Файл: Понятие системы менеджмента.pdf

Глава 2. Классификация основных функций управления

2.1 Понятие функции управления

Сущность любой теории или целенаправленной деятельности, в том числе мeнeджмeнта, проявляется в функциях (лат. functio − обязанность, круг деятельности, назначение, роль). Выделяют общие и специальные функции мeнeджмeнта. Под функциями мeнeджмeнта можно понимать:

− целевое назначение управленческой деятельности вообще;

− ту или иную общую задачу, которую необходимо решить (такая задача бывает основной и обеспечивающей, например планирование и мотивация);

− относительно самостоятельный вид управленческих действий;

− определенную сферу управления, обособившуюся в результате разделения управленческого труда, где принимаются специфические решения. Таким образом, функция мeнeджмeнта – это вид управленческой деятельности, направленный на решение конкретной задачи управления. Общие функции мeнeджмeнта, отражающие его содержание, были сформулированы в 1916 г. А. Файолем. В качестве таковых он выделил организацию, планирование, координацию, контроль и распорядительство [Максимова И. Г., 2013].

Общие функции:

• планирование - определение целей деятельности, средств и методов их достижения, составление планов, прогнозов (что нужно сделать? кто должен сделать? сколько и когда?);
• организация - определение путей, методов и средств достижения поставленной цели (как сделать?):
• мотивация, - создание таких стимулирующих условий труда, при которых каждый работник трудился бы с наивысшей отдачей;
• контроль - количественная и качественная оценка результатов труда, прогнозирование отклонений для их своевременного предупреждения [Баркалов С.А. и др., 2008]. Данные функции изображены на рисунке 2.

Рис. 2 Функции управления

Источник: Виханский О. С. и др. 2014

Специфические (специальные) функции управления можно разделить на функции управления ресурсами, функции управления процессами и функции управления результатами.

Функции управления ресурсами:

• управление запасами;
• управление финансами [Удалов Ф.Е. и др., 2013];
• управление персоналом [Баркалов С.А. и др., 2008].

---

В любой организации протекает множество процессов, начиная от самого общего процесса управления и до более конкретных: процессы реализации общих функций управления, процессы коммуникаций, принятия решений, производственный процесс. Важнейшими частями производственного процесса являются снабжение, производство и сбыт продукции. В соответствии с этим выделяют конкретные функции управления процессами:

• управление материально-техническим снабжением;
• основным производством;
• вспомогательным производством;
• обслуживающим производством;
• совершенствование управления;
• управление сбытом;
• маркетингом и т. д.

К результатам (выходам системы) относят: прибыль, рентабельность, объемы производства и реализации, затраты, качество продукции и т.д. Соответственно выделяют конкретные функции:

• управление качеством;
• производительностью;
• управление затратами [Удалов Ф.Е. и др., 2013].

2.2.1 Планирование

Планирование – непрерывный процесс установления или уточнения и конкретизации целей развития всей организации и ее структурных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения (выявления) ресурсов [Виханский О. С. И др. 2014]. Задача планирования предполагает принятие конкретного варианта решения, постановку цели и разработку плана ее реализации [Удалов Ф.Е. и др., 2013].

Основные вопросы, на которые необходимо ответить для реализации функции планирования, следующие:

1) Где мы находимся в настоящее время? Менеджеры должны проанализировать сильные и слабые стороны организации в таких важных областях, как финансы, маркетинг, производство, научные исследования и трудовые ресурсы, и оценить ее реальные силы.

2) В каком направлении мы хотим двигаться? Оценивая возможности и угрозы окружающей среды (конкуренция, клиенты, законы, политические и экономические факторы, технологии, поставки, социальные и культурные изменения), менеджеры определяют более конкретные цели организации и что может помешать ей их достичь.

3) Как мы собираемся это сделать? Менеджерам необходимо решить как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации, чтобы достичь намеченных целей [Хедоури Ф. и др., 2006].

Задачи планирования включают в себя:

• Обеспечение целенаправленного развития организации в целом и всех ее структурных подразделений.
• Перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития. План намечает желаемое в будущем состояние объекта и предусматривает конкретные меры, направленные на поддержку благоприятных тенденций или сдерживание отрицательных.
• Координация деятельности структурных подразделений и работников организации. Координация осуществляется как предварительное согласование действий при подготовке планов и как согласованная реакция на возникающие помехи и проблемы при выполнении планов.
• Создание объективной базы для эффективного контроля. Наличие планов позволяет производить объективную оценку деятельности предприятия путем сравнения фактических значений параметров с планируемыми по принципу «факт – план». Стимул (мотивация) трудовой активности работающих. Успешное выполнение плановых заданий – объект особого стимулирования и основание для взаимных расчетов, что создает действенные мотивы для продуктивной и скоординированной деятельности всех участников.
• Информационное обеспечение работников организации [Удалов Ф.Е. и др., 2013].

---

Планы содержат важную для каждого участника информацию о целях, прогнозах, альтернативах, сроках, ресурсных и административных условиях проведения работ. В отечественной практике наследство жестко централизованной системы государственного планирования, формализации структур и отсутствия плановой свободы породило стереотип консервативного планового мышления, что в настоящее время нередко приводит к отрицанию плановой дисциплины на предприятиях и утверждению концепции динамической импровизации. В зарубежной практике в эффективно функционирующих организациях обычно достигается разумный компромисс между плановой директивой администрации и оперативной импровизацией менеджера. Обеспечивается он властностью, реализацией перечисленных принципов в плановой деятельности мeнeджмeнта [Баркалов С.А. и др., 2008].

2.2.2 Организация

Организация как функция управления предполагает воздействие на сознание и поведение индивидов, социальных групп со стороны субъектов управления с целью поддержания и улучшения деятельности хозяйственных систем. Содержанием воздействия обычно является совокупность приемов, способов, направленных на создание и совершенствование взаимосвязей между элементами хозяйственной системы, как по вертикали, так и по горизонтали [Виханский О. С. И др. 2014].

Задача организации заключается в разработке организационной структуры управления для выбранного варианта, наполнение ее кадрами с соответствующими функциями и ответственностью [Удалов Ф.Е. и др., 2013].

Основные требования к организации как функции управления состоят в следующем:

• обеспечение всех принимаемых решений организационными мерами по их выполнению;
• повышение персональной ответственности и исполнительской дисциплины;
• совершенствование организации трудовой деятельности;
• целесообразное разграничение обязанностей сотрудников и др. [Баркалов С.А. и др., 2008].

Формы и методы реализации организации как функции управления весьма разнообразны. Прежде всего следует отметить форму рационализации организационной деятельности, выдвинутую и апробированную еще Ф. Тейлором, в основе которой лежало оптимальное распределение административных функций и ответственности между звеньями управленческого аппарата [Баркалов С.А. и др., 2008].

Существенный вклад в исследование проблем организации как функции управления внес М. Вебер. По Веберу организация представляется как произвольное соглашение людей, которые объединены в процессе работы, с распределением и закреплением за каждым членом определенных функций для более эффективной деятельности всей организационной системы. У всех объединившихся людей предполагается наличие общих интересов, а в идеальном типе организации, кроме того, совпадение ее целей с целями каждого ее члена. Ныне накоплен определенный опыт реализации организации как функции управления. В нем выделены, например, такие направления, как рациональное разделение и изучение потоков информации, используемых при подготовке и принятии решений; механизм обоснования, принятия и изменения целей, выявления расхождений между действительными и декларируемыми целями организаций; мотивация деятельности управленческого персонала; разрешение внутрисистемных конфликтов и т.д. [Виханский О. С. И др. 2014].

---

Организация как функция управления предполагает сочетание методов убеждения и принуждения в процессе воздействия на отдельных сотрудников, социальные группы, хозяйственные системы и организации. Важно своевременно информировать сотрудников об изменении их должностных обязанностей, о нормах поведения и санкциях за нарушение общих норм. При этом нельзя забывать, что социальные нормы бывают различных видов, они специфичны по отношению к конкретной сфере деятельности. Обычно к оргметодам относят оргпланирование, приказы, распоряжения, инструкции, регламенты, инструктирование, ориентацию и реорганизацию. Названные организационные методы чаще всего используются комплексно, с учетом специфики деятельности субъекта и объекта управления, что позволяет обеспечивать их оптимальное сочетание, последовательное подключение на отдельных этапах решения управленческой проблемы [Баркалов С.А. и др., 2008].

2.2.3 Мотивация

Мотивация – использование мотивов поведения человека в практике управления его деятельностью [Иванова Е. А., 2014]. Поведение каждого человека определяется мотивами, т.е. внутренними силами, побуждающими человека к осуществлению определенных действий. Мотивы проявляются в виде реакции человека на факторы его внутреннего состояния или воздействия окружающей среды, внешней обстановки, ситуаций, условий. Каждый человек обладает собственной структурой мотивов, которая формируется в процессе его развития, проявления и самооценки своих способностей, достижения каких-либо результатов. Мотивы определяются потребностями человека, осознанием степени и возможностей их удовлетворения [Виханский О. С. И др. 2014]. Но, кроме этого, человеку присущи еще интересы, которые отражают его стремление к изменению структуры своих потребностей по эталону идеального представления о возможном образе жизни в современных условиях. Интересы рождают в поведении человека стимулы, т.е. мотивы особого вида – заинтересованность. Реализация интересов сопровождает любую деятельность человека. На этом строится стимулирование.

Самая общая концепция мотивации сводится к следующим положениям. Человек, осознав задачи и возможное вознагражде­ние за их решение, соотносит эту информацию со своими потреб­ностями, мотивационной структурой и возможностями, настраи­вает себя на определенное поведение, вырабатывает определенное расположение и осуществляет действия, приводящие к конкретно­му результату, характеризующемуся определенными качественны­ ми и количественными характеристиками. На рис. 3 схематически показан этот процесс [Виханский О. С. И др. 2014].

---

Рис. 3. Мотивационный процесс

Источник: Виханский О. С. И др. 2014

Мотивация – это не только использование в управлении мотивов, побуждающих человека к активности и повышению производительности труда [Гвоздев Н.И. и др., 2011]. Мотивация включает и формирование мотивов в процессе деятельности человека, и закрепление их в качестве постоянно действующей доминанты. В этом большая и сложная задача менеджера. Конечно, в процессе мотивации состав потребностей человека не меняется, но их структура и взаимодействия зависят от управления и влияют на его эффективность. Поэтому в своей деятельности менеджер должен думать не только о том, на какие мотивы опираться, но и какие мотивы развивать, учитывая конкретные обстоятельства и условия развития, учитывая цели управления и оценивая последствия различных вариантов мотивирования. Таким образом, задача мотивации заключается в стимулировании действий работников к деятельности по достижению целей предприятия [Удалов Ф.Е. и др., 2013].

В этом отношении для менеджера главными вопросами являются следующие:

• Какие мотивы определяют деятельность человека?
• Как они влияют на результат его деятельности?
• Каковы возможности изменения их структуры и соотношения?
• Как соотносятся внешние и внутренние мотивы деятельности человека? [Гвоздев Н.И. и др., 2011].

Существуют различные концепции мотивации, в основе которых лежит знание факторов, определяющих действие и возможности использования в управлении тех или иных мотивов. Эти концепции имеют разные названия, чаще всего связанные с именем их разработчика. Теория иерархии потребностей А. Маслоу построена на иерархической дифференциации основных потребностей человека. Данная теория изображена на рисунке 4.

Рис. 4 Пирамида А.Маслоу

Источник: Виханский О. С. И др. 2014

В соответствии с такой дифференциацией выделяется пять групп потребностей: физиологические, безопасности, принадлежности и причастности, признания и самоутверждения, самовыражения. В этом перечне нетрудно заметить пирамидальное их соотношение, возрастание их значимости в деятельности человека, разделение потребностей нижнего и высшего уровня, различие возможных средств их удовлетворения. Например, потребности самоутверждения и самовыражения требуют таких условий, которые сильно отличаются от условий реализации физиологических потребностей [Виханский О. С. И др. 2014].

---