Файл: Анализ конкурентов на рынке и определение собственной конкурентоспособности (Анализ конкурентной среды фирмы).pdf

В качестве инструмента определения основных преимуществ и недостатков аутсорсинга воспользуемся SWOT-анализом, поскольку в целом этот инструмент для такого рода задач и предназначен.

Давайте рассмотрим подробнее:

Сильные стороны

- Контроль, оптимизация и планирование затрат

Общепринятым является тот факт, что аутсорсинг позволяет снизить постоянную часть затрат, поэтому его использование позволяет не только решить актуальную в кризис задачу сокращения бюджетов, но и создает механизм для дальнейшего снижения, ведь эффект от аутсорсинга сильнее проявляется с течением времени. Кроме этого, компания получает возможность выбора. Сопоставляя предложения от различных игроков на рынке по аспектам: стоимость, качество, портфель услуг, можно выбрать оптимальное предложение. Если вы выполняете работы сами - такого выбора нет. В целом процесс перехода на аутсорсинг требует тщательной оценки и подсчета расходов, что систематизирует эту область в принципе.

- Стандартизация инфраструктуры

Стандартизация не является прямым последствием аутсорсинга, но последний всячески способствует таковой. Например, по данным различных исследований, сегодня в большинстве компаний на одного сотрудника приходится от 1,1 до 1,8 персонального компьютера. Кроме того, в компаниях закуплено и установлено на компьютеры множество различных приложений, которые реально не используется конечными пользователями. Уменьшение парка обслуживаемых ПК до необходимого уровня и регламентация используемого ПО также являются стандартизацией.

Кроме этого, аутсорсер может заметить проблемы, на которые ранее в компании не обращали внимание. Возвращаясь к тому же парку ПК. Очень часто, компании закупают компьютеры разного производства у разных поставщиков. В результате огромные парки нестандартизированной техники, требуют больших затрат времени и сил на обслуживание просто потому что требуется чуть ли не индивидуальный подход к каждой машине.

- Реорганизация и улучшение процессов

Любому аутсорсинговому проекту предшествует стандартизация бизнес-процессов. После чего отбираются процессы, предполагающие поддержку ИТ, которые в свою очередь разделяют на инсорсинговые и аутсорсинговые. В ходе такой реструктуризации каждый процесс пересматривается, оптимизируется и оттачивается, как следствие повышается качество работы и мобильность ИТ-службы. Например, есть статистика, что в реактивном режиме работы ИТ-персонал используется всего на 30-40% , т.е. при стандартном восьмичасовом рабочем дне только четыре часа приходится на фактическую работу. Не сложно посчитать какие убытки при этом несет компания.

- Качество услуг

Для аутсорсера такого рода услуги являются основным видом бизнеса, следовательно, эффективность выполнения операций будет выше. К тому же, если вы пользуетесь услугами серьезной компании, она своим именем может гарантировать качество.

- Прозрачность оценки стоимости оказания услуг и их качества

Бизнес хочет понимать, на что он тратит деньги, поскольку для него важен конечный результат и то как он отразится на компании. Для того чтобы ИТ-бюджет содержал в себе подробный анализ эффективности и наглядно демонстрировал суть всех финансовых расходов, компания, даже, если она не предполагает воспользоваться услугами аутсорсинга, все равно должна использовать сервисную модель при составлении бюджета. Что это дает? Сервисно-ориентированный подход основан на каталоге услуг, а ИТ-служба выступает как внутренний подрядчик для других подразделений. Соответственно каждая услуга прозрачно оценивается и контролируется. Используя все эти инструменты, можно расчетливо планировать и тратить, а также адекватно сравнивать собственные показатели с предложениями рынка и делать обдуманный выбор. Заказать расчет стоимости услуг аутсорсинга от компании Инком.

- Финансовая ответственность поставщика

Составляя SLA (Service Level Agriment/Договор об уровне сервиса) можно предусмотреть не только сервисы которые будет поставлять сервис-провайдер, требования к качеству сервисов, но и ответственность поставщика в случае нарушения условий договора, в том числе и финансовую.

Возможности

- Высвобождение ресурсов для основного вида деятельности

Передавая ИТ процессы на аутсорсинг компания не только сокращает/передает сервис-провайдеру свой основной персонал, но и менеджмент компании значительно сокращает трудозатраты на подбор, обучение, управление, сопровождение этого персонала. Отношения между компаниями переходят в формат управления проектом – цели, задачи, сроки, контрольные точки, коррективы, оценка результата. Таким образом, освободившийся ресурс менеджмента может быть использован для решения основных бизнес-задач.

- Оптимизация штата

Сегодня очень остро во многих компаниях стоит вопрос персонала. Малоприятные процессы оптимизации штатного расписания помимо чисто психологического дискомфорта увеличивают нагрузку на оставшихся специалистов, ведь количество задач не уменьшается, инфраструктура по-прежнему требует поддержки, а бизнес - развития. Да и психологически сотруднику непросто перестроиться и начать работать в Х раз больше/эффективнее, в той же компании, на тех же условиях. С другой стороны, содержать большой штат наполовину загруженных сотрудников в условиях финансовой нестабильности нерационально. Если же привлекать аутсорсера, то у компании нет необходимости содержать большое количество специалистов в штате. Все работы выполняет внешняя организация.

Еще один аспект, на который хотелось бы обратить внимание. Кризисные явления увеличивают риски в отношении собственного персонала. По оценкам аналитиков, 55% инцидентов в сфере информационной безопасности происходит по вине штатного персонала компании. Лояльность сотрудников зачастую падает вместе с ухудшением финансового положения или условий труда, а ценность корпоративной информации растет вместе с ужесточением конкуренции. Нейтральный персонал компании-аутсорсера с этой точки зрения может быть более безопасным и его легче контролировать.

- Перевод постоянных затрат в переменные

Постоянные затраты в персонал, организацию и аренду рабочих мест переходя в переменные затраты на потребляемые услуги.

- Масштабируемость услуг и стоимости

Высокая масштабируемость услуг аутсорсера и их стоимости достигается путем гибкого регулирования количества оборудования и потребляемых сервисов.

- Повышение эффективности бизнеса

- Повышение квалификации персонала

- Доступ к новым знаниям и технологиям

Слабые стороны:

- Отсутствие опыта применения на практике

Об аутсорсинге много говорят, мало, кто его делает и, наверно, еще реже, можно встретить того, кто является настоящим пользователем ИТ-аутсорсинговых услуг.

- Необходимость формализации бизнес-процессов, как следствие - дополнительные затраты

Пожалуй, еще год назад необходимость формализации бизнес-процессов могла стать серьезной преградой на пути перехода к аутсорсинговой модели. Однако кризис заставил всех задуматься об оптимизации и эффективности. Так или иначе, но хотя бы часть процессов все равно придется формализовать. И будет ли это в рамках внутреннего проекта по внедрению Service Desk либо в рамках подготовки передачи задач в аутсорсинг, уже не важно.

- Отсутствие быстрых результатов

Иногда преимущества аутсорсинга с точки зрения экономии не очевидны, так как непрозрачны качество и стоимость IT-процессов внутри компании-заказчика. И, конечно, можно продолжать пытаться работать по-старинке. Но я думаю, что обострение конкуренции будет все настойчивее требовать правильного подхода к ведению бизнеса.

- Отсутствие оценки текущей реальной стоимости поддержки ИТ

Использование сервис-ориентированного учета затрат на ИТ, в котором услуги может оказывать как внешний подрядчик, так и собственная ИТ-служба, делает ИТ-подразделение равноправным партнером для бизнеса и демонстрирует бизнес-подразделениям реальные затраты на ИТ-сервисы.

Компании все больше и больше зависят от ИТ. Информационные технологии проникают во все аспекты бизнеса и в том числе влияют на себестоимость продукции (услуг). Политику ценообразования следует строить с учетом того, что ИТ-затраты нужно относить к затратам основного производства и использовать для их учета методики, применимые к затратам данного типа. Поэтому переход на сервис-ориентированную модель можно рассматривать и как подготовку к передаче части функций на аутсорсинг. В этом случае сопоставить стоимости реализации этого функционала собственной ИТ-службой и внешней организацией не составит труда.

- Саботаж со стороны собственного ИТ персонала

Во время перехода на аутсорсинговую модель важным становятся вопросы донесения, распространения информации по организации. Изменения неизбежно приводят к возникновению неопределенности и неуверенности, а эти ощущения вызывают отторжение на инстинктивном уровне у многих людей и последующее сопротивление изменениям. Однако существуют испытанные и проверенные психологические средства, применяемые при межличностном или групповом общении, которые позволяют восстановить уверенность персонала и уменьшить отрицательные реакции. Собрания, on-line конференции, разъяснения того, что такой процесс необходим для бизнеса способны помочь в решении этих вопросов. А также жесткая позиция в отношении неизбежности изменений со стороны топ менеджмента компании.

Угрозы

- Зависимость от аутсорсера, в том числе по вопросам безопасности

Аутсорсинг - это хороший повод систематизировать деятельность ИТ-службы. Разработанные и внедренные бизнес-процессы, будут являться достоянием компании-клиента. Эту модель при необходимости можно передать другому аутсорсеру. Минимизация рисков достигается, прежде всего, путем выстраивания правильных отношений с партнером. Риски качества выполнения услуг учитываются с помощью анализа деятельности аутсорсинговой компании. Необходимо оценить:

• Опыт предоставления подобных услуг
• Территориальное покрытие (= скорость реакции)
• Квалификацию специалистов
• Наличие методологии
• Репутацию компании на рынке
• Успешные реализации

После чего разработать прозрачные процессы взаимодействия между аутсорсером и клиентом. И, конечно, аутсорсинг надо использовать не в ущерб собственной безопасности для чего используются соответствующие регламенты. По оценкам экспертов, с передачей ИТ-инфраструктуры на аутсорсинг, информационная безопасность обеспечивается на более высоком уровне, чем силами штатного специалиста или отдела ИТ. В основном это достигается за счет комплекса мероприятий по анализу угроз, который проводит аутсорсер на старте проекта и четкому следованию бизнес-процессов в ходе сотрудничества. Аутсорсер обязательно обнаружит и укажет на те проблемы, которые существуют у клиента.

Попытка рассматривать аутсорсинг как панацею от всех проблем. Этот аспект перекликается с вопросами безопасности. Конечно, отдать на аутсорсинг можно многие процессы. Однако сам факт передачи функций внешней организации не снимает ответственности за результат с фигуранта компании-клиента, который инициировал этот процесс. Равно как руководитель отвечает за работу своих подчиненных, заказчик аутсорсинговых услуг - отвечает за результативность их оказания. Другое дело, что риски в этом случае могут компенсироваться аусорсером. В случае же штатного персонала, его можно либо уволить, либо взыскать штраф, зачастую несоизмеримый с потерями компании.

Любые задачи могут быть переданы на аутсорсинг. Вопрос лишь в эффективности такой передачи. Обычно окупается передача на аутсорсинг задач текущего обслуживания пользователей и систем, аренды и обслуживания оборудования и технических площадей, задач аудита и консалтинга.

А теперь построим матрицу SWOT-анализа для ООО «СПЕЦТЕХНОЛОГИИ» (табл.2.4)

Таблица 2.4

SWOT-анализ ООО «СПЕЦТЕХНОЛОГИИ»^[27]