Файл: Документирование и инвентаризация..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Инвентаризации подлежит все имущество (все виды имущества, принадлежащие предприятию независимо от его местонахождения; имущество, не принадлежащее предприятию, но числящееся в бухгалтерском учете; имущество, не учтенное по какой-либо причине) и все виды финансовых обязательств.

Инвентаризации могут быть плановыми, которые производятся в заранее установленные сроки, и внеплановыми (внезапными), которые проводятся неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие ценностей. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов^[1].

Если у руководства организации возникли сомнения в достоверности, объективности и качестве проведенной инвентаризации может быть назначена повторная инвентаризация. Кроме того, по окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции, где проводилась инвентаризация.

Количество инвентаризаций в отчетном году, порядок и сроки их проведения и перечень проверяемого имущества и обязательств устанавливается руководителем предприятия, кроме случаев, когда в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Республике Беларусь проведение инвентаризации обязательно.

Объектом исследования является открытое акционерное общество «Брестский водоканал».

Предметом исследования выступают данные бухгалтерского учета и хозяйственные средства ОАО «Брестский водоканал».

Цель курсовой работы – оценка результатов инвентаризации хозяйственных средств и финансовых обязательств ОАО «Брестский водоканал».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить методологический материал по теме работы;

- дать оценку результатам инвентаризации проведенной в ОАО «Брестский водоканал» в 2015 году;

- разработать рекомендации по совершенствованию организации проведения инвентаризаций.

ГЛАВА 1 СУЩНОСТЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ, ИХ СВЯЗЬ С ДРУГИМИ МЕТОДАМИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Документирование как процесс сохранения информации

Документирование – это процесс сохранения какой-либо информации на различные носители по установленной форме и правилам при помощи записи.

Документируются, к примеру, хозяйственные операции, управленческая деятельность, организация. При документировании хозяйственных операций определяется тип первичных документов, их содержание, срок и форма собираемых документов, исполнители. Допустим, при документировании управленческой деятельности, отмечается и точным образом собирается информация, которая потребуется для проведения управления. Используются рукописные и печатные документы, или диски, карты и другие варианты.

Потребность в фиксации информацию появилась у людей очень давно. К настоящему времени сохранились так называемые «документы» различных эпох, написанные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах. Варианты написания информации также были разными: рисунок, графика, письмо. Сегодня в управленческой практике применяют главным образом документы, написанные каким-либо видом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с применением графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза¬писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и других носителях.)

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина —документоведение.

Документирование – это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Рассмотрим более детально, что значит термин документирование.

Значение документирования

В древности техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В современной жизни документирование в аппарате управления может составляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с применением соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты). В настоящее время в управленческой практике удобным способом документирования служит машинописная или компьютерная печать. Всё же ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, составляются обычно рукописным способом. Во многих случаях документирование должно обязательным, и оно предписывается законами и актами государственного управления.

Пояснение термина документирование. Документирование – это записанная информация с использованием разных носителей, с применением законных прав.

Правила документирования всегда устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация проходит обработку при помощи электронно-вычислительных машин, кодируется, то есть представляется в той или иной стандартной форме. Причём одна и та же информация может быть закодированы в различных формах и, наоборот, разные сведения могут быть представлены в достаточно похожей форме. Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации – начертательное письмо, это письмо с применением графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации передачи звуковой информации.

Инвентаризация как способ первичного наблюдения

Инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств данным бухгалтерского учета. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены соответствующими документами и отражены в бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления^[2].

В настоящее время обеспечение сохранности хозяйственных ресурсов, их рационального и экономного использования, предотвращение непроизводственных расходов и потерь сырьевых, топливных и других материальных ценностей является важной задачей каждого субъекта хозяйствования. А одним из наиболее действенных средств контроля за сохранностью средств организации является инвентаризация, в процессе которой фактическое наличие ценностей сличается с данными бухгалтерского учета, выявляются их излишки или недостачи. Таким образом, с помощью инвентаризации проверяют правильность данных текущего учета и выявляют ошибки, допущенные в учете.

Под организациями понимаются все юридические лица, зарегистрированные в Республике Беларусь, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также филиалы, представительства и другие структурные подразделения юридических лиц Республики Беларусь, расположенных как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределами, органы государственной власти и управления, включая организации, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета.

Цель проведения инвентаризации – обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Кроме того, это один из наиболее действенных механизмов внутреннего контроля за сохранностью имущества организаций, полнотой и своевременностью осуществления расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам по уплате налогов и сборов, соблюдением требований законодательства при осуществлении и учете финансово-хозяйственной деятельности, своевременным выявлением ошибок в учете и внесением исправлений в данные бухгалтерского учета и отчетности^[3].

Если организация не провела обязательную инвентаризацию, то при документальной проверке на ее руководителя налоговым органом может быть наложен административный штраф.

Проведение инвентаризации должно обязательно соответствовать следующим принципам:

- комиссионность проведения, инвентаризация проводится специально назначенной комиссией;

- внезапность проведения, для проверяемых инвентаризация должна быть неожиданной;

- действительность проведения, все инвентаризируемое имущество подлежит обязательному обмеру, подсчету, взвешиванию и т.д.;

- непрерывность проведения, инвентаризация не должна прерываться. Если ее нельзя закончить в течение одного дня, то в этом случае на время перерывов в работе (обед, ночное время и т.д.) складские помещения опечатываются^[4].

В ходе инвентаризации решаются следующие задачи:

- выявление фактического наличия имущества;

- контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

- выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т.п.;

- выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью их последующей реализации;

- проверка полноты отражения в учете обязательств .

Проведение инвентаризации является обязательным в следующих случаях:

- при смене собственника (передаче имущества в аренду, выкупе или продаже);

- при ликвидации или реорганизации организации (Декрет Президента Республики Беларусь от 16. марта 1999 года №11 «Об упорядочении государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования»);

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене руководителя организации или другого материально-ответственного лица;

- при установлении фактов хищения, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- по решению контролирующих, судебных или иных уполномоченных на то органов;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь или нормативными правовыми актами Министерства финансов Республики Беларусь .

Классификация элементов бухгалтерского учета представлена в приложении 1.

Виды инвентаризаций

Инвентаризация является обязательным дополнением документации. Только при помощи обоих этих способов – документации и инвентаризации – в бухгалтерском учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений. В зависимости от соответствующих классификационных при­знаков, к которым относятся плановость, объем совокупности объектов контроля и содержание инвентаризации, различают приведенные ниже ви­ды инвентаризаций. Инвентаризации могут быть обязательные и инициативные.

В некоторых случаях, преду­смотренных законодательством Республики Беларусь или нор­мативными правовыми актами Министерства финансов, организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Такие инвента­ризации являются обязатель­ными^[5].

Кроме обязательных инвен­таризаций организации могут проводить инициативные ин­вентаризации в соответствии со спецификой их деятельности или необходимостью дополни­тельного контроля за обеспе­чением достоверности данных об имуществе и обязательствах. Они самостоятельно устанав­ливают сроки и порядок проведения подобных инвентаризаций.

По отношению к плану проведения инвентаризаций выделя­ют плановую и внеплановую инвентаризацию^[6].

Плановой является инвентаризация, предусмотренная пла­ном проведения контрольно-ревизионной работы соответствующе­го органа экономического контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству (например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации и т. п.). Она проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем^[7].