Файл: Автоматизация учета выпуска готовой продукции в компании OOO «Pull & Bear».pdf

Эффекты от внедрения системы электронного документооборота:

• значительное повышение эффективности управления и решения управленческих задач за счет сокращения времени на передачу документов между подразделениями, сокращения сроков обработки документов, мгновенной подготовки стандартных отчетов;
• возможность удаленной работы с документами;
• сокращение потерь, связанных с несвоевременной подготовкой ответов на запросы, утерей документов, нарушением режима конфиденциальности информации;
• уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат, снижение накладных расходов;
• снижение издержек при эксплуатации существующих IT-систем.

Для успешного внедрения автоматизации документооборота в «Pull & Bear» проводятся комплексные диагностические работы. В ходе работ изучаются каналы поступления информации в «Pull & Bear», причины и способы создания документации, методы передачи информации внутри компании и за её пределы, нормативные сроки исполнения внутренних предписаний, необходимые элементы обработки документации, а также обеспечиваем хранение документов согласно срокам и нормам, установленным законодательством.

Это исследование помогает выявить ошибки работы с документацией, которые тормозят основные рабочие процессы. Устранив ошибки, определяются направления дальнейшей работы, гарантирующие успешное управление документами, а значит, и бизнесом.

Результаты анализа заносятся в специальный отчет, в котором предложены индивидуальные решения к автоматизации архива «Pull & Bear». Результатом внедрения этих решений становятся: быстрая обработка документов, гарантированная безопасность данных и устранение ошибок в хранении документов и их обработке. Персонал «Pull & Bear» получает расширенные возможности работы, а эффективное ведение делопроизводства, благодаря автоматизации, способствует повышению производительности.

После утверждения ОСГ составляет график перехода на новую систему. Проводятся семинары для сотрудников «Pull & Bear», чтобы они смогли понять и оценить, как легко и эффективно будет работать новая система. На семинарах демонстрируется, как автоматизация документооборота благоприятно сказывается на функционировании всего предприятия, включая административный отдел, отдел кадров, бухгалтерию, отдел по работе с клиентами, отдел продаж и т.п.

Преимущества оптимизации документооборота в «Pull & Bear»:

- повышение производительности компании;

- внедрение во всех отделениях;

- повышенный уровень контроля;

- мгновенный поиск необходимых данных;

- повышенная безопасность;

- плавный переход;

- комплексная поддержка и обучение;

- модернизированная система позволяет снизить издержки компании;

- решения, специально разработанные для отрасли «Pull & Bear»;

- клиенты получают удовольствие от сотрудничества с «Pull & Bear»;

- полное соблюдение законодательства;

- автоматизированное управление с момента создания документа до его передачи на хранение.

Созданная компанией "1С" на базе платформы "1С:Предприятие 8.3 / 8.2" программа "1С:Документооборот" предназначена для учета движения документов и его автоматизации. Программа является преемником успешно используемой сотнями компаний и организаций уже более 10 лет программы "1С: Архив 3".

С помощью программы "1С Документооборот" осуществляется упорядочивание работы сотрудников с документацией, устранение случаев потери или пересечения частей документа при коллективной работе, уменьшение времени на поиск нужных данных и общего времени работы нескольких сотрудников с документами, улучшение качества создаваемых документов путем устранения спорных ситуаций и гармонизации всех этапов обработки документов.

Программа может использоваться на любом предприятии. Его отраслевая принадлежность, величина или форма собственности не будут препятствием для применения этой программы в работе. Программа легко настраивается, поэтому может использоваться как небольшой коммерческой фирмой, так и крупным предприятием со своей спецификой работы.

Программа помогает решить все проблемы, возникающие при ведении документооборота, взаимодействии сотрудников, контроле исполнения документов и анализе работы организации.

Анализ информационных потоков позволяет эффективно реагировать на вызовы внешней среды, планировать действия, учитывая риски.

Отсутствие результата деятельности одного элемента или контроля за правильностью действий «Pull & Bear» может привести к финансовым потерям. Этого можно избежать, благодаря соответствующему уровню распространения информационных процессов.

Специфика информационных процессов в сфере маркетинга состоит в том, что «Pull & Bear» способен охватить больше потенциальных клиентов. ИТ предоставляет возможность уведомить о своей продукции большее количество людей, примером является вирусная реклама.

Перед разработкой ИТ-стратегии необходимо провести исследование функциональных бизнес-областей, что позволит получить информацию о требованиях пользователей к ИТ, это, в свою очередь, позволит разработать проекты развития и понять нынешнее положение дел с ИТ поддержкой бизнеса.

Далее необходимо заняться планированием реализации ИТ стратегии. Классический подход включает в себя достаточно структурированный, последовательный процесс, который создает, в долгосрочной перспективе, требования к ИТ-инфраструктуре организации вместе с планом реализации.

Основные этапы классического подхода:

1) Определить бизнес-возможности, на следующие 3 - 5 лет, для поддержки стратегии организации и реализации ее видения;

2) Оценить разрыв.

Можно утверждать, что сосредоточение исключительно на долгосрочных целях и планах может ограничить способность организации реагировать на неизбежные изменения на своих рынках.

Кроме того, 3 - 5 летние «дорожные карты», также могут быть ограничены, если они будут строго соблюдаться.

Это может привести к росту теневых ИТ, так как другие функции будут пытаться восполнить разрыв между ИТ стратегией и потребностью организации.

ИТ - стратегия должна быть гибкой и иметь возможность поддерживать регулярные изменения в стратегии и технологиях организации [15, c. 63].

Гибкий подход к ИТ-стратегии базируется на тех же мероприятиях, но с некоторыми различиями, которые учитывают скорость и гибкость:

1) Определить бизнес-возможности, которые понадобятся в течение периода времени, охватываемого текущей стратегией и видением организации;

2) Разработать видение, описывающее ключевые функции, необходимые технологической платформе для поддержки стратегии организации;

3) Горизонт планирования будет охватываться технологической стратегией; Организациям, на быстро меняющихся рынках, потребуется выбрать период планирования 6 - 12 месяцев, тогда как компании на более стабильных рынках могут выбрать период планирования 12-24 месяцев.

4) Определить приоритетные бизнес-возможности и оценить пробелы между текущим и требуемым уровнем каждого бизнес-потенциала;

5) Определить приоритетность технологических инициатив, необходимых для устранения любых пробелов между текущим и требуемым уровнем приоритетных бизнес-возможностей;

6) Разработать «дорожную карту», определяющую те инициативы, которые будут осуществляться в течение согласованного периода планирования.

Повторять шаги 3 - 6 в конце текущего периода планирования, а также, когда обновляется видение и стратегия организации - повторять шаги 1 - 6.

Предполагается, что существующая архитектура организации уже документирована и поддерживается в процессе внесения изменений, а также, что принципы и стандарты архитектуры установлены и используются для принятия решений о технологических инициативах.

В тех случаях, когда технология используется в качестве отправной точки для новой бизнес-модели или для создания совершенно новых продуктов или услуг, бизнес-стратегия сама будет основана на технологии.

Эти три подхода не являются взаимоисключающими, то есть для удовлетворения потребностей организации может потребоваться либо один подход, либо сочетание нескольких.

Ключевым фактором является выбор правильного подхода к технологической стратегии организации, основанный на роли, которую технология играет в бизнесе, и уровне гибкости, а также построение правильной «дорожной карты».

Данный подход может со временем меняться, так как перед организацией стоят новые задачи. Чтобы обеспечить успех, необходимо анализировать как содержание технологической стратегии, так и способ ее создания.

Автоматизация бизнес-процессов «Pull & Bear» - это одна из ключевых задач современного бизнеса, выполнение которой позволяет сократить время и затраты за счет внедрения четких, проверенных схем. Но такая автоматизация влечет за собой потребность в поддержке непрерывности и скорости бизнес-процессов, а также в увеличении количества данных, циркулирующих в компании. Следствием чего является необходимость в увеличении емкости для хранения информации и скорости ее обработки.

Указанные тенденции требуют модернизации серверной инфраструктуры и систем хранения данных. Такую модернизацию можно осуществлять несколькими способами. Например, докупить новое оборудование. Но такой поход неприемлем с точки зрения оптимизации.

Целесообразно построить серверную инфраструктуру «Pull & Bear» так, чтобы при минимальных затратах обеспечивалась максимальная утилизация имеющихся ресурсов (оборудования, места для его размещения, существующих систем электропитания и охлаждения).

Основными методами оптимизации, являются унификация и консолидация вычислительных ресурсов на основе технологий виртуализации серверов и использования унифицированных систем хранения «Pull & Bear».

Виртуализация позволяет значительно сократить количество физических серверов и серверных площадей за счет консолидации нескольких виртуальных серверов в одной физической вычислительной системе. Для меньшего числа физических серверов нужна меньшая портовая емкость сетевых устройств и меньшие мощности систем электропитания охлаждении.

Отдельно стоит отметить преимущества, достигаемые за счет повышения отказоустойчивости и управляемости. В результате виртуализации все сервисы реализуются без привязки к физическим ресурсам. Сервисы разворачиваются на виртуальных машинах, которые можно по необходимости можно перемещать на другие серверы или запустить заново. Это позволяет восстанавливать работоспособность системы при сбоях или же осуществлять выравнивание загрузки ее элементов. Также может использоваться единый интерфейс управления виртуальными машинами.

Для достижения перечисленных преимуществ виртуализации, ресурсы хранения необходимо отделить от вычислительных систем (серверов). То есть хранение информации на виртуальных машинах, должно осуществляться централизованно, а не локально на физических серверах. Для такого рода задач и для решения проблем децентрализованного хранения, компания Space IT предлагает современные унифицированные СХД с поддержкой всех протоколов блочного доступа (FC, iSCSI, FCoE) и файлового доступа (NFS, CIFS).

Использование таких СХД позволяет [8, c. 75]:

• сохранить инвестиции, путем использования уже имеющихся систем хранения, объединить управление разрозненными системами;
• повысить эффективность использования подсистемы хранения за счет гибкого выделения ресурсов, использования уровней хранения, дедупликации, и др. технологий;
• обеспечивать требуемые производительность и объемы при максимальной отказоустойчивости.

Еще одна область применения технологий виртуализации - виртуализация рабочих столов пользователей (терминальные сервисы, VDI, виртуализация приложений). Данные технологии позволяют изолировать рабочее устройство пользователя, его рабочий стол, приложения и личные данные. Таким образом, можно решать ряд задач связанных с:

• проблемами совместимости ПО;
• недостаточной безопасностью и надежностью пользовательских ПК и хранимых на них данных;
• обеспечением мобильности рабочих мест;
• снижением операционных и капитальных затрат на парк ПК;
• недостаточной загруженностью сетевых и вычислительных ресурсов.

В целом унификация и консолидация ИТ-инфраструктуры позволяет бизнесу обеспечивать соблюдение таких актуальных на сегодняшний день требований, как сокращение издержек на ИТ и повышение непрерывности бизнес-процессов за счет повышения отказоустойчивости, масштабируемости и управляемости ИТ-инфраструктуры.

«Сердцем» ИТ-инфраструктуры, обеспечивающим основу для функционирования бизнес-приложений (сервисов), является центр обработки данных. Виртуализация является неотъемлемой технологической составляющей - стандартом де-факто для современного ЦОД, а также основой облачных сред.

Налагаются ограничения на масштабируемость (управляемость, производительность), безопасность, физическое размещение оборудования, относящегося к этой под системе. Поиск ответов на указанные вызовы и является сегодня основной задачей оптимизации в данной сфере.

Вывод по главе

Конфигурация на основании разработанных ежедневных планов, предоставляет возможность получать широкий спектр отчетности, а учет фактических выполнений дает оперативные данные для отслеживания сроков окончания проектов. Все полученные данные могут быть использованы в любых системах «1С:Предприятия 8» для реализации комплексной автоматизации предприятия. Данная конфигурация не имеет прямых аналогов среди подобных информационных систем, представленных на рынке программного обеспечения, и является первым комплексным решением для руководителей, менеджеров и инженеров.