Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Основные понятия).pdf

Рассчитаем показатели ликвидности и платёжеспособности на основании бухгалтерского баланса предприятия. Данные показатели определяются как отношение разных видов ликвидных активов к текущим обязательствам (первые три показателя). Остальные показатели определяются как соотношения ключевых активов и пассивов. Результаты оценки – таблица 11.

Таблица 11

Динамика ликвидности и платёжеспособности

ПАО «Сбербанк» за 2016-2018 годы

Из таблицы 11 видно, что большая часть показателей ликвидности и платёжеспособности ПАО «Сбербанк» демонстрирует отрицательную динамику. Изменения этих показателей представлены на рисунке 1.

Рисунок 1. Ликвидность ПАО «Сбербанк» за 2016-2018 годы

Можно видеть, что хотя изменения являются в целом и незначительными, но их динамика в основном является скорее негативной. Это отрицательно характеризует изменения в финансовом состоянии предприятия и создаёт условия для возникновения финансовой неустойчивости. Успешная работа ПАО «Сбербанк» нуждается в постоянном улучшении ключевых параметров своей деятельности путем разработки и внедрения более эффективных методов управления, современных способов и приемов ведения бизнеса, обеспечение высококачественных конечных результатов.

На сегодняшний день моделирование является одним из самых мощных инструментов, которыми располагает предприятие.

Модель представляет собой систему, изучение которой служит средством для получения информации о другой системе, это упрощенное представление о реальном устройстве и / или происходящих в нем процессах.

Бизнес-модель обычно включает в себя комбинацию графических и текстовых данных, с частым использованием средств динамического моделирования, которые позволяют имитировать процессы управления деятельностью предприятия.

Управленческие решения по моделированию бизнес-процессов обычно принимаются в следующих ситуациях:

• наблюдается значительный рост экономического потенциала вследствие расширения сферы деятельности;
• происходит истощение внутренних резервов экстенсивного роста; отсутствует «прозрачность» в деятельности;
• руководство осознает необходимость осуществления изменений и развития, а также видит будущие перспективы.

2.3.Система оперативного управления бизнес - процессами ПАО «Сбербанк»

Система оперативного управления (СОУ) - это совокупность технологий и средств по управлению работой сотрудников, функциями и задачами как внутри, так и за рамками бизнес-процессов. Поскольку управление задачами тесно связано с документооборотом, применяется более широкое название - система оперативного управления и документооборота (далее - СОУД).

Функции СОУД следующие:

• планирование проектов и бизнес-процессов (задач, функций);
• реализация задач (ввод действий и документов по задачам);
• получение отчетов о ходе выполнения задач;
• контроль за исполнением задач;
• мониторинг занятости персонала и оценка эффективности его работы;
• создание, передача, маршрутизация документов;
• управление данными: хранение, поиск, систематизация, архивация;
• обеспечение безопасности и конфиденциальности.

Оперативное управление тесно связано с бизнес-процессами (рисунок 2).

Рисунок 2. Связь бизнес-процессов и оперативного управления

Любой бизнес-процесс на нижнем уровне представляет собой набор функций (задач), которые выполняются сотрудниками по определенным правилам, то есть в соответствии с бизнес-логикой. Не имея дерева (иерархического списка) и графических моделей бизнес-процессов, сложно организовать эффективное оперативное управление ими на системной и долгосрочной основе.

Даже если деятельность сотрудников подробно и оптимально регламентирована, а регламенты доведены до сотрудников и понятны им, этого не всегда бывает достаточно для эффективного выполнения бизнес-процессов. Важно правильно организовать выполнение задач сотрудниками, то есть правильно их планировать, распределять, контролировать и т.д. Таким образом, система оперативного управления предназначена для реализации бизнес-процессов на нижнем уровне.

Рассмотрим основные этапы построения и организации функционирования системы оперативного управления в банке (рисунок 3).

Рисунок 3. Методика оперативного управления в банке

Для описания бизнес-процессов и управления ими рекомендуется использовать профессиональные программные продукты бизнес-моделирования (далее - ППБМ), например Business Studio. Они позволяют быстро и эффективно выполнять большое количество задач - от разработки стратегических целей и моделей бизнес-процессов до автоматического формирования регламентирующей документации. Подробная информация о данных программных продуктах, их функциях, предназначении, выборе и сравнении приведена в книге: Исаев Р.А. Банковский менеджмент и бизнес-инжиниринг. М.: ИНФРА-М, 2011.

Круг задач ППБМ ограничен рамками бизнес-моделирования, поэтому для оперативного управления бизнес-процессами и организации документооборота необходимо внедрение и использование программных продуктов другого класса - «Оперативное управление и документооборот». В некоторых источниках они имеют название ECM (Enterprise Content Management) - «Управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией».

При современном уровне развития технологий в условиях работы банка стандартных средств оперативного управления (телефона, органайзера, электронной почты, бумажных документов и др.) уже недостаточно. Эффективная работа системы оперативного управления требует автоматизации с помощью специализированных программных продуктов. Очень важно, чтобы ППБМ и СОУД были интегрированы между собой, то есть представляли единую систему, а не изолированные друг от друга решения. Примером такой интеграции может служить решение Business Studio + DIRECTUM.

Чтобы управлять бизнес-процессами на нижнем уровне (т.е. выполнять оперативное управление задачами и документами), необходимо их сначала описать. Основные этапы этой процедуры таковы.

Перед тем как описывать бизнес-процессы и распределять функции/задачи между сотрудниками, необходимо построить актуальную и полную организационную структуру банка (в формате «как есть». Организационная структура может быть описана несколькими способами: в виде дерева (иерархического списка подразделений и должностей), графических моделей, таблицы (штатного расписания).

Все бизнес-процессы банка следует включить в единый иерархический список (дерево), как показано в Приложении 8. Бизнес-процессы рекомендуется группировать на верхнем уровне в три вида: основные, обеспечивающие и управляющие. Если у нескольких бизнес-процессов есть общие функциональные части (блоки), они описываются один раз в одном месте дерева, а затем на них ставятся ссылки из бизнес-процессов.

Рисунок 4. Дерево бизнес-процессов банка (верхний уровень, фрагмент)

Выбираются ключевые бизнес-процессы банка (например, для которых затем будет выполняться оперативное управление) и описываются в виде графических моделей и регламентов до уровня задач и сотрудников, включая полное описание документооборота внутри бизнес-процессов. Назначаются ответственные и исполнители по задачам (функциям). Современные программные продукты бизнес-моделирования позволяют автоматически формировать регламентирующие документы на основе графических бизнес-моделей

Функционирование СОУД состоит из пяти этапов (рисунок 5).

Рисунок 5. Функционирование СОУД

Сотрудник банка (владелец или один из исполнителей бизнес-процесса, обладающий необходимыми правами) выбирает бизнес-процесс, который он собирается запустить на выполнение. Заполняет необходимые параметры и запускает экземпляр бизнес-процесса.

После запуска экземпляра бизнес-процесса сотрудник, который выполняет первую функцию (задачу) в нем, получает соответствующее уведомление и необходимые материалы. Если в банке внедрена электронная СОУД, на компьютере каждого сотрудника установлена необходимая программа. Несколько раз в день он открывает ее и видит перечень входящих задач, которые ему необходимо выполнить (рис. 10), например согласовать документ, провести маркетинговый анализ, оценить риски, запросить документы у партнеров и т.п. При выполнении задачи сотрудник читает прилагаемую инструкцию, методики и другие материалы, которые пришли на вход в соответствии с моделью бизнес-процесса.

После выполнения задачи сотрудник проставляет в программе отметку «Выполнено», вкладывает подготовленные документы и материалы (если требуется), указывает свои комментарии и пояснения о выполнении задачи. Например, если сотрудник не смог выполнить задачу в установленные сроки, то в комментариях он пишет, что причиной была задержка со стороны партнеров. После этого функция на модели экземпляра бизнес-процесса помечается как выполненная, СОУД отправляет задачу и необходимые материалы по цепочке следующему сотруднику. И так - до завершения бизнес-процесса. Если в каких-то частях бизнес-процесса задачи выполняются параллельно, их исполнители получают уведомления и материалы одновременно. Это позволяет сократить общее время выполнения бизнес-процесса.

Вся информация о ходе выполнения экземпляра бизнес-процесса доступна тому сотруднику, который указан при его запуске владельцем (или ответственным). Владелец бизнес-процесса в режиме онлайн на своем компьютере в специальной программе контролирует бизнес-процесс и предпринимает корректирующие действия. Например, если произошла задержка в бизнес-процессе, то владелец сразу видит, кто из сотрудников нарушил сроки выполнения задачи. Он может, имея необходимые полномочия и ресурсы, переназначить задачу другому сотруднику, устранить причины задержки бизнес-процесса.

Чтобы сделать контроль исполнения бизнес-процесса более точным и эффективным, в нем могут быть установлены контрольные точки для получения промежуточных результатов, о которых будет доложено владельцу бизнес-процесса.

Оперативное управление бизнес-процессами с помощью электронных СОУД позволяет решить большое количество проблем при взаимодействии подразделений в рамках сквозных бизнес-процессов банка, при которых задействованы более пяти исполнителей.

Благодаря использованию СОУД не требуется звонить по телефону каждому участнику бизнес-процесса, выяснять причины задержек и объяснять, как и зачем нужно выполнить задачи.

При исполнении бизнес-процессов в СОУД собирается статистика, например, за выбранный период:

• количество выполненных экземпляров бизнес-процессов;
• количество бизнес-процессов, выполненных с нарушением установленных сроков;
• средняя длительность каждого бизнес-процесса;
• количество созданных/согласованных документов;
• другое.

Эти данные могут быть переданы из СОУД в ППБМ для выполнения аналитических задач, расчета показателей KPI бизнес-процессов и сотрудников.

В конце установленного периода (например, полугодия) анализируется результативность оперативного управления, в том числе с помощью полученной на предыдущем этапе статистики. Разрабатываются корректирующие действия и задачи как по изменению бизнес-процессов, так и по изменению системы оперативного управления в целом.

Построение эффективной системы оперативного управления процессами невозможно без использования программных продуктов, то есть автоматизации. Возможные решения - это DIRECTUM, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes, DocsVision, Motiw. Они позволяют выполнять с помощью компьютера все задачи по оперативному управлению и документообороту, о которых шла речь в данной статье, разграничивать права доступа всех участников процессов, автоматически формировать различные отчеты, в онлайн-режиме предоставлять всю необходимую информацию пользователю и многое другое.