Файл: Складской учет (Выбор средства для моделирования бизнес-процессов).pdf

Таким образом, предприятия сталкиваются с парадоксальной ситуацией: все усилия направлены на то, чтобы добиться преимущества перед конкурентами, но все они одновременно ориентируются друг на друга. Действие этого отношения можно наблюдать, например, в автомобильной промышленности: удовлетворенность потребителей услугами предприятия практически не возрастает, а различным производителям не удается оторваться от своих конкурентов; поэтому все происходит совершенно наоборот: их продукция и услуги становятся все больше похожими друг на друга.

Поэтому, необходимо выработать стратегическое мышление, приоритетное положение в котором занимает потребитель, а конкурентная борьба отходит на второй план.

Перспективное предприятие отличается, в первую очередь, глубоким, приобретенным зачастую посредством трудоемкой работы, знанием проблем потребителей. Эти знания дают возможность менеджерам так организовать процесс создания ценности продукта или услуги, чтобы они все больше приближались к потребностям покупателя.

В связи с этим, необходимо выполнить автоматизацию деятельности заведующего складом, что позволит произвести реструктуризацию персонала склада и сократить одного кладовщика.

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.

При помощи ЭВМ в компании будет автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес.

Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Главное назначение автоматизированной системы обработки экономической информации в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций заведующего складом, поскольку, как можно увидеть, функционирование блока отчетности связано с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, информационная система призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью автоматизации является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету складских операций и реализации продукции.

Сотрудники склада более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.

Массовые, повторяющиеся операции по оформлению поступлений и продажи товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

Автоматизация оперативного управления складского учета требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

Автоматизация складского учета в компании повысит его оперативность и эффективность, улучшает товароснабжение розничной торговой сети.

Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной сис­темы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.

Критериями выбора технических средств являются:

• надежность функционирования системы;
• функциональная полнота системы;
• быстродействие;
• минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных сис­тем, сопровождения системы, развития системы.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Как было сказано выше (пп. 2.1), в компании необходимо провести автоматизацию деятельности заведующего складом с целью уменьшения нагрузки на сотрудников склада и оптимизации их деятельности, что позволит сократить штат персонала на одного кладовщика и принесет компании прибыль.

На рис. 5 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса «Складской учет» с учетом внедрения автоматизированной в нотации IDEF0. На рис. 6 представлена декомпозиция контекстной диаграммы данного процесса.

Рисунок 5. IDEFO Диаграмма бизнес-процесса (контекстная)

Рисунок 6. IDEFO Диаграмма бизнес-процессов (декомпозиция)

Склад осуществляет приемку и отгрузку товара, т.е. постоянно контактирует как с покупателями, так и с поставщиками. Обязательным условием приемки товара является наличие сопроводительных документов на товар – накладных на товар, в которых указывается наименование поставщика и получателя, а также список приходуемых товаров, с указанием количества и цены за единицу. Так же предусмотрены возвраты товара поставщику (в случае обнаружения брака). Выдача товара со склада также производится с обязательным документальным сопровождением проводимых операций. После того, как покупатель оплатил свою покупку, он получает товар и документ «Расходная накладная», в котором отражается наименование покупателя дата продажи и список проданных товаров.

Внедрение информационной системы позволит разгрузить деятельность заведующего складом по таким направлениям: прием товара и формирование оперативной и квартальной отчетности, что значительно улучшит его производительность и условия труда.

Рассмотрим модель информационной системы складского учета в нотации UML.

Для построения модели предметной области в UML, выделим Акторов системы. Актор — это роль, которую выполняет пользователь или другая система, при взаимодействии с проектируемой системой. Каждый актор имеет уникальное имя.

Акторами проектируемой модели являются:

1. Менеджер.

2. Бухгалтер.

3. Сотрудник склада.

Таким образом, мы определили основных действующих лиц проектируемой системы. В следующем разделе выполним построение модели проектируемой системы на языке UML.

Диаграмма вариантов использования применяется для получения самого общего представления о функциональности системы. Она дает представление о том, как Актор (активный субъект системы) взаимодействует с другими субъектами, или же внешними системами.

Общая диаграмма вариантов использования показана на рис. 7.

Рисунок 7. Обща я диаграмма вариантов использования

Описание общей диаграммы.

1. Расход товара.

Менеджер проверяет наличие товара на складе. Если товар есть в достаточном количестве, оформляет счет на оплату товара.

Бухгалтер, после поступления оплаченного счета, оформляет расходную накладную и передает ее менеджеру.

Менеджер, на основании накладной формирует заказ.

Сотрудник склада на основании заказа выдает товар клиенту по накладной.

2. Приход товара.

Менеджер проверяет наличие товара и по результатам проверки формирует заказ.

Бухгалтер проплачивает счет поставщика и оформляет приходную накладную.

Сотрудник склада принимает товар по приходной накладной.

Рассмотрим диаграммы вариантов использования для каждого Актора системы.

На рис. 8 показана диаграмма вариантов использования для Актора Менеджер.

Рисунок 8. Диаграмма вариантов использования Менеджера

Описание диаграммы вариантов использования Менеджера.

1. Приход товара.

Менеджер проверяет наличие товара, в случае. Если товар отсутствует, или его мало, менеджер оформляет заказ на поставку и передает бухгалтеру счет поставщика на оплату.

2. Расход товара.

Менеджер по заявке клиента формирует счет на оплату товара и передает его клиенту. При получении расходной накладной формирует заказ для склада на выдачу товара.

На рис. 9 показана диаграмма вариантов использования для Актора Бухгалтер.

Рисунок 9. Диаграмма вариантов использования Бухгалтера

Описание диаграммы вариантов использования Бухгалтера.

1. Приход товара.

После получения от Менеджера счета на оплату товара поставщику, Бухгалтер оплачивает счет и оформляет приходную накладную при получении товара от поставщика.

2. Расход товара.

Бухгалтер формирует расходную накладную после оплаты счета на товар клиентом.

На рис. 10 показана диаграмма вариантов использования для Актора Сотрудник склада.

Рисунок 10. Диаграмма вариантов использования Сотрудника склада

Описание диаграммы вариантов использования Сотрудника склада.

Сотрудник склада принимает или отпускает товар со склада по соответствующей накладной (приходная, расходная). Проводит плановую инвентаризацию.

Диаграмма классов системы определяет типы классов системы и связи между ними. Классы представляют сущности предметной области (на этапе анализа) или элементы программной системы (на этапе проектирования и реализации).

Основными элементами проектируемой системы являются классы, а также связи между ними. Классы характеризуются «атрибутами» и «операциями».

Диаграмма классов проектируемой системы «Складской учет» показана на рис. 11.

Рисунок 10. Диаграмма классов

Основной сущностью в системе будет являться товар. Как известно из задания на проектирование, товар хранится на складе. Но понятия товара как некоего описания и товара, лежащего непосредственно на складе, отличаются друг от друга. Товар, лежащий на складе, кроме того, что связан со складом отношением композиции (агрегация не совсем подходит, поскольку в данной системе товар является товаром, пока он не покинет склад), ещё характеризуется количеством. Аналогично следует рассуждать и при рассмотрении отношения Товара и Заказа, Товара и Накладной. В связи с тем, что Заказ и Накладная, в сущности, являются документами и имеют сходные атрибуты, они были объединены с помощью общего класса-предка Документ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе была выполнена разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» компании.

В ходе выполнения работы было: выполнено описание предметной области, проведен анализ бизнес-процессов компании, выполнена постановка задачи на разработку регламента выполнения процесса «Складской учет», разработаны и предложены мероприятия, разработана модель регламента в нотации IDEF0.