Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Определение процессного подхода).pdf

Одной из управленческих проблем, успешно решается с помощью IТ-технологий, является удаленный доступ к общим базам пользователей, разделенных территориально. Для хранения документов и предоставления доступа к ним уполномоченным лицам существуют облачные хранилища данных. Самыми известными из них являются «Google Drive» и «Dropbox» [52]. Существование мобильных приложений обеспечивает возможность доступа и работы с документами даже при непредсказуемых обстоятельствах и отсутствия доступа к компьютеру.

Интересным аналогом таких программ является приложение «Forest», который предусматривает игрофикация (использование игровых элементов) процесса самоконтроля, поэтому повышает интерес к саморазвитию в этом направлении. Начиная любую задачу, вы можете посадить в «Forest» дерево. Если пользователь не выходит из программы, чтобы отвлечься, и заканчивает выполнение задания, дерево вырастет. Если открывается «Facebook» или любой другой подобный ресурс, дерево погибает.

Подобным инструментом является и «Quest». Он предусматривает поощрение пользователя к выполнению задач путем предоставления «кристаллов опыта» за каждое выполненное задание. Эти кристаллы можно обменивать на оружие, новые способности или броню для главного персонажа.

Такие инструменты могут казаться недостаточно эффективными на первый взгляд, но опыт пользователей подтверждает, что игрофикация процесса саморазвития создает дополнительную мотивацию для того, чтобы достичь поставленной цели и выполнить текущие задачи с большим энтузиазмом.

О работе со списками дел, то можно выделить следующие инструменты.

1) «Wunderlist» является простым, но функциональным приложением для ведения списков работает на нескольких платформах и позволяет синхронизировать данные между ними.

2) «Asana» идеально подходит для сложных проектов и совместного использования в составе небольшой команды. Существует возможность создавать различные проекты и для каждого составить свой список задач. Для всех задач может быть указан конкретный исполнитель, который увидит ее в своей панели управления. Для каждой задачи может быть составлено описание, указаны теги и срок исполнения. Кроме этого, «Asana» позволяет с задачами прикреплять файлы, что может быть очень полезной функцией.

3) «Any.do» создано, чтобы организовать выполнение поставленных перед пользователем задач. Предварительно списки имеют такие заголовки, как, например, «Сегодня», «Завтра», «На этой неделе». Есть возможность организовывать свои списки по категориям и папкам, добавлять подзадачи и описание.

---

4) «Workflowy» построен на основе минимализма (как интерфейс, так и дизайн в целом). На старте сервиса появляется пустое белое поле, где можно создавать свои списки. Во время наводнения на каждый элемент появляются кнопки управления, позволяющие отметить задание как выполненное, распространить среди других пользователей, добавить примечание и выполнить другие действия.

5) «Google Tasks» является веб-приложением, встроены в «Gmail» и Календари, но о котором мало кто знает. Чтобы увидеть его, необходимо нажать на список «Gmail», что раскрывается в левом верхнем углу экрана почты, после чего надо выбрать пункт «Задачи». Это простой инструмент управления задачами, с помощью которого можно составлять различные списки, отмечать их выполнения, назначать сроки и т.д. [53].

Важным требованием времени для современного менеджера является обработка не только внутрифирменной информации, но и внешней, генерируемой событиями политического и культурного, государственного и международного масштабов. Существует целое направление внедрения ИТ-технологий, которые помогают менеджеру ориентироваться в событиях в мире и на рынке, например, такое приложение, как «Zite». Эта программа выбирает только самые важные статьи по кругу интересов пользователя. Когда пользователь читает статьи, он можете указать, нравится ли ему материал и автор. После этого подборка станет еще более персонализированной.

Другим интересным приложением, которое сэкономит время и позволит постоянно саморазвитию, является именно «Blinklist». Это ПО имеет примерно несколько сотен саммари (краткое изложение книги) на различные темы, начиная с бизнеса и заканчивая саморазвитием и искусством. Сервис платный, но есть бесплатный период.

По ИТ-инструментов, специализированных на саморазвитии, стоит вспомнить «TED» (генерирует выступления лучших спикеров и самых личностей мира), «Lumosity» (создано для тренировки мозга, улучшает память, внимательность, скорость мышления и другие важные функции умственной деятельности). В случае недостаточной мотивации и вдохновения, менеджеру можно использовать «Hurry2Live», ведь это приложение отображает информацию о достижении известных людей по всему миру [53].

Также стоит упомянуть очень полезный аналог стандартного календаря – «Sunrise Календарь». «Sunrise» взаимодействует с социальными сетями. Например, он может «вытянуть» из «LinkedIn» будущие встречи с «Facebook» - дни рождения друзей и будущие события, а если пользователь предоставляет «Sunrise» максимальное число контактов, он сможет отправлять приглашения на различные события как друзьям, так и деловым партнерам.

---

В общем можно сделать вывод, что в настоящее время существует очень много программного обеспечения для автоматизации как профессиональной деятельности менеджеру, так и процесса его саморазвития. Большинство программного обеспечения или является бесплатным, или имеет умеренную цену. В то же время результат от работы с IT-технологиями может быть впечатляющим:

1) экономия ресурсов (в частности, трудовых и временных), повышение эффективности;

2) высвобождение времени под решение насущных вопросов, непосредственно касающихся достижения цели;

3) облегчения информационного обмена и работы над проектами, ускорение документооборота и оформления документации;

4) более эффективное планирование и реализация как общей стратегии предприятия, так и маркетинговой, финансовой, HR-стратегий;

5) легче директор, упрощение процесса взаимодействия с целевой аудиторией;

6) контроль за финансовыми затратами, дебиторской и кредиторской задолженностью;

7) широкий аналитический инструментарий, который не требует определенных усилий для создания отчетности;

8) возможность интегрирования между собой большого количества программного обеспечения и тому подобное.

Использование таких программ, как «1С», «Redmine», «Trello», многих онлайн-ресурсов и приложений, указанных в работе, значительно облегчило работу менеджмента на исследуемом предприятии, открыло новые возможности для продвижения бренда и позволило более эффективно взаимодействовать с рабочими, которые работали удаленно. Серия встроенных в ERP систему инструментов предоставила информативные отчеты, на основе которых было произведено стратегию, в частности IT-стратегию.

В общем, наличие мощной инфраструктуры и методологии построения систем способствует достижению высокого уровня эффективности на современных предприятиях. Развитие информационных систем отражает требования к совершенствованию бизнеса. Потребность в повышении качества управления в соответствии с информационных процессов реальных бизнес-процессов, в ускорении документооборота и в подготовке принятия управленческих решений является ключевым для развития современных информационных систем.

2.2. Сравнительный анализ программных продуктов для реализации процессного подхода

---

Рассмотрим продукты MS Excel и MS Project и их применение в моделировании управления проектами более подробно.

Управление проектами – это область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объёмом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие чёткого заранее определённого плана, минимизации рисков и отклонений от плана, эффективного управления изменениями.

Рассмотрим некоторые из самых полезных особенностей управления и отслеживания проектов Microsoft Excel [54]:

1. Метод критического пути в MS EXCEL.

Метод критического пути (МКП) – это метод планирования выполнения работ, в основе которого лежит математический алгоритм. Рассчитаем критический путь для связанных между собой работ проекта в MS EXCEL (рис. 1).

Рисунок 1. Метод критического пути (МКП)

Метод критического пути (Critical Path Method) позволяет вычислить наиболее длительную последовательность работ, необходимую для завершения проекта в целом. Увеличение длительности любой из работ, лежащих на критическом пути приводит к увеличению длительности проекта. Работы, которые не лежат на критическом пути имеют определенный запас времени.

2. Автоматическая сетевая диаграмма проекта с критическим путем в MS EXCEL – позволяет построить автоматическую сетевую диаграмму проекта, имея перечень работ и связи между ними, вычислить все пути проекта и отобразить их на стандартной диаграмме типа Точечная. При изменении связей – пути автоматически пересчитываются.

На рис. 2 показана диаграмма, на которой отображены все работы проекта (от А до U, синие точки), связи между ними (стрелки), работы на критическом пути (красные точки), критический путь (красные стрелки).

Рисунок 2. Автоматическая сетевая диаграмма проекта с критическим путем в MS EXCEL

При изменении связей между работами и/или их длительности происходит перерасчет критического пути, и сетевая диаграмма автоматически обновляется. Например, значительное увеличение длительности работы М (в нижнем пути сетевой диаграммы) приведет к изменению критического пути.

3. Автоматическая сетевая диаграмма проекта в MS EXCEL. Сетевая диаграмма будет автоматически перестраиваться при изменении связей между работами. Для этого потребуется автоматически определить все пути проекта (не только критические) (рис. 3).

---

При изменении связей между работами данную диаграмму необходимо перестраивать в ручную, что может быть достаточно трудоемко. Чтобы этого избежать, необходимо использовать диаграмму типа Точечная (XY Scatter), на которой точками обозначены работы, а стрелками – связи между работами.

Рисунок 3. Автоматическая сетевая диаграмма проекта в MS EXCEL

4. Диаграмма Ганта в MS EXCEL.

Диаграмма Ганта в MS EXCEL часто используется при управлении проектами (рис. 4). Эта диаграмма может отображать:

• перечень работ/задач проекта;
• плановую длительность работ;
• связи между работами;
• процент выполнения.

Рисунок 4. Диаграмма Ганта в MS EXCEL

Диаграмму Ганта можно построить с помощью Условного форматирования и, соответственно, без использования стандартных диаграмм EXCEL. Но, этот подход является достаточно трудоемким и, к тому же, имеет ряд недостатков:

• выполнения работы устанавливается лишь приблизительно (в зависимости от количества использованных столбцов);
• в шаблоне не настроены связи между работами (хотя это возможно сделать), сложно сделать подписи к отрезкам работ на диаграмме (если необходимо).

Хотя диаграмма не лишена и сильных сторон: шаблон выглядит профессионально, можно настроить внеплановые работы, можно настроить рассматриваемый период (вертикальная линия, отображающая заданный временной интервал).

Диаграмма Ганта в MS EXCEL с процентами выполнения и связями между работами – более совершенная диаграмма (рис. 5).

Рисунок 5. Диаграмма Ганта в MS EXCEL с процентами выполнения и связями между работами

На диаграмме отображается процент выполнения, для этого требуется добавить еще один ряд данных и несколько столбцов в исходной таблице: начало работы (фиксированная дата начала выполнения работы), выполнено (число дней соответствующее проценту выполнения работы), не выполнено (столбец длительность минус столбец выполнено).

Далее рассмотрим некоторые из самых полезных особенностей управления проектами в MS Project.

Сегодня самой распространенной в мире системой управления проектами считают Microsoft Project. Особенностью Microsoft Project как дополнение к Microsoft Office является его простота. В то же время в этом программном продукте реализованы современные стандарты, обеспечивающие эффективную интеграцию пакета с бизнес-приложениями.

---