3 Основные рекомендации по составлению доклада

3.1 Основные требования к докладу

Слушатели получают информацию от докладчика по двум основным каналам: аудио (речь докладчика) и видео (демонстрируемые синхронно с текстом доклада наглядные материалы). Эти каналы взаимно дополнят друг друга, поэтому наибольший эффект достигается, когда часть материала докладчик проговаривает, другую – демонстрирует. И то, и другое требует тщательного отбора. Выступление – «разговорный» жанр. Его стиль существенно отличается от текста самой пояснительной записки. Поэтому невозможно подготовить хороший доклад на защите, пользуясь технологией «вырежи и вставь». К сожалению, эта сторона подготовки курсовой работы многими студентами игнорируется, что зачастую отрицательно сказывается на общей оценке. В то же время, хорошо подготовленный по содержанию доклад и уверенное выступление докладчика более чем на половину определяют успех защиты.

Требования к содержанию и объему доклада

Текст доклада должен полностью отражать содержание курсовой работы.

Максимальное время доклада – 10 – 15 минут.

Максимальный объем текста, который можно проговорить за это время не торопясь, внятно и достаточно громко – 2 стр. 12pt через 1.5 интервала. Поэтому в докладе многие разделы работы не описываются подробно, лишь упоминаются, либо приводятся только результаты.

Пример 1: «..Для достижения поставленной цели были сформулированы задачи, которые вы можете видеть на слайде».

Пример 2: «..Лабораторный практикум предназначен для изучения студентами в рамках дисциплины «Искусственный интеллект» /на слайде приводится шифр специальности, указывается специализация и сама дисциплина в рамках которой предполагается использовать лабораторный практикум/…».

Текст доклада целесообразно напечатать, согласовать с наглядными материалами и выучить.

Соотношение времени, необходимое для представления отдельных разделов доклада указано в таблице Приложения 3.

При формировании доклада и наглядных материалов необходимо проверить соответствие темы доклада, цели работы и полученных результатов. Поскольку один и тот же материал может быть представлен по-разному, разнобой в терминах между данными разделами доклада не позволит аудитории вникнуть в суть самой работы.

Вообще, при разработке доклада необходимо помнить следующее правило: если работа выполнена самостоятельно, то автор разбирается в этой работе лучше любого слушателя. Поэтому успех доклада зависит от того, насколько ему удастся донести до аудитории результаты своей работы.

Требования к наглядным материалам доклада

Наглядные материалы к докладу призваны иллюстрировать основные положения доклада, глубже раскрыть тему работы и облегчить ее восприятие, а также помочь докладчику в процессе выступления. Недопустимо ограничиваться чтением изложенного на слайдах текста – слушатели делают это в три раза быстрее и сразу теряют интерес такому докладу, идущему в режиме «говорящая голова».

Наглядные материалы рекомендуется выполнять в виде слайдов для мультимедийной презентации на компьютере, реализованной в среде MS PowerPoint, Macromedia Flash или других программных средах.

Презентация – это набор слайдов, объединенных возможностью перехода от одного слайда к другому и хранящихся в общем файле. В одной презентации может быть произвольной число слайдов.

Слайд – это отдельная «страница» презентации, содержащая различные объекты, которые представляются на общем экране монитора

В целом, могут быть предусмотрены такие режимы демонстрации, как режим управления докладчиком или автоматический режим.

Рекомендуется использование режима управления демонстрацией докладчиком. В этом режиме осуществляется полноценный показ слайдов с использованием всех имеющихся в PowerPoint возможностей. В распоряжении докладчика находится полное управление последовательностью показа слайдов, однако для этого требуется владение минимально необходимыми функциями управления и свободный доступ к компьютеру во время доклада (требуется одновременно с докладом управлять показом слайдов на экране).

При невозможности самостоятельного управления показом слайдов (например, компьютер расположен далеко от экрана либо в неудобном для докладчика месте) за компьютером может располагаться оператор, который будет переключать слайды по команде докладчика.

Автоматический режим показа предполагает воспроизведение презентации без участия докладчика в соответствии с установленными временными задержками для демонстрации каждого слайда и соответствующей анимации. В этом случае отпадает необходимость находиться рядом с компьютером и нажимать соответствующие кнопки управления презентацией во время доклада. Однако тогда от докладчика требуется вывереный по времени доклад, отдельные разделы которого должны быть четко хронометрированы с интервалом показа соответствующих слайдов. Это может потребовать значительных усилий, если докладчик не имеет достаточного опыта выступлений.

На описание одного слайда докладчиком и изучение его членами комиссии в среднем уходит 1 минута, поэтому максимальное количество слайдов – 10 (15) шт. (может быть и меньше, но все основные положения доклада должны быть проиллюстрированы).

При подготовке выступления рекомендуется вначале определиться с наглядными материалами (слайдами), и только после этого приступать к написанию текста доклада. Целесообразно предварительно согласовать содержание слайдов с руководителем.

3.2 Рекомендации по сочетанию слайдов презентации с текстом выступления

Каждый слайд имеет заголовок. Формулировка заголовка должна отражать название соответствующего раздела доклада, указанного в плане выступления. В качестве примера см. заголовки слайдов в Приложении 4.

Требования к наполнению текстовых слайдов доклада

Как было отмечено выше, недопустимо переносить текст доклада на слайды полностью. Однако краткое обозначение на слайде основных положений, которые вы планируете донести до аудитории, крайне необходимо. Во время демонстрации слайда слушатели по несколько раз прочитают эти положения. И если каждое из них будет пояснено докладчиком дополнительно, с высокой вероятностью слушатели это запомнят.

Пример 3. Обозначение используемых в курсовой работе понятий на слайде выглядит так (см. Приложение 4, слайд 2).

В докладе соответствующее пояснение может прозвучать следующим образом:

«В ходе исследования информационного поля рассматриваемой темы было выявлено следующее понятие мультимедийной энциклопедии. Под мультимедийной энциклопедией мы понимаем «продукт, содержащий существенные краткие сведения по какой-либо теме, разделу, дисциплине в обобщенном системном виде, логической последовательности, с использованием нескольких видов информации».

Также необходимо помнить, что текст выступления может существенно отличаться по стилю от изложения содержания работы в тексте пояснительной записки к курсовой работе.

Следующий пример иллюстрирует необходимость переработки текста.

Пример 4. В тексте записки актуальность курсовой работы обозначена тем, что язык программирования Lisp приобрёл широчайшее применение в областях, интерес к которым не только не угасает последние годы, но и наоборот усиливается, например: интернет-серверы, службы, серверы приложений и клиенты, взаимодействующие с базами данных, научные расчёты, экспертные системы, игровые программы.

Если докладчик и сможет произнести это без запинки, то слушатели точно забудут содержание начала предложения к его концу. На слайде данную актуальность необходимо представить в другом виде, например:

«Актуальность курсовой работы

Сферы применения языка программирования Lisp:

• интернет-серверы;

• службы;

• серверы приложений и клиенты, взаимодействующие с базами данных;

• научные расчёты;

• экспертные системы;

• игровые программы».

Тогда текст доклада к данному слайду прозвучит как слаженное пояснение к отображаемому на слайде.

Требования к представлению графиков, диаграмм, рисунков на слайдах

Использование графических элементов в иллюстрирующих доклад наглядных материалах существенно повышает качество выступления и помогает докладчику.

Общим правилом при описании слайда с графическими элементами является первоочередное пояснение аудитории того, что это за графический элемент (график, диаграмма и др.) и что он демонстрирует. После этого переходят к детальному описанию графического элемента:

• вначале объясняют, как он построен (в частности, какие параметры отложены по координатным осям графика, в каких величинах они выражены и др.)

• далее комментируют содержательную сторону графического элемента (например, каким цветом изображены столбцы гистограммы с параметрами интересующих нас показателей и др.)

• в заключение описания делают содержательный вывод, который должен запомниться слушателям и будет использован в дальнейшем, либо является важным результатом исследования.

3.3 Рекомендации по расположению материалов на слайде

Общее требование к расположению материалов на слайде – возможность его прочитать из любого места в аудитории, удобное для глаз сочетание цветов, разумное использование мультипликации и звуковых фрагментов.

Самым важным является требование читаемости (различимости букв, цифр, линий – как по размеру, так и цвету).

Рекомендации по представлению текстовых фрагментов

Текстовый фрагмент должен быть структурирован: иметь заголовок, в случае списка – каждый его элемент должен быть четко обозначен (например, см. слайд 8 Приложения 4). При необходимости, ключевые слова могут быть выделены жирным шрифтом или цветом.

Минимальный рекомендуемый размер букв – 18-20 pt.

Следует избегать размещения на слайде больших текстовых фрагментов (мелкий шрифт, неинтересно читать).

Рекомендации по представлению графиков, диаграмм, рисунков

Каждый графический фрагмент должен иметь заголовок.

Размер его отдельных деталей должен быть таким, чтобы хорошо различался из любой точки аудитории. То же относится и к размеру буквенных и цифровых обозначений.

Хорошо смотрятся цветные графические фрагменты. При их создании необходимо следить за контрастностью фона и изображения (особенно линейных элементов), а также учитывать, что при использовании мультимедийного проектора может несколько изменяться цветопередача. Поэтому возможны ситуации, когда на экране компьютера линии графика хорошо видны, а на экране проектора – нет.

Размещать несколько графических элементов (рисунков, диаграмм) на одном слайде не рекомендуется, т.к. они будут иметь малый размер. Лучше показать их на разных слайдах. Исключение может быть сделано в случае, когда необходимо обзорно проиллюстрировать излагаемый материал.

При размещении на слайде текстовых пояснений к графическому элементу необходимо помнить о требовании к читаемости текста.