Файл: Документирование и инвентаризация (Значение документации в бухгалтерском учете).pdf

Аналитические учетные регистры служат для отражения показателей аналитических счетов. Они позволяют осуществлять контроль за наличием и движением материальных ценностей (карточки).

По строению регистров они подразделяются на: односторонние; двусторонние; многографные; линейные и шахматные.

Односторонние регистры представлены различными карточками для учета материальных ценностей, расчетов и прочих операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет в односторонних регистрах ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются для ведения синтетического и аналитического учета.

Двусторонние регистры применяются, как правило, при ведении учета в бухгалтерских книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах бухгалтерской книги (левая страница – дебет, правая – кредит). Двусторонние регистры используются для ведения синтетического и аналитического учета при ручном способе отражения хозяйственных операций.

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей в аналитическом учете. Например, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в разрезе отдельных материально-ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и т.д.

Линейные регистры представляют разновидность многографных регистров. В них каждый аналитический счет отражается только в одной строке, это позволяет разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов, что невозможно при вертикальном графлении. Например, в журнале-ордере №7 каждый авансовый отчет (получение аванса и расчеты по нему) отражается в отдельной строке.

Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы по дебету одного и кредиту другого счета. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки, например, в журналах-ордерах 10, 10/1 и др.

2. Инвентаризация

2.1. Роль и значение инвентаризации

Важным этапом подготовки к успешному составлению годового бухгалтерского отчета за год является своевременное и качественное проведение инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, другого имущества, денежных средств и прочих финансовых активов, и финансовых обязательств организации.

В тех организациях где, эта работа проведена на должном уровне, реальность показателей баланса на 1 января следующего года, как правило, не вызывает ни каких сомнений. Наоборот, проведению инвентаризаций не уделяется должного внимания (или она вообще не проводится), показатели баланса по отдельным его статьям бывают не реальны.

Инвентаризацией называется установление фактического наличия средств и их источников путем пересчета остатков в натуре и проверке учетных записей. Слово «инвентаризация» происходит от латинского «опись» и означает проверку наличия и состояния ценностей в натуре путем пересчета, взвешивания, измерения и т.д.

Основными целями инвентаризации являются:

а) выявление имущества, фактически имеющегося в наличии у организации;

б) сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета и выявление отклонений;

в) подтверждение достоверности учета обязательств по всем видам дебиторской, кредиторской задолженности, другим видам расчетов.

Таким образом, при проведении инвентаризации подсчитываются, обмериваются и взвешиваются все материальные объекты, имеющиеся у организации, а также не принадлежащие ей ценности, но числящиеся в бухгалтерском учете.

Инвентаризация имущества и обязательств в организации является не только важным общехозяйственным мероприятием, но и элементом ее учетной политики, при формировании которой утверждается порядок проведения инвентаризаций. Порядок проведения инвентаризации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике и включает в себя график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.

Проведение инвентаризации обязательно:

а) при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального предприятия;

б) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

в) при смене материально-ответственных лиц;

г) при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

д) в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

е) при реорганизации или ликвидации организации;

ж) в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

2.2 Виды инвентаризаций

Различные виды инвентаризаций классифицируются по нескольким признакам:

1. по объему различают полные и частичные инвентаризации;
2. по методу проведения – выборочные и сплошные;
3. по назначению – плановые, внезапные, повторные, контрольные.

Полная инвентаризация – это инвентаризация, которая охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчеты с другими организациями и лицами. Она проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии. При полной инвентаризации проверяются все виды средств, которые даже не принадлежат организации, но используются ей в работе. Это, например, арендованные основные средства, товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение, материалы, принятые в переработку.

Частичная инвентаризация – это инвентаризация, которая охватывает часть средств организации. Это, например, инвентаризация кассы, инвентаризация материалов, связанная со сменой материально-ответственных лиц.

Выборочная инвентаризация – это инвентаризация у конкретного материально-ответственного лица, когда проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится на выбор с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится одновременно во всех структурных подразделениях предприятия.

Плановая инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем предприятия.

Внеплановая инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств. Это, например, при передаче дел от одного материально-ответственного лица другому, после стихийного бедствия, кражи.

Повторная инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится повторно с целью проверки правильности проведения инвентаризации. Данные инвентаризации проводятся также с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до открытия склада, секции, где проводилась инвентаризация первый раз.

2.3. Порядок проведения и оформления инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации делится на четыре этапа.

На этапе подготовительных мероприятий издается приказ (постановление, распоряжение) руководителя организации по форме №ИНВ-22 о проведении инвентаризации, назначается инвентаризационная комиссия, определяются сроки проведения и виды инвентаризуемого имущества, разрабатываются внутренние инструкции, осуществляется получение расписок от материально-ответственных лиц, определяются остатки имущества и обязательств по учетным данным и т.п.

На этапе собственно-натуральной (вещественной) и документальной проверки осуществляется выявление, взвешивание, обмеривание, таксировка, подсчет материально-производственных запасов, использование данных о существующих оценках имущества и обязательств, оформление актов инвентаризации и инвентаризационных описей.

Сравнительно-аналитические мероприятия предусматривают проверку и сопоставление данных инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бухгалтерского учета; выявления расхождений, составление сличительных ведомостей и определение причин расхождений учетных и текущих оценок; подготовку предложений по отражению в учете результатов инвентаризации.

Если в ходе инвентаризации были выявлены отклонения от учетных данных, то в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств по такому имуществу составляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации по форме №ИНВ-19.

До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем бухгалтерия вносит полученные сведения в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными учетных регистров.

Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, стихийные бедствия, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.

Сличительные ведомости составляют только по имуществу (источникам), при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются выявленные отклонения, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. При этом инвентаризационная ведомость сверяется со сличительной ведомостью. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии. Второй передается материально-ответственному лицу.

Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна выявить причины, которыми обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, и предложить способы отражения в учете результатов инвентаризации. Инвентаризационная комиссия устанавливает, имеются ли в организации лица, несущие материальную ответственность за сохранность ценностей, определяет размер этой ответственности, анализирует возможные способы истребования сомнительной дебиторской задолженности (путем перевода долга, бартерных операций и т.п.). составляется специальная опись для объектов, не пригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности (порча, полный износ), а также предложений источников списания этих объектов.

Инвентаризационная комиссия выявляет причины недостач и излишков. По фактам образования излишков или недостач необходимо получить подробные объяснения от материально-ответственных лиц.

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной инвентаризации, проверке состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. Кроме того, в протоколе приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц. На заседании инвентаризационной комиссии утверждается заключительный акт инвентаризации.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителя организации, который принимает окончательное решение о зачете. В любом случае если по результатам проведения инвентаризации выявлены расхождения фактического наличия и учетных данных, руководитель организации издает приказ, в соответствии с предписаниями которого расхождение должно быть исправлено. Приказ руководителя по результатам годовой инвентаризации служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей заключительными оборотами за декабрь.

Заключительные мероприятия представляют оформление ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией по форме №ИНВ-26; внесение бухгалтерских записей в учетные регистры по результатам инвентаризации; издание приказа руководителя об утверждении результатов инвентаризации, определение и привлечение к административной ответственности виновных лиц.