Файл: Основные функции в системе менеджмента (Понятие и категории менеджмента).pdf

В настоящее время наиболее цитируемой классификацией основных функций управления среди отечественных и зарубежных исследователей является классификация М. Мескона, М. Альберта, Ф. Хедоури [11]. Управленческий цикл по этой классификации представляется как последовательное осуществление четырех основных функций управления – планирования, организации, мотивации, контроля, объединенных двумя связующими процессами: коммуникации и управленческие решения (рис. 3).

Рисунок 3 - Основные функции управления и связующие процессы

Именно в указанной последовательности они реализуются всеми без исключения руководителями организации, вне зависимости от уровня управления, который они занимают [8, с. 43].

Некоторые исследователи по вопросам управления организацией к четырем основным функциям управления добавляют функцию координации. По-нашему мнению, функция координации является составной частью каждой из основных функций управления. Ведь согласованность действий, обеспечение эффективного взаимодействия необходимо на всех этапах управленческого цикла [2, с. 119].

Рассмотрим основные функции управления.

Планирование представляет собой процесс разработки целей, системы организационных планов (стратегических, тактических, оперативных). Базой для реализации всех основных функций управления является планирование. Если менеджер изначально определил цели неверно, все дальнейшие действия могут быть не только бесполезны, но и вредны. Образно говоря, если командир корабля ошибся при определении курса, то, как бы он и его команда не действовали в дальнейшем, корабль не достигнет пункта назначения [3, с. 137].

Для эффективной реализации функции планирования важно не только определить цели и составить планы, необходимо также ответить на вопросы: какие ресурсы понадобятся для их достижения, какие способы и методы управления при этом использовать.

Организация как основная функция управления предполагает обеспечение совместной эффективной деятельности персонала для достижения целей предприятия. Реализация планов зависит от организационной функции. Она включает формирование (совершенствование) организационной структуры управления, распределение (делегирование) полномочий и ресурсов [8, с. 45].

Организационная структура должна соответствовать поставленным целям в процессе планирования. При изменении целей необходимо проводить реструктуризацию и перераспределение полномочий.

Мотивация представляет собой процесс побуждения человека к деятельности, необходимой для организации. Мотивационная функция включает следующие процессы: определение мотивационной структуры работников, формирование системы стимулов с учетом индивидуальных мотивов (стимулирование), актуализация желательных для организации мотивов у работников. Некоторые исследователи в области управления синонимом мотивации считают стимулирование. В действительности стимулирование является лишь составной частью функции мотивации.

Контроль. Функция контроля представляет собой процесс определения степени достижения целей организации и корректировки (при необходимости) действий персонала либо плановых показателей (нормативов, стандартов) [2, с. 121].

Эффективная система контроля своевременно выявляет неизбежные в деятельности любой организации ошибки, недоработки и позволяет с наименьшими затратами их устранить [3, с. 139].

Специальные функции управления. Состав специальных функций, в отличие от основных функций, отражает особенности конкретной организации, а именно: сложность, масштаб и вид деятельности, правовую форму и другие особенности. Можно сказать, что специальные функции управления находятся в прямой зависимости от объектов управления. В состав специальных функций управления могут входить [3, с. 141]:

- управление производством;

- управление финансами;

- управление материально-техническим снабжением;

- управление трудом и заработной платой;

- управление кадрами;

- управление капитальным строительством;

- управление социальным развитием и др.

Собственно состав специальных функций управления определяется прежде всего целями организации и формализуется при формировании (реорганизации) организационной структуры управления, а конкретнее – при определении состава функциональных областей (сфер деятельности) [8, с. 47]. Так, на рис. 4 представлена организационная структура управления, включающая пять специальных функций: производственную, планово- экономическую, маркетинговую, финансовую и кадровую [2, с. 123].

Рисунок 4 - Организационная структура управления предприятием

Специальными функциями наделяются конкретные структурные подразделения организации. Выполняются они параллельно с основными функциями управления, воздействуя таким образом на соответствующие объекты управления [8, с. 48].

То есть количество специальных функций в организации будет соответствовать количеству сфер деятельности, которые представляют собой объекты управления. Например, если на предприятии есть такая сфера деятельности, как материально- техническое снабжение, то, соответственно, необходимо и управление материально-техническим снабжением, которое может осуществлять либо отдел, либо отдельный специалист [2, с. 125].

Специфические функции управления. Каждая из специальных функций управления расчленяется на подфункции, которые принято называть специфическими функциями управления. Содержание специфических функций управления формализуется, как правило, в положениях деятельности структурных подразделений и должностных инструкциях.

Данные функции отражают горизонтальное разделение труда внутри структурного подразделения и специфические виды деятельности. Например, в некоторых кадровых службах реализуется специфическая функция – оценка персонала. При этом она может осуществляться с помощью различных процедур: аттестации персонала, системы рейтингового оценивания, конкурсов. Процедура представляет собой запрограммированное решение в конкретной повторяющейся ситуации. Для проведения процедуры необходимо осуществить определенные операции [3, с. 143].

Например, для проведения аттестации сотрудников необходимо разработать положение об аттестации персонала, подготовить аттестационные дела, сформировать аттестационную комиссию, провести заседание аттестационной комиссии и т. д. Таким образом, в каждом подразделении организации формируется дерево функций управления, на вершине которого – специальная функция, а у «корней» – операции.

Все функции управления в организации – и основные, и специальные, и специфические – взаимосвязаны (рис. 5), все направлены на реализацию миссии организации. Взаимосвязь проявляется как в пространстве, так и во времени. Так, например, функцию контроля невозможно осуществить без наличия системы планов, функция мотивации не эффективна без адекватной оценки деятельности персонала в процессе контроля, а эффективная система мотивации может повлиять на изменение организационной структуры управления [3, с. 145].

Рисунок 5 - Система функций управления в организации

Все виды функций управления воздействуют на объект управления. В их реализации принимают участие все управляющие подсистемы организации, вне зависимости от уровня управления [2, с. 127].

Эффективное исполнение функций управления менеджерами, специалистами управляющей подсистемы организации является одной из основных составляющих процесса управления наряду со связующими процессами [8, с. 53].

1.3. Мотивация как функция менеджмента

Создание систем управления, позволяющих в наибольшей степени раскрыться творческой инициативе работников – одна из главных целей реорганизации современных компаний.

Организация может иметь прекрасные планы и стратегии развития, эффективные системы сбора и обработки информации, современное оборудование и технологии, однако всё это будет сведено на нет, если её сотрудники не будут работать должным образом и стремиться своим трудом способствовать достижению целей организации. Только человек, имея определённое расположение, желание и настроение, оперируя в рамках устойчивой системы жизненных ценностей и установок, следуя этическим нормам и правилам поведения, способен «очеловечить» любую работу, придать ей уникальность и обеспечить результат [12, с. 95].

Готовность и желание человека выполнить качественно свою работу являются ключевыми факторами успеха любой организации. Но при этом следует помнить, что человеческую натуру не следует интерпретировать с некими штампами и шаблонами, каждый человек по своей сути индивидуален и уникален, в чём и заключается его ценность для организации. В отличие от машин, человек, обладая определённой жизненной энергией, эмоциями, чувствами, способен демонстрировать энтузиазм в решении поставленных вопросов, продуцировать гениальные идеи, идти на риск, выходить за рамки стандартов, и, таким образом, быть носителем организационных перемен и новой идеологии, которые превращают его в фактор производства, куда более ценный, нежели ряд остальных [8, с. 55].

В связи с этим, понимание мотивов, которые лежат в основе поведения человека, его деятельности, желаний и намерений ставить и достигать цели, позволяет разработать эффективную систему форм и методов управления человеком, правильно позиционировать каждого работника в рамках действующей организационной структуры, что особенно важно для построения адаптивной, гибкой и результативной модели управления предприятием [3, с. 147].

В самом общем виде мотивация человека к деятельности понимается как совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают его к определённым действиям, задают границы и формы его деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение целей организации [4, с. 145]. Влияние мотивации на поведение человека зависит от множества факторов.

Человека побуждает к активным действиям, в том числе и к труду, необходимость удовлетворения различных потребностей.

Под потребностями понимается его внутреннее состояние, отражающее физиологический или психологический дефицит чего-либо, который вызывает ощущение дискомфорта [5, с. 119].

Потребности отражают объективные отношения между человеком и условиями его жизнедеятельности. Эти отношения постоянно меняются, поскольку меняется сам человек, и под воздействием человека преобразуются объективные условия его жизнедеятельности. Именно потребности, как отмечают Л. Любимова и Е. Яровой, «задают «программу» деятельности, а деятельность обеспечивает возможность их удовлетворения.

Потребности определяют не только содержание, но и необходимый уровень эффективности будущей деятельности: она должна удовлетворять их на приемлемом уровне» [12, с. 97]. Таким образом, формируется устойчивая взаимосвязь между потребностями и деятельностью. Эта взаимосвязь отражается в таких категориях, как притязания и ожидания, интересы и цели, мотивы и стимулы.

Все эти категории опираются на потребности как родовое понятие и представляют ориентационно-мотивационный блок в механизме управления развитием предприятия.

В притязаниях находят отражение те конкретные потребности, которые выдвигаются на первое место в качестве наиболее настоятельных и необходимых. Ожидания – это оценки с учётом реальных возможностей вероятности их осуществления. Интересы – это потребность людей во взаимосвязи друг с другом. Цель – прообраз будущих результатов, в которых отражаются потребности и ожидания, а также решимость субъекта действовать. Стимулы и мотивации (то есть внешние и внутренние побудители действий) выступают уже как механизмы внутрисистемных взаимодействий [12, с. 98].

Выделяют три уровня удовлетворения потребностей [5, с. 121]:

– минимальный обеспечивает выживание;

– нормальный поддерживает у работника способность с должной отдачей трудиться (отражается в рациональном потребительском бюджете);

– уровень роскоши, когда удовлетворение потребностей становится самоцелью или средством демонстрации высокого общественного положения.

Для того, чтобы задействовать ту или иную потребность, нужны мотивы, психологические причины, побуждающие людей к активным действиям, направленным на её удовлетворение.

В качестве примера можно привести желание человека обладать чем-то или, наоборот, избежать такого обладания; получать удовлетворение от уже имеющегося в его распоряжении объекта.

В этом случае именно мотивы, а не потребности отличают людей друг от друга, поскольку одна и та же потребность может быть реализована посредством разных мотивов.