Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Расчета заработной платы».pdf

Введение

Актуальность исследования: обусловлена необходимостью использования информационных систем и технологий как средств повышения производительности и эффективности работы. Грамотно обработанная и систематизированная информация является в определенной степени гарантией эффективного управления в организациях. Проблема учета труда и заработной платы в организациях актуальны также и потому что с ними сталкиваются в каждой организации. Какой бы формы организация не была, какой бы деятельностью не занималась и сколько бы человек ни работало в учреждении, необходимо вести учет труда, начислять заработную плату, производить расчет по оплате труда персоналам. В современных условиях всё возможно только с автоматизированной обработкой учетных данных.

Развитие прогресса обусловило резкий рост информации, в связи с чем вопрос о ее сохранении и переработке становился год от года острее. С появлением вычислительной техники значительно упростились способы хранения, а главное, обработки информации. Развитие вычислительной техники на базе микропроцессов приводит к совершенствованию компьютеров и программного обеспечения. Появляются программы, способные обработать большие потоки информации. С помощью таких программ создаются информационные системы. Целью любой информационной системы является обработка данных об объектах и явлениях реального мира и предоставление нужной человеку информации о них.

База данных (БД) – это хранилище структурированных данных, при этом данные должны быть непротиворечивы, минимально избыточны и целостны. Базу данных можно определить как унифицированную совокупность данных. Сама БД должна быть хорошо спроектирована, чтобы система БД функционировала как единое целое. Хорошо организованная база данных обеспечивает удобный доступ к хранящейся в ней информации. При правильном проектировании базы данных будет меньше затрачиваться времени и условий на ввод данных в базу, внесение изменений в базу данных и излечение данных базы.

Актуальность данной проблемы очевидна, так как на сегодняшний день необходимо помочь бухгалтерам автоматизировать процессы, связанные с расчетом заработной платы.

Цель исследования: разработка регламент выполнения процесса «Расчета заработной платы», которая позволит автоматизировать деятельность.

Задачи исследования:

- Изучить методы и средства проектирования информационных систем

- Исследовать деятельность организации и организационную структуру

- Разработать регламент выполнения процесса «Расчета заработной платы»

Объект исследования: информационная система в бухгалтерском учете.

Предмет исследования: регламент процесса «Расчета заработной платы».

Глава 1. Общая характеристика информационных систем

1.1. Понятие информационных систем

Информационная система (ИС) – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для сбора, хранения, обработки и выдачи информации в целях решения поставленных задач. (Рис.1)

По степени механизации и автоматизации информационных процессов ИС делятся на:

1. ручные – отсутствие технических средств переработки информации и выполнение всех операций человеком;
2. механизированные – использование технических средств для выполнения некоторых операций;
3. автоматизированные – использование технических средств в процессе обработки информации с участием человека;
4. автоматические – все операции по переработке информации выполняются без участия человека выполняет лишь функции внешнего наблюдения за работой системы. ^[1]

Современные информационные системы организаций являются автоматизированными (АС).

Автоматизированная система – система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций.^[2]

Автоматизированная информационная система (АИС) — это организационно упорядоченная совокупность документов и информационных технологий с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы.

АИС фирмы – это совокупность АРМ специалистов фирмы, объединенных между собой каналами передачи данных и использующих современные информационные технологии.

1.2. Структура информационных систем

Системы являются неоднородными и разделяются на части, которые могут быть разбиты на составные части и т.д.

Элемент – это неделимая наименьшая функциональная часть исследуемой системы. Части системы, состоящие более чем из одного элемента, называют подсистемами.

Связь – обеспечивает возникновение и сохранение структуры и целостных свойств системы. Связь характеризуется направлением, силой и характером (или видом).

Структура системы – совокупность связей между элементами, отражающими их взаимодействие.

Состояние системы — это множество значений характеристик системы в данный момент времени.

Модель системы - описание системы, отображающее определенную группу ее свойств.

Среда — совокупность всех систем, кроме исследуемой, реального окружающего мира. ^[3]

В результате получается модель состава системы, описывающая из каких подсистем и элементов, она состоит. (Рис. 2)

Признаками системы являются следующие:

1) Элементы системы взаимосвязаны и взаимодействуют в рамках системы.

2) Каждый элемент системы может в свою очередь рассматриваться как самостоятельная система, но он выполняет только часть функций системы.

3) Система как целое выполняет определенную функцию, которая не может быть сведена к функциям отдельно взятого элемента.

4) Подсистемы могут взаимодействовать как между собой, так и с внешней средой и изменять при этом свое содержание или внутреннее строение.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдачи достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение — это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. ^[4]

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования: к унифицированным системам документации; к унифицированным формам документов различных уровней управления; к составу и структуре реквизитов и показателей; к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.^[5]

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков: чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки; одни и те же показатели часто дублируются в разных документах; работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач; имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.^[6]

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации.^[7] За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления. В качестве примера простейшей схемы потоков данных, можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника - от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы и формации и провести ее детальный анализ, обеспечивает: исключение дублирующей и неиспользуемой информации; классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

1 этап. Обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:

- понять специфику и структуру ее деятельности;

- построить схему информационных потоков;

- проанализировать существующую систему документооборота;

- определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2 этап. Построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.^[8]

Для создания информационного обеспечения необходимо:

ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией; выявления движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков; совершенствование системы документооборота; наличие и использование системы классификации и кодирования; владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации; создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

1.3. Основные направления АИС

В основу теории систем входят следующие понятия.

Системный подход – предполагает рассмотрение объекта как целого, состоящего из совокупности элементов, процессов и подсистем, связи между которыми образуют некоторую структуру. Сущность структурного подхода к разработке автоматизированных информационных систем (АИС) заключается в её декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции.

Системный анализ – это методология исследования объектов, ориентированная на раскрытие целостности объекта и обеспечивающих механизмов; выявление многообразных типов связей объекта.^[9]

Системный синтез – предполагает объединение отдельных (частных) представлений о формируемой системе (моделях) в единое целое.

Система управления реализует функцию управления (Рис.3)

Процессы управления в зависимости от решаемых задач можно разделить на несколько уровней:

1) Организационно-экономическое управление как предприятием в целом, так и отдельными его подразделениями, которое позволяет достичь оптимальное значение критериев эффективности.

2) Организационно-технологическое управление – управление средствами и предметами труда, производственными отношениями с целью оптимального их использования.

3) Управление технологическими процессами с учетом внешних возмущений. Основной целью функционирования любого производства является получение заданного количества продуктов труда при гарантированном уровне его качества. ^[10]

Решение задачи управления производственными процессами означает наличие идеализированной (эталонной) модели функционирования ОУ, получение модели его фактического состояния и на основе их сравнения определение отклонения, с учетом которого формируются управляющие воздействия. В производственной системе управляющее воздействие – это выделенный ресурс. На основе этих задач процесс управления включает три фазы: - планирование