Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования ().pdf

Сделать замеры

ры

Нет продукта

Составить смету затрат

трат

имеется

Заключить договор и произвести оплату

ту

Разработка макета

Покупка материалов

лов

Принять оплату

ту

Сборка

Заказать транспорт

порт

Доставить

Рисунок 8 – Диаграмма деятельности прецедента «Производство и продажа ПВХ окон»

2 обсуждаются детали заказа;

• 1. проверка наличия комплектующих для продажи, если да, то переход к событию 10, если нет – к событию 2.2;
  2. в случае заказа на изготовление ПВХ окон передача заказа сборщикам;

3 делаются замеры;

4 составляется смета затрат;

5 заключается договор;

6 производится оплата;

7 разработка макета;

8 покупка материалов;

9 сборка ПВХ окон;

10 принять оплату;

11 заказ транспорта;

12 доставка.

Для выполнения заказа необходимо несколько процессов (разработка макета, покупка и т.п.), каждый из которых должен выполнять исполнитель и для каждого необходим какой-либо ресурс.

В настоящее время на предприятии не создано единой информационной системы.

Автоматизирован бухгалтерский учет. На ООО «ОКНАМАЙ» бухгалтерский учет ведется с использованием бухгалтерских автоматизированных программ:

• 1С: Предприятие 8.0 «Производство»;
• 1С: Предприятие 8.0 «Зарплата и кадры»;

Налоговый учет ведется с применением регистров налогового учета:

• система регистров налогового учета, рекомендованная МНС РФ;
• программная настройка к продуктам фирмы «1С».

В настоящее время в организации ООО «ОКНАМАЙ» применяется мемориально-ордерная форма и компьютерная (автоматизированная) форма.

Положительной стороной применения данной программы является значительное ускорение обработки первичных документов, поступающих в бухгалтерию предприятия; отрицательной – является то, что в связи с частым изменением законодательства, необходимо постоянно усовершенствовать введенную программу, что представляется для некоторых организаций процедурой, требующей значительных материальных затрат; а также материальные затраты необходимы в процессе обучения бухгалтеров работе с приложением данной программы.

В связи с большим числом текстовой документации, сосредоточенной в рамках одного подразделения с низким уровнем автоматизации, именно эта особенность организации документооборота является узким местом организации.

Далее рассмотрим документы, которые используются сотрудниками фирмы при работе, причем разделим их на документы внешней отчетности и документы внутрифирменной отчетности.

Внутрифирменный документооборот осуществляется в обмене документами по бухгалтерской отчетности (оригинальные документы в печатной форме из банка и от поставщиков: платежные поручения, накладные, счет-фактуры, товарные чеки) между кредитным отделом и бухгалтером. Также кредитное уведомление, которое передается из компьютерного отдела в кредитный отдел фирмы, а из кредитного отдела в бухгалтерию, и складские уведомления (в электронном виде) передающиеся кладовщику.

Документы внешней отчетности фирмы. Фирма, осуществляя свою деятельность, контактирует с большим количеством субъектов, кроме того у фирмы есть оптовые покупатели и посредники реализующие товары фирмы.

При работе с другими субъектами рынка, то есть при непосредственной продаже и закупке товара, создаются в фирме или приходят от других субъектов рынка такие документы, так же у выделенных документов можно определить время, затраченное на их создание.

Документы, используемые сотрудниками фирмы при работе представлены в таблице 11.

Анализируя документооборот ООО «ОКНАМАЙ» за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении ООО «ОКНАМАЙ» выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры ООО «ОКНАМАЙ» за счет расширения сферы деятельности, постоянным возрастанием количества работников.

Таблица 11 – Документы, используемые сотрудниками фирмы при работе

Все компьютеры фирмы объединены в локальную сеть топологии «звезда» на базе сетевого оборудования (кабель UTP-5E, коннекторы RG-45, сетевые карты ACORP 100Mb/s, свитч COMPEX 2016B 100Mb/s), сервер организации работает под управлением OS Linux.

ООО «ОКНАМАЙ» объединяет в себе несколько структурных подразделений.

Корпоративная сеть основывается на двухуровневой иерархической модели (верхний уровень – ядро, нижний – уровень доступа).

Верхний уровень системы представлен тремя офисами, которые составляют три узла глобальной сети. Каждый узел имеет маршрутизатор. Маршрутизаторы узлов соединены между собой с помощью провайдера, образуя тем самым топологию кольцо. Доступ к Интернету осуществляется с помощью дополнительного маршрутизатора, подключенного к одному из узловых коммутаторов. К другому узловому коммутатору подключены корпоративные серверы: сервер служб DNS, DHCP, файл-сервер, сервер внутренней почты. Уровень доступа образован АРМ ( автоматизированные рабочие места).

В каждом подразделении устанавливается маршрутизатор кампуса. Он соединен с коммутатором кампуса через интерфейс Gigabit Ethernet порта маршрутизатора. К коммутатору кампуса подключаются сервер подразделения и коммутаторы второго уровня.

АРМ и серверы рабочих групп подключаются к портам коммутаторов третьего уровня (коммутаторов рабочих групп) по протоколу Ethernet 10/100Base-T. В основном выбрана связь по Gigabit и Fast Ethernet, следовательно, кампусная сеть должна обеспечивать скорость передачи 100Мb/c между хостами и коммутаторами и 1000Mb/c между коммутаторами и серверами.

Соединение подразделений между собой осуществляется по выделенным линиям арендуемым у провайдера.

На ПК в ООО «ОКНАМАЙ» установлена ОС Microsoft Windows 7, для обычного пользователя достаточно удобна в использовании. Microsoft Windows 7 имеет встроенные механизмы обеспечения безопасности и конфиденциальности. Браузер используется Opera.

Таким образом, совершенствование автоматизированной информационной системы управления - одна из важнейших задач в развитии предприятия. Данная задача обусловлена необходимостью такого решения для целого ряда систем предприятия, начиная от системы управления в целом и заканчивая деятельностью финансово-экономической службы предприятия.

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ОКНАМАЙ»

3.1 Мероприятия по повышению эффективности технологий управления

На основании проведенного исследования нами был выделены следующие проблемы управления информационными системами в ООО «ОКНАМАЙ».

1 Отсутствие единой информационной системы.

Как показал проведенный нами анализ, внутрифирменный документооборот осуществляется в обмене документами по бухгалтерской отчетности (оригинальные документы в печатной форме из банка и от поставщиков: платежные поручения, накладные, счет-фактуры, товарные чеки) между кредитным отделом и бухгалтером. Также складские уведомления (в электронном виде) передающиеся кладовщику.

При этом между всеми подразделениями нет единой связи.

2. Фрагментарная автоматизация в структурных подразделениях.

Существующая на предприятии система «1С: Предприятие» затрагивает лишь отдельные задачи информационного обеспечения системы управления предприятием и не решает проблемы повышения его эффективного функционирования. Кроме того, на предприятии имеются лишь 3 компьютеризованных автоматизированных рабочих места, что явно недостаточно для эффективного управления организацией.

3. Использование бумажных информационных технологий в производственном процессе.

Большинство документов в организации имеют печатный вид, что затрудняет их обработку и значительно увеличивает время обращения информации внутри организации.

4. Запаздывание информации по горизонтали: поставщик- производитель и потребитель-производитель.

Данная проблема является одной из наиболее значительных для предприятия, так как несвоевременные поставки и ответы на обращения по поводу брака материалов ведут к пеням и штрафам по отношению к ООО «ОКНАМАЙ» от клиентов.

На основе выявленных ранее проблем в качестве приоритетных можно выделить:

- модернизацию организационной структуры ООО «ОКНАМАЙ» при дальнейшем росте масштабов предприятия из линейно-функциональной в дивизиональную. Представление о дивизональной структуре очень тесно коррелирует с концепцией создания автономных бизнес-единиц, являющихся самостоятельными центрами прибыли (центрами инвестиций);

- замена старого оборудования новым, более экономичным для оптимизации себестоимости продукции предприятия;

- внедрение автоматизированной системы управления предприятием для повышения эффективности системы управления производством и сбытом продукции, снижения трудозатрат на реализацию финансово-экономических функций и т.д.

Расширение деятельности фирмы сделало проблему автоматизации её бизнес-процессов более острой. Используемое на фирме программное средство не может обеспечить полную поддержку бизнес-процессов фирмы без дополнительных приложений (электронных таблиц, различных баз данных), в которых фактически информация дублируется. Работа в пяти программах вместо одной, с повторным вводом одной и той же информации, приводит к снижению производительности работников (по результатам проведенного обследования в среднем на торговой точке на одного клиента, приобретающего компьютер, затрачивается 60 минут, после устранения дублирования информации этот показатель должен стать равным 45 минутам).

Потребность в смене программного обеспечения необходима. При этом важно, чтобы бизнес-процессы и документооборот фирмы не подверглись сильным изменениям, так как общая совокупность используемых программных средств полностью охватывает ее бизнес-процессы организации.

Из выше сказанного следует необходимость перехода фирмы на более высокий уровень работы для поддержания конкурентоспособности фирмы, с малой модернизацией бизнес-процессов фирмы, что возможно только благодаря смене (модернизации) автоматизированной информационной системы (АИС), но при этом должны быть соблюдены требования, выдвигаемые для создания (модернизации) автоматизированной информационной системы.

На основе выше указанных выводов сформулируем цель развития АИС и задачи новой АИС.

Согласно данным отдела контроля качества ООО «ОКНАМАЙ» цель развития АИС:

Увеличить продажи фирмы, за счёт сокращения обмена информацией со складом и ОМТС, на 25% от имеющегося уровня.

Ускорить и упростить на 33% работу с поставщиками, благодаря увеличению доступности и скорости обработки данных, за счет уменьшения количества используемых приложений (сейчас для оформления заказа необходимо сначала просмотреть резервные позиции товара, которые хранятся в одной базе, затем делать основной заказ, работая сразу в трех приложениях: база складских остатков, прайс-лист и прайс-лист поставщика; введение новой системы позволит использовать одно приложение + прайс-лист поставщиков вместо 4 используемых в данное время приложений для оформления заказа).