Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

я

Удовлетворенность информацией

Как видно из диаграммы наибольшая удовлетворенность у сотрудников от получаемой научной и культурной информации, при этом отмечается недостаточность экономической и управленческой информации.

Наибольшую потребность сотрудники указали в экономической, управленческой и научной информации. В результате проведенного анализа коммуникационного процесса в системе управления ООО «ЦКИ» установлено ряд недостатков, которые требуют решения:

-на основе анализа основных показателей ООО «ЦКИ» определена неблагоприятная экономическая ситуация в деятельности, на фоне снижения стабильности кадров.

- в ходе анализа коммуникационного процесса установлена неудовлетворенность сотрудников коммуникациями и распределением поступающей информации.

Таким образом, диагностика существующей системы коммуникаций и анализ потребностей сотрудников показала необходимость ее усовершенствования, так как информация для отделов и сотрудников поступает разрозненно, коммуникативные связи нарушены, необходимо создание новой коммуникативной сети. Результатом действия системы новой коммуникативной сети должна быть гарантия обеспечения поступления правильной информации нужным людям в нужное время, повышение эффективности деятельности организации, чего можно добиться, в свою очередь, за счет повышения эффективности и качества организации труда каждого сотрудника.

При этом нужно руководствоваться необходимостью привлечения и сохранения на длительный срок высококвалифицированных работников с опытом работы в области клинических исследований, повышения производительности труда и повышения качества оказываемых услуг. Увеличения отдачи от вложений в персонал, повышения заинтересованности сотрудников не только в личных успехах, но и в успехах всей организации в целом.

Проведенный анализ позволил сделать следующие выводы:

При анализе коммуникационного процесса ООО «ЦКИ» выявлении коммуникационной сети - «дом». Информация для отделов и сотрудников поступает разрозненно, коммуникативные связи нарушены. Основные каналы коммуникации интерактивные: личное общение занимает порядка 50% рабочего времени, электронная почта - 30%, телеконференции - 10%, skape сообщения - 5%, сервер - 5%. Среди всех коммуникаций, используемых сотрудниками, сильны межличностные, они осуществляют наибольший обмен информацией, как для трудовой деятельности, так и для личного общения. Как показал опрос, основной процент сотрудников составили, мобильный - 33% и ригидный - 33% тип коммуникантов, что необходимо учитывать при построении эффективных коммуникаций.

Анкетирование сотрудников выявило важность оценки коммуникаций внутри организации, при этом удовлетворенность от коммуникаций в полной мере не испытывает сотрудник. Опрос показал неэффективность коммуникаций между отделами, что может привести к непониманию поставленных задач перед отделами и отдельными сотрудниками, не достижения стратегических целей компании и упущенной выгоде от недополученных контрактов.

2.3. Мероприятия по совершенствованию коммуникационного процесса в ООО «ЦКИ»

Подключение к корпоративному сервису сотового оператора

Первым мероприятием по совершенствованию системы коммуникаций предлагается введение нового канала коммуникации - подключение к корпоративному сервису сотового оператора.

ООО «ЦКИ» предлагается подключение к корпоративному тарифу «Бизнес SMS» сотового оператора Билайн. Такой корпоративный пакет позволит:

• увеличить скорость информационных потоков для сотрудников.
• корпоративные SMS-рассылки позволят уведомлять сотрудников компании об изменениях в графике работы, поступлении для выполнения срочных заказов и др.
• автоматизировать процессы рассылки, например, уведомления об изменениях в заработной плате сотрудников.
• производить мониторинг всей сетевой системы, с контролем над затратами разные типы коммуникантов в организации, персонифицировать информацию для каждого сотрудника, улучшить эффект от коммуникаций. Информационные смс рассылки увеличат скорость передачи информации, помогут распределить и выделить необходимую для каждого в отдельности сотрудника так и общую для коллектива. Повысится скорость обратной связи и эффект от коммуникаций.

Смс рассылка послужит дополнением к интерактивным средствам коммуникации, принятым в организации, дополнит имеющиеся каналы коммуникации.

Внедрение специального программного обеспечения

Вторым мероприятием предлагается внедрение программного обеспечения для совершенствования системы коммуникаций.

Ожидаемый эффект от использования такого программного обеспечения:

• ускорение информационных потоков.
• рост производительности работы сотрудников.
• сокращение времени документооборота как внутри организации, так и при контактах со сторонними организациями.
• повышение исполнительской дисциплины и коммуникаций между сотрудниками.
• удобный инструмент управления, позволяющий упростить существующие алгоритмы работы.

ООО «ЦКИ» предлагается покупка программного обеспечения у компании «Неологика», которая обладает широким спектром программных продуктов. Для нужд ООО «ЦКИ» более всего подходит программный продукт «ОРД», т.е. организационно - распорядительный документооборот. Программный продукт «ОРД» осуществляет следующее:

• обеспечивает электронную обработку документов разных типов по разным сценариям (бизнес-процессам).
• предоставляет эффективные механизмы контроля, поиска и построения отчетов.
• обладает современным пользовательским веб-интерфейсом.
• предлагает широкий диапазон настроек.
• поддерживает несколько вариантов масштабирования.
• реализован на основе платформы Alfresco, построенной исключительно на открытых стандартах.

Сотрудничество с «Неологикой» привнесет в деятельность ООО «ЦКИ» инновационные технологии, сделает ее более эффективной, а персонализированный подход к заказчику позволит добиться приемлемой стоимости.

Тренинг для сотрудников командного взаимодействия

Третье мероприятие заключается в проведении тренинга для сотрудников по командному взаимодействию.

Цели такого мероприятия как тренинг сотрудников ООО «ЦКИ»:

• Создать и развить эффективную коммуникацию в организации.
• Выстроить четкую систему взаимодействия сотрудников и исключить перекладывание ответственности друг на друга.
• Предотвратить систематические конфликты в коллективе и непонимание сотрудниками друг друга, разговор "на разных языках", тем самым снизить невыполнение задач из-за непонимания.
• Сместить фокус внимания сотрудников с общения друг с другом, на решение задач и сократить растянутость бизнес - процессов во времени.
• Наладить взаимодействие между сотрудниками и отделами, снизив конкуренцию и соперничество в коллективе, и ощущение хаоса.

ООО «ЦКИ» предлагается проведение корпоративного тренинга «Общение в коллективе ООО «ЦКИ». Организатор: Тренинговая компания «EQuator».

Цель тренинга общение в коллективе ООО «ЦКИ» установление эффективной коммуникации в организации для решения деловых задач. Эффективное общение между всеми членами команды относится к числу наиболее важных аспектов деятельности компании. В любой организации каждый сотрудник выполняет лишь часть работы от общего целого, а потому для успешного движения организации к цели необходимо, чтобы все части были согласованы друг с другом и двигались в одном направлении, с одной скоростью. Общение внутри команды нужно для координации совместной деятельности.

Общение — это сложный процесс, включающий в себя три составляющих, каждая из которых прорабатывается в тренинге "Общение в коллективе":

• Коммуникация (обмен информацией).
• Интеракция (обмен действиями).
• Социальная перцепция (восприятие и понимание коллег).

Формат мероприятий для совершенствования общения в коллективе:

1. Комплексная программа совершенствования внутрикорпоративных коммуникаций. Коучинг коммуникаций команды.
2. Диагностика внутрикорпоративных коммуникаций, отношений сотрудников друг с другом, общения.
3. Разработка программы совершенствования внутрикорпоративных коммуникаций.
4. Координация коммуникаций и взаимодействия сотрудников.

1. Тренинги, развивающие навыки общения у членов команды, формирующие эффективные коммуникативные взаимосвязи в команде.

• Тренинг общения в коллективе.
• Тренинг разрешения конфликтов в команде.
• Тренинг «Война миров».
• Творческие тимбилдинги.
• Деловые игры.

3. "Круглые столы"

• Групповое решение задач.
• Совещание по решению коллективной задачи. Ожидаемые результаты тренинга внутрифирменных коммуникаций ООО «ЦКИ»: сформируется четкая структура взаимодействия между сотрудниками, выработаются механизмы конструктивного разрешения разногласий. Сотрудники разовьют навыки постановки задачи, обратной связи, навыки сотрудничества в коллективе, совместного разрешения вопросов. При прохождении тренинга научатся разделению личного и профессионального общения в коллективе, формирование эффективной структуры.

Такой вид тренинга должен отвечать следующим критериям:

• Признание компетентности каждого члена команды. Чтобы налаживать эффективную коммуникацию внутри коллектива необходимо, чтобы люди знали друг друга, доверяли компетенции каждого члена команды, признавали достоинства и учитывали недостатки каждого без осуждения и критики.
• Ответственность каждого члена команды за отдельные части работы. Коллективная ответственность разделяется на зоны, каждый член команды отвечает за свой участок работ, и никто не переходит эту границу (не поучает, не советует, не контролирует - коллеги доверяют).
• Координация информации и совместных действий. Командная работа подразумевает координацию, согласованность, мониторинг, а не контроль; сотрудничество, а не конкуренцию и соперничество.
• Наличие постоянной обратной связи. Обратная связь о ходе реализации работ должна быть своевременной и донесена до всех лиц, имеющих отношение к решению задачи. Одинаково вредным для командной деятельности может быть, как умалчивание информации, так и чрезмерное предоставление информации - болтовня. Сотрудники должны выдавать в ходе работы друг другу только ту, и всю ту информацию, которая поможет команде достигнуть своей цели: своевременно выдавать полезные данные, и сдерживать бесполезную и отвлекающую информацию.
• Умение просить и предоставлять помощь. На каждом работнике лежит ответственность за выполнение определенного участка работы, но это не значит, что он должен делать все в одиночку. Если нужна помощь - ее необходимо просить, если просят о помощи - нужно сделать все, что в силах, чтобы помочь.
• Своевременное информировании о принятых решениях. Каждое принятое решение меняет направление и характер деятельности команды, поэтому оно должно быть донесено до всех членов коллектива без искажений. Работники в своей деятельности должны учитывать принятые решения и придерживаться выбранной командой стратегии.

- Единый язык общения. Для простоты понимания ко

манда должна согласовать термины и понятия, прояснить и убедиться, что все понимают слова одинаково. Полезно иметь слова-маркеры, позволяющие привлекать особое внимание в определенных ситуациях.

Тренинг "Общение в коллективе" формирует взаимодействие, удовлетворяющее всем перечисленным критериям, а также участники вырабатывают и договариваются об удобных для всех способах коммуникации в организации - переписки, голосового общения, проведения собраний и совещаний.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель работы состояла в исследовании системы управления коммуникациями в ООО «ЦКИ» и разработке направлений по повышению эффективности системы управления коммуникациями персонала.

Для реализации поставленной цели в рамках первой главы были изучены теоретические аспекты системы управления коммуникациями. Персонал как объект управления имеет особые свойства, требующие умелого учета в управлении персоналом, направленном на достижение эффективности деятельности предприятия. Именно коммуникации придают динамичность системе взаимодействия внутри организации и являются связующим звеном между целью организации и людьми. От эффективности коммуникаций зависит эффективность организации в целом, т.к. плохая коммуникация может парализовать деятельность организации. А эффективность коммуникаций зависит от того, насколько хорошо будут преодолеваться проблемы и барьеры при осуществлении коммуникационного процесса.

Управление коммуникациями — это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большему количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам, и институтам за ее пределами. Это является необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить необходимую информацию.

Коммуникация, согласно определению — это процесс обмена идеями, мнениями, иной информацией в устном, письменном виде посредством различных символов или действий.

Исходя из этого определения, необходимо осуществлять управление коммуникациями, т.к. коммуникации, осуществляемые в процессе управления, имеет решающее значение для менеджеров и их работы.

Коммуникация является достаточно сложным процессом, действенность которого зависит от большого числа факторов, то управление ею требует специальных знаний и методов. И в первую очередь - представления о самой природе коммуникации.