводить инвентаризацию наличных денежных средств. Инвентаризация может быть плановой и внеплановая. Причинами проведения инвентаризации, помимо ежегодной обязанности, могут быть:

• Проверка текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах;
• Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• Смена материально-ответственного лица;
• Факт хищения или порчи;
• Стихийное бедствие;
• Причины организационного характера (реорганизация, смена руководителя и т.п);

В учетной политике могут быть установлены иные случаи и сроки проведения инвентаризации.

Приказом руководителя назначаются сроки проведения инвентаризации и комиссия, в состав которой включаются представители администрации, работники бухгалтерии и сотрудники службы безопасности или другие специалисты, которые своими подписями удостоверяют документы по факту инвентаризации. При отсутствии хоть одного из утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации результаты инвентаризации признаются недействительными [27]. Одним из документов является акт «ИНВ-15» инвентаризации наличных денежных средств (Приложение 5) и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.

До начала проверки комисия получает все приходные и расходные документы о движении денежных средств. Проведение инвентаризации предусматривает пересчет денежных средств в кассе, которая сравнивается с учетными цифрами, которые зафиксированны в сданных кассовых документах. Так же проверяются данные с фискальных накопителей в ККТ. Данные инвентаризации подписывают все члены комиссии. ИНВ-15 заполняется без помарок, подчисток, исправлений. Итоговый акт составляется в двух экземплярах и должен содержать:

• наименования предприятия и его структурного подразделения;
• документ-основание проверки;
• номер и дату проверки;
• расписку сотрудника, ответственного за сохранность имущества;
• фактическое наличие ценностей;
• пояснения по недостаче и избытку ценностей;
• решение руководителя по дальнейшим действиям;

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, третий – в бухгалтерию.

Данные инвентаризации доводятся до руководителя организации. Если по итогам остаток наличных денежных средств совпадает с учетными цифрами кассовых документов, значит учет в организации ведется правильно.

Если в кассе обнаружена недостача, важно установить факт отсутствия учтенных денег и определить причины подобного несоответствия. Материально-ответственное лицо должен написать объяснительную. Руководство должно провести расследование, по итогам которого вина материально-ответственного лица либо доказывается, либо опровергается. Если виновность подтверждается, то на материально-ответственное лицо накладываются финансовые санкции – взыскание, которое оформляется актом руководителя.

Сумма кассовой недостачи полностью относится на материально-ответственное лицо (кассира), поскольку именно он отвечает за сохранность её наличности. Такое правило установлено Трудовым кодексом РФ [28]. Кассир освобождается от обязанности компенсировать недостачу, если она возникла по независящим от него причинам (например хищения, ограбления), а так же катастрофы и иных явлений.

В бухгалтерском учете недостачи отражаются в зависимости от того, каким образом списываются несоответствия и характер возмещения ущерба.

Если ущерб компенсирован сотрудником:

• Дт 94 Кт 50 - Обнаружена кассовая недостача;
• Дт 73/2 Кт94 - Сумма недостачи относится на виновника;

Если руководитель освобождает виновного от обязанности компенсировать недостачу:

• Дт 94 Кт 50 - Обнаружена кассовая недостача;
• Дт 73/2 Кт 94 - Сумма недостачи относится на виновника;
• Дт 91/2 Кт 94 - Недостача списывается как безвозвратный ущерб;

Как и в случае с недостачей денежных средств, факт обнаружения излишек требует документального оформления, установки причины возникновения кассового излишка, определение виновного и корректного отражения расхождения в бухгалтерском учете. Выявленные излишки учитываются в налоговом учете как внереализационные доходы и приходуются на дату инвентаризации. Типовые проводки приходования кассового излишка:

- Дт 50 Кт 91/1 Оприходованы излишки наличности;

Как видим, что бы принимать и расходовать наличные денежные средства, любая организация должна соблюдать требования, установленые рядом нормативно-правовых актов. Строго соблюдать правила кассовой дисциплины, предусматривающие надлежащее оформление первичных документов. И тогда можно избежать штрафов.