Файл: Теоретическое и практическое обоснование разработки механизма управления коммуникациями.pdf

Сущность третьего - разветвленного типа состоит в методологическом разделении действий на некоторых этапах; его использование наступает в ситуации невозможности обобщенной оценки, выделения главной, ключевой проблемы, принятия единственного решения по массе проблем.

Применительно к следующему типу управления можно сказать, что он характеризуется стартом, началом такой ситуации, из которой исходит поиск проблемы; использована типа этого заключается в условиях неопределенности относительно цели воздействия, устраняемой по мере прохождения следующих этапов [11.C.45].

Пятый тип - поисковый тип. Ему свойственна ясность цели воздействия, но невозможность в достаточной степени дать оценку сложившимся условиям касаемо данной цели, а, значит, и выразить основную проблему; это случается в том ситуации, если нет соответствующих показателей или же эти данные абсолютно неполноценно описывают состояние системы.

Целевой тип управленческого процесса отражает особое влияние цели на все стадии процесса управления, в результате, они становятся привязанными к цели, истекают непосредственно из цели.

Что касается заключительного типа управления, то это некоторая модификация целевого типа, суть которой состоит в разработке программы в моментах оценки ситуации и выявления проблемы [11.C.45].

В процесс управления входят четыре элемента (рисунок 1.4) [9]. На рисунке слева представлены элементы процесса управления, справа - их определение.

Рисунок 1.4 - Составляющие процесса управления [9]

В любой организации одновременно протекает невероятное количество всевозможных процессов; все это разнообразие процессов следует различать по таким признакам, как характеристики основные, назначение. При самом обобщенном подходе все коренные процессы в предприятии классифицируют на две группы [11]: имеющие материально-вещественный характер; информационные.

Эти две группы процессов имеются во всех предприятиях, и все же подчеркнем, что в некоторых предприятиях могут преобладать именно материально-вещественные процессы (например, на предприятиях, связанных с переработкой сырья и материалов в продукцию) или информационные (например, в консультационных фирмах, где сбор, переработка и продажа информации и знаний отражают их сущность).Существует следующий способ деления процессов, происходящих в организации, который основывается на их роли в формировании новых ценностей. Согласно этого критерия процессы, происходящие в организации делят на такие группы, как [7]:

---

• первичные - данные процессы содержат те работы, что имеют непосредственную связь с производством товаров/ услуг и поддерживают функционирование предприятия в целом;
• вторичные процессы; их задача состоит в том, чтобы осуществлять поддержку основных процессов с точки зрения экономичности постоянства;
• управленческие - другими словами, инфраструктурные. Такие процессы содержат работы по факту установления целей и направлений первых двух групп процессов; они создают условия и используют факторы, в которых имеется необходимость для достижения поставленных целей.[7].

Функция управления является видом деятельности, который основан на разделении и кооперации менеджмента и характеризуется определенной однородностью, сложностью и стабильностью воздействия на объект со стороны субъекта управления [11].

Любая организация подвергается влиянию внутренней и внешней среды и этот процесс либо закономерен, либо случайно происходящий. Для поддержания функционирования, системе управления предприятия следует отвечать на такое влияние соответствующим противодействием, и именно своевременно. Процессу управления свойственен свои определенные требования.

Процесс управления должен иметь такие особенности, как: непрерывность, неравномерность, цикличность, последовательность, относительная изменчивость и постоянство[46]. Главное требование к организации управления на предприятии состоит в наличии в системе управления предприятием такого же или большего разнообразия и быстро действия программ, действий[19].

Основными элементами процесса управления предприятием выступают: стратегия, структура, системы, стиль, совместимость ценности, состав персонала, сумма навыков [12.C.19].

Кроме того, процесс управления предприятием приводится в действие посредством основных исходных правил, другими словами, принципов менеджмента, руководствуемыми управленцами предприятия. В них отражается действие законов и практики управления, а также отражены требования к конкретной системе и структурой составляющей менеджмента [2.C.44]. Согласно таким требованиям формируются управляющие органы, взаимоотношения между организациями государством, между уровнями управления, применяются разнообразные методы управления.

Под принципами управления следует понимать закономерности, требования в общем. Соблюдение этих требований способствует более позитивному развитию предприятия в будущем.

Ниже представим градацию общих принципов управления Фредерика Тейлора:

---

• разработка оптимальных методов работы, в основу которых заложено изучение миграций, затрат времени, усилий и прочих факторов;
• строгое соблюдение стандартов, что утверждены;
• работник должен работать на рабочем месте, котором он сможет и будет приносить наибольшую пользу;
• оплата за труд напрямую зависит от работы работников;
• привлечение к управлению профессиональных менеджеров, осуществляющих контроль по специализированным направлениям;
• формирование исключительно дружеских и вместе с тем профессиональных отношений между менеджерами и рабочими [12.C.44].

Далее отметим, что в любой организации существует (должна существовать) система правил и процедур решения различных задач управления с целью обеспечения эффективного развития организации, эта система называется методом (методами) управления. Методы управления, как наиболее подвижные и активные элементы процесса управления, носят альтернативный характер и направлены на реализацию целей и принципов управления

Организационные отношения - важная составляющая в управлении предприятием, т.к. это устойчивая зависимость между субъектами совместной деятельности [1].

Организационные связи - те коммуникации, которые существуют между работниками аппарата управления и не опосредованы устойчивой зависимостью между ними, а в основном только единством реализуемых ими целей. База процесса управления есть взаимодействие элементов управленческой структуры - отдельными лицами, подразделениями, должностями. По сути, взаимодействие может носить технический, информационный, административный характер. Если рассматривать сторону информационного взаимодействия, то это обмен сведениями, необходимый для принятия управленческих решений; административного, то это распоряжения, приказы, управленческие полномочия, рекомендации, отчеты и процесс контроля; технического, то это осуществление с помощью совместного участие в практике.

Таким образом, процесс управления предприятием трудоемок, имеет несколько составляющих, рассмотренных выше, которые и определяют качество всей работы в целом.

1.2.Обеспечение эффективности управления предприятием с учетом современных коммуникационных особенностей

---

В качестве связующего звена в процессе управления предприятием, которое пронизывает все функции управления (планирование, организацию, мотивацию и контроль), выступают именно коммуникации.

Произошел темин «коммуникация» от латинского слова «communication», в переводе на русский язык термин означает «связь, сообщение».

Общепринято понимать термин «коммуникации» как процесс обмена информацией между двумя и более людьми [13].

В работе Короткова Э.М. и Кузьминой Е.А. «Генезис менеджмента» упоминается, что коммуникация сплачивает аспекты совместной деятельности людей. Сюда следует отнести и процесс управления, и отношение индивидуума, к цели управления и управленческим решениям, и движение информации [20]. В своем труде автором обращено внимание на тот факт, что «нельзя рассматривать коммуникацию только как информационный процесс», поскольку «коммуникация есть социально-экономического плана явление, проявление сущности человека, а также его отношений с другими людьми. Коммуникация парирует не информационные понятия; это долг, ценности, интересы ответственность, которые заложены в основу коммуникации и определяют ее характер...».

Классификации коммуникаций разнообразны, однако, по традиции выделяют следующие их виды [22]:

• в зависимости от направления потока информации коммуникации подразделяются на горизонтальные и вертикальные. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее;
• по месту осуществления - внешние, внутренние;
• по источнику регулирования - формальные, неформальные.

Главный недостаток любой стандартной формы заключается в отсутствии у нее гибкости.

Характеристика видов коммуникаций представлена в таблице 1[22; 12].

Таблица 1. -Классификация коммуникаций и их содержание

Вид коммуникаций		Содержание коммуникаций
С внешней средой
Формальные	Предприятия используют разные средства для коммуникаций с внешним окружением, например, с клиентами коммуницируют посредством рекламы и других средств; с общественностью сообщаются с помощью создания определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном и международном уровнях; им приходится подчиняться госрегулированию, а, следовательно, формировать различные отчеты.
Неформальные	К такой форме коммуникации с внешней средой, как способу передачи устной информации, относят слухи, сплетни, сарафанное радио.
Межуровневые (нисходящие)	в рамках вертикальных коммуникаций информация перемещается внутри организации с уровня на уровень. В итоге, нижним сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах (как пример этому, сообщение от вице-президента управляющему цехом о предстоящих изменениях в производстве продукта. Тот, в свою очередь, обязан оповестить своих подчиненных руководителей о всех наступающих будущих изменениях).
Межуровневые (восходящие)	свойственна функция оповещения верхних уровней управления о происходящем уровнях снизу. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Движение информации осуществляется в виде отчетов, предложений и объяснительных записок.
Горизонтальные	Представляют собой таки связи, что происходят на одном уровне управления, они используются для обмена информацией между равными по иерархии подразделениями организации.
Вертикальные	осуществление общения между категориями «подчиненный - руководитель»
Диагональные	такого вила коммуникации, как правило, сочетают признаки горизонтальных и вертикальных коммуникаций (начальник - подчиненный)
Руководитель - подчиненный	это пример обмена информацией по вертикали; частично - это основа коммуникативной деятельности руководства. Эти коммуникации связаны с обсуждением проблем эффективности работы, достижением признания и вознаграждения в целях мотивации, с прояснением задач и ожидаемых результатов.
Между руководителем и рабочей группой	коммуникации с рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действий сотрудников организации (или группы работников), поскольку обмене информацией участвуют все члены группы, каждый имеет возможность высказаться о новых задачах, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях и т.п.
Неформальные
Слухи передают информацию гораздо быстрее, чем каналы формального сообщения, следовательно, руководители пользуются ими для запланированной утечки и распространения определенной информации.

---

Если рассматривать коммуникацию с позиции средств общения, то ее делят на вербальную (словесную, реализуемую в виде письменной и устной речи) и невербальную (мимика, жесты, разнообразные изображения, например, графики, диаграммы и гистограммы).

В большинстве российских организаций коммуникации сверху вниз получили наибольшее распространение. В организациях преобладание вертикально направленных информационных потоков отражает многолетнюю российскую практику с ее сильной вертикалью власти [12], централизованным управлением организациями и администрированием».

Коммуникация снизу вверх (восходящая) долгое время играла сугубо информационную роль - для принятия решений руководителям необходимо знать о положении на местах. Сегодня огромное множество хозяйствующих субъектов имеют формализованную систему статистических и аналитических отчетов, справок, записок и т.д. Основной проблемой при реализации данного вида коммуникации является неравенство статусов и, как следствие, - предоставление искаженной информации. Как правило, методы контроля качества предоставляемой снизу информации - это есть сбор данных из независимых источников, выборочные проверки, а наряду с этим, доверие руководства предприятия и работников хозяйствующего субъекта [15].

В последние годы еще одной целью восходящей коммуникации стало использование потенциала сотрудников за рамками их непосредственных обязанностей и развитие коммуникаций, содержанием которых являются предложения по улучшению деятельности. Чтобы этой цели достичь, как правило, применяют систему «диалог», «ящики для предложений», когда работники могут анонимно внести какие-либо рекомендации, согласно которым руководство дает публичный ответ, встречи-совещания в рабочих группах [9]. Исследования показывают, что при наличии у сотрудников возможности высказать собственные предложения, и особенно когда эти предложения вызывают реакцию руководства, значительно повышается мотивация и производительность.

Основная функция восходящих коммуникаций - обеспечение обратной связи [10]. В теории коммуникации обратная связь представляется необходимым процессом, обеспечивающим функционирование, адаптацию и развитие любой организационной системы. Она представляет собой действенный инструмент повышения заинтересованности сотрудников, занимая промежуточное положение между информационной и социальной составляющими коммуникаций предприятия. В процессе функционирования и развития предприятия важно наличие как положительной (обеспечивает рост и преобразование системы), так и отрицательной обратной связи (стабильное функционирование и воспроизводство системы, корректирует отклонения от цели) [6].

---