Файл: Программное обеспечение управления проектами(Теоретические основы программного обеспечения управления проектами).pdf

Анализ программных продуктов на соответствие важным требованиям представлен в табл. 4.

Вторая категория требований является менее критичной, нежели первая, поэтому анализ программного продукта продолжается при удовлетворении трем требованиям из пяти представленных. У «Адванта» расчет бюджета выделен отдельным блоком – «Бюджет проекта», ресурсы изначально учитываются раздельно: трудовые ресурсы – в блоке «Управление человеческими ресурсами», денежные ресурсы – в блоке «Управление финансами», остальные ресурсы – в блоке «Управление проектами», задания для исполнителей, база знаний и конструктор отчетов имеются в блоке «Документооборот» [22, с. 21].

Таблица 4

Анализ программных продуктов на соответствие важным требованиям

По причине неудовлетворения трем из предложенных требований из анализа исключается программный продукт Open Plan. Комплексное использование программных продуктов Welcom Software Technology – Open Plan, Cobra (система управления бюджетом проектов, позволяющая планировать и контролировать стоимость реализации проекта, а также проводить анализ и прогнозировать ход выполнения проекта на основе показателей освоенного объема) и WelcomHome (web-ориентированный инструмент для создания виртуального офиса проекта, позволяющий значительно повысить качество коммуникаций между членами распределенной команды при совместной работе над проектом) позволяют повысить эффективность управления портфелем проектов. Однако ввиду отсутствия русификации данных программных продуктов значительно усложняется процесс их изучения и освоения на отечественных предприятиях [24, с. 71].

Анализ программных продуктов на соответствие требованиям третьей категории представлен в табл. 5.

Таблица 5

Анализ программных продуктов на соответствие желательным требованиям

Таким образом, подходящими программными продуктами для современных предприятий выделены MS Project и PWA, Project Kaiser, Spider Project, «1C: УПО», «Адванта» (с обязательным включением блоков «Управление финансами», «Управление рисками», «Управление портфелем проектов», «Управление человеческими ресурсами», «Бюджет проекта», «Управление проектами», «Документооборот»).

На заключительном этапе рассчитаем стоимость программного продукта для типового предприятия. Для этого допустим, что в проектной деятельности участвуют следующие категории специалистов: администраторы системы – 2 сотрудника; администраторы проекта – 3 сотрудника; руководители проекта – 10 сотрудников; участники проектной группы – 60 сотрудников; руководители подразделений – 12 сотрудников. Администратор ответственен за обеспечение работоспособности системы и сохранности данных. Он имеет полный доступ к внесению любых изменений в базу данных по проектам. Администратор проекта обеспечивает документооборот по проекту, имеет возможность добавлять в базу новые документы и вносить изменения в существующие документы проекта, подготавливать аналитическую информацию, он является ответственным за обновление информации в базе данных на основе собранных отчетов. Руководитель проекта ответственен за составление и отслеживание плана работ, он имеет доступ ко всей информации, относящейся к его проекту. Члены команды проекта отвечают за качественное выполнение поставленных перед ними задач, своевременное представление отчетов о ходе выполнения руководителю проекта, имеют доступ к своим задачам и документам в проекте. Руководитель подразделения (организации) отвечает за отслеживание проектов в целом по подразделению (организации) и принятие решений о дальнейшей реализации проектов, имеет доступ к просмотру аналитической информации по портфелю проектов подразделения (организации). Итого 87 специалистов, из которых не менее 15 сотрудников должны обладать функционалом, необходимым для оперативного управления и контроля. Ориентировочный расчет стоимости программного обеспечения для подобного предприятия представлен в табл. 6.

Программный продукт «Адванта» имеет весьма низкую степень транспарентности: в Интернете отсутствует информация по стоимости программного продукта за исключением рекламных заявлений, что продукт в 2–3 раза дешевле аналогов (при этом также отсутствуют пояснения о том, на основании каких признаков избираются аналоги). «Адванта» – это единственная программа, не имеющая демоверсии в свободном доступе, в связи с чем возможность ее применения в рассматриваемой нами ситуации требует дополнительного изучения.

Таблица 6

Ориентировочный расчет стоимости программного обеспечения для управления проектами на типовом предприятии

Наиболее оптимальным программным продуктом для современных предприятий по функциональным характеристикам и стоимости можно считать Project Kaiser, однако продукт является относительно новым для рынка, поэтому при фактическом решении использовать данный программный продукт в целях обеспечения проектного менеджмента на предприятии, могут возникнуть определенные сложности с поиском квалифицированного специалиста по поддержке программного продукта на предприятии. Программные продукты MS Project, MS Server, 1С, Spider Project относятся к продуктам более высокой ценовой категории и перед их приобретением необходимо провести тщательный финансовый анализ окупаемости и рентабельности инвестиций. К примеру, сочетание систем MS Project и MS Server очень удобно для планирования и отслеживания работ в проекте, но сложно применимо для формирования бюджета, отслеживания затрат проекта. Программа 1С позволяет эффективно планировать затраты, добавлять информацию из единой базы 1С на предприятии [24, с. 73]. Но система планирования является менее гибкой, нежели у аналогов. Программный продукт Spider Project имеет мощный математический аппарат и полезен для планирования работ, распределения ответственности и формирования бюджета проекта, но стоит учесть, что сам процесс создания единой базы данных в программе является трудоемким. Превосходя многие западные пакеты по мощности и гибкости отдельных функций, Spider Project уступает в области программной реализации (использование стандартов обмена данными, пользовательский интерфейс и т.д.) [13, с. 59].

Немаловажными являются также соображения, связанные с квалификацией персонала, который будет использовать программное обеспечение. Пакеты, обладающие большими возможностями, требуют, как правило, более высокой квалификации пользователей и дополнительного обучения. Они ориентированы на пользователей-профессионалов, то есть на специалистов, основным видом деятельности которых является администрирование проекта. Для пользователей же, использующих программные продукты лишь время от времени, чтобы спланировать небольшой комплекс работ, более важными являются простота использования и скорость получения результата. В крупных организациях, как правило, можно найти оба типа пользователей. И значит, задача для таких организаций состоит не в том, чтобы стандартизироваться на каком-либо одном пакете, а в том, чтобы подобрать оптимальную комбинацию пакетов, поддерживающих процедуры обмена данными [18, с. 51].

Таким образом, разработка и внедрение современных информационных систем управления проектами представляет собой сложную и актуальную задачу, решение которой будет способствовать успешной реализации инвестиционных проектов предприятия и развитию российской экономики в целом [11, с. 77].

2. Обзор функциональных характеристик современного программного обеспечения управления проектами

2.1. Microsoft Project

Microsoft Project (Майкрософт Проджект) – это комплексное программное обеспечение – система управления проектами и способ оптимизации управления портфелями, позволяющий контролировать и планировать проектную деятельность предприятий. Для этого применяются встроенные шаблоны, инструменты для различного уровня статистики и аналитики, средства управления рабочим временем и т. п.

Начиная с 2007 г., каждая следующая версия Microsoft Project выходит раз в 3 года. Таким образом, последней на текущий момент является приложение версии 2019 г. с подпиской на «Office 365», совместимое с Windows 10, 8.1 и 7. В сравнении с другими аналогичными программами Microsoft Project считается наиболее распространенной и «легкой», относящейся к начальному уровню программного управления проектами с классическим стандартным офисным интерфейсом. На рынке малых и однопользовательских решений данное программное обеспечение занимает около 80% (его использует порядка 20 млн. человек).

Считается, что в качестве интегрированного набора процессов, методов и средств для контроля и планирования проектов Microsoft Project чаще применяется при реализации относительно небольших проектных замыслов. Но существование нескольких платных вариантов – базового, профессионального и расширенного – при выборе наиболее полного функционала позволяет серьезно увеличить возможности программы в сравнении с базовой версией.

Microsoft с 2013 г. предлагает облачную версию своего продукта.

Кроме облачного приложения, под маркой Project доступны несколько продуктов:

1. Project Standard дает возможность осуществлять индивидуальное планирование для небольших проектов.

2. Корпоративное управление осуществляется при помощи специальной платформы, включающей:

- собственно Project Server;

- корпоративный вариант Project Professional, где к возможностям версии Standard добавлены средства совместной работы (Project Server и SharePoint Foundation / Server);

- технологию веб-интерфейса отчетности исполнителей о ходе выполнения задач, для просмотра портфелей проектов и другой совместной работы (Project Web Access).

Основой почти монопольной популярности продукта Microsoft стало то, что он представляет часть семейства Microsoft Office, что предоставляет возможность:

- проще осваивать управление инструментов в привычной среде продуктов Microsoft Office (очевидно стилистическое сходство интерфейса Project с Excel);

- настраивать Microsoft Project-формулы в стиле формул Excel;

- адаптировать продукт под особенности своего бизнеса, путем программирования либо приобретения готовых решений на базе Microsoft.Net или Visual Basic.

Чтобы снизить количество проблем, связанных с технической поддержкой, Microsoft (к примеру, через программу Microsoft ISV Royalty) стимулирует приобретение у партнеров готовых решений, компенсируя потребителям при этом разработку отраслевых решений.

Работу в MS Project рекомендуется начинать с освоения проектного подхода как такового – ознакомления с его методами и принципами проектирования. Это нужно для того, чтобы правильно пользоваться инструментами: разделять крупные проекты на части, закладывать и учитывать риски, корректировать временные оценки, отслеживать командную работу и пользоваться мотивационными приемами.

В случае реализации проектного подхода программа Microsoft Project помогает решить следующие задачи:

- Пошагово разрабатывать проект, пользуясь интеллектуальными подсказками на различных уровнях. К примеру, рядом с номерами задач появляются заметные пиктограммы-индикаторы, информирующие о дополнительных параметрах задачи, если навести на них курсор. А прогресс задачи (при наличии клиента Project Online) можно наблюдать непосредственно на временной шкале;