Файл: Складской учет (Выбор средства для моделирования бизнес-процессов).pdf

Товар находится на хранении до поступления заявок от Клиентов.

В процессе хранения товара заведующий складом и кладовщик ежедневно осматривают товар, обращая при этом внимание на устойчивость паллет, повреждения, порчу товара.

С целью увеличения полезной площади и объемов склада, ежемесячно, по состоянию на 1 число, заведующие складами представляют исполнительному директору (через начальника отдела логистики) сведения о товаре, невостребованном за прошедший месяц. В сведениях указывается: наименование товара, артикул, количество.

На основании этой информации руководством компании принимается решение по неликвиду. Варианты решения:

• распродажа по сниженным ценам;
• стимулирование продающего персонала;
• акции по стимулированию спроса;
• возврат поставщику или производителю;
• создание «комплектов»;
• продажа собственному персоналу;
• использование на нужды компании;
• благотворительные акции;
• утилизация и т. д.
  1. Комплектация заказов клиентов

Прием заявок осуществляют офис - менеджеры отдела продаж как от Клиентов непосредственно, так и через торговых представителей.

Время приема заявок на текущий день отгрузки: 9.00.-14.00. Заявки, поступившие после 14.00., автоматически переносятся на следующий день (дни) отгрузки.

Решение о выполнении внерегламентных заявок (после 14.00.), с учетом общего объема отгрузок в этот день и возможностей склада, принимается исполнительным директором.

Принятые заявки трансформируются офис - менеджерами в Складскую накладную.

Складская накладная является основанием для набора (комплектации) заказа сотрудниками склада.

Для обеспечения ритмичной работы склада, по состоянию на 9.00., на складе должны находиться не менее одной Складской накладной для зоны «А» и зоны «Б» на текущий день отгрузки. Заявки для формирования этих Складских накладных принимаются накануне. Ответственность возлагается лично на начальника отдела продаж.

Складская накладная для секции «А» и секции «Б» распечатывается и по вертикальному механическому эскалатору передается на склад офис-менеджером отдела продаж. При этом офис-менеджер голосом оповещает сотрудников склада о поступлении Складской накладной с указанием города Клиента.

Очередность формирования заказа регулируется Маршрутным листом.

Маршрутный лист готовится, подписывается и передается на склад офис - менеджером отдела продаж.

Очередность загрузки автомобилей определяется начальником отдела логистики путем составления и доведения до сотрудников склада ежедневного графика загрузки автомобилей.

Приоритеты набора и комплектации заказа:

• первыми комплектуются заказы на автомобиль, убывающий к Клиенту раньше;
• первым комплектуется заказ на последнюю точку выгрузки по маршруту следования автомобиля.

Основным методом набора товара и комплектации заказа на складе является метод индивидуального набора. При этом заведующий складом (кладовщик), обходя секции стеллажей, изымает из мест хранения требуемое количество товаров данного заказа. Товар укладывается на поддон на участке комплектации.

На складе применяется и комплексный метод набора. Этот метод применяется для отбора товара, находящегося в труднодоступных местах хранения (например, на мезонине). При этом изымаются из мест хранения товары для всех заказов согласно Маршрутному листу (Маршрутным листам). В дальнейшем отобранный товар рассортировывается по отдельным заказам.

Решение о выборе метода набора, с целью сокращения общего времени комплектации заказов и повышения производительности труда, в каждой конкретной ситуации принимается заведующим складом.

Набранный товар укладывается в тару (картонные короба, гофрокороба, мешки) и запечатывается скотчем. Каждое место (коробка, мешок) маркируется черным фломастером с указанием названия Клиента и его адреса, например: ООО «ССС», г. ____, ул. Пушкина, ХХ.

Скомплектованный заказ укладывается на поддон и вывозится грузчиком в зону отгрузки. При этом, чтобы коробки не упали на пол и не остались на складе, два верхних ряда паллет высотой более 1 метра обматываются 1-2 слоями стрейч-пленки.

После окончания набора (комплектации) заказа заведующий складом или кладовщик, производившие набор (комплектацию), ставят свою подпись с указанием фамилии на Складской накладной, свидетельствующую о точном, полном и правильном наборе (комплектации) товара.

Количество скомплектованных мест по каждому заказу вносится в Маршрутный лист и подтверждается подписью заведующего складом.

• 1. Отгрузка товара

Скомплектованные заказы, согласно Маршрутному листу, передаются приемосдатчику склада. Приемосдатчик тщательно сверяет количество мест (короба, мешки) по каждому заказу с реально имеющимися местами, подготовленными к загрузке. На каждом месте приемосдатчик черным фломастером проставляет очередность загрузки.

В случае несоответствия количества указанных мест в Маршрутном листе с реально подготовленными к загрузке, приемосдатчик приглашает заведующего складом и выясняет причину.

В автомобиль должно строго загружаться то количество мест, которое указано заведующим складом и скреплено его подписью в Маршрутном листе.

Добившись полного соответствия числящегося и имеющегося количества мест, приемосдатчик скрепляет результаты своей работы подписями в Маршрутном листе и приступает к передаче товара водителю – экспедитору.

Перед загрузкой приемосдатчик осматривает кузов автомобиля на предмет целостности, исправности пломбировочных приспособлений и отсутствия предпосылок к повреждению товара при транспортировке. Водителю предлагается удалить из кузова запасные колеса, инструмент и прочие лишние предметы, которые могут повредить товар в процессе движения.

Прием товара водителем – экспедитором осуществляется в ходе загрузки. Загрузкой товара в кузов автомобиля руководит приемосдатчик. Водитель-экспедитор пересчитывает каждое количество мест, укладывает товар в кузов автомобиля, максимально используя имеющийся объем.

Товар водителю в кузов подается грузчиками секций «А» и «Б» вручную, или с использованием погрузчика.

Приемосдатчик может направить одного из грузчиков в кузов автомобиля для оказания помощи водителю в загрузке.

Приемосдатчик внимательно наблюдает за качеством укладки мест в кузове автомобиля, упреждая повреждения товара в ходе загрузки и транспортировки.

Запрещается:

• устанавливать тяжелые места на легкие;
• загружать места, упавшие в процессе погрузки со звуком битого стекла, керамики или треска лопнувшей пластмассы.

При обнаружении порчи товара приемосдатчик обязан сообщить об обстоятельствах повреждения начальнику отдела логистики и заменить поврежденный товар у заведующего складом.

При укладке мест с товаром в штабель может образоваться щель между вертикальными рядами поперек кузова, что снижает устойчивость штабеля. В этом случае щель заполняется б/у стрейч-пленкой. Надежность и устойчивость штабеля повышается при укладывании мест «внахлест» друг на друга. В любом случае выбирается такой способ укладки, чтобы свести к минимуму количество и размеры щелей.

Мнение водителя, хорошо знающего своей автомобиль, является приоритетным в ходе загрузки.

О приеме количества промаркированных мест водитель расписывается в Маршрутном листе.

Загруженный автомобиль пломбируется приемосдатчиком номерной пломбой (пломбами). Номер пломбы вписывается в Маршрутный лист (2 экземпляра, один остается на складе, второй убывает с водителем – экспедитором).

Получение водителем пакета сопроводительных документов осуществляется у офис-менеджеров отдела продаж.

Прибытие автомобиля в компанию фиксируется приемосдатчиком в журнале по развозу «Въезд – выезд». При этом указывается: марка, номер машины, фамилия водителя, время прибытия и убытия, точка назначения, номер пломбы и Маршрутного листа. Водитель – экспедитор расписывается в вышеуказанном журнале.

Начальник отдела логистики на ежедневном утреннем совещании докладывает о скомплектованном заказе, не убывший по различным причинам в день отгрузки Клиенту. Решение об отправке этого заказа при следующей поставке, или расформировании его и постановке на хранение, принимают офис – менеджеры отдела продаж. Решение доводится заведующим складами.

• 1. Претензионная работа. Возврат товара.

Претензионными случаями при поступлении товара от поставщика могут быть:

• недостача;
• излишки;
• прибытие поврежденного товара.

Во всех случаях заведующий складом приглашает на склад менеджера отдела закупок по браку и готовит акт о претензии по форме.

Акт составляется в одном экземпляре и передается менеджеру отдела закупок по браку.

Менеджер отдела закупок по браку на основании акта склада готовит акт в адрес поставщика по форме ТОРГ-2 (форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132), либо по форме.

Претензия Клиенту передается по телефону в день прибытия товара и отправкой в 3-дневный срок акта посредством электронной почты, факсом, почтовым отправлением и т.д.

Претензионными случаями при работе с Клиентами могут быть:

• недостача (недовложения склада, недовлажения производителя);
• излишки (не заказанный Клиентом товар);
• прибытие к Клиенту поврежденного товара (транспортный брак, складские повреждения, повреждения поставщика или производителя);
• прибытие к Клиенту товара с нарушенным штрих-кодом;
• пересорт;

Возвраты могут быть:

• полные, как разновидность, - отказ Клиента от заказа еще до отгрузки;
• частичные.

Возвраты товаров на склад от Клиентов осуществляют водители – экспедиторы.

Подробный порядок и последовательность действий сотрудников компании и водителей-экспедиторов при возврате товара Клиентами излагается в Регламенте «Доставка товаров».

По каждой претензии Клиента и каждому случаю возврата проводится расследование. Организация этой работы возлагается на менеджера отдела закупок по браку.

В случае претензий: недостача, излишки, повреждение товара менеджер отдела закупок по браку привлекает к проведению расследования начальника отдела логистики.

Его задачей является:

• выяснение обстоятельств случившегося;
• сбор объяснительных записок с сотрудников склада и водителей – экспедиторов участвовавших в комплектовании, загрузке и доставке товара;
• подготовка материалов видеонаблюдения (если возможно);
• подготовка заключения о результатах расследования.

Проект приказа директора компании по результатам расследования готовит менеджер отдела закупок по браку.

Прибывший товар от Клиента в качестве возврата принимается заведующими складами в присутствии менеджера отдела закупок по браку. Информация о товаре передается офис – менеджерам, которые вносят изменения в учетную систему, приходуя товар.

Инвентаризация

Инвентаризация в компании проводится ежемесячно на основании приказа директора. Цель инвентаризации – эффективное управление запасами. Организация проведения инвентаризации возлагается на начальника отдела закупок.

В ходе инвентаризации осуществляется проверка соответствия учетных данных и реально имеющихся товаров. Инвентаризация может проводиться:

• «методом с листа» - учетные данные сверятся с имеющимся товаром;
• «методом с земли» - имеющийся товар сверяется с учетными данными.

Перед началом инвентаризации корректируются остатки товара, осуществляется проверка и устранение несоответствий по претензиям Клиентов, числящейся продукции на складе и водителях – экспедиторах.

После инвентаризации возникшая недостача товара возлагается на заведующих складами.

5 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И КОНТРОЛЬ

1. Ответственность за ознакомление всех сотрудников отделов с настоящим Регламентом несут начальники отделов продаж, закупок и логистики.

2. Периодичность ознакомления сотрудников с Регламентом и его актуализация – не реже одного раза в шесть месяцев.

3. Ответственность и контроль за выполнение Регламента сотрудниками склада возлагается на начальника отдела логистики.

6 ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТ

Изменения в настоящий Регламент вносятся разработчиком - исполнительным директором по письменным предложениям сотрудников ООО «НАТОЛ».