Файл: Документирование и инвентаризация..pdf

Все предприятия обязаны проводить плановые ин­вентаризации своих ресурсов в следующие сроки:

- основных средств, капитальных ремонтов, расходов бу­дущих периодов и всех товарно-материальных ценностей – не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов;

- расчетов с дебиторами и кредиторами – не менее одного раза в год;

- расчетов с банками и финансовыми органами – не менее одного раза в квартал;

- расчетов предприятия с его хозяйствами, выделенными на самостоятельный баланс, – не менее одного раза в квартал;

- денежных средств и денежных документов – не менее од­ного раза в месяц.

К внеплановой относится инвентаризация, проведение которой не предусмотрено в плановом порядке (в учетной политике и плане контрольно-ревизионных работ), а также их проведение не носит обязательного характера. Внеплановые инвентаризации проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации^[8].

Внеплановые инвентаризации проводятся в следующих случаях:

- при смене собственника или реорганизации предприятия;

- при смене руководителя предприятия;

- при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел); - при установлении фактов хищений, ограблений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- после пожара или стихийных бедствий;

- по решению контролирующих, судебных и других уполномоченных на то органов.

По объему совокупности объектов учета выделяют сплошную и выборочную инвентаризацию.

Сплошной считается инвентаризация, в ходе которой подвергается осмотру в натуре все объекты данного вида. Сплошной инвентаризации подвергается денежная наличность в кассе, наличие ценных бумаг, денежных документов, отдельных видов материальных ценностей^[9].

Выборочной является инвентаризация, в ходе которой подвергается осмотру в натуре часть объектов данного вида. При ревизиях и проверках этот вид инвентаризации часто применяют для выявления реальности объемов отдельных работ, сохранности отдельных видов материальных ценностей. Из-за сравнительно небольшой трудоемкости выборочная инвентаризация получила широкое распространение в контрольно-ревизионной работе. По ее результатам представляется возможность установить достаточно целостную картину состояния сохранности и рационального использования имущества предприятия. Однако она не гарантирует безусловной объективности результатов проверки в натуре, а в случае причинения материального ущерба не позволяет определить его сумму. В этих условиях необходимо проводить сплошную инвентаризацию. Причем наличные денежные средства в любых случаях подвергаются только сплошной инвентаризации.

В зависимости от полноты охвата имущества и обязательства организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства организации, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января или дату, близкую к концу отчетного года. Ввиду ее громоздкости и трудоемкости отдельные виды средств разрешается инвентаризовать и раньше. Однако здесь установлены некоторые ограничения.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид имущества предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводиться систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения^[10].

По содержанию различают инвентаризацию ресурсов и инвентаризацию процессов.

Инвентаризация ресурсов означает проверку в натуре имущества организации.

Инвентаризация процессов означает проверку в натуре отдельных моментов кругооборота средств организации. Например, в процессе производства в натуре могут быть проверены выполненные работы, отдельные затраты на материалы и т. д. В процессе реализации могут быть осмотрены в натуре расчетно-финансовые операции, а в процессе снабжения – расчетно-заготовительные операции.

По характеру инвентаризации подразделяются на необходимые, повторные, контрольно-перепроверочные, перманентные (непрерывные).

Необходимая инвентаризация проводятся в силу ее необходимости: при смене материально ответственных лиц, после стихийных бедствий, при переоценке материальных ценностей, краже.

Повторная инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве проведенной инвентаризации, но и в том, что материально ответственное лицо заранее знало срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

Контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10 % проверенных ценностей. В случае выявления расхождений руководитель предприятия требует письменные объяснения от лиц, проводивших ранее инвентаризацию, и от материально ответственных лиц. При выявлении фактов приписок, пропусков ценностей или же других злоупотреблений руководитель распускает такую комиссию и ставит вопрос о привлечении виновных к ответственности. Немедленно назначается инвентаризационная комиссия для проведения повторной инвентаризации.

Перманентная (непрерывная) инвентаризация проводится в соответствии с внутренним планом работы бухгалтерии в течение календарного года по отдельным видам имущества на различные даты. Порядок инвентаризации определяется хозяйствующим субъектом в его учетной политике.

Количество инвентаризаций в году, а также конкретные даты их проведения устанавливаются в календарном плане инвентаризационной работы, ежегодно составляемом главным бухгалтером и утверждаемом руководителем предприятия при создании инвентаризационных комиссий. Эти сведения не подлежат разглашению^[11].

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации на предстоящий финансовый год или ряд лет утверждается руководителем организации одновременно с принятием учетной политики как самостоятельный документ либо отражается в приказе по учетной политике как одно из ее направлений исходя из особенностей деятельности организации.

Помимо обязательных инвентаризаций, в данном порядке (и в учетной политике организации) должно быть отражено: сколько раз в отчетном году и когда проводятся инвентаризации, перечень инвентаризируемых при каждой из них видов имущества и обязательств.

Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии), главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. В состав комиссий также могут быть включены специалисты внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.

Перед началом работ руководитель и главный бухгалтер проводят вводный инструктаж о правилах проведения инвентаризации.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц и полным составом комиссии.

До начала инвентаризации, то есть до начала проверки фактического наличия имущества, в инвентаризационную комиссию передаются последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Перед тем как комиссия приступит к проверке фактического наличия имущества, материально-ответственное лицо на титульном листе инвентаризационной описи своей подписью подтверждает, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или предъявлены инвентаризационной комиссии, все поступившие на его ответственность ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Поскольку инвентаризационная комиссия фиксирует наличие ценностей на дату начала своей работы (например, 16 декабря), а данные бухгалтерского учета формируются по состоянию на 1 число каждого месяца (например, на 1 декабря), то для того чтобы бухгалтерия имела возможность определить остатки ценностей по данным учета к началу работы комиссии, на всех приходных и расходных документах за период с 1 по 16 декабря председатель комиссии делает надпись о том, что движение ценностей по этим документам произошло до начала работы комиссии.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием: «До инвентаризации на (дата)», что должно служить основанием для определения остатков имущества на начало инвентаризации по учетным данным.

С материально-ответственных лиц берутся расписки о том, что на начало инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества^[12].

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная группа обязана также опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы; проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях – заблаговременно.

В ходе инвентаризации сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи и акты, оформленные на бланках унифицированных форм первичной учетной документации. Члены комиссии описывают ценности, пересчитывают (взвешивают или обмеривают) их в зависимости от того, в каких единицах измерений они учитываются. Проверка производится сплошным пересчетом всего имущества.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной выборочной проверке в натуре части этих ценностей.

Наименование инвентаризируемых объектов, а также их количество указывается в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Описи могут заполняться вручную или с использованием средств вычислительной или другой организационной техники.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно. Не допускается оставлять в них незаполненные строки – на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Не допускаются также помарки и подчистки.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами^[13].

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

ГЛАВА 2 АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В ОАО «БРЕСТСКИЙ ВОДОКАНАЛ»

2.1 Характеристика хозяйственной деятельности ОАО «Брестский водоканал»

Открытое акционерное общество «Брестский водоканал» образовано 29 декабря 1998 года во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от 10 марта 1997 г. № 188 и в соответствии с решением Слонимского городского исполнительного комитета от 29 декабря 1998 г. № 256, путём преобразования в открытое акционерное общество Слонимского производственного предприятия водопроводно-канализационного хозяйства.