Файл: Теоретическое и практическое обоснование разработки механизма управления коммуникациями.pdf

Значение обратной связи для организационных коммуникаций требует постоянного мониторинга качества обратной связи как внутри предприятия, так и с внешним окружением для целенаправленного воздействия на данный процесс и повышения эффективности коммуникаций.

В целях полного исследования целесообразно дополнить существующие классификации. Для уточнения роли и места коммуникационной составляющей в процессе управления, в том числе стратегического, следует классифицировать коммуникации по этапу управленческого цикла (рисунок 1.9) [22].

Коммуникация - основное условие существования и развития организации. Ее особенности во многом определяют не только построение организации (что особенно справедливо для получающих все большее распространение горизонтальных структур), но и формирование, развитие организационной культуры, а также миссии и целей [12]. Особенностью коммуникаций можно назвать то, что она выступает как средство обеспечения синергетического эффекта. Данный эффект проявляется в том новом, что приобретает экономическая система в результате того или иного коммуникационного взаимодействия.

Таким образом, коммуникации - сложное, неоднозначное явление, в самой природе которого заложены двойственность и противоречивость [12.C.39]. Сод- ной стороны, коммуникации - это потоки информации и технические средства их реализации, а с другой - взаимодействие между людьми и средство влияния на поведение сотрудников и имидж организации, поэтому и необходимо системное исследование коммуникационных процессов предприятия, а также необходим поиск инструментов и методов управления коммуникациями, с целью повышения эффективности управления предприятием.

Так или иначе, но для достижения желаемого результата управление предприятием должно быть эффективным, и коммуникации в этом аспекте играют большое значение.

Рисунок 1.5-Роль коммуникаций на разных стадиях управленческого цикла

В современное время эффективность управления можно трактовать как вопрос, имеющий ряд аспектов. Как правило, эффективность можно оценить по конечным результатам ее деятельности; по степени достижения намеченных организацией целей; эффективности использования капитальных вложений и другим факторам наряду с этим, эффективность управления следует рассматривать как деятельность системы управления посредством особых факторов, что отражают результаты ее функционирования. В традиционной административно-организационной теории управления проблема заключалась в выборе определенного набора количественных экономических показателей, наиболее полно характеризующих эффективность производственной организации в целом [5]. Здесь эффективность определялась как степень достижения поставленных целей (см. рис.1.6). Согласно такому с таким способом, мера эффективности состоит в сравнении результата деятельности с определенным некоей нормой, произведенной на базе исследования прошлых прогнозных данных, результатов.

---

Рисунок 1.6-Концепция эффективности менеджмента

Как правило, оценивая эффективность управления, на первый план ставятся вопросы соотношения как количественных, так и качественных показателей, измерения достаточно трудно поддающихся или же вообще не поддающихся квантификации или сведению к количественным показателям величин, описывающим состояние управляющей системы

Ключевым моментом выступают вопросы в отношении придания количественной определенности критериям, что являются неизмеримыми, качественными, однако, но при этом есть необходимость учитывать факторы, поддающиеся измерению именно с количественной стороны (например, материальные и стоимостные) и не поддающиеся ему (отношения, позиции, моральное состояние, коммуникации, информационное обеспечение, оценка выполнения программ, удовлетворение потребителей и т.д.). Безусловно, 2 группа показателей имеет характер субъективный, а наряду с этим, достаточно трудно поддается количественному выражении, а, значит, и измерению.

Так, в целях реализации эффективного менеджмента существует механизм управления предприятия, который представлен на рисунке 1.7 [1].

Рисунок 1.7-Механизм менеджмента

Механизм управления представляет собой совокупность действий и методов воздействия на деятельность людей в целях побуждения их к достижению организационных целей, то есть в целях их мотивации. Понятие «механизм менеджмента» отражает рычаги или средства воздействия, каковыми являются интересы, и ценности человека.

В механизме управления - коммуникации выступают в качестве средства, инструмента процесса управления, обеспечивая, во-первых, информационные взаимодействия в управлении и удовлетворение информационных потребностей, во-вторых - процесс принятия и реализации решений [1].

Реализация процесса управления, в том числе стратегического, невозможна без непрерывного получения и передачи информации.

Коммуникационный механизм - это целенаправленный процесс решения коммуникационных задач на основе совокупности коммуникационных ресурсов, правил, норм формирования и развития коммуникационных процессов- предприятия. К ресурсам, задействованным в процессе развития коммуникаций, относятся как технические ресурсы (средства и каналы коммуникации),так и человеческие (коммуникативная компетентность, владение техническими- приемами и навыками коммуникации) [12.C.29]. Кроме того, важное значение имеет временной ресурс, что связано с динамичным характером изменения коммуникационных потребностей предприятия.

---

Развитие коммуникаций предприятия связано с разработкой коммуникационной стратегии, направленной на устранение разрыва между коммуникационными потребностями предприятия и сложившимся уровнем развития коммуникаций предприятия. Развитие коммуникаций способствует расширению коммуникационных возможностей предприятия и разработке новых решений, позволяющих своевременно реагировать на изменение коммуникационных потребностей, вызванное меняющимися условиями внешней и внутренней среды [2.C.55].

Коммуникационный механизм позволяет оказывать целенаправленные- управленческие воздействия на коммуникации предприятия [29]. Организационными формами реализации коммуникационного механизма выступают коммуникационные программы и мероприятия. Коммуникационные программы - это совокупность мероприятий, имеющих определенные сроки, исполнителей, состав используемых ресурсов. В процессе их реализации происходит потребление ресурсов, в том числе финансовых, что требует составления бюджета и определения эффективности. Именно на уровне коммуникационных мероприятий происходит пересечение коммуникационных процессов с основными подсистемами предприятия (маркетинговой, социальной, технологической).

Коммуникационные программы и мероприятия направлены на достижение целей, которые определяются в результате анализа коммуникаций предприятия. В их реализации участвуют подразделения и должностные[26]лица, ответственные за достижение результата в определенном виде коммуникационных взаимодействий. За счет реализации коммуникационных программ и мероприятий выбранные элементы организационных коммуникаций усиливаются и превращаются в конкурентные преимущества.

Многочисленные исследования свидетельствуют о наличии связи между уровнем информационной поддержкой и эффективностью предприятия (рисунок 1.7).

Рисунок 1.7 - Факторы, влияющие на эффективность менеджмента

Информационная составляющая обеспечивает удовлетворение потребностей руководителей в информации, а социально-психологическая формирует психологическую оболочку системы управления, коммуникационный климат, в котором работает управленческая команда и от которого зависит эффективность управления [10].

Коммуникации оказывают воздействие на уровень доверия к руководству, мотивацию и удовлетворенность персонала, на качество решений и исполнения, поэтому возникает необходимость управления коммуникационными процессами предприятия [14]. Представим в таблице 1.3 влияние коммуникаций на эффективность предприятия.

---

Для оптимизации коммуникационных процессов предприятия необходимо определить характер влияния различных видов коммуникационных взаимодействий на эффективность управления с тем, чтобы принимать обоснованные и целенаправленные решения в коммуникационной сфере (рисунок 1.8).

Рисунок 1.8- Факторы, влияющие на эффективность менеджмента[15]

Таким образом, несмотря на то, что двойственная природа организационных коммуникаций в значительной мере осложняет процесс управления (особенно процедуры планирования и оценки), делая последствия решений слабо предсказуемыми, организационные коммуникации требуют пристального внимания, поскольку способствует развитию предприятия и повышению эффективности функционирования.

В процесс управления входят четыре элемента: информация, управленческие решения, коммуникации и технология процесса управления[19].

Коммуникации называют связующим процессом пяти основных функций управления, выступающим основным средством обеспечения целостности и функционирования организации. Коммуникации - основа для контроля и координации в организациях, они также обеспечивают информацией, необходимой для эффективной реализации миссии организации, реализуют социальную, мотивационную информационную и регулирующую функции, которые в совокупности позволяют осуществлять интеграцию и координацию деятельности предприятия [29]. Развитие коммуникаций предприятия связано с разработкой коммуникационной стратегии, направленной на устранение разрыва между коммуникационными потребностями предприятия и сложившимся уровнем развития коммуникаций предприятия. Их развитие способствует расширению коммуникационных возможностей предприятия и разработке новых решений, позволяющих своевременно реагировать на изменение коммуникационных потребностей, вызванное меняющимися условиями внешней и внутренней среды. Коммуникационный механизм позволяет оказывать целенаправленные управленческие воздействия на коммуникации предприятия [12.C.29].

Организационными формами реализации коммуникационного механизма выступают коммуникационные программы и мероприятия. Коммуникационные программы - это совокупность мероприятий, имеющих определенные сроки, исполнителей, состав используемых ресурсов. В процессе их реализации происходит потребление ресурсов, в том числе финансовых, что требует составления бюджета и определения эффективности. Именно на уровне коммуникационных мероприятий происходит пересечение коммуникационных процессов с основными подсистемами предприятия (маркетинговой, социальной, технологической).

---

Глава 2. Анализ и совершенствование коммуникационного процесса управления в ОАО «Ростовский порт»

2.1 Анализ коммуникационного процесса в ОАО «Ростовский порт»

В первой главе подробно рассматривались этапы и элементы коммуникационного процесса. Этими этапами являются: формирование идеи, кодирование и выбор канала передачи, передача, декодирование, обратная связь. Основными элементами коммуникаций являются: отправитель, сообщение, канал и получатель.

В практике управления присутствуют все вышеназванные коммуникационные составляющие. Однако на каждом этапе коммуникационного процесса в отдельно взятой организации есть свои особенности. Рассмотрим эти особенности исходя из элементов, этапов коммуникационного процесса, видов коммуникаций присущих ОАО «Ростовский порт».

Привлечение акционерного капитала позволило ОАО «Ростовский порт» повысить конкурентоспособность предприятия, так как произошла централизация капитала акционеров, а непосредственно заинтересованное участие акционеров простимулировало более экономичное использование ресурсов.

В условиях акционерного предприятия происходит слияния личных и коллективных интересов трудящихся. С одной стороны, здесь реализуется коллективная форма собственности и каждый заинтересован в наивысших конечных результатах своего труда. С другой стороны, участвуя своей долей акций в капитале общества, каждый акционер проявляет творческую активность в меру своих возможностей.

Акционерная форма хозяйствования раскрывает широкие возможности участия каждого работника в управлении делами предприятия. В условиях акционерного предприятия появляется возможность развития самых разнообразных форм самоуправления, воспитания чувства подлинного хозяина производства. Становится возможным принятие оригинальных решений, развитие творческой инициативы. Основным моментом в работе должны стать подготовка и повышение квалификации руководителей и специалистов акционерного предприятия.

---