Файл: Документирование и инвентаризация (Значение документации в бухгалтерском учете).pdf

1.5. Оформление и проверка первичных учетных документов

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления, которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации).

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учета по корреспондирующим счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами «О бухгалтерском учете» и другими нормативными документами. Проверка проводится по трем направлениям:

1. Устанавливается законность хозяйственной операции. В соответствии с оформлением документов установленным требованиям, проверяется полнота и правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей ответственных лиц, своевременность составления и предоставления в бухгалтерию.
2. Правильность арифметических подсчетов. Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.
3. Проверенные и принятые документы обрабатываются:

а) группировка по однородным операциям;

б) таксировка, т.е. денежное измерение;

в) контировка, т.е. проставление корреспондирующих счетов.

В процессе учетной регистрации операций иногда возникают ошибки, которые могут быть допущены из-за небрежности, утомления, неисправности вычислительной техники и т.д. Характер ошибок разнообразен: в документах и учетных регистрах записывают неправильный текст или неверную сумму; неверно подсчитывают итоги; неправильно указывают корреспондирующие счета в бухгалтерских проводках и т.п. Неправильное отражение сумм в одном учетном регистре считается локальной ошибкой. В том случае, если ошибка повлекла за собой ошибки в других учетных регистрах, это транзитные ошибки.

Для правильного и точного отражения всех операций в организации необходимо своевременно выявлять и исправлять все допущенные в учетных записях ошибки.

Для нахождения ошибки существует несколько способов. Наиболее распространенными способами являются: сплошной, последовательной проверки, логический.

Сплошной способ предусматривает сверку соответствующей бухгалтерской записи в учетном регистре с первичным документом, который послужил основанием для данной записи. Этот способ целесообразно использовать в процессе сверки между собой оборотов по дебету и кредиту всех синтетических счетов. Полученный итог должен подтвердить их равенство, если его нет-это свидетельствует о допущенной ошибки. Такой подход применим и при подсчете остатков по всем синтетическим счетам, и при сличении оборот или остатков по каждому синтетическому счету с соответствующими показателями субсчетов и аналитических счетов, открытых в развитие синтетического счета.

Способ последовательной проверки счетных записей предусматривает сверку каждого дебетуемого и корреспондирующего с ним кредитуемого синтетического или аналитического счета. При проведении такой проверки, рядом с записями, произведенными верно, ставится знак «V» (галочка).

Логический способ целесообразно использовать, например, когда в оборотной ведомости по синтетическим счетам строки «Итого» графы «Обороты за месяц» в результате подсчета по дебету и кредиту не равны между собой. В этом случае подсчитывают сумму превышения, которую затем делят на два. Полученный итог сравнивается с бухгалтерскими проводками за отчетный месяц. Нахождение этой суммы в какой-то из них показывает, что при разноске бухгалтерской проводки в учетные регистры сумма разнесена или только по дебету, или только по кредиту счетов. Логический способ можно использовать и в тех случаях, когда бухгалтерская проводка отражает корреспонденцию счетов, природа которых исключает такую взаимосвязь. Например, невозможна такая запись:

Д-т сч. 20 «Основное производство» К-т сч. 51 «Расчетные счета».

Ошибки должны быть исправлены до составления отчетности.

Исправление ошибок в учетных записях осуществляется способами:

Использование корректурного способа предполагает, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Исправление ошибки оговариваются и подтверждаются в документах – подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах – подписью лица, осуществившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера, против строки исправленной записи. Порядок исправления в банковских документах устанавливается правилами банка.

Способ дополнительных проводок применяется в случаях, когда в учетных регистрах или бухгалтерской проводке указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма хозяйственной операции. Он используется если:

а) корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало;

б) фактическая себестоимость продукции выше нормативной (плановой).

Для исправления таких ошибок на разность между правильной и преуменьшенной суммами составляют дополнительную бухгалтерскую проводку. На сумму допущенной ошибки бухгалтером организации оформляется справка, в которой со ссылкой на первичный документ указывается, когда и какая ошибка допущена. Бухгалтерская справка служит документом бухгалтерского оформления и основанием для исправления бухгалтерской ошибки.

Способ «красное сторно» (отрицательных чисел) применяется в случае, если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов или большая чем следовало сумма. Сущность этого способа состоит в том, что вначале неправильная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, вычитаются из итога. Таким образом, неправильная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка, отражающая правильную корреспонденцию счетов, и записывается в учетные регистры обычными чернилами. При помощи способа красного сторно исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах.

1.6. Учетные регистры

Для того чтобы получить необходимые сведения о финансово-хозяйственной деятельности организации, необходимо данные о хозяйственных операциях, содержащихся в первичных документах, зарегистрировать и сгруппировать. Документы, в которых осуществляется этот этап учетной работы, являются учетные регистры.

Учетные регистры- это таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Учетные регистры выступают носителями данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации.

Учетные регистры подразделяются по характеру записи, по внешнему виду, по степени детализации, по строению регистров (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Порядок группировки учетных регистров

Регистры хронологического учета предназначены для регистрации хозяйственных операций в порядке их совершения, т.е. по мере поступления документов в бухгалтерию (регистрационный журнал, кассовая книга, журнал учета поступивших грузов, опись инвентарных карточек по учету основных средств и др.). цель регистров хронологического учета – обеспечить контроль за сохранностью документов и правильность записи в них.

Регистры систематического учета предназначены для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций, ведутся для группировки бухгалтерских записей по синтетическим и аналитическим счетам (Главная книга счетов).

Комбинированные регистры учета сочетают хронологические и систематические записи, что повышает достоверность и экономичность учета. Примером могут служить журналы-ордера, книга Журнал-Главная.

В зависимости от внешнего вида учетные регистры подразделяются на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы (ведомости), магнитные носители (диски, дискеты).

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные таблицы (листы бумаги одного формата различного графления). Все страницы в бухгалтерской книге должны быть пронумерованы, на последней странице указывается, сколько страниц пронумеровано в книге, затем ставится подпись руководителя, бухгалтера и печать. Примером бухгалтерской книги является Кассовая книга, Главная книга счетов.

Карточки – это отдельные листы, разграфленные для нужд учета. Карточки изготавливаются типографским способом на плотной бумаге (картоне) для их хранения в специальных ящиках или картотеках. Открытие карточки регистрируется в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. В реестре указывается номер карточки, наименование аналитического счета, дата ее открытия. Для карточек характерно одностороннее строение. В правой стороне карточки размещаются дебетовые и кредитовые записи, остальные данные, являющиеся общими для них, размещаются в карточке слева.

Карточки можно разделить на три вида:

1. карточки количественного учета (материальные);
2. контокоррентные карточки;
3. многоколонные.

Карточки являются основным регистром аналитического учета.

Карточки количественного учета (материальные) имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием количества, и суммы, применяются для учета основных средств, материально-производственных запасов, затрат на производство и т.д.

Контокоррентные карточки имеют колонки дебет и кредит, применяются для учета расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами и т.д.

Многоколонные карточки содержат несколько колонок.

Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. После заполнения всей карточки, записи продолжают вестись на новом бланке той же карточки, с присвоением ему очередного порядкового номера страницы.

Карточки, как правило, открываются на год.

Свободные листы представляют собой разновидность карточных учетных регистров. Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек, они изготавливаются типографским способом из менее плотной бумаги, имеют больший формат.

Формат и графление свободных листов в зависимости от их назначения могут быть различными.

Свободные листы обязательно имеют соответствующие название (например, журнал-ордер, ведомость и др.), указание периода, на который рассчитан учетный регистр (месяц, квартал), и таблицу, в которую непосредственно производят учетные записи.

Они хранятся в особых папках-регистраторах и заводятся, как правило, на месяц, квартал.

Запись в учетные регистры осуществляется ручным способом или с использованием средств автоматизации.

Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми.

По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом.

Свободные листы могут применятся в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей. Они просты в изготовлении и экономичны в использовании.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируются, переплетаются и сдаются на хранение в текущий архив организации.

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они бывают синтетические, аналитические, комбинированные (журналы-ордера).

Синтетические учетные регистры открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием даты, номера и суммы бухгалтерской проводки), например, Реестр счетных документов, Главная книга и книга Журнал-Главная.