Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования ().pdf

Ускорить постановку брака на учет на 75% от имеющегося уровня.

Задачи новой АИС:

• должна поддерживать все операции, проводимые фирмой с клиентами, поставщиками, бухгалтерий;
• должна позволять модернизировать имеющиеся модули при изменении бизнес-процессов фирмы;

должна позволять добавлять дополнительные модули, то есть должна быть возможность модернизация информационной системы без серьезных изменений для представлений пользователей.

Далее приведем список функций, которые должна выполнять новая автоматизированная информационная система.

Функции АИС:

1. Создание, просмотр, изменение, удаление номенклатуры товара.
2. Возможность корректировки цен и наименований в прайс-листе, а также вывод текущего прайс-листа на печать.
3. Возможность создания ценников на товар на основе прайс-листа.
4. Возможность заполнения бланка заказа покупателя продавцом или менеджером, на основании прайс-листа.
5. Возможность создания товарного чека, кредитного уведомления, сборки готового компьютера, гарантийного талона на основании бланка заказа покупателя, при нажатии определенных кнопок.
6. Создание резерва на оплаченный товар, товар, состоящий в резерве, не подлежит продаже другому лицу, в случае если товар покупается на заказ, либо создание накладной, на основе заказа покупателя.
7. Возможность внесения новых поступлений товара на склад.
8. Изменение состояния склада после проведения операций оплаты за товар, либо постановки товара в резерв, обновление происходит автоматически после подтверждения проведения накладной, как приходной, так и расходной.
9. Формирование печатных форм товарной накладной и счет-фактуры на основании сохраненного заказа по требованию продавца или директора, нажатием определенной кнопки.
10. Выдача отчетов, необходимых для составления аналитических отчетов (выборка приходных или расходных накладных за определенный промежуток времени, с учетом основания списания товара, подсчитывается сумма этих накладных).
11. Возможность создания запросов для уточнения передвижения товара по складу за определенный промежуток времени, должен выдаваться список накладных, как приходных, так и расходных, с соответствующим разграничением, в которых встречается данная позиция, с возможностью корректировки данных накладных.
12. Возможность хранения и просмотра информации об оптовиках, поставщиках (ФИО, дата покупки, сумма покупки, размер скидки или зачисления на баланс).

Приведем ряд возможных решений имеющейся проблемы:

• приобрести готовое программное средство;
• модернизировать имеющееся программное средство;
• разработать принципиально новую АИС.

Для принятия управленческого решения и выбора одного из выше указанных вариантов необходимо указать критерии создания (модернизации) АИС и ограничения на создания (модернизацию) АИС.

Ограничения на создание (модернизацию) новой АИС:

• новая автоматизированная информационная система должна полностью поддерживать бизнес-процессы фирмы;
• продолжительность разработки новой информационной системы не должна превышать трёх лет;
• новая АИС должна сохранить корпоративную культуру, а не способствовать ее уничтожению;
• новая АИС должна быть простой в эксплуатации;
• новая АИС должна быть легко адаптируемой и модернизируемой.

Критерии создания (модернизации) новой АИС:

• • должна учитывать все протекающие в организации бизнес-процессы, т. е. при все бизнес-процессы фирмы должны быть реализованные при помощи одного средства;
  • должна быть легкой для понимания и обучения;
  • должна содержать простой и понятный интерфейс;
  • должна подлежать модернизации, т. е. при изменении бизнес-процессов фирмы не должно сложиться такой ситуации, при которой придется опять покупать или разрабатывать новое средство;
  • должна содержать хотя бы элементарные средства защиты (пароли);
  • проектирование и внедрение не должны превысить временных интервалов и денежных средств, которые были выделены для данной цели;
  • должна сохранить корпоративную культуру.

Достоинством первого варианта решения является то, что существующая проблема в фирме будет разрешена в кратчайшие сроки. Недостатком же первого варианта решения проблемы, является то, что новое средство (существующие решения на рынке: 1С, Парус) не будет учитывать специфики данной фирмы, что может привести к утрате корпоративной культуры, либо появлению дополнительных приложений для отдельных видов работ, которые не будет поддерживать новая АИС. Таким образом, приобретаемый программный продукт не будет выполнять всех требуемых функций и, следовательно, придется использовать дополнительные приложения, что отрицательным образом отразится на скорости и качестве работы персонала, т. е. фирма опять вернется к исходной проблеме (в случае покупки дешевого средства автоматизации, например неполный пакет программ 1С составляет 3500 рублей, аналогичные программные средства от 5000 до 15000 рублей). В случае покупки полноценных программных продуктов, которые будут поддерживать все бизнес-процессы фирмы, их стоимость составит:

• 1С – 68000 рублей, с учетом доработки и создания некоторых модулей фирмой распространителем;
• SiTex – 118250 рублей;
• Парус – 280000 рублей;
• Галактика – 320000 рублей, что значительно превышает выделенные средства на разрешение проблемы/

Достоинством второго варианта является сохранение корпоративной культуры, а так же привычно для сотрудников фирмы принципа работы. Недостатком второго варианта является то, что используемое программное обеспечение написано внешней организацией без учета особенностей конкретной фирмы. Кроме того, разработчик отказывается производить модернизацию приложения, обосновывая это устареванием версии или высокой стоимостью проекта или отсутствием информации об особенностях предметной области.

Третий вариант остается наиболее приемлемым, но при этом возможны его вариации:

• использовать внешнюю к данной фирме организацию для разработки новой АИС;
• разработать АИС человеком, который хорошо знает деятельность фирмы (проработал несколько лет в данной фирме), у которого есть навыки и необходимые знания для создания новой АИС.

Если следовать первому направлению, то фирма чаще всего не сможет уложиться в выделенные руководством ресурсы. При этом выбор второго направления гарантирует, что фирма не затратит на данную цель большего количества средств, чем выделено, а так же будут учтены все необходимые особенности. При этом не будет нарушено функционирование организации, наработанное в течение нескольких лет (корпоративная культура).

3.2 Прогнозная оценка эффективности рекомендуемых мер

Для повышения эффективности системы управления информационными ресурсами организации предлагается проектирование новой системы управления информацией на основе электронного документооборота. Данное мероприятие повысит организационную эффективность предприятия, так как ООО «ОКНАМАЙ» имеет несколько филиалов в разных городах.

Составим матрицу ответственности за различные этапы проекта (таблица 19).

Таблица 19 – Матрица ответственности

Как указано выше, для реализации проекта потребуется наем дополнительных работников (таблица 20).

Таблица 20 – Потребность в персонале

По предварительной оценке общие издержки на реализацию проекта составят (таблица 21):

Таблица 21 – Общие издержки на реализацию проекта

В целом, инвестиционные затраты в общем составят 118248 рублей

Дополнительно необходимо оборудование рабочих мест 1 специалиста по работе с АИС на сумму 17 500,00 руб.

Единовременные затраты таким образом составят 118248+17500=135748 руб.

Ежемесячные выплаты составят:

Затраты на оплату труда дополнительного персонала 9 600,00 руб.

Оплата услуг интернет 12 000,00 руб.

Дополнительные затраты электроэнергии 2 500,00 руб.

Итого: (9600+12000+2500)*12=289200 руб. в год.

Для реализации проекта предлагается взять кредит в сумме 70 тыс. руб. на 1 год под 14% годовых в ОАО «Сбербанк России». Также необходимы инвестиции из собственных средств предприятия в сумме 110 000 руб.

Рассмотрим планируемые доходы от реализации проекта:

1 В результате внедрения системы SiTex предполагается, как указывалось ранее, увеличить продажи фирмы, за счёт сокращения обмена информацией со складом и ОМТС, на 25% от имеющегося уровня. Таким образом, в 2017 году сумма выручки составит 123115*1,25=153893,8 тыс. руб. Доход от реализации проекта тем самым составит 30778,75 тыс. руб.

2 Также предполагается ускорить и упростить на 33% работу с поставщиками, благодаря увеличению доступности и скорости обработки данных.

По данным производственных цехов, это позволит увеличить объемы производства на 15%, что обеспечит дополнительный рост выручки от реализации, так как предприятие получит рост производственной мощности на 15%, что в свою очередь даст взять дополнительные заказы.

Таким образом, в 2017 году сумма выручки составит 123115*1,15=141582,3 тыс. руб. Доход от реализации проекта тем самым составит 18467,25 тыс. руб.

3 Дополнительно внедрение системы позволит ускорить постановку брака на учет на 75% от имеющегося уровня. В настоящий момент уплата неустойки в результате превышения срока рассмотрения брака составляет 0,6% выручки ежегодно. За счет устранения данного недостатка сумма выручки увеличится на 123115*100/99,4-123115=743,1 тыс. руб.

Суммарный прирост выручки составит: 30778,75+18467,25+743,1=49989,1 тыс. руб.

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота с учетом полного охвата системы управления информационными ресурсами предприятия позволит повысить эффективность деятельности предприятия, а также увеличить возможности сбора и обработки информации, связанной как с коммерческой деятельностью ООО «ОКНАМАЙ», так и с внутренним состоянием организации.

В целом в рассмотренной организации существует высокая потребность в эффективном управлении информационными ресурсами в связи с большим количеством обрабатываемой информации, обусловленной деятельностью предприятия в сфере торговли и наличием разветвленной сети филиалов компании. Анализ показала наличие высокого уровня технического оснащения предприятия, но отсутствие единой системы автоматизированного документооборота, объединяющего все этапы работы с документами от принятия до сдачи в архив. Оценка потенциальной эффективности системы SiTex показывает высокую эффективность управления информационными ресурсами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Предметом деятельности предприятия, является производство ПВХ окон, оптовая и розничная торговля. Компания является крупным дистрибьютором на рынке Свердловской, Челябинской областей, имеет прямые контракты с заводами изготовителями запчастей и структурных элементов ПФХ окон и долгосрочные связи.

На основании проведенного исследования нами был выделены следующие проблемы технологий управления в ООО «ОКНАМАЙ».

1 Отсутствие единой информационной системы.

Как показал проведенный нами анализ, внутрифирменный документооборот осуществляется в обмене документами по бухгалтерской отчетности (оригинальные документы в печатной форме из банка и от поставщиков: платежные поручения, накладные, счет-фактуры, товарные чеки) между кредитным отделом и бухгалтером. Также складские уведомления (в электронном виде) передающиеся кладовщику.

При этом между всеми подразделениями нет единой связи.

2. Кусочная автоматизация в структурных подразделениях.