Файл: Документирование и инвентаризация (Значение документации в бухгалтерском учете).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Основой процветания любой организации является бухгалтерский учет, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, ее структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учета – обеспечение аналитиков информацией необходимой для принятия решения. Эти решения касаются распределения и использования экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов зависят: цены, заработная плата, производство товаров и услуг, качество транспортных систем и т.д. Фактически любое предприятие влияет на экономическую ситуацию в области, регионе, стране. Поэтому не малую роль здесь играет бухгалтерский учет. От правильной организации бухгалтерского учета зависит положение любой организации.

Данная курсовая работа посвящена рассмотрению двух элементов методов бухгалтерского учета: инвентаризация и документирование.

Метод бухгалтерского учета – совокупность приемов и способов, с помощью которых познается предмет бухгалтерского учета.

Организация бухгалтерского учета требует, прежде всего, наблюдения, измерения и регистрации каждой хозяйственной операции в специальных документах или в технических носителях информации. Все последующие записи в бухгалтерском учете проводятся только на основании документов. Документация – письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или праве на ее совершение. На каждую хозяйственную операцию или группу однородных операций составляют оправдательный документ, который является основанием для регистрации хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Не все явления хозяйственной деятельности могут быть зарегистрированы в документах, в момент их совершения, например, естественная убыль. Их выявляют путем инвентаризации, то есть проверки хозяйственных средств путем их подсчета в натуре. Инвентаризация – способ проверки соответствия фактического наличия хозяйственных средств в натуре, финансовых обязательств организации и сопоставление полученных данных о них с данными бухгалтерских счетов с целью установления достоверности учетных показателей и их уточнения в случае выявленных расхождений.

Объект исследования – методы бухгалтерского учета.

Предмет исследования – документирование и инвентаризация как метод бухгалтерского учета.

Цель исследования – изучить особенности документирования и инвентаризации.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Выявить роль и значение документов в бухгалтерском учете.
2. Изучить порядок формирования и учет финансовых результатов деятельности организации.
3. Проанализировать сущность инвентаризации, ее роль и значение в бухгалтерском учете, рассмотреть порядок проведения инвентаризации и учет ее результатов.

1. Документирование

1.1 Значение документации в бухгалтерском учете

Для непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация.

Документация является основой бухгалтерского учета и заключается в сплошном и непрерывном отражении всех хозяйственных операций, проводимых организацией в бухгалтерских оправдательных документах.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственной операции или о праве на ее совершение.

Документы имеют правовое и контрольное значение.

В первом случае они используются в качестве доказательства при возникновении споров между организациями и физическими лицами. Правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях, служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы и др.

Во втором случае документы позволяют исключать случаи хищения, являются основой при проведении аудиторских проверок, документальных ревизий и анализа работы организации.

Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решениях.

Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно статье 6 Федерального Закона РФ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учета – хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

Кроме того, налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного законом порядка.

1.2. Реквизиты документов

Первичный документ должен содержать определенные показатели, необходимые для характеристики и подтверждения факта совершения хозяйственной операции, которые называются реквизитами.

Реквизиты делятся на:

К обязательным реквизитам в соответствии со ст. 9 главы 2 ФЗ «О бухгалтерском учете» относят:

а) наименование документа (формы);

б) наименование организации, от имени которой составлен документ;

в) дата составления документа;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

е) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления:

ж) личные подписи и расшифровка указанных лиц.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операций, технологии обработки информации в первичные документы могут быть включены:

а) номер документа;

б) основание для совершения хозяйственной операции;

в) адрес и телефон организации;

г) расчетные счета организации и др.

первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

Унификация документов – это разработка единых типовых форм документа, которыми должны оформлять однотипные операции. Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. Стандартизация позволяет экономно использовать бумагу при печатании бланков документов, уменьшает отходы бумаги, облегчает бухгалтерскую обработку документов и их последующее хранение.

1.3. Требования, предъявляемые к первичным учетным документам

Для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, организации могут самостоятельно разработать и утверждать соответствующие формы первичных документов при соблюдении установленных требований.

Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, если это не предоставляется возможным – непосредственно по окончании операции.

В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные.

При заполнении документов нужно соблюдать следующие правила:

1. Все записи в документах ведутся чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, компьютера, а также других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение срока, установленного для их хранения в архиве. Производить записи простым карандашом не разрешается;
2. Документ должен быть заполнен четко, разборчиво, аккуратно и без помарок.
3. Свободные строки должны быть прочеркнуты;
4. Число и год в документах пишутся цифрами, а месяц – прописью;
5. Все реквизиты документа должны быть заполнены;
6. Итоговые денежные цифры должны быть записаны следующим образом: рубли пишутся прописью и с заглавной буквы, а копейки – цифрами;
7. В документах помарки не допускаются. Исправление ошибок производится путем зачеркивания цифр или текста одной чертой – так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а затем сверху сделать правильную запись.
8. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

1.4. Классификация первичных учетных документов

Для правильного использования в учетном процессе документы классифицируются по следующим признакам:

а) назначению;

б) месту составления;

в) способу отражения;

г) объему содержания операций (рис 1.1)

Рис. 1.1. Классификация документов

По назначению документы подразделяют на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Например, распоряжение на проведение инвентаризации, платежное поручение банку на перечисление денежных средств, доверенности и др. на основании распорядительных документов не делают учетных записей, т.к. операция еще не совершена.

Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Оправдательными могут служить счета, подтверждающие произведенные расходы, накладные на получение ценностей, приходные ордера, акты приемки и т.д. Эти и аналогичные документы составляются в момент совершения операции и являются основанием для отражения ее на счетах бухгалтерского учета, т.е. информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии и служат основанием для записей на счетах бухгалтерского учета. К ним относятся бухгалтерские справки, разные виды расчетов (амортизационных отчислений по основным средствам, нематериальным активам и др.)

Комбинированные документы – одновременно выполняют функции, свойственные двум и более охарактеризованным выше типам документов. Например, один документ может сочетать функции распорядительного и оправдательного документа или функции оправдательного и бухгалтерского оформления. К числу комбинированных можно отнести приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на заработную плату и др. их применение уменьшает количество записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов.

По месту составления различают документы внутренние и внешние.

Внутренние считаются документы, составляемые и используемые для оформления операций, совершенных внутри данной организации. К ним относятся накладные на внутреннее перемещение материально- производственных запасов, авансовые отчеты подотчетных лиц, приходные кассовые ордера и др.

Внешними принято считать документы, поступающие в организацию от других организаций. Это товарно-транспортные накладные, счеты-фактуры и другие документы, поступающие от поставщиков.

По способу отражения операций документы подразделяются на первичные и сводные.

В первичных документах фиксируют одну или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения, или непосредственно после окончания. Примером первичных документов могут служить чеки на получение денег из банка, накладные на отпуск материальных ценностей, приходные кассовые ордера и др.

Сводные документы составляются на основании нескольких ранее оформленных однородных первичных документов путем группировки и обобщения их показателей. Сводными документами являются, например, кассовый отчет (составляют на основании документов, подтверждающих поступление и расходование денег). Товарный отчет (составляют на основании товарных документов).

По объему содержания операций документы подразделяют на две группы: накопительные и разовые.

Разовым документом оформляют одну операцию в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения, например, накладная на отпуск товара, акт на списание основных средств.

Накопительные документы отражают однородные или периодически повторяющиеся операции за определенный период. Примером таких документов могут служить лимитно-заборные парты и т.п. В отличие от разовых, накопительные документы отражаются в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей. Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на их оформление.