Файл: Процессы реализации управленческих решений на примере ООО «Альфа».pdf

Постоянно возрастающий объем документопотоков и несовершенство организации кадрового делопроизводства привело к значительным потерям документов.

Бумажный документооборот потихоньку «умирает» и на смену ему приходит электронный документооборот, который медленно, но верно входит в жизнь каждой организации. Все больше руководителей организаций начинают понимать, что управление электронным документооборотом поможет не только навести порядок в документах, но и является сильным экономическим фактором. Электронный документооборот - это способ организации работы с документами, когда основная масса их оригиналов формируется в электронном виде без использования бумажных носителей. Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью. Если электронный документ пересылается контрагенту, он должен быть отправлен с соблюдением порядка обмена электронными документами.

К входящим документам относятся: резюме, заявки на подбор, служебные записки, предложения, характеристики. Блок-схема обработка входящих документов менеджером по персоналу ООО «Альфа» представлена на рисунке

Рисунок 4 - Блок-схема обработка входящих документов менеджером по персоналу ООО «Альфа»

После регистрации, корреспонденция передаётся для рассмотрения директору ООО «Альфа» для наложения резолюции.

Внутренние документы готовятся, оформляются и используются в пределах самого ООО «Альфа».

Построим оперограмму движения входящих документов (рис. 5).

Рисунок 5 - Оперограмма движения входящих документов

Данная оперограмма показывает, что приемом корреспонденции в организации занимается отдел кадров. Затем происходит вскрытие конверта, регистрация в журнале и передача на рассмотрение руководителю организации. После рассмотрения документа руководитель ставит резолюцию и передает документ обратно в отдел кадров, где его ставят на контроль и передают на исполнение. Исполненный документ снимается с контроля в отделе кадров и подшивается в дело.

1. В связи с большим количеством корреспондентов поток документов достигает огромных значений. В результате возникает множество проблем, связанных с документооборотом, потому, как нынешняя система получения и обработки документов морально и технически устарела. Таким образом, принятие решения об отказе от электронного документооборота являлось неэффективным.

Глава 3. Направления совершенствования процессов реализации управленческих решений ООО «Альфа»

3.1. Совершенствование контроля за реализацией управленческих решений ООО «Альфа»

В процессе управления менеджеры принимают определенные управленческие решения, влияющие на внутреннюю структуру организации и отношения с другими участниками на рынке.

Для ООО «Альфа» рекомендуется использование программы документооборота «Globus START». Globus START - система электронного документооборота для малых предприятий и рабочих групп. Полностью готовая к установке и использованию система устанавливается за считанные минуты и решает задачу автоматизации работы с внутренними и поступающими в организацию документами. Позволяет обеспечить их надежное централизованное хранение, быстрое создание по шаблонам и согласование в электронном виде. Идеально подходит небольшим коммерческим организациям, вовлеченным в интенсивный обмен документами с клиентами, поставщиками или регуляторами рынка. Позволяет избежать потерь документов, обеспечить более быструю реакцию на запросы, снизить затраты времени и снизить влияние «человеческого фактора».

Globus START включает следующие функции:

• Регистрацию входящих документов;
• Рассмотрение, наложение резолюций;
• Многостадийное рассмотрение;
• Назначение исполнителей;
• Контроль исполнения;
• Подготовка документов по шаблонам;
• Согласование по маршрутам;
• Автоматическая нумерация;
• Регистрация исходящих документов;
• Регистрация внутренних документов;
• Быстрый поиск и подбор по критериям;
• Подготовка ответов на входящие документы;
• Справочники Контрагентов и др.
• Настройка новых типов документов;
• Добавление нужных полей в электронный документ;
• Подстановка полей эл.документа в шаблон;
• Автоматическое заполнение шаблонов;
• Помещение в дела;
• Автоматическое резервное копирование;
• Поддержка MS Word и Open Office Writer.

Кроме того, разработчики программы предлагают дополнительные платные функции:

Услуги по установке системы

Услуги по обучению пользователей

Услуги по переносу архива документов в систему

Услуги по технической поддержке

Дополнительные пользовательские подключения (начиная с 11-го пользователя и далее)

Переход на старшие версии системы (globus Direct, globus Professional) Услуги по оптимизации бизнес-процессов и повышению эффективности информационного обмена

Автоматизация кадрового делопроизводства существенно уменьшит затраты на подбор и учет персонала. Это произойдет за счет регистрации в системе всех событий, так или иначе связанных с движением персонала. Руководители подразделений получат непосредственный доступ к формированию кадрового плана организации. При этом существенно уменьшится время рассмотрения кадровой службой заявок на заполнение вакансий. Возможность внедрения юридически значимого электронного документооборота в существующие информационные системы и бизнес - процессы заказчиков помогает вывести работу предприятий крупного, среднего и малого бизнеса на качественно новый уровень. Использование механизмов обмена документами в онлайн-режиме обеспечит следующие преимущества: независимость от географического расположения, повышение производительности труда финансовых и бухгалтерских служб, оптимизация расходов на ведение бизнеса.

Также автоматизация даст возможность мгновенно распределять затраты по центрам финансовой ответственности и бюджетным статьям, анализировать исполнение бюджетов подразделений для принятия оперативных решений и оценки эффективности их работы в онлайн-режиме, детально анализировать отдельные, особенно существенные статьи затрат [36].

Если говорить об эффективности, то автоматизация документооборота на предприятии обеспечивает значительную экономию. Существенно уменьшается число бумажных документов, за счет чего сводятся к минимуму издержки на расходные материалы. Сотрудники тратят меньше рабочего времени на поиск нужной информации, на создание типовых документов с нуля и составление различных- отчетов. Подготовка и согласование документов проходят в разы быстрее, что, помимо прочего, повышает доверие к предприятию со стороны партнеров. Система электронного документооборота позволяет автоматизировать разработку и согласование всех документов организации, осуществлять рассылку документов для ознакомления широким кругом сотрудников, выдавать поручения и контролировать их выполнение, а также создавать произвольные бизнес-процессы для решения любых задач организации.

Система содержит ряд встроенных стандартных бизнес-процессов, покрывающих большую часть задач по автоматизации документооборота. Используя эти процессы, можно очень быстро приступить к работе с системой. В дополнение к стандартным, пользователи могут разработать свои собственные процессы, а также внести необходимые коррективы в существующие процессы, с помощью удобного инструментария, встроенного в систему. Любой бизнес-процесс может быть запущен пользователем системы, имеющим соответствующие полномочия. Помимо этого, система обеспечивает возможности гибкого планирования событий, позволяя заранее настроить даты и периодичность запуска тех или иных процессов и уведомлений.

Система позволяет работать не только с внутренними документами организации, но и полностью автоматизировать обработку входящих и исходящих документов. Такая автоматизация значительно сокращает время обработки входящих документов и упрощает их учет, делает весь процесс от поступления входящего документа до отправки исходящего документа абсолютно прозрачным и управляемым [12].

Одно из ключевых достоинств автоматизации бизнес-процессов ООО «Альфа» с помощью электронной системы документооборота - появление полного контроля над выполнением всех решаемых в организации задач. Помимо сроков разработки и согласования документов, руководство может контролировать все аспекты работы своих подчиненных: время их работы в системе, количество выполняемых заданий, время выполнения заданий, количество просроченных заданий и время, на которое они были просрочены. Уполномоченные сотрудники получают своевременные уведомления о том, что задание может быть не выполнено в срок, с тем, чтобы можно было обратиться к задерживающему процесс сотруднику и оперативно решить потенциальную проблему. Помимо этого, в любой момент можно запросить подробные отчеты о ходе выполнения текущих задач организации.

Контроль исполнения позволит коренным образом изменить работу ООО «Альфа», сделать сложные процессы простыми и прозрачными, показать качество работы всех сотрудников и позволить оперативно влиять на все процессы.

3.2. Оценка эффективности предложенных мероприятий

ООО «Альфа» преимущественно в своей работе использует бумажный документооборот.

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

• централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;
• сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;
• единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);
• сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;
• быстроту подписания документов;
• возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;
• быстрый поиск документов;
• аудит доступа пользователей к документам.

Внедрение электронного документооборота раньше всего начинают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Поскольку обмен электронными документами, в частности счетами-фактурами, возможен только по взаимному согласию сторон, то для начала надо обсудить возможность перехода на электронный документооборот со своими постоянными контрагентами. Особое внимание следует уделить выбору оператора электронного документооборота, с которым и нужно заключить договор.

Стоимость компьютерной техники, необходимой для организации электронного документооборота будет определяться стоимостью 13 компьютеров для пользователей по цене 25000 руб. за один компьютер. То есть Скт=25000*13=325000 руб.

Реализация проекта будет включать такие затраты, как затраты на электроэнергию - 320 руб/мес, затраты на услуги связи (телефон, Интернет) - 750руб/мес, затраты на канцелярские товары - 1200 руб/мес (данные взяты из бухгалтерской документации предприятия). Итого, за 1 месяц прочие расходы составят 2270 руб. Общая смета затрат на внедрение программы документооборота «Globus START» приведена в табл. 6.

Таблица 6 - Смета затрат на внедрение программы документооборота «Globus START»

Так как на предприятии будет задействовано 12 пользователей, то необходима покупка одной серверной лицензии и 12 пользовательских лицензий, что составит 48800 руб.