Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Определение процессного подхода).pdf

Чувство ответственности сотрудника качественно меняется: он отвечает не только за те функции, которые на него возложил начальник, но и за бизнес-процесс в целом. Функции и результат деятельности параллельных структурных единиц для него важны. Ответственность за результат бизнес-процесса в целом подталкивает его к ответственности перед коллегами, такими же участниками бизнес-процесса, как он сам.

Но как не существует панацеи от всех болезней, так и процессный подход не сможет решить всех проблем во всех организациях. Его, как скальпель хирурга, нужно применять умело и только в тех местах, где это оправданно. Кому-то он будет полезен и принесет ощутимую выгоду, а где-то приведет лишь к дополнительным трудностям [25, с. 48].

Таким образом, отсутствие процессного подхода в управлении приводит к стихийным результатам, на которые невозможно опираться и которые невозможно анализировать, так как их сложно воспроизвести. Именно процессный подход позволяет понять, что конечный продукт деятельности компании является результатом совместной работы всех без исключения ее сотрудников, кроме того, он позволяет устранить разрывы на стыке процессов, восстанавливая связь между ними. Процессный подход не отвергает существующей в компании системы управления, а определяет пути ее улучшения и качественной модификации. Разумеется, за счет одной только формализации бизнес-процессов добиться повышения эффективности нельзя, и процессный подход - не панацея от всех болезней организации. Он позволяет диагностировать проблемы, как всей компании, так и взаимодействия различных ее подразделений при выполнении общей задачи.

ГЛАВА 2. ПРОГРАММНЫЕ ПРОДУКТЫ ДЛЯ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА ДЛЯ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

2.1 Характеристика программных продуктов для реализации процессного подхода

Одним из самых мощных инструментов конкурентной борьбы является внедрение на предприятии современной информационной системы, с помощью которой становятся возможными использования инновационных инструментов для обслуживания клиентов; повышение эффективности работы; освоение новых ниш для ведения бизнеса; анализ бизнес-процессов предприятия; оптимизация, формализация, описание бизнес процессов; оформление проектной документации; автоматизация бизнес-процессов предприятия; внедрение и сопровождение программных продуктов.

---

Технические возможности для реализации различных решений в области построения информационных систем в настоящее время чрезвычайно широкие и вполне доступны. Все большее количество производителей поддерживают работу своих систем на различных платформах и гарантируют подключение к системам различных устройств. Сегодня есть возможность подключиться к локальной сети компании в любой момент. Руководитель может контролировать работу подчиненного откуда угодно в режиме реального времени.

Важным элементом информационной системы современного предприятия является IТ-инфраструктура. Она является единственным комплексом программных, технических, коммуникационных, информационных и организационно-технологических средств обеспечения функционирования предприятия, а также средств управления ими [26].

Для обеспечения эффективной деятельности современные предприятия нуждаются в IТ-инфраструктуре, которая состоит из интегрированного комплекса систем, программ и служб. IТ-инфраструктура должна быть целостной, максимально надежной, грамотно спроектированной, обладать большим запасом прочности, не только соответствовать текущему состоянию бизнеса, но и учитывать его развитие в будущем. Именно для «правильного проектирования» IТ-инфраструктуры необходимо создание IT-стратегии, представляет собой комплекс системных решений, направленных на долгосрочное совершенствование технологической и технической составляющих информационной системы предприятия.

Информационные технологии и системы (IТ / С) - прежде всего инструмент управления. Как и любой другой, он служит для координации и контроля хода бизнес-процессов при достижении целей. Простое владение этим инструментом, как и любым другим, не гарантирует успеха, но его отсутствие на предприятии, которое нацелено на рост, может привести к потере конкурентоспособности, сокращение доли рынка и низкой эффективности.

Когда можно реализовать практически любой запрос, ключевой задачей в области создания релевантных и эффективных информационных систем является четкое представление необходимого результата [26].

Одним из таких запросов на предприятии является автоматизация управления человеческими ресурсами. Условия глобализации создали спрос на программное обеспечение, которое способно интегрировать команду, работать над совместными задачами, несмотря на физическое расстояние между членами команды, а также ускорить поиск и отбор персонала.

Современное программное обеспечение предлагает полезный инструментарий для совершенствования процесса рекрутинга, а именно ATS - систему автоматизации подбора персонала. Различные сервисы имеют разный функционал. Одни упрощают сам процесс поиска, такие как «Friend Work Recruiter» [27] или «Amazing Hiring» [28]. Эти (и другие аналогичные) сервисы способны не только осуществлять глубокий поиск кандидатов на вакансию по заданным параметрам, но и интегрировать информацию о каждом специалиста из разных ресурсов. Так как большинство интернет-ресурсов с базами резюме требуют оплату за доступ к контактным данным, такие ATS могут сэкономить не только время, но и финансовые ресурсы. Правда, бесплатным использование вышеупомянутых ресурсов является только первые 15 дней, но цены сравнительно доступны для среднего и малого бизнеса.

---

Другой тип ATS рассчитан больше на процесс отбора. Так, «HRP.by» [29] имеет библиотеку компетенций с оценочными вопросами и вариантами ответов на них (достаточно редко встречается среди программ-конкурентов), сравнение кандидатов по заданным критериям, шаблоны писем для кандидатов, привязку к календарю (для планирования и тайм-менеджмента), аналитические инструменты. Достаточно похожим является «Qandidate» [30], но вместо двух первых инструментов существуют возможности создания «отсевных» вопросов, на которые должны ответить все кандидаты, создание арендованной страницы и интеграция с «Linkedln». Более того, последний ресурс является бесплатным. Среди бесплатных систем автоматизации подбора персонала можно выделить «aRecruiter», «Talentsquare», «Zoho Recruit» (хотя последние две имеют весьма ограниченный функционал в бесплатных версиях) [31]. Эти и многие другие инструменты доступны для рекрутинга в малом и среднем бизнесе.

Для отбора персонала являются полезными и другие ресурсы, которые в основном ориентированы на тестирование. Для конструкторов тестов существует много бесплатных вариантов, в частности «Surveymonkey» [32], «Google-формы» [33], «Kwiksurveys», «Zoho» [34], «ЛетсТест» [35].

Более того, тестирование с использованием «Google-форм» интегрирует все результаты в Excel-таблицу. Excel имеет инструментарий визуализации данных, поэтому это достаточно упрощает сравнение кандидатов. Существует и готовый набор тестов, например, «Quizful» [36] и «Skilltech» [37] (для IT-специалистов) [38], «ТестПрофи» [39] (акцент на когнитивные и психологические тесты), «Mental Floss» [40] (различные сферы деятельности).

Большие возможности сейчас открываются и для обучения персонала. Это связано с возникновением такого понятия, как E-learning. Большинство ресурсов предусматривают бесплатный доступ к информации, а следовательно, и экономию ресурсов предприятия. Правда, существует барьер, а именно необходимость знания иностранного языка, за что ниже будут приведены ресурсы для изучения иностранных языков.

Появляется новая тенденция на рынке учебных программ - игровая форма для усвоения тяжелой информации. Примером является существование таких ресурсов, как «Code Avengers» [41], «Code studio», «Rails for Zombies» [42], «Code Combat» [43] (все три ресурса обучают языкам программирования и являются бесплатными). Игрофикация позволяет получать больше удовольствия от обучения и стимулирует заинтересованность персонала в саморазвитии.

Для того чтобы упростить процесс обсуждения любой темы, есть виртуальные доски «Mural.ly» [44] и «CanvasDropr» [45]. Возможность прикреплять различные материалы с «YouTube», «Flicr», «Google Drive», «Dropbox», менять масштаб прикрепленных файлов и расположения на доске, комментировать и обсуждать в специально созданном чате, наблюдать за изменениями, которые внесли приглашены к редактированию члены коллектива в реальном времени - все это делает такие ресурсы полезными.

---

Одной из важнейших управленческих сфер для применения современных информационных систем является программное обеспечение для управления проектами (табл. 3).

Так, например, одним из самых популярных и бесплатных ресурсов является «Redmine» [47], который имеет такой функционал: ведение нескольких проектов; гибкая система доступа, основанная на ролях; система отслеживания ошибок; диаграммы Ганта и календарь; ведение новостей проекта, документов и управления файлами; оповещения об изменениях с помощью RSS-потоков и электронной почты форумы для каждого проекта; учет временных затрат; настройки произвольных полей для инцидентов, временных затрат, проектов и пользователей; создание записей об ошибках на основе полученных писем; многоязычный интерфейс; поддержка СУБД MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, SQLite, Oracle.

Таблица 3

Программное обеспечение для управления проектами [46]

Настольные	«CalligraPlan», «ConceptDraw PROJECT», «GanttProject», «Microsoft Project», «OpenProj», «Planner», «ProjectLibre», «TaskJuggler»
Клиент-серверные	«Basecamp», «Bugzilla», «BugTracker.NET», «EasyProjects.NET», «GitHub», «Globus Professional», «GNATS», «JIRA», «Mantis», «OTRS», «PayDox», «Redmine», «Team Foundation Server», «Trac», «TrackStudioEnterprise»
Веб-сервисы	«Bitbucket», «Bontq», «CodePlex», «Gemini», «GitHub», «GNU Savannah», «GoogleCode», «Jira», «Launchpad», «Patch-Tag», «Project Kaiser. Savane», «SourceForge», «Trello»

Автоматизация бизнеса не менее важна для финансового учета и анализа, ведения бухгалтерии, сопроводительной документации. Использование информационных, инновационных систем в этой сфере способно значительно повысить конкурентоспособность предприятия на рынке, а также идентифицировать и нейтрализовать имеющиеся проблемы.

Комплексное решение этой проблемы можно найти благодаря системам ERP (Enterprise Resource Planning). На отечественном рынке наиболее популярны такие системы, как «1С», «Галактика», «Парус», «SAP» и «Navision». Но из-за отсутствия гибкости и адаптивности в «Галактики», «Navision» и «Паруса», а также высокую цену как лицензии, так и обслуживания «SAP» наибольшее распространение получила «1С». Также особенностями «1С», позволяющие компании закрепить лидерство на постсоветском рынке ERP, является умеренная цена, учета отечественных законодательных особенностей, широкий функционал и франчайзинговая система, которая обеспечивает большое количество специалистов (1С-программистов) всей территории СНГ [48].

Следует отметить, что при выборе ERP-системы необходим глубокий анализ предприятия, ведь существует широкий спектр конфигураций, которые обеспечивают автоматизацию соответственно отрасли, специфики деятельности, масштаба, приоритетам и технологиям предприятия. Возможность интеграции с другими сервисами и ПО обеспечивает целостность и более высокую эффективность управления предприятием.

---

Новым направлением разработки современного ERP-обеспечения является разработка удобных мобильных приложений, которые помогают в мобильном учета финансов и ведении документации. К информационным системам этого типа относятся такие программные инструменты, как «Mint.com» (обеспечивает не только финансовый учет, но и мощную систему безопасности), «Financisto», «Toshl». Спецификой «Toshl» является его оформление: в юмористическом стиле приложение напоминает о превышении бюджета и дает советы для оптимизации собственных расходов [49]. Все эти три инструмента являются бесплатными. За умеренную плату можно воспользоваться и другими приложениями. Так, преимуществами «Money», что является одним из самых популярных в мире среди аналогов, является не только иллюстративность движения денег за счет инфографики, но и возможность сопровождения сделок чеками и голосовыми комментариями. Такое приложение, как «BilliBox», не требует механического занесения информации, ведь достаточно только фотографий чеков, по которым он «вытягивает» всю необходимую информацию.

Интересными для оптимизации процесса управления финансами бесплатные приложения «DebtControl» и «BillMinder», которые помогают контролировать кредиторскую задолженность с помощью системы напоминания и определения приоритетности направлений уплаты [50].

Важным для оптимизации процесса управления является перевод в цифровое пространство рутинных административных операций, в частности документооборота и нормативно-правового обоснования управленческого решения. Например, приложение «iPlex» является сборником кодексов и законов России, которые доступны даже без подключения к Интернету. Данное приложение будет полезно для создания договоров, актов и другой документации. Он имеет возможность бесплатного запроса в Едином государственном реестре юридических лиц и физических лиц-предпринимателей, при необходимости есть функция срочного поиска реквизитов партнера по юридическому названию предприятия.

Для того чтобы была возможность подписывать документацию уполномоченным лицом даже при отсутствии на рабочем месте, создано приложения «SignEasy» и «Adobe Fill & Sign». Они позволяют не только ставить подпись с помощью стилуса или пальцев руки, но и сохранять в памяти приложения изображения подписи и печати с мгновенным их размещением в документе при возникновении такой необходимости. А «Camscanner» и «Office Lens» позволяют сканировать документы непосредственно с помощью смартфона.

Для автоматизации сбора отчетности по персоналу предприятия разработаны приложение «Weekdone». Он не только напоминает о необходимости отправки отчетов, но и формирует их в виде графиков для наглядности, а также таск-менеджер (от англ. «Task» - «задача») [51].

---