Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Понятие процессного подхода).pdf

Рисунок 8. Алгоритм улучшения бизнес-процессов малого производственного предприятия ООО «Конструктор»

Для решения поставленной задачи использовались такие критерии приоритетности, как важность и проблемность бизнес-процесса, стоимость и возможность осуществления изменений бизнес-процесса. Оценка степени важности, проблемности и возможности проведения изменений для каждого бизнес-процесса определяет механизм их формального и объективного ранжирования и выбора приоритетных для последующего анализа и совершенствования.

Для того чтобы выбрать бизнес-процессы, которые нуждаются в развитии, и определить степень необходимых изменений, следует рассмотреть все бизнес-процессы организации ООО «Конструктор» с позиции их текущего и желаемого состояния, конкурентной ситуации в отрасли. Каждый отдельный бизнес-процесс оценивается по шкале от 1 до 5.

Анализ проблемности бизнес-процессов начнем с выделения проблемных областей в ООО «Конструктор». Выделение проблемных областей – простейший инструмент качественного анализа бизнес-процесса. Основное назначение этого способа анализа бизнес-процесса заключается в определении направления дальнейшего более глубокого анализа.

Для того чтобы выявить проблемные области, необходимо сформировать укрупненную схему бизнес-процесса в ООО «Конструктор», которая будет отображать основные группы функций, осуществляемых в рамках бизнес- процесса, и их исполнителей. Затем на схеме выделяются проблемные области и дается их краткая характеристика.

На рисунке 8 приведена схема бизнес-процесса производства изделий в ООО «Конструктор».

Определение проблемных областей бизнес-процессов ООО «Конструктор» осуществлено путем интервьюирования владельцев бизнес- процессов и персонала, непосредственно принимающих участие в анализируемом бизнес-процессе. Так, нами проводилось анкетирование сотрудников ООО «Конструктор». Полученный бизнес-процесс «Изготовление запасных частей» на верхнем уровне состоит из семи групп функций. Практически каждую из этих функций выполняет отдельное подразделение ООО «Конструктор».

Рисунок 9. Проблемные области бизнес-процесса «Изготовление запасных

частей»

На рисунке 9 четко определены четыре проблемные области: первая – это закупка оборудования, вторая – привлечение подрядчиков, третья – выполнение изготовления, четвертая – осуществление проверки качества и оценка качества. Кратко сформулированы проблемы, присущие каждой из проблемных областей.^[19]

Таким образом, представленная схема бизнес-процесса – это предмет для рассмотрения и анализа на этапе выбора бизнес-процессов, приоритетных для развития предприятия ООО «Конструктор».

Так, например, информацию о наличии проблем по выполнению производства работ по изготовлению следует рассмотреть более детально: каков порядок выполнения работ, кем и как осуществляется отпуск материалов и запасных частей, как ведется учет, кто отвечает за контроль смет, кто оперативно управляет бизнес-процессом и т. д. Выделение проблемных

областей, таким образом, является важным средством фокусирования внимания владельца бизнес-процесса и экспертов на определенных фрагментах бизнес- процесса.

Существует ряд универсальных проблем, которые могут быть характерными для всех без исключения бизнес-процессов организаций:

1. Наличие неиспользованных выходов.

2. Отсутствие необходимых функций.

3. Наличие излишних функций.

4. Дублирование функций.

5. Избыточный контроль.

6. Недостаточный контроль.

7. Отсутствие функций по обработке внештатной ситуации.

8. Отсутствие функций по работе с несоответствующей продукцией.

9. Наличие простоев.

10. Сложность форм документов и процедур.

На основании этого перечня можно приступить к оценке степени проблемности бизнес-процессов выявленных проблемных областей в ООО

«Конструктор». Степень проблемности бизнес-процессов организаций в контексте предлагаемой методики следует оценивать по критериям, которые приведены в табл. 6.

Таблица 6

Критерии оценки степени проблемности бизнес-процессов предприятия ООО «Конструктор»

Сложность выбора решения и прогнозирования его последствий усугубляется тем, что этот процесс практически всегда осуществляется в условиях действия факторов неопределенности и риска, характерных для рыночной экономики. В процессе проведенного исследования деятельности ООО «Конструктор» был проведен экспертный опрос руководителей и служащих на предмет, какие факторы наиболее затрудняют процесс выполнения основных видов деятельности. Распределение ответов представлено в таблице 7.

Из данных таблицы 7 следует, что наибольшее затруднение вызывает система организации труда, кадры (численность штата, профессиональные качества) и неполная, несвоевременная информация. Именно по этим трем ключевым факторам и присутствует самый высокий процент неопределенности, в направлении которой необходимо проводить дополнительные исследования, повышающие степень эффективности управления организацией с помощью процессного подхода.

Таблица 7

Распределение ответов по группам факторов, затрудняющих выполнение работы в ООО «Конструктор»

Теперь обратимся к бизнес-процессу «Производство». Схема организации производственного процесса ООО «Конструктор» на основе системно-процессного подхода представлена на рисунке 9.

Активным элементом выступает организатор производства. Принимая во внимание сложность данной работы, следует предъявлять к организатору производства в ООО «Конструктор» самые высокие требования, необходимо располагать знаниями в различных сферах (организация производства, экономика, технологии производств, информационные и телекоммуникационные технологии).

Для того чтобы результаты оценки были достоверными и качественными, необходимо провести предварительную диагностику бизнес-процессов ООО «Конструктор» в контексте характера проблем, присущих каждому конкретному бизнес-процессу.

Рисунок 10. Системно-процессный подход к организации производственных процесса ООО «Конструктор»

Для определения силы воздействия каждой проблемы на эффективность бизнес-процесса ООО «Конструктор» нами экспертным путем была получена таблица 8. Для составления этой таблицы в качестве экспертов были привлечены служащие предприятия ООО «Конструктор», в том числе специалист по управлению качеством, владелец бизнес-процессов. Всего было опрошено 30 человек, что дает возможность говорить об объективности данных, представленных в таблице 9. Сила воздействия каждой проблемы определена по пятибалльной шкале – от 1 до 5, где 1 – наименьшая сила воздействия, 5 – наибольшая сила воздействия.

Таблица 8

Общие проблемы бизнес-процессов организации ООО «Конструктор» и сила их воздействия

Оценка степени проблемности бизнес-процессов организации ООО «Конструктор» произведена с помощью таблицы 9.

Таблица 9

Оценка степени проблемности бизнес-процессов организации ООО «Конструктор»

Итак, итогом второго этапа стало выделение нами проблемных бизнес- процессов в организации ООО «Конструктор», которые представлены на рисунке 11.

25

21

20

18

16

15

13

11

10

5

0

Эталонные

С низким уровнем проблемности

Со средним уровнем проблемности

С высоким уровнем Проблемные проблемности

Рисунок 11. Выделение проблемных бизнес-процессов в организации

ООО «Конструктор»

На третьем этапе определяются направления по улучшению бизнес- процессов.

Исследования в области технологии изготовления запасных частей и прочих изделий на крановую грузоподъемную технику позволили представить направления повышения эффективности бизнес-процессов ООО «Конструктор» на основе 13 %-й модели Международной Бенчмаркинговой палаты (International Benchmarking Clearinghouse) в рамках Американского центра продуктивности и качества. Полученные результаты представлены в таблице 10.