Файл: Программное обеспечение управления проектами(Теоретические основы программного обеспечения управления проектами).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность современного предприятия связана с реализацией большого числа различных работ, осуществлением проектов, совершением указаний руководства, согласованием документов и т. д. Планирование и контроль осуществления поставленных задач осложняется большим количеством проектов и ответственных за их исполнение. Существенно повысить производительность в управлении этой деятельностью позволяют разработки в сфере современных информационных технологий (ΙТ) и, в частности, в области систем управления проектами.

Высокий уровень информатизации различных сфер жизнедеятельности общества кардинально меняет роль информации и информационных технологий в управлении проектами. Использование на практике современных ΙТ, сопряженных с потребностью в обработке и анализе внушительного объёма разновидных данных, сегодня особенно злободневно. А также без них исключается возможность установить эффективное взаимодействие, увеличить эффективность и качество принятия решений, уменьшить вероятность возникновения управленческих ошибок.

В условиях, созданных рыночной экономикой, процесс управления основывается на выборе и реализации определенного набора управленческих действий для решения возникшей задачи, обеспечивающей надежное финансовое и социально – экономическое развитие объекта управления.

ΙТ, добившиеся за последние годы более высокого уровня, в ощутимой степени увеличивают потенциал управления, повышая его эффективность, так как дают ранее неизвестные средства для анализа и изучения экономических и социальных сведений, требуемых при принятии решений. Обычно в качестве ΙТ-элемента системы управления проектами служит информационная система управления проектами (ИСУП).

Цель исследования – изучение программного обеспечения управления проектами.

Для достижения цели сформулирован ряд задач:

- изучить теоретические основы программного обеспечения управления проектами;

- провести сравнительный анализ программного обеспчения управления проектами;

- провести обзор функциональных характеристик современного программного обеспечения управления проектами.

Объектом исследования является программное обеспечение управления проектами.

Предметом исследования – функциональные характеристики программное обеспечение управления проектами.

При подготовке работы были использованы такие информационные источники как специализированная профессиональная литература, материалы из СМИ, данные Интернет-ресурсов. Применены такие методы и приемы исследования как анализ, синтез, сравнение.

1. Теоретические основы программного обеспечения управления проектами

1.1. Понятие и сущность управления проектами

За последние 30 лет управление проектами сформировалось как новая культура управленческой деятельности. Сейчас уже трудно назвать хотя бы один проект мирового значения, который осуществлялся бы вне рамок идеологии и методологии управления проектами [6, с. 57]. Управление проектами рассматривается ведущими компаниями как один из важнейших факторов эффективного развития. Применение методологии управления проектами дает возможность четко определить цели и результаты проекта, дать им количественные характеристики, временные, стоимостные и качественные параметры, создать четкий план проекта, выделить, оценить риски и предотвратить возможные негативные последствия во время реализации проекта [1, с. 41].

Анализируя деятельность любой организации, в большинстве случаев можно выделить два основных направления, которые существуют параллельно: процессы и проекты. Главное различие между операциями и проектами состоит в том, что процессы носят повторяющийся характер и циркулируют по определенным этапам, а проекты являются временными, уникальными и направлены на достижение конкретных целей и задач.

Таким образом, проект – это уникальная совокупность взаимосвязанных работ, обладающих следующими отличительными чертами [2, с. 71]:

- четкие цели, которые должны быть достигнуты с одновременным выполнением ряда технических, экономических и других требований;

- определенная степень уникальности целей проекта и условий его осуществления;

- ограниченность во времени с определенными сроками начала и конца проекта;

- ограниченные ресурсы, включая человеческие, финансовые, материальные;

- наличие внутренних и внешних взаимосвязей операций, задач и ресурсов, которые требуют координации в процессе выполнения проекта [1, с. 45].

Проекту свойственна зависимость между тремя показателями: бюджет (заданные в плане оценочные затраты на проект), сроки (период времени, необходимый для выполнения проекта) и качество (рисунок 1).

Рисунок 1- Форма тройственной ограниченности проекта [6, с. 59]

Изменение одной стороны треугольника влияет на другие стороны. Для того, чтобы справиться с ограничениями по времени используются методы построения и контроля календарных графиков работ. Для управления денежными ограничениями используются методы формирования финансового плана (бюджета) проекта и, по мере выполнения работ, соблюдение бюджета отслеживается, с тем чтобы не дать затратам выйти из-под контроля. Для выполнения работ требуется их ресурсное обеспечение, и существуют специальные методы управления человеческими и материальными ресурсами (например, матрица ответственности, диаграммы загрузки ресурсов) [2, с. 73].

Управление проектами состоит из определенного перечня процессов. А именно:

- процессы инициации – формальное признание того, что начинаются работы по проекту или его очередной фазе;

- процессы планирования – разработка плана проекта для успешного достижения целей и результатов проекта;

- процессы выполнения – координация людских и материальных ресурсов для выполнения планов проекта;

- процессы контроля – слежение за ходом выполнения проекта и достижения целей путем мониторинга, количественной оценки объема выполненных по проекту работ и осуществления необходимых корректирующих действий для ликвидации нежелательных отклонений от плана проекта [6, с. 61];

- процессы закрытия – формальная приемка выполненного проекта или его отдельной фазы, закрытие контрактов и завершение проекта.

Существует также набор знаний, свойственных проекту и обеспечивающих его эффективное завершение [1, с. 47].

1. Управление коммуникациями проекта.

Процессы управления коммуникациями применяют с целью обеспечения своевременного подготовки, формирования, распространения, передачи, архивации, получения, использования информации на проекте. Наибольшая часть времени на проекте у руководителей проектов уходит на осуществление коммуникаций с членами команды и с другими заинтересованными сторонами проекта (внутренние - от обычных работников до высшего руководства, или внешние). Эффективность коммуникации заключается в том, что они служат связующим звеном между разными заинтересованными сторонами, вовлеченными в конкретный проект. Правильное управление коммуникациями заключается в объединении разнообразных организационных и культурных особенностей, консолидации накопленного опыта, сопоставления разных интересов и взглядов с целью выстраивания базовой структуры управления проектом [2, с. 74].

2. Управление командой проекта.

Под командой проекта подразумевается пул квалифицированных работников, для которых определены конкретные роли и ответственности за выполнение проекта. В ходе реализации проекта профессиональный и количественный состав команды проекта зачастую может меняться. Правильное распределение ролей по проекту и ответственности между членами команды проекта даёт возможность всем членам команды быть задействованными на этапе планирования проекта и принятия решений. В случае привлечение членов команды к проекту на ранних стадиях даёт возможность применять имеющийся у них опыт уже на этапе планирования проекта, позволяет укрепить нацеленность команды проекта на достижение определенных результатов [1, с. 48].

3. Управление сроками проекта.

Под управлением сроками проекта или точнее говоря временем, т.к. время - более широкое понятие, понимаются процессы, посредством которых обеспечивается своевременное завершение проекта. Схема данных процессов подразумевает: определение операций, определение последовательности операций, оценка ресурсов операций, оценка длительности операций, разработка расписания и управление расписанием [2, с. 79].

4. Управление содержанием проекта.

Под управлением содержанием понимаются процессы, позволяющие производить выборку, фильтрацию и группировку по проекту тех и только тех работ, которые понадобятся руководителю проекта для успешного завершения проекта. Управление содержанием проекта напрямую связано с определением и контролем того (содержания), что будет включено и что не будет включено в проект. Описываются схемы процессов сбора требований, определения содержания проекта, создания иерархической структуры работ - ИСР, подтверждения содержания и управления содержанием [6, с. 63].

5. Управление качеством проекта.

Под управлением качеством проекта подразумеваются процессы и различные действия со стороны исполняющей организации, подходы и политики в области качества, цели, задачи и зоны ответственности в области качества следующим образом - проект должен удовлетворять тем потребностям, ради которых он был инициирован. Само управление качеством проекта производится с помощью системы управления качеством, которая предусматривает набор определенных правил и процедур, в том числе и действия по постоянному совершенствованию процессов. Лучшей практикой считается, когда данные действия проводятся на всем протяжении проекта. Схема процессов управления качеством включает в себя: планирование качества, обеспечение качества и контроль качества [2, с. 81].

6. Управление заинтересованными сторонами.

Под процессами управления ожиданиями заинтересованными сторонами проекта понимается как таковое общение между командой проекта и заинтересованными лицами, а также работы, направленные на удовлетворение их потребностей и решение возникающих проблем, которые могут повлечь за собой изменения на проекте. Благодаря правильному выстраиванию отношений между всеми заинтересованными сторонами на проекте руководитель проекта может увеличить вероятность успеха [6, с. 73].

Реализация любого проекта происходит в определённой среде, оказывающей на него непосредственное влияние. Принято различать внутреннюю среду проекта (условия совместного труда руководителя проекта и его команды), микроокружение проекта (сферы непосредственного взаимодействия всех участников реализации проекта) и макроокружение проекта (политические, общеэкономические, правовые и иные условия реализации проекта, не оказывающие на него прямого воздействия). Управление проектами строится на постоянном взаимодействии всех участников проекта, а именно инициатора, заказчика, менеджера проекта, инвестора и самой команды проекта. Членами команды являются представители различных групп, обладающие знаниями в конкретной предметной области или набором конкретных навыков и выполняющие работу по проекту [1, с. 53].

Основную концепцию проекта устанавливает инициатор. Затем ее перенимает заказчик, который имеет определенный интерес к результатам проекта и определяет желаемые требования. Финансирование проекта может осуществляться как заказчиком, так и инвестором на основе контрактных отношений с заказчиком [1, с. 55]. Менеджер проекта управляет деятельностью, направленной на реализацию поставленных целей в рамках проекта. Также, менеджер проекта руководит формированием команды, в зависимости от характера и сложности возложенных обязательств. При наборе членов команды учитываются профессиональная квалификация и опыт работы. Поэтому, чем сложнее проект, тем более квалифицированной должна быть команда [9, с. 117]. Количество одновременно реализующихся проектов в компаниях может измеряться десятками и даже сотнями. Проекты могут быть краткосрочными и долгосрочными, типовыми и уникальными, реализующимися собственными силами или с участием внешних исполнителей. В связи с этим, для наиболее эффективного управления проектами в зависимости от его специфики необходимо использование различных подходов к управлению проектами. Описание существующих подходов представлено в таблице 1.