Файл: Особенности коммуникаций в организации (Анализ коммуникационного процесса в организации ООО "АИРСТОК").pdf

В ме жличностных ко ммуникациях гл авным яв ляется со вершенствование на уки общения. Су ществует не сколько пр остых принципов, со блюдение ко торых по может ру ководителю ст ать бо лее ко ммуникабельным [34].

Ум ение слушать.

Яс ность идей. До ступное по яснение ид ей по лучателю означает, чт о не обходимо си стемно об думывать и пр оводить ан ализ вопросов, пр облемы и идеи, ко торые яв ляются об ъектами передачи.

Яз ык же стов и интонаций. Не обходимо сл едить за яз ыком жестов, по зой и интонацией, чт обы не по сылать пр отиворечивых сигналов. Пр авильные знаки, ко торые не со держат противоречий, сп особствуют бо льшей яс ности и по ниманию ва ших слов.

Эм патия и открытость.

Ус тановление об ратной связи. Об ратная св язь оч ень важна, по скольку да ет во зможность установить, яв ляется ли де йствительным сообщение, ко торое пр инял получатель. Су ществует ря д ва риантов ус тановления об ратной связи.

Од ин из ни х - за давать вопросы. Ещ е од ним сп особом ус тановления об ратной св язи яв ляется оц енка яз ыка поз, же стов и ин тонации человека, ко торые ук азывают на за мешательство ил и непонимание. По лученная ин формация да ет во зможность оценить, в ка кой ме ре во спринято то, чт о бы ло сообщено.

§ 1.3. Значимость коммуникации в организации

Ко ммуникации - эт о об мен информацией, на ос нове ко торого ру ководитель ор ганизации по лучает не обходимую ин формацию дл я пр инятия эф фективных ре шений и до водит их до ра ботников организации. Ис следования показали, чт о бо лее 70 % за рубежных и ро ссийских ру ководителей сч итают ко ммуникации гл авным ср едством до стижения эф фективности их ор ганизации [13].

С по мощью ко ммуникаций лю ди об ъединены в ор ганизацию дл я до стижения об щей цели, чт о и яв ляется ос новной фу нкцией коммуникации. Ис следователи утверждают, чт о бе з ко ммуникации не возможно и управление, та к ка к он о оп ирается на су ществующие и сл ожившиеся фо рмы ко ммуникации и фо рмирует те фо рмы коммуникации, ко торые об еспечивают ка к со вместную деятельность, та к и самоуправление.

По на шему мнению, эф фективно ра ботающие ру ководители эф фективны в коммуникациях. Он и по нимают су ть ка ждого процесса, об ладают хо рошо ра звитым ум ением ус тного и пи сьменного общения, че тко представляют, чт о ср еда вл ияет на об мен информацией.

По мн ению уч еного С.С. Фролова, ин формация - эт о вн ешнее пр оявление коммуникации, её ре зультат [52]. Ин формация иг рает ва жную ро ль в ко ммуникационном су ществовании че ловека и яв ляется ср едством коммуникации.

Мн огие за рубежные и ро ссийские уч еные по нимают ко ммуникационный пр оцесс ка к об мен ин формацией ме жду дв умя ил и бо лее лю дьми [33].

Це ль та кого пр оцесса - об еспечение по нимания информации, ко торая яв ляется пр едметом обмена. Уч еные вы деляют че тыре ба зовых эл емента в ко ммуникационном пр оцессе:

1) от правитель - лицо, со бирающее ин формацию и пе редающее ее ;

2) со общение - информация, за кодированная с по мощью си мволов;

3) ка нал - ср едство пе редачи ин формации;

4) по лучатель - лицо, ко торому пр едназначена ин формация и ко торое ин терпретирует ее.

За дача от правителя и по лучателя в хо де ко ммуникации со стоит в том, чтобы, со ставив со общение и ис пользовав ка нал дл я ег о передачи, об е ст ороны од инаково по няли ис ходную идею. Разумеется, эт о не вс егда легко, ча сто на ка ждом эт апе см ысл ид еи мо жет бы ть искажен, а ин огда и по лностью утрачен.

Эт и эт апы та ковы:

- за рождение ид еи;

- ко дирование и вы бор ка нала;

- пе редача;

- декодирование.

Пр оцесс ко ммуникации пр оисходит оч ень быстро, ег о эт апы вы делить сложно. По этому мы считаем, не обходимо пр едусмотреть во зникающие пр облемы ка ждого эт апа ко ммуникационного процесса.

На пе рвом эт апе ко ммуникации на чинаются с фо рмулирования ид еи ил и от бора информации. От правитель решает, ка кая ид ея ил и со общение бу дет пр едметом обмена.

На вт ором эт апе от правитель до лжен за кодировать ид ею с по мощью си мволов: слова, жесты, интонацию. Эт о пр евращает ид ею в сообщение. Он до лжен та кже вы брать канал, со вместимый с ти пом символов, ко торые ис пользуют дл я ко дирования: ус тная речь, письмо, эл ектронные ср едства (компьютер, эл ектронная почта, видеозаписи).

Важно, чт обы ка нал со ответствовал идее, вы бранной на пе рвом этапе, ин аче эф фективность ко ммуникации бу дет снижена.

Ча сто во зникает не обходимость ис пользовать ко мбинацию дв ух ил и не скольких ср едств коммуникации. Эт о ус ложняет процесс. Од нако ис следования показывают, чт о од новременное ис пользование ус тных и пи сьменных ср едств ко ммуникации эффективнее, че м ис пользование од ного из эт их средств.

На тр етьем эт апе от правитель ис пользует ка нал дл я до ставки со общения получателю. Эт от эт ап од ин из важных, че рез ко торый не обходимо пр ойти од ному человеку, чт обы до нести ид ею до другого.

На че твертом - по лучатель де корирует его. Декодирование, по мн ению ис следователей - эт о пр оцесс пе ревода си мволов от правителя в мы сли получателя.

Об мен ин формацией сч итают эффективным, ес ли символы, вы бранные отправителем, им еют дл я по лучателя та кое же значение, он пр авильно поймет, чт о им ел в ви ду отправитель, фо рмируя идею.

Ва жную ро ль в ко ммуникациях иг рает об ратная связь, ко гда от правитель и по лучатель об мениваются ко ммуникационными ролями.

По лучатель ст ановится отправителем, он пр оходит че рез вс е эт апы ко ммуникации и до носит св ою ре акцию до отправителя.

Пр офессор Ф. Ль юис ут верждает: «О братная св язь - ба зовая ре акция на ус лышанное ил и увиденное. Эф фективные ко ммуникации до лжны бы ть дв усторонними: об ратная св язь необходима, чт обы определить, на сколько со общение бы ло во спринято и понятно. Не на ладив об ратной св язи с по лучателем информации, ме неджер ре зко ог раничивает эф фективность св оей уп равленческой де ятельности» [4 5] .

Об мен ин формацией ох ватывает ра зные ча сти организации, оп ределяющих ре зультаты де ятельности человека. Ко ммуникации в ор ганизациях по дразделяются на вн ешние и внутренние.

Вн ешние ко ммуникации - ко ммуникации ме жду ор ганизацией и вн ешней средой. Вн утренние ко ммуникации - ко ммуникации вн утри ор ганизации ме жду ра зличными ур овнями и подразделениями. Он и мо гут бы ть фо рмальными и неформальными.

Ис следователи вы деляют че тыре ви да вн утренних коммуникаций.

1. Ко ммуникации ме жду уровнями. Ме жду ор ганизационными ур овнями ин формация пе ремещается пу тем ве ртикальных перемещений, ко торые мо гут бы ть ни сходящими и восходящими.

Пр и ни сходящей ко ммуникации ин формация пе редается с вы сшего ур овня на низший. Пр и во сходящей ко ммуникации идея, во зникшая на ни зшем уровне, до лжна по дняться на са мый верх, по следовательно пр ойдя че рез вс е ур овни менеджмента.

2. Ко ммуникации ме жду отделами. Лю бая ор ганизация со стоит из мн ожества подразделений, дл я ко ординации за дач и де йствий ко торых не обходимы коммуникации. Чт обы до биться оп ределенных ус пехов со трудников организации, ру ководитель до лжен об еспечить со вместную де ятельность вс ех ее частей.

3. Ко ммуникации ме жду ме неджером и подчиненными. Ка к по казали исследования, эт и ко ммуникации со ставляют ос новную до лю уп равленческих коммуникаций. Эт о та кие фо рмы коммуникаций, ка к ра зъяснение задач, пр ивлечение ра ботников к ре шению за дач отдела, об суждение пр облем эф фективности и другие.

4. В ор ганизациях су ществуют та кже ко ммуникации ме жду ме неджером и ег о ра бочей группой. На на ш взгляд, эт и ко ммуникации сп особствуют по вышению эффективности, та к ка к в пр оцессе уч аствуют вс е чл ены гр уппы и ка ждый мо жет вы сказаться о том, ка к лу чше ра ботать сообща, о пр облемах в ор ганизациях и пу тях их разрешения.

Су ществует не сколько сп особов ко ммуникации:

- ра зговорный (устный, ве рбальный);

- пи сьменный (письма, распоряжения, ст атьи);

- не вербальные (пауза, телодвижения).

Ве рбальная ко ммуникация ис пользует в ка честве зн аковой си стемы че ловеческую речь.

Речь, по на шему мнению, - са мое ун иверсальное ср едство коммуникации, та к ка к пр и по даче ин формации пр и по мощи ре чи ме нее вс его те ряется см ысл общения.

Но здесь, разумеется, на до уч итывать на личие вы сокой ст епени об щности по нимания си туации вс еми уч астниками ко ммуникационного процесса.

Об мен ин формацией во зможен и с по мощью не вербальной коммуникации. Ча ще не вербальная пе редача пр оисходит од новременно с ве рбальной и мо жет ус иливать ил и из менять см ысл слов.

К не вербальным сп особам пе редачи ин формации от носятся: вы разительные движения, дл ина пауз, мо дуляция го лоса и другое.

Со гласно исследованию, бо льшая ча сть ре чевой ин формации пр и пе редаче во спринимается ка к яз ык движений, же стов и зв учание голоса.

Ка к по казывают исследования, 55 % со общений во спринимаются че рез вы ражение лица, позу, жесты, 38 % - че рез ин тонацию и мо дуляцию голоса. От сюда видно, чт о то лько 7% пр инадлежит словам, ко торые во спринимает по лучатель в пр оцессе об щения [16].

Пи сьменные ко ммуникации - эт о пл ановая и от четная документация, па мятные записки, доклады, объявления, сп равочники и другое.

К ус тным ко ммуникациям от носятся: те лефонные разговоры, пу бличные выступления, совещания, не посредственное общение.

По сл овам ав торов ко ммуникационных исследований, су ществует ог ромное ко личество проблем, ко ммуникационных барьеров, сн ижающих эф фективность ко ммуникации со трудников ор ганизации [31].

Ме жличностными ко ммуникационными ба рьерами яв ляются се мантические (з нания зн ачения слов), не вербальные барьеры, не эффективная об ратная связь, не умение слушать.

За дача ру ководителей ор ганизаций со стоит в том, чт обы вы явить эт и ба рьеры и ра зработать ко нкретные ре комендации по по вышению эф фективности ме жличностной коммуникации.

В за ключение сл едует отметить, чт о ме жличностная ко ммуникация оч ень ва жна дл я ус пеха уп равления организацией.

Во -первых потому, чт о ре шение мн огих уп равленческих за дач ст роится на не посредственном вз аимодействии людей.

Во-вторых, ме жличностная ко ммуникация яв ляется лу чшим сп особом об суждения и ре шения вопросов, им еющих не определенность ил и двусмысленность.

По нимание пр оцесса ко ммуникации ме тодов совершенствования, ум ения об щаться бу дет сп особствовать по вышению эф фективности уп равленческой деятельности.

ГЛ АВА 2. АНАЛИЗ ПРАКТИКИ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ООО "АИРСТОК"

§ 2.2. Характеристика деятельности организации ООО "АИРСТОК"

Ос новной ви д де ятельности по ОК ВЭД - пр оизводство са нитарно-технических работ. До полнительный ви д де ятельности по ОК ВЭД - Ус тройство по крытий зд аний и сооружений.

Та ким образом, ОО О "А ИРСТОК" - ст роительная компания, ко торая за нимается отоплением, водоснабжением, канализацией, кондиционированием, вентиляцией.

Та кже сл едует отметить, чт о ва жным дл я ко мпании яв ляется вы ход на ме ждународные рынки. На се годняшний де нь пр иоритетной яв ляется ра звитие вн ешнеэкономической деятельности.

Ро ссийский бренд, ка к таковой, по ка незрелый. К сожалению, ча сто с ни м св язаны не гативные ас социации вс ледствие не добросовестного по ведения от дельных компаний.

Не вс е на ши пр оизводители такие, но эт а ло жка де гтя по ртит на ш имидж, и, в принципе, на д на шим бр ендом ещ е на до работать. От ветственность за вы полнение эт ой за дачи ле жит ра вным об разом на от ечественном би знесе и на на шем правительстве. Од нако вс е эт о ни коим об разом не означает, чт о мы не мо жем пр одавать то вары в ра зличных странах.

По мн ению эк спертов [54], во вр емя ва шего зн акомства с ин остранным па ртнером вы пр едставляете се бя в тр ех ип остасях: ка к личность, ка к пр едставитель св оей компании, ка к пр едставитель св оей страны. В ка ждой из эт их тр ех ро лей ва жно чу вствовать се бя уверенно. Ес ли эт о бу дет так, то с ва ми за хотят им еть дело.