Файл: Основные функции в системе менеджмента (Менеджмент как тип рыночного управления).pdf

Составляются календарные графики и графики работы сотрудников с учетом их определенного необходимого количества. Все сметы, списки расходов, в том числе ФОТ, идет в Отдел снабжения и Бухгалтерию по итогам согласования с Генеральным директором.

Но подробнее хотелось бы остановиться на декомпозиции элементов структуры плана проекта именно в процессе непосредственного клининга с целью решения и постановки прежде всего стратегических задач.

Уборка перед вводом в эксплуатацию здания включает в себя целый комплекс мероприятий разного уровня сложности и, в частности, состоит из последовательных процессов:

-сбор и вывоз строительного мусора;

-очистка помещений и поверхностей от строительной пыли;
-удаление стойких локальных загрязнений (краски, клея, цемента, бетона) с поверхностей;
-глубокая чистка всех видов покрытий;

-мытье остекления, в том числе методом промышленного альпинизма;
- финишная уборка всех помещений перед приемом комиссией.

Итак, в качестве примера возьмем один из ТЦ, уборка в которых является нетривиальной задачей для любой клининговой компании за счет, прежде всего, неравномерной посещаемости, в которой присутствуют пики и спады.

Именно поэтому степень интенсивности текущей уборки в помещениях торгового центра неравномерна в зависимости от дня недели и времени года и характеризуется, прежде всего, колебаниями объема работ, который приходится выполнять после закрытия здания для входа посетителей.

С целью реализации крупных объемов работ при необходимости в оперативном режиме привлекается необходимое количество линейного персонала и сложная подъемная техника. Налаженные связи со специализированными структурами позволяют оперативно решать любые возникающие технические вопросы без задержек в выполнении работ по проекту.

Любое современное здание - это большое количество остекления разного типа: стеклянные двери, панорамные окна, стеклянные витрины торговых отделов и пр. Именно поэтому для их очищения используются специальные моющие средства. Которые закупаются у определенных поставщиков, в определенных объемах, на определенных условиях в соответствии с планом проекта.

Наравне с площадями, предназначенными для посетителей, требуют такого же тщательного подхода и технические помещения, площадь которых зачастую равна или даже превосходит площадь общедоступных помещений, таких как, подвальные и чердачные помещения здания.

Эскалаторы также являются неотъемлемым элементом современных зданий, уборка которого должна производиться бережно и тщательно. За счет также специальных моющих средств, техники и персонала в определенном количестве.

Итак, был рассмотрен первоначальный этап запуска клинингового объекта в эксплуатацию.

Но и именно на этом этапе необходимо просчитать основные риски по реализации проекта и его альтернативы, которые чаще всего связаны с трудовыми ресурсами и их привлечением.

Необходимо также учесть удовлетворение затрачиваемых средств на него с учетом экономической выгоды для Группы в результате его дальнейшей реализации.

На этом этапе также очень важно сделать первую сверку с тем, что планировалось и тем, что получаем на данный момент в сухом остатке.

По завершению основного этапа масштабной уборки после строительных работ требуется повторная уборка всех помещений для достижения их необходимого состояния в соответствии с требуемыми нормами. На этом этапе удаляется пыль и прочие мелкие недочеты, способные, тем не менее, испортить впечатление от всего проекта в целом. 

Используется механизированная уборка для очистки больших площадей и кропотливая ручная для очистки труднодоступных участков. Что, соответственно, также диктует необходимость планирования временных периодов на выполнение, расчета ресурсов, материалов, оборудования (например, поломоечных машин определенного типа и в определенном необходимом количестве).

После сдачи объекта в эксплуатацию уборка ТЦ идет постоянно, в течение всего дня. Оперативно ликвидируются разливы на полу. Осуществляется постоянная влажная уборка в холлах и входных зонах. При этом важно обезопасить посетителей ТЦ от возможного травмирования на скользких мокрых участках, выставив заблаговременно таблички с предупреждением. Минимизация риска травмы имеет первостепенное значение для хорошей репутации торгового центра и арендаторов. Важно также, чтобы контейнеры с мусором вовремя опорожнялись, и не допускалось их переполнение. Особое внимание уделяется уборке туалетов. Траволаторы, лифты, холлы также требуют контроля чистоты.

После закрытия ТЦ производится капитальный клининг торгового центра с использованием специального оборудования (поломоечные машины разного типа, дуплекс-машины, полировальные машины и т.д.). Не стоит забывать и о клининге прилегающей территории: уборка парковок, входных зон; очистка стоянок от мусора и листвы в теплое время и от снега в зимнее; уборка остановок общественного транспорта на территории ТЦ и так далее.

В перечень работ по поддержанию порядка на территории ТЦ или бизнес центра входит:

-комплексная уборка зон повышенной проходимости, офисных и служебных помещений,

-уборка лестниц, аварийных выходов и лифтов, включая полировку металлических поверхностей лифтовых кабин,

- клининг санузлов, включающий в себя обработку напольного покрытия, стен, дверей, светильников,

-поддержание наличия расходных материалов для санузлов,

-сезонная мойка остекления и фасада здания,

-уход за кровлей,

-расчистка, уборка и вывоз снега в зимний период, удаление наледи, обработка реагентами,

-покос травы, уборка листьев, сбор и вывоз мусора,

-а также любые другие необходимые виды работ по выбору Заказчика.

Фудкорты и кафе также требуют большого внимания с точки зрения регулярной и поддерживающей уборки. Так как сотрудники работают в несколько смен в количестве, зависящем от загруженности и проходимости помещений и колеблющемся в зависимости от дня недели, все это также должно быть учтено в процессе планирования и реализации проекта.

И если в дневные часы на фудкортах производится поддерживающая уборка, то в ночные часы имеет место быть генеральная с необходимой дезинфекцией всех возможных поверхностей.

Арендаторы ТЦ нанимают своих собственных уборщиц крайне редко, поэтому следует учесть уборку силами Группы не только в области общей территории здания, но и коммерческие отделы внутри него. Уборка в арендованных коммерческих секциях производится по графику и в объемах, согласованным с владельцем отдела.

Текущий клининг торговых и бизнес-центров - важное направление деятельности Группы, так как бизнес центр или торговый центр является прежде всего объектом, который должен приносить прибыль его владельцу. Профессиональный клининг помещений торгового центра и прилегающей территории повышает его ценность в глазах арендаторов и помогает привлекать потенциальных клиентов. Именно поэтому в плане ввода в эксплуатацию нового подобного объекта сотрудниками Группы учитывается все до мельчайших деталей. В то числе использование и стоимость уборочной техники с низким уровнем шума и моющие средства без запаха.

Таким образом, при вводе объекта клининга укрупненный план содержит следующие виды работ:

1. Предварительный этап, который заключается в уборке здания после строительства.
2. Вторым этапом проводится ежедневная поддерживающая уборка в течение рабочего дня как помещений общего пользования, так и технических помещений, и прилегающей территории, входов, лестниц, лифтов, эскалаторов и траволаторов, парковок.
3. Третьим вводится график генеральных уборок, связанный прежде всего с химчисткой ковров и ковролинов, сезонной мойкой окон и фасадов, глубокой чисткой плитки, мраморных и гранитных покрытий, что в результате предотвращают ухудшение их внешнего вида.
4. Все это входит в формирование структуры плана по вводу объекта клининга Группой наравне с расчетами и использованием основных инструментов проектного планирования: календарных планов, утвержденного Бюджета, назначения ответственных лиц, учета рисков и альтернатив, соблюдения планов.

Основными принципами планирования Группы являются:

-Процесс определения содержания плана по вводу в эксплуатацию клинингового объекта Группой выполняется с целью прояснения масштаба проекта, а также его границ с описанием предоставляемого конечного продукта. Началом проекта служит уточнение целей планируемого мероприятия, его связи со стратегией компании, рассмотрения вариативных подходов к реализации проекта. На этом этапе руководитель проекта должен четко осознавать, какие работы выходят за рамки проекта и каковы требования к конечному продукту.

-Процесс определения состава работ представляет собой основу, которая была заложена в первом пункте и получает дальнейшее развитие в полном комплексе необходимых операций для достижения успеха. Структура и состав работ тесно взаимосвязаны с основной задачей проекта. Матрица декомпозиции работ является основным инструментом, который применяется менеджером объекта для решения задачи всего процесса реализации проекта под контролем Генерального директора.

-Логическая последовательность работ служит предметом и целью процесса реализации проекта в соответствии с их взаимосвязями.

-Прогнозирование продолжительности каждой работы, входящей в матрицу декомпозиции работ, выполняется на основе отслеживания в программе MSProject. Основными методами служат способы оценки по аналогам, «снизу – вверх», от исполнителей, экспертная и параметрическая оценка.

-Процесс оценки потребностей в ресурсах. Целью процесса является определение потребного количества человеческих ресурсов, ресурсов машин и механизмов. Ресурсы разделяются на группы: возобновляемые, расходуемые и финансовые.

-Процедура разработки календарного плана. Процесс выполняется с целью определения расчетных сроков отдельных работ и проекта в целом. Важен вопрос детализации плана. Глубина его проработки должна быть достаточной для того, чтобы менеджер проекта мог контролировать ход работ и выполнение поставленных задач.

-Разработка сводного плана проекта. В нем происходит объединение всех результатов работы по планированию мероприятия в единый интеграционный документ проекта.

Помимо планирования и организации запусков новых объектов, в рамках осуществления своей деятельности ГАЛС осуществляет следующие формы планирования:

1. Планирование роста прибыли.

2. Планирование издержек предприятия с формированием системы методов с целью их уменьшения.

3. Увеличение доли продаж и рынка.

4. Улучшение социальной политики.

В разработке планов принимает участие весь руководящий состав группы компаний: генеральные директора, руководитель Отдела персонала, Начальник Коммерческого отдела, Главный бухгалтер, менеджеры по снабжению и менеджеры по договорной работе.

Особое внимание обращает на себя тот факт, что в группе компаний ГАЛС отсутствует долгосрочное планирование, являющееся непременным условием стратегического планирования, необходимого для выживания в условиях рынка. Краткосрочные планы составляются период в 1 – 2 года, не более. Это говорит о серьезных просчетах в деятельности руководства.

Что касается функции организации вне рамок процесса запуска нового объекта клининга, то организационная структура каждой компании из их группы представляет собой четкое разделение на отделы в соответствии с выполняемыми ими возложенными должностными обязанностями и ответственностью. Генеральный директор осуществляет общее руководство компанией, Главный бухгалтер организует руководство процессом функционирования и развития системы бухгалтерского дела в структуре управления, Финансовый директор ответственный за управление финансовыми потоками бизнеса, за финансовое планирование и отчётность, определяет финансовую политику организации, разрабатывает и осуществляет меры по обеспечению её финансовой устойчивости, Отдел по договорной работе организует и осуществляет взаимодействие с контрагентами в соответствии с действующим законодательством РФ, Отдел снабжения занимается вопросами обеспечения необходимыми расходными материалами и оборудованием объектов клининга, а также их закупкой и доставкой на объекты.

Менеджеры объектов осуществляют контроль за работой линейного персонала на них, тем самым формируя репутацию каждой из компаний в области качества предоставляемых услуг.

Вопросами подбора, оформления, движения, обучения и развития персонала занимается Отдел персонала, возглавляемый его Руководителем.

Общая численность каждой из компаний порядка 100 человек, что полностью соответствует реализации поставленных целей и задач.

Содержанием коммуникаций являются распоряжения, инструкции и решения, принятые руководством каждой из компаний.

В рамках деятельности группы компаний ГАЛС используются административный и финансовый контроль.

Финансовый контроль осуществляется на основании достигнутых результатов по сравнению с фактически запланированными посредством получения информации по каждому из обслуживаемых объектов и отделов в форме финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, принятым внутри группы компаний.