Файл: Управление инновационным проектом.pdf

Глава 2. Организация учета денежных средств и контроль за ведением кассовых операций в ООО «Константа»

2.1. Краткая организационно – экономическая характеристика организации ООО «Константа»

Общество с ограниченной ответственностью «Константа» зарегистрировано в 2013 году. Основной вид деятельности – деятельность по финансовой аренде (лизингу/сублизингу) [29]. Дополнительные виды деятельности – купля продажа ТС и собственного недвижимого имущества. Организация применяет упращенную систему налогообложения. В 2019 году в организации произошла реорганизация путем присоединения к ООО «Константа» двух других юридических лиц.

Бухгалтерия осуществляет финансовое сопровождение деятельности организации, Главный бухгалтер является ответственным за ведение бухгалтерского и налогового учета, сдачу отчетности, контроль за материальными ценностями, за финансовое планирование и анализ.

В своей деятельности бухгалтерия руководствуется:

• Федеральным законом от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";
• Положениями по бухгалтерскому учету;
• Иными нормативно-правовыми документами о бухгалтерском учете; Уставом предприятия.

Применяется план счетов в соответствии с инструкцией, утвержденной приказом Минфина РФ от 31.10.2000г N 94н (в действующей редакции).

Для записей в регистрах бухгалтерского и налогового учета служат первичные документы унифицированных форм, так же при оформлении финансово-хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные формы, применяются разработанные бухгалтерией самостоятельно формы первичных учетных документов. Бухгалтерия осуществляет контроль за соблюдением штатной, финансовой и кассовой дисциплины. В финансовом отделе ООО «Константа» числится главный бухгалтер, бухгалтер и кассир, с которым заключен договор о полной материальной ответственности за сохранность наличных денежных средств в кассе.

Учет в организации ведется автоматизированным способом в программе 1С «Бухгалтерия» - учет кассовых и банковских операций, операций по приходу ТМЦ и их списанию, операций по реализации.

2.2 Учет денежных средств в кассе ООО «Константа»

Для осуществления кассовых операций по приему и выдаче наличных денежных средств в организации предусмотрена касса, которая располагается в отдельном помещении, оборудованном сигнализацией, а для хранения денежных средств выделен несгораемый металлический сейф, который по окончании работы кассы закрывается ключом и опечатывается печатью кассира. Ключи хранятся в металлическом шкафу, а печать - у кассира, согласно Пункту 30 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», в котором указано, что оставлять ключи и печати в общественных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты запрещается.

В помещении кассы установлена камера видеонаблюдения для фиксации факта приема и выдачи наличных денежных средств. Обязанности по ведению кассовых операций возложена на кассира, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. Договор составлен в двух экземплярах:

• один экземпляр хранится у кассира;
• второй - в кадровой службе.

Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещен.

Кроме того, кассир не имеет права хранить личные деньги в сейфе предприятия. В случае проверки наличности и обнаружения излишков деньги приходуются в кассу предприятия и объяснения, почему и как личные деньги оказались в кассе, не принимаются.

Все кассовые документы оформляются автоматизированным способом в программе 1 С «Бухгалтерия».

Учитывая сферу деятельности ООО «Константа», а именно оказание услуг (лизинг) физическим лицам, то основной денежный поток производится наличными денежными средствами.

Прием наличных денежных средств в кассу организации производится по ПКО (Приложение 1). Приходно-кассовый ордер выписывается главным бухгалтером в одном экземпляре. Кассир сверяет подпись главного бухгалтера, сверяет сумму полученных денежных средств и сумму в приходно-кассовом ордере, ставит свою подпись, печать.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:

• по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;
• по строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)";
• по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

Если денежные средства получены за проданные товары или услуги, то кассир формирует кассовый чек. Квитанцию к приходно-кассовому ордеру вместе с кассовым чеком, оформленным с применением ККТ, кассир выдает на руки сдавшему денежные средства. Приходно-кассовый ордер остается в кассе организации.

Так же наличные денежные средства поступают в кассу при возврате неиспользованных сумм от подотчетных лиц, от инвесторов по договорам займа и при снятии денежных средств с расчетного счета организации. Рассмотрим основные проводки при поступлении денежных средств в кассу ООО «Константа»:

• Дт 50 Кт 51 - Получены денежные средства с расчетного счета;
• Дт 50 Кт 62 - Поступили деньги в кассу от покупателя по договору купли продажи;
• Дт 50 Кт 76 - Поступил лизинговый платеж от лизингополучателя;
• Дт 50 Кт 66 - Получены денежные средства по договору займа;
• Дт 50 Кт 71 - Возврат неиспользованных денежных средств, выданных под отчет;

Основанием для выдачи наличных денежных средств в ООО «Константа» являются Договора купли продажи транспортных средств и договора купли продажи недвижимости для последующей передачи этих объектов в лизинг между физическими лицами и организацией. Выдача производится по РКО (Приложение 2) лицу, указанному в ордере. РКО подписывается руководителем и главным бухгалтером.

В расходном кассовом ордере:

• по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;
• по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления

При выдаче денежных средств кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность, сверяет подписи руководителя и главного бухгалтера, а так же документ основание (Договор купли продажи), которые указаны в расходном ордере. Сумма прописью в расходно-кассовом ордере должна быть проставлена от руки человеком, получающим денежные средства. После этого ставит свою подпись кассир и выдает денежные средства. Если выплата производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в кассе как приложение к расходному ордеру.

Выдача заработной платы, пособий по социальному страхованию производится кассиром по платежным ведомостям (Приложение 6) без составления расходного ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной ведомости ставится подпись руководителя и главного бухгалтера, кассир выдает деньги и передает ведомость в бухгалтерию для проверки и оформления расходного ордера, после этого бухгалтерия передает оформленный расходно-кассовый ордер кассиру, для регистрации его в кассовой книге (Приложение 3).

В процессе деятельности в организации очень часто производятся выплаты наличными денежными средствами на административно-хозяйственные расходы. Для этих целей деньги выдаются под отчет. Приказом руководителя из штатных сотрудников сформирован круг подотчетных лиц, которым можно выдавать денежные средства. Получить деньги под отчет может только сотрудник организации, с которым подписан трудовой договор [30], а так же физическое лицо, работающее по договору гражданско-правового характера [31]. Для покупки необходимых для работы товаров и услуг за наличный расчет сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя. Сотрудник, получивший денежные средства под отчет, обязан отчитаться за них в течении трех рабочих дней, предоставив Авансовый отчет , форма № АО-1 (Приложение 7). К авансовому отчету сотрудники прикладывают документы, подтверждающие расход денежных средств. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:

• -командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;
• -отчет о выполнении служебного задания в командировке, утвержденный работодателем.
• - авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);
• - документы, подтверждающие расходы (например, билеты на транспорт, квитанции, счета). Документы нужно приложить к авансовому отчету;

Возможна и такая ситуация, когда сотрудник организации вынужден тратить свои деньги на хозяйственные нужды или командировочные расходы. В этом случае, чтобы возместить понесенные расходы сотрудник предоставляет в бухгалтерию все подтверждающие документы и пишет служебную записку с просьбой компенсировать фактически понесенные расходы на основании приложенных документов.

Рассмотрим основные проводки по выдаче денежных средств в кассе ООО «Константа»:

• Дт 51 Кт 50 - Сданы наличные в банк;
• Дт 60 Кт 50 - Оплачено поставщику за товары, услуги;
• Дт 70 Кт 50 - Выплата зарплаты сотрудникам;
• Дт 71 Кт 50 - Выдано под отчет;
• Дт 67 Кт 50 - Погашение займов по договорам;

Все поступления и выдачи денежных средств кассир сразу записывает в кассовую книгу. Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира. Так как учет ведется автоматизировано, то отчет кассира не отличается от кассовой книги, разве что названием: "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира". В последнем за каждый месяц вкладном листе кассовой книги, сформированном на компьютере, автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последнем за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число.

Вся бухгалтерская (финансовая) отчетность, а так же кассовые документы организации по истечении налогового периода архивируются и хранятся в отдельном помещении. Срок хранения документов составляет 5 лет.

2.3 Контроль за соблюдением кассовой дисциплины и инвентаризация денежных средств в кассе организации ООО «Константа»

В Учетной политике ООО «Константа» прописано, что плановая инвентаризация денежных средств в кассе проводится один раз в квартал. Генеральный директор издает приказ с указанием дат проведения инвентаризации и назначает комиссию, в состав которой входят Главный бухгалтер, финансовый директор, сотрудник службы безопасности.

Согласно п. 2.4 Методических указаний инвентаризационная комиссия строго соблюдает организационные моменты проведения инвентаризации, а именно, перед началом проверки получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации» на дату проведения инвентаризации, что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Получает расписки от материального ответственного лица о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
После этого комиссия приступает к непосредственной проверке фактического наличия имущества при инвентаризации путем обязательного подсчета.
Проверка проводится при обязательном присутствии материально-ответственного лица [32]. Комиссия проверяет Кассовую книгу, которая должна быть пронумерована и прошнурована, отчет кассира, приходно-кассовые и расходно-кассовые ордера, журнал регистрации приходно-кассовых и расходно-кассовых ордеров, платежные ведомости. Также проверяется полнота и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетного счета в банке. Сравниваются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «касса» с данными ведомости по кредиту счета 51 «расчетный счет».