Файл: Теоретическое и практическое обоснование разработки механизма управления коммуникациями.pdf

Главные условия успешной деятельности акционерного общества это: квалифицированно, компетентно готовить и вести дела, вовлечь в активную деятельность каждого работника предприятия, совершенствовать коммуникационный процесс в управлении, постоянно информировать сотрудников о состояние дел.

Порт обладает информационной системой управления технологическим процессором – это компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по управлению технологическим процессами с заданной дискретностью и в рамках определённого периода управления.

Порт отчисляет достаточное колличество средств для совершенствования коммуникационных систем, надежность оборудования и, что очень важно на защиту своей информации.

Техническое обеспечение Акционерного Общества находится на высоком уровне. Это позволяет обеспечить:

• организацию эффектной связи между подразделениями;
• обеспечение координированной распределённой обработки всей документации.

В ОАО «Ростовский порт» приоритет отводится строительству специализированных комплексов по переработке различных родов грузов, позволяющих осуществлять круглогодичную перегрузку, а также накопление и хранение генеральных, навалочных грузов и контейнеров, что позволяет повысить эффективность использования транспортных коммуникаций, производственных мощностей в Ростовском транспортном узле.

Для анализа коммуникационных систем в сфере управления ОАО «Ростовский порт», было проведено анкетирование некоторых сотрудников .

Проанализировав полученные ответы, можно сделать выводы, что большинство сотрудников испытывает неудобства по следующим причинам:

• выполнение работ, которые не входят в круг обязанностей;
• недостаточная квалификация у некоторых сотрудников;
• частая отвлеченность от основной работы (более пяти раз в день);
• несвоевременное и недостаточное поступление информации.

В результате проведенных наблюдений за коммуникациями в ОАО «Ростовский порт», выявлено, что преобладающими барьерами в установлении контактов между субъектами организации при передаче и восприятии информации являются следующие:

• невнимательность, причиной которой является усталость (42%);
• отсутствие четкой определенности в исполнении обязанностей (13%);
• потери в процессе передачи или хранения, связанные с недостаточным присутствием необходимого этапа коммуникаций – обратной связи (25%);
• отсутствие передачи и неразъясненные предположения, которые заключается в том, что руководитель, по мнению персонала, не всегда считает нужным информировать коллектив о тех или иных решениях или причинах, побудивших его принимать их (9%);
• страх – чувство неуверенности относительно правильности сообщения, времени и точности его изложения (4%);
• информационные перегрузки – невозможность эффективно реагировать на всю информацию в процессе информационного обмена из-за его большого объема (7%).

---

Построим диаграмму и представим её на рисунке 5, чтоб наглядно увидеть какой из барьеров имеет наиболее существенное влияние на коммуникационный процесс управления.

Рисунок 2.1. – Процентное соотношение влияния барьеров на коммуникационный процесс

Из диаграммы видно, что основными препятствиями в коммуникационном процессе управления являются:

• невнимательность, причиной которой является усталость;
• потери в процессе передачи или хранения, связанные с недостаточным присутствием необходимого этапа коммуникаций – обратной связи;
• отсутствие четкой определенности в исполнении обязанностей.

2.2. Пути улучшения коммуникационного процесса управления в ОАО «Ростовский порт»

Барьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах. К ним можно отнести отношение коммуникатора информации к реципиенту; отношение коммуникатора к источнику информации; восприятие получателем информации многозначных слов; отсутствие обратной связи [10].

В связи с этим нужно учесть некоторые способы профилактики негативных явлений в коммуникационном процессе организации:

1. Регулирование информационных потоков. Нужно оценивать качественную и количественную стороны своих и подчиненных информационных потребностей. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы.
2. Управленческие действия. Дополнительные действия: обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам этого контроля.
3. Системы обратной связи. Совершенствование в организации систем обратной связи. Один из вариантов – перемещение людей из одной части организации в другую для обсуждения определенных вопросов. Другой – опрос работников для получения различной информации.
4. Системы сбора предложений. Цель – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Ящик для предложений, собрания трудового коллектива для передачи сообщений.
5. Информационные бюллетени и публикации организации. Статьи с обзором предложений по поводу управления, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников и т.п.
6. Современная информационная технология. персональные компьютеры, электронная почта, интеренет которые уменьшают поток телефонных разговоров [11].

---

Проанализировав коммуникационный процесс в ОАО «Ростовский порт», а так же четко сформулировав основные проблемы, можно определить эффективные пути их решения непосредственно для руководителей, которые помогут им повысить управляемость [13]:

• • добиваться от себя ясности и точности формулировки сообщений, учиться изображать свои мысли таким языком и передавать информацию таким образом, чтобы она была понятна подчиненным;
  • следовать принципу, что управленческие сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями, цель управленческих сообщений – содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия;
  • использовать в процессе коммуникаций неформальные организации в дополнение к формальным, постоянно совершенствуя при этом навыки общения в межличностных коммуникациях (умение слушать; систематически обдумывать и анализировать вопросы, правильно использовать язык жестов и интонаций; удачно применять эмпатию, т. е. проявлять внимание к чувствам других людей, сопереживание, поддержание открытости в разговоре, эффективно налаживать обратную связь, т. д.);
  • стремиться к регулированию информационных потоков, стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах;
  • стремиться к управлению информационными потоками путем создания периодических собраний, коротких встреч с подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, и т. д.
  • использовать систему обратной связи на организационном уровне;
  • использовать систему сбора предложений, целью которой является снижения остроты тенденций фильтрации и игнорирования идей на пути сверху - вниз, облегчение поступления информации наверх, все работники при этом получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования;
  • использовать информационные бюллетени, публикации и видеозаписи, целью которых является пропаганда целей и политики организации в области дальнейшего развития;
  • использовать в своей работе современные информационные технологии, для повышения эффективности информационного обмена;
  • создавать в процессе деятельности специальные коммуникативные сети, позволяющие обеспечить поступление правильной информации нужным людям в нужное время.

Здесь можно высказывать ряд рекомендаций для улучшения работы, потому, что мы видим – большое значение имеет система коммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, летучек (участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной информации.

---

Эффектность работы порта также должна достигаться за счёт хороших информационных систем: системы обработки текстов, платёжных ведомостей, счётов, улучшения доступа к основной информации, предоставления финансовой информации о каждом деловом секторе, базы данных и обратной связи.

Рассмотрим ценности организации и потребности ее сотрудников. По данным аналитиков российского рынка, современные работники не склонны слепо повиноваться приказам руководства. Профессионалы сегодня обладают большей независимостью: не задумываясь, они уходят из организации, если их что-то не устраивает. В конечном счете, только от них зависит, сколько усилий прилагают сотрудники при выполнении той или иной работы. Они хотят быть уверены в том, что работодатели заботятся о них. К сожалению, этого не принимают во внимание некоторые руководители. Попытки руководства справиться с корпоративными проблемами малыми средствами, внедрение оплаты по результатам, разработка более эффективной цели, периодические командные тренинги не всегда дают негативный эффект. Людям часто недостает простого, человеческого отношения.

Для того чтобы воплотить все ожидания работников нужно иметь не только сформулированную цель, но и ясно выраженные принципы, корпоративные ценности. Называя их, руководитель демонстрирует своим работникам, как именно он намеревается завоевать доверие персонала.

Для развития внутренних коммуникаций предлагается, прежде всего, уделять больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваясь схемой «миссия – стратегия – цели – тактика – оценка эффективности». Люди следуют миссии, выполняя приказ руководителя, но можно ожидать совсем другого результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки [12].

Рассматривая эффективность коммуникаций, нужно привести наиболее простые и распространенные способы ее улучшения.

Ящик предложений и общие собрания – два самых распространенных способа осуществления коммуникаций между работниками и руководителем. Но они становятся неэффективными, если предложения, поступающие от работников, не находят ответа. Нередко это происходит от того, что сообщений бывает довольно много и ответить на все из них не представляется возможным. И наоборот, сообщения бывают очень редко и поначалу они принимаются во внимание, а потом постепенно не берутся в расчет. Что касается собраний, то они не должны превращаться в монолог одного лица.

---

Коммуникационный процесс так же оказывает влияние и на финансовое благосостояние организации. Можно выделить следующие критерии вклада коммуникации в финансовое благосостояние организации [2]:

• • продвижение имиджа организации открывает пути новым идеям и продукции.
  • внутренняя мотивация работников способствует созданию здорового морального климата в организации, готовности к инновациям.
  • исключение двойственного толкования политики организации помогает избежать нежелательных споров и конфликтов.
  • поддержка истинных ценностей организации ее сотрудниками помогает ей сохранить достигнутое знание в период кризисов.
  • обмен информацией дает возможность руководству понять, что происходит в действительности.
  • связи с работниками организации помогают преодолеть их сопротивление необходимым переменам.

Выводы:

Несомненно, что коммуникации являются жизненно важной системой любой организации, они пронизывают все виды деятельности предприятий, это самый главный рабочий инструмент для обеспечения восприятия людьми своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений.

Заключение

Коммуникации играют важную роль для руководителей организаций по следующим причинам [7]:

1. коммуникации необходимы для эффективности управления;
2. коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;
3. хорошо налаженные коммуникационные сети содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности;
4. коммуникации имеют сложную и гибкую структуру. Только знание закономерностей построения коммуникаций может принести успех.

Из финансово-экономического анализа можно сделать вывод, что материальное состояние организации удовлетворительное, а уровень платежеспособности достаточно высокий.

С учетом выявленных в результате ФСА качества функций и затрат на их осуществление была сформулирована основная задача по совершенствованию деятельности начальника отдела кадров: исключить излишнюю функцию «организация работы по созданию безопасных и здоровых условий труда», так как она дублируется у заместителя главного инженера по охране труда, экологии и пожарной безопасности.

В результате анализа коммуникационного процесса управления в ОАО «Ростовский порт» были выявлены следующие причины неудобства сотрудников:

---