Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

Процесс коммуникаций, который ограничен обеспечением информации о непосредственно выполняемых обязанностях и не дает никакой информации о качестве работы и общих направлениях, и целях, оказывает отрицательное воздействие на деятельность организации. Подобные нисходящие коммуникации способствуют созданию авторитарной атмосферы, которая препятствует нормальному осуществлению восходящих и горизонтальных коммуникаций

Нисходящая коммуникация присутствует на всех уровнях. На каждом уровне она интерпретируется сотрудниками, так что индивидуальные факторы снова входят в качестве информационных потоков.

Классическая организационная структура обеспечивает вертикальные информационные потоки, и нисходящие, и восходящие. Нисходящий процесс носит директивный характер: приказы, инструкции, информации и распоряжения. Восходящий процесс лишен директивного характера. Для эффективности восходящих коммуникаций необходим свободный подход, вовлекающий сотрудников в процесс управления и наделяющий их полномочиями.

Коммуникация вверх принимает много форм. Содержание этих сообщений имеет широкий диапазон: личное раздражение, предложения по усовершенствованию организации; сообщения могут иметь положительные и отрицательные последствия для подчиненного: от продвижения или поощрения до увольнения.

Сотрудники не любят направлять вверх информацию, т.к. она может быть вредной для них или равных с ними по положению. Количество и род информации, поступающей вверх, во многом определяется иерархией. Другая сторона восходящей коммуникации: чем детальнее и конкретнее нисходящая коммуникация, тем более сжатой и обобщенной будет идущая вверх по иерархии. Функция сотрудников, находящихся в середине иерархии, состоит в распределении и редакции информации. Только важная часть информации достигает верхушки. Здесь, как и в нисходящей коммуникации, работает ограниченность восприятия и возможность искажения информации. В процессе коммуникации существует несколько специфических нарушений иерархии.

Иерархическое деление тормозит коммуникацию: стремление людей одного и того же статуса взаимодействовать больше друг с другом, чем с теми, кто на другом уровне. Это увеличивает поток коммуникаций, основанных на личностных взаимоотношениях, и направленный вверх, но оставляет без притока такого типа коммуникаций самый нижний уровень иерархии. Такая ситуация осложняется тем, что с вышестоящих позиций также направляется вверх подобный поток коммуникаций, в ущерб отзывчивости по отношению к своим подчиненным, таким образом для всех сторон уровень удовлетворенности снижается.

Второе нарушение - это ситуации, когда одобрения ищут скорее наверху, чем в окружении равных по статусу коллег. В коммуникационную систему входят нерабочие критерии. Уважение со стороны равных по статусу коллег, заслуженное по работе, становится вторичным по отношению к другим способам завоевания расположения, которые не связаны с выполнением задания.

Третье нарушение связано с функцией ошибки при социальном взаимодействии, такое общение среди равных по статусу коллег выявляет ошибки или выносится на обсуждение. В восходящей коммуникации это происходит в меньшей степени, т.к. критика вышестоящего руководства - не популярная форма коммуникации в организации.

Проблемы восходящей коммуникации в организации влияют на индивидуальное восприятие, например, управляющий, рабочий, студент, генерал и т.д., несет в себе определенную ценность, которая связана с рангом. Различение статуса необходимо и имеет свою положительную сторону; но многие стереотипы несут в себе отрицательный смысл, есть вероятность искажения организационной коммуникации вследствие реальных или предполагаемых различий в статусе.

Одним из достоинств иерархии является координация. Иерархия становится более ясной, если разработать более детальную общую модель распространения коммуникаций по мере их продвижения вниз по иерархии. Наверху решают, кто, когда и какого рода информацию получает. Следующий начальник становится центром ее распределения и фильтрования. При всем большом количестве информации, которая потенциально может поступать в организацию в целом, это имеет решающее значение.

Коммуникации в организациях направляются не только вверх и вниз. Горизонтальная или боковая коммуникация (когда коммуникации происходят между отделами или лицами, находящимися на одном иерархическом уровне) является постоянной и важной для организации. Такая коммуникация необходима для координации усилий по достижению организационных целей.

Горизонтальные коммуникации становится все более важными по мере разрастания и усложнения организации, также, как и при сокращении штата и упрощении структуры организации. Сотрудники одного уровня ближе друг к другу по своим характеристикам, что облегчает горизонтальную коммуникацию.

Коммуникация внутри организационного подразделения совсем другая, чем коммуникация между подразделениями.

Поведение людей в организациях определяют организационные, межличностные и индивидуальные факторы. Если устройство организации делает почти невозможными горизонтальные коммуникации, то вероятность любой коммуникации мала. При этом слишком много ответственности за координацию и коммуникации ложится на тех, кто в силу отсутствия воспитания или способностей не умеет в каких-то вопросах прийти к разумному совместному решению. Тогда коллективное восприятие оказывается коллективным искажением.

Взаимодействие среди равных по статусу коллег — это только одна форма горизонтальной коммуникации. Другая форма - взаимодействие между членами разных подразделений организации, в большинстве случаев такие коммуникации не приветствуются. Как правило, коммуникации идут через иерархию до «надлежащего» офиса, или точки, где положено встречаться иерархиям двух единиц. Но в таком случае связь медленнее или вовсе отсутствует.

Вовлеченные в коммуникацию сотрудники обычно общаются непосредственно друг с другом. Это экономит время и зачастую приводит к решениям, выработанным на нижнем уровне в тесном сотрудничестве. Однако вышестоящие коллеги не знают, что происходит, а в долгосрочной перспективе возможны проблемы. Информация отправляется наверх частично уже отфильтрованной.

Также, как и другие типы организационных коммуникаций, горизонтальные коммуникации имеют множество поведенческих следствий. Коммуникации с лицами, равными по статусу, обеспечивают необходимую отдельному сотруднику социальную поддержку.

Сотрудникам одного уровня, как правило, легче обращаться за поддержкой друг к другу, а не к вышестоящим коллегам. Для организации это имеет положительные и отрицательные последствия. Если поддержка способствует объединению усилий для достижения общих целей и задач организации - это положительное воздействие. Если же в группе сотрудников, стоящих на одном уровне, не возникает необходимости объединить свои усилия, такие коммуникации несут отрицательные последствия.

Горизонтальные коммуникации между сотрудниками одного уровня могут осуществляться в ущерб вертикальным коммуникациям.

Сотрудники, которые успешно общаются между собой на одном уровне и оказывают друг другу социальную поддержку, могут потерпеть неудачу при осуществлении нисходящих и восходящих коммуникаций. На вертикальные и горизонтальные коммуникации имеют большое воздействие новейшие технологии, связанные с использованием компьютеров, интернета, телефонов и телевидения. Сотрудники организации, находящиеся рядом, могут общаться с помощью компьютерной сети, это удобнее, чем сбор всех участников в одном месте, такая телекоммуникационная компьютерная технология, как конференция значительно эффективнее телефонных переговоров, т.к. участники общаются друг с другом как бы лицом к лицу.

В современных организациях традиционным формам коммуникации приходят интерактивные, которые обеспечивают возможность двухстороннего взаимодействия. Интерактивность - это понятие, которое раскрывает характер и степень взаимодействия между объектами. [9]

Интерактивные коммуникации выделяют четыре наиболее важные цели данного вида коммуникаций, предложенных Ф. Лютенсом (см. рис. 1).

Рисунок 1- Цели интерактивных коммуникаций

Руководители отделов собираются ежемесячно на обсуждение, какой вклад может внести каждый из отделов в достижение общих целей системы, так достигается координация заданий. Когда сотрудники отдела собираются на обсуждение дальнейшей работы и зачастую используют метод «мозгового штурма», они вырабатывают решение при возникшей проблеме. Сотрудники разных отделов встречаются и обмениваются новыми данными, таким образом происходит обмен информацией. Если целью интерактивных коммуникаций стоит разрешение конфликта, сотрудники отдела собираются для обсуждения внутреннего конфликта или конфликта между отделами. [5]

Все вышеуказанные виды коммуникационных взаимодействий представляют собой разновидности формальной коммуникации, которая достаточно формализована и обезличена. В управлении часто используется неформальная коммуникация, т.к. классические структуры не удовлетворяют потребности в межличностных коммуникациях. Основное средство осуществления такого типа коммуникаций является неформальное общение между членами организации, находящимися на одном уровне. Такая неформальная система общения может поспособствовать распространению ложных слухов и вредной для компании информации или, наоборот, эффективно дополнять существующие формальные каналы коммуникации. По ней быстрее распространяется нужная информация, способствующая достижению целей формальной системы. Неформальная коммуникационная система, имеет личностную ориентацию, а личные цели могут совпадать или не совпадать с задачами организации, именно от этого совпадения зависит, будет каскадное распространение информации вредным или полезным для достижения организацией ее целей. То с какой скоростью будет передаваться, информация зависит контроль над распространением ложных слухов или данных.

Важная и значимая информация, на которую необходимо оперативно реагировать на самом низком уровне компании, может быть предоставлена с большей эффективностью неформальной системой коммуникации, чем формальной, такая система является главным способом осуществления горизонтальных коммуникаций. Формальные горизонтальные и вертикальные восходящие коммуникации в большинстве случаев оказываются неэффективными. Неформальная система, координирует работы подразделений, находящихся в организации на одном уровне.

Глава 2.АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИЙ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ЦКИ»

2.1.Общая организационно-экономическая характеристика ООО «ЦКИ»

ООО «ЦКИ» - российская контрактная исследовательская организация, оказывающая полный спектр услуг в области клинических исследований от планирования научного эксперимента до обработки полученных данных.

Организация основана в январе 2009 году и ведет свое начало с клинических исследований парафармацевтической продукции - БАД к пище, продуктов функционального питания и косметических средств, а также их регистрации. Первые клинические исследования лекарственных средств были начаты в ЦКИ в 2010 году, а с 2011 года ЦКИ работает исключительно в этом направлении. Сейчас ЦКИ представляет собой сформировавшуюся контрактно-исследовательскую организацию с отлаженной системой управления персоналом, устойчивыми партнерскими связями и надежной репутацией. ЦКИ участвует в исследовательских проектах высокой сложности. На разных стадиях выполняется 11 проектов многоцентровых исследований, проведение которых предусмотрено в 42 клиниках. Документооборот компании и основные процессы построены в соответствии с требованиями директив ЕС.

В организации работает система внутренних тренингов персонала. Сформулирована концепция многоуровневой школы GCP для развития образовательных услуг; в соответствии со стандартом ISO/IEC 17024:2012 подготовлен коммерческий семинар первой ступени «Школа GCP- базовый курс», одобренный в рамках международной системы сертификации персонала IPC. Указанный курс включен в программу подготовки персонала «Всероссийский кадровый резерв».

Система управления качеством ООО «ЦКИ» выстроена в соответствии со стандартом ISO 9001:2008, что подтверждено в рамках международной системы сертификации IQNet. В декабре 2014 года компания успешно прошла сертификационный аудит на соответствие требованиям GCP.

Основными факторами, помогающими компании выдерживать конкуренцию на современном рынке услуг в области клинических исследований, являются: