Файл: Работа над проектом.docx

2. Лекция: Планирование проекта в MS Project:

Определение состава работ; ввод названий задач; создание подзадач; преобразование задач в подзадачи; ввод длительности задачи; длительность суммарной задачи; создание вехи; преобразование задачи в веху; суммарная задача проекта; установление связей между задачами; типы связей и их свойства; ограничения и крайние сроки; свойства ограничений и крайних сроков; ввод повторяющихся задач

Процесс планирования - составление списка задач

Проект всегда имеет определенную цель, для достижения этой цели необходимо выполнить ряд промежуточных задач, получить ряд промежуточных результатов. При составлении плана проекта очень важно правильно определить задачи, необходимые для достижения поставленной цели. Корректный список задач должен учитывать все работы, которые требуются для успешного завершения проекта.

" Управление содержанием проекта включает в себя процессы, обеспечивающие включение в проект всех тех и только тех работ, которые необходимы для успешного выполнения проекта".([1] с.103)

Содержание проекта - " работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с указанными характеристиками и функциями".. ([1] с.104)

Для эффективного управления проектом список работ должен быть структурирован.

Методы структуризации проекта принципиально сводятся к двум основным типам:

• метод " сверху-вниз" - сначала определяются общие задачи, которые затем детализируются. Этот метод реализует принцип планирования от общего к частному.

• метод " снизу-вверх" - сначала определяются частные задачи, которые затем обобщаются. Этот метод реализует принцип планирования от частного к общему.

При любом подходе формируется иерархический список задач

Как только список задач сформирован, названия задач можно вводить в план проекта.

Для этого, находясь в представлении Gantt Chart (диаграмма Ганта), нужно выделить ячейку в поле Task Name (Название задачи) и ввести необходимую информацию (название задачи).

Новой введенной задаче по умолчанию присваивается длительность " 1 день? ". Знак вопроса в поле Duration (Длительность) означает, что данное значение параметра длительность является приблизительным, оценочным. После редактирования значения длительности вопросительный знак исчезнет, но его можно добавить, чтобы пометить данное значение как приблизительное.

В правой части представления Gantt Chart (диаграмма Ганта) появляется отрезок длиной в 1 день, отображающий введенную задачу. По умолчанию, для проектов, планируемых от даты начала, датой начала новой задачи является дата начала проекта. (Для проектов, планируемых от окончания: датой окончания задачи по умолчанию, является дата окончания проекта.)

Названия остальных задач вносятся аналогичным образом.

В данный момент все задачи (задача № 1, задача № 2, задача № 3, задача № 4, задача № 5) являются задачами одного уровня иерархии. Чтобы сделать задачу № 1 суммарной, необходимо указать, какие задачи она объединяет, и изменить уровень этих задач. Для этого необходимо выделить задачи, входящие в задачу № 1 и, щелкнув по кнопке Indent Tasks (На уровень ниже), изменить их уровень.

Задача № 1 преобразовалась в суммарную задачу, ее отображение на диаграмме Ганта изменилось. Задача №2 и задача №3 теперь являются подзадачами задачи №1.

Каждая задача характеризуется длительностью (duration). Длительность может быть представлена в различных единицах измерения. В таблице приведены единицы измерения длительности и принятые сокращения.

Необходимо ввести значение длительности для задач в плане проекта. Длительность вводится для всех задач (подзадач), кроме суммарных. Суммарная задача отличается от обычных задач - ее длительность автоматически вычисляется из параметров длительности ее подзадач.

Ввод вех

Вехой представляют задачу, результат которой особенно важен. Вехой можно обозначить завершение этапа. В MS Project задача становится вехой, если задать ей длительность 0. Задачу с ненулевой длительностью можно преобразовать в веху следующим образом: двойным щелчком по названию задачи вызвать диалоговое окно Task Information (Информация о задаче), на вкладке Advanced (Дополнительно) щелкнуть флажок Mark task as a milestone (Пометить задачу как веху)

После преобразования задачи № 3 в веху, ее отображение на диаграмме Ганта сменилось на специальный значок вехи

Cуммарная задача проекта - специальная суммарная задача, объединяет все задачи проекта. Чтобы ее отобразить, необходимо в меню Tools (Сервис) вызвать диалоговое окно Options (Параметры), на вкладке View (Вид) щелкнуть флажок Show project summary task (Показывать суммарную задачу проекта). Суммарная задача отображается на нулевом уровне проекта.

Задачи проекта взаимосвязаны, чтобы учесть этот факт в плане проекта, необходимо установить связи между задачами, указать, как время начала или окончания одной задачи влияет на время начала или окончания другой задачи." Определение взаимосвязей операций включает в себя идентификацию и документирование логических взаимосвязей между плановыми операциями". ([1] с 130)

В паре взаимосвязанных задач:

• задача, оказывающая влияние на другую задачу, называется предшествующей.

• задача, зависящая от другой задачи, называется последующей.

В различных представлениях отношения отображаются разными способами. На диаграмме Ганта связь обозначается стрелкой. При этом задача, на которую указывает стрелка, является последующей.

В MS Project существует четыре типа отношения зависимости:

• окончание - начало (Finish-to-Start),

• начало - окончание (Start -to-Finish),

• начало - начало (Start -to-Start),

• окончание - окончание (Finish-to- Finish).

В зависимости от типа отношения, MS Project вычисляет время начала или окончания задачи, которая является последующей.

Создать связь между задачами можно несколькими способами.

Например, в представлении на диаграмме Ганта: удерживая левую кнопку мыши, перетянуть с отрезок, соответствующий одной задаче, на отрезок, соответствующий другой задаче. Образуется связь " Окончание-начало", в которой предшествующей будет задача, с которой началось перетаскивание.

Другой способ создания связи: выделить две задачи и щелкнуть кнопку Link Tasks (Связать задачи) на панели инструментов Стандартная.

По умолчанию, создается связь " Окончание-начало". Тип связи можно изменить.

В случае, когда активным является представление Диаграмма Ганта или Сетевой график, удобно использовать диалоговое окно Зависимость задач (Task Dependency) для изменения типа связи.

Диалоговое окно вызывается двойным щелчком по линии связи. В выпадающем списке Тип (Type) выбрать нужный тип зависимости.

Если в активном представлении отображается поле " Предшествующие задачи" (Predecessors), в нем указаны предшествующие задачи и тип связи, если она отлична от " Окончание-начало". Данные в этом поле можно изменять.

Независимо от представления, можно использовать диалоговое окно " Информация о задаче" (Task Information). Для отображения диалогового окна необходимо сделать двойной щелчок на задаче или, выделив задачу, щелкнуть кнопку " Информация о задаче" (Task Information) на панели Стандартная. В диалоговом окне необходимо перейти на вкладку " Предшествующие задачи" (Predecessors). Таблица, представленная на этой вкладке, содержит информацию о задаче, которая предшествует данной и о типе связи, установленной между ними. В поле Название задачи (Task Name) из раскрывающегося списка можно выбрать предшествующую задачу, а в раскрывающемся списке Type (Тип) - тип связи.

Подробно о каждом из типов отношений.

Окончание - начало (ОН) или Finish-to-Start (FS) - наиболее распространенный вид связи. Пусть существуют задача А и задача Б, задана связь " окончание-начало", при которой задача А - предшествующая, задача Б - последующая. Такая связь означает, что задача Б не может начаться, пока не закончена задача А. Пример такой связи: задача " Написание объявления" (предшествующая) и задача " Вывешивание объявления на доске объявлений" (последующая). Пока объявление не написано, его нельзя поместить на доске объявлений.

При увеличении длительности предшествующей задачи, время ее окончания пересчитывается и сдвигается на более поздний срок, начало последующей задачи зависит от времени окончания предыдущей задачи и также сдвигается.

Начало - начало (НН) или Start - to - Start (SS). Такой вид связи устанавливается для пары работ, которые должны выполняться почти одновременно. В этом случае не требуется завершения предшествующей задачи для начала последующей задачи, но последующая задача должна начаться не раньше начала предшествующей. Если для задач А и Б задана связь " начало-начало", при которой задача А - предшествующая, задача Б - последующая, это означает, что задача Б не может начаться, пока не началась задача А, т.е. дата начала предшествующей задачи определяет дату начала последующей задачи.

При увеличении длительности предшествующей задачи, время ее окончания пересчитывается, но так как начало последующей задачи зависит только от времени начала предыдущей, то изменение длительности предшествующей задачи не влияет на время начала и окончания последующей задачи.

Окончание - окончание (ОО) или Finish-to-Finish (FF). Окончание последующей задачи контролируется окончанием предшествующей задачи. Последующая задача не может закончиться раньше, чем заканчивается предшествующая задача. Пусть существуют задачи А и Б, задана связь " окончание - окончание", при которой задача А - предшествующая, задача Б - последующая. Обозначает, что задача Б не может закончиться, пока не закончилась задача А, т.е. дата окончания предшествующей задачи определяет дату окончания последующей задачи.

При увеличении длительности предшествующей задачи, время ее окончания пересчитывается, и, так как время окончания последующей задачи зависит от времени окончания предыдущей (задача Б не может закончиться, пока не закончилась задача А), то изменение длительности предшествующей задачи привело к перемещению даты начала последующей задачи на более поздний срок.

Начало-окончание (НО) или Start-to-Finish (SF). Окончание последующей задачи возможно только после начала предыдущей задачи. Пусть для задач А и Б задана связь " начало-окончание", при которой задача А - предшествующая, задача Б - последующая. Обозначает, что задача Б не может закончиться, пока не началась задача А.

При увеличении длительности предшествующей задачи, время ее окончания пересчитывается, а время начала не изменяется, следовательно, не влияет на последующую задачу. В случае изменения длительности последующей задачи, ее начало сдвигается на более раннее время, т.к. окончание последующей задачи не может быть передвинуто на более позднее время - оно контролируется началом предшествующей задачи.

MS Project предоставляет возможность при указании типа связи между задачами ввести параметры Запаздывание (Lag) или Опережение (Lead).

"Опережение позволяет ускорить последующую операцию. Например, команда технических специалистов может приступить к написанию второго проекта крупного документа (последующей операции) за 15 дней до того, как они полностью закончат первый проект (предшествующую операцию). Это может быть достигнуто при помощи взаимосвязи " финиш-старт" с 15-дневным опережением.

Задержка управляет приостановкой последующей операции. К примеру, чтобы обеспечить десятидневный срок затвердевания бетона, можно использовать десятидневную задержку во взаимосвязи " финиш-старт", что означает невозможность начала последующей операции до того, как завершится предыдущая".([1] с. 134)

Значения данных параметров вводятся в поле Запаздывание (Lag), но значение параметра Опережение необходимо вводить как отрицательную величину. Значение любого из этих параметров может быть представлено в единицах времени или в процентах от длительности предшествующей задачи. Например, если в поле Запаздывание (Lag) для задачи введено значение " - 1 d " при связи " Окончание - начало", это означает, что данная задача начинается за 1 день до времени окончания предшествующей задачи. В приведенном примере в представлении Диаграмма Ганта показаны: опережение в 1 день для задачи Б, запаздывание на 25% для задачи В.

При планировании проекта часто возникает необходимость привязки начала или окончания задачи (этапа) к некоторой фиксированной дате. В этом случае нужно учесть в плане проекта, что " задача должна закончиться не позднее" конкретной даты или " задача должна начаться" в конкретное время и т.д. Для учета и обработки требований, связанных с фиксированием дат, сроков, в MS Project предусмотрена обработка ограничений.

Существует восемь возможных типов ограничений. Ограничения могут быть гибкими и негибкими (или жесткими).

Ввод ограничений

В проектах, планируемых от даты начала, по умолчанию все задачи имеют ограничение КМР (ASAP). В проектах, планируемых от даты окончания, по умолчанию все задачи имеют ограничение КМП (ALAP).

Изменять ограничения, предлагаемые по умолчанию, можно, например, вводя дату начала или окончания задачи в представлении Диаграмма Ганта. Сразу после этого в поле " Индикаторы" (Indicators) отображается специальный значок, указывающий на наличие у задачи ограничения. При подведении указателя мышки к такому значку, появляется пояснение " Эта задача имеет ограничение Окончить Не Позднее"

Ограничение может быть установлено с помощью диалогового окна " Информация о задаче" (Task Information). Для отображения диалогового окна необходимо сделать двойной щелчок на названии задачи или, выделив задачу, щелкнуть кнопку " Информация о задаче" (Task Information) на панели Стандартная. В диалоговом окне необходимо перейти на вкладку " Дополнительно" (Advanced), в раскрывающемся списке " Тип ограничения" (Constraint type) выбрать нужный тип ограничения, в списке Дата ограничения (Constraint date) - указать дату. Для отмены ограничения необходимо указать для задачи одно из гибких ограничений - КМР (ASAP) или КМП (ALAP), в зависимости от способа планирования.

В представлении Диаграмма Ганта можно создавать или изменять ограничения с помощью таблицы Даты Ограничений (Constraint Dates)

При введении жесткого ограничения может возникнуть ситуация, когда установленные для задачи связи вступают в конфликт с датой ограничения. По умолчанию, MS Project отдает больший приоритет ограничениям, игнорируя свойства связей. При возникновении конфликтной ситуации отображается предупреждение.

Введение жестких типов ограничений существенно уменьшает гибкость планирования. Существует альтернативный способ учета фиксированной даты - установление крайнего срока (deadline). Крайний срок определяет предельную дату исполнения задачи, но не накладывает никаких ограничений и не влияет на расчеты (если только не принят способ планирования от окончания и связи КМП).

Для установки крайнего срока необходимо вызвать диалоговое окно " Информация о задаче" (Task Information) - сделать двойной щелчок на названии задачи или, выделив задачу, щелкнуть кнопку " Информация о задаче" (Task Information) на панели Стандартная. В диалоговом окне, на вкладке " Дополнительно" (Advanced), внести (или выбрать в календаре) нужную дату.

На Диаграмме Ганта крайний срок отображается специальным значком.

Если при изменении каких-либо параметров в плане проекта выполнение задачи не может быть завершено в указанный срок, в поле Индикаторы (Indicators) появляется красный значок, при наведении на него указателя мышки отображается всплывающая подсказка с информацией о выходе за крайний срок.

В случае использования крайнего срока принципы размещения задач не изменяются, это позволяет использовать MS Project как аналитический инструмент при планировании.

Повторяющиеся задачи

Многие проекты содержат события, которые повторяются с заданной регулярностью. Например, "заседание Оргкомитета", "подготовка еженедельного отчета" и т.д. Подобные события могут быть включены в план проекта как обычные задачи, но можно их ввести как повторяющиеся задачи, с заданной периодичностью. В этом случае MS Project создает последовательность задач, не связанных никакими отношениями.

Для создания повторяющейся задачи необходимо в представлении Диаграмма Ганта выделить ячейку в поле Task Name, затем в меню Insert (Вставка) щелкнуть команду Recurring Task (Повторяющаяся задача) . Появится диалоговое окно Recurring Task Information (Информация о повторяющейся задаче) . В поле Task Name (Название задачи) нужно ввести название, например, " заседание Оргкомитета"; в поле Duration (Длительность) - длительность задачи. В группе Recurrence pattern (Повторять) необходимо установить периодичность: Daily (Ежедневно), Weekly (Еженедельно), Monthly (Ежемесячно) или Yearly (Ежегодно) . В зависимости от выбранной периодичности, справа от переключателей появится группа параметров, уточняющих выбранную частоту. В группе Range of recurrence (Пределы повторения) необходимо указать дату для первого вхождения повторяющейся задачи - поле Start (Начало) , а также установить количество повторений - либо выбрать число повторений (команда End After и ввести количество повторений), либо указать дату окончания этой задачи (команда End by и ввести дату)

Задача добавляется в план проекта со специальным значком в поле Indicators (Индикаторы)

Список ключевых терминов: суммарная задача проекта, предшествующая задача, последующая задача, тип отношения зависимости, опережение, запаздывание, ограничение, гибкое ограничение, негибкое ограничение, крайний срок, повторяющиеся задачи

Вопросы

1. Как обозначаются задачи и связи в представлении диаграмма Ганта?

2. Как можно добавить задачу в фазу?

3. Как обозначаются завершающие задачи в представлении диаграмма Ганта?

4. Как обозначаются суммарные задачи в представлении диаграмма Ганта?

5. Как добавить суммарную задачу проекта ?

6. Какие единицы измерения используются для данных в поле Длительность?

7. Как установить единицы измерения для данных в поле Длительность?

8. Можно ли вводить данные в поле Длительность для суммарной задачи?

9. Что означает знак вопроса в поле Длительность?

10. С какой целью устанавливаются связи между задачами?

11. Что такое предшествующая задача?

12. Что такое последующая задача?

13. Какие типы связей между задачами могут быть установлены MS Project?

14. В чем особенность связи Окончание-Начало?

15. В чем особенность связи Начало-Окончание?

16. В чем особенность связи Окончание-Окончание?

17. В чем особенность связи Начало-Начало?

18. Как создать связь в MS Project?

19. На какую из задач указывает стрелка в конце связи: на предшествующую или на завершающую?

20. Можно ли удалить существующую связь?

21. Как можно изменить тип связи?

22. Как влияет на план работ связь НО?

23. Как влияет на план работ связь ОН?

24. Как влияет на план работ связь НН?

25. Как влияет на план работ связь ОО?

26. Что такое запаздывание?

27. В каких единицах может быть установлено запаздывание?

28. Как в MS Project можно установить запаздывание?

29. Что такое опережение?

30. Как в MS Project можно установить опережение?

31. Что означает величина -25% в поле Запаздывание?

32. Какие ограничения на связи существуют в MS Project?

33. Какие из ограничений являются гибкими?

34. Особенности различных типов ограничений?

35. Как влияют ограничения на расписание?

36. Как устанавливаются ограничения в MS Project?

37. Как отображаются ограничения в MS Project?

38. Что такое крайние сроки?

39. Как устанавливаются крайние сроки?

40. Как отображаются крайние сроки?

41. В чем отличие крайних сроков от ограничений?

42. Что такое повторяющиеся задачи?

43. Как добавить повторяющуюся задачу?

Лабораторная работа 2. Планирование проекта в MS Project

Задание 1

Создайте новый файл в MS Project. Проверьте, что включено представление Gantt Chart (диаграмма Ганта), В поле Task Name (Название задачи) введите названия 10 задач учебного проекта (например, "задача1 ", "задача2 " и т.д.). Задачи под номерами 1, 5, 7 преобразуйте в суммарные. Создайте вехи. Измените длительность задач (где это возможно) и проследите за изменением отображения на диаграмме Ганта. Отобразите суммарную задачу проекта.

Задание 2

Создайте связи между задачами. Связь какого типа будет создана по умолчанию? Попробуйте менять тип связи и удалять связи. Проследите за отображением изменений.

Задание 3

Добавьте в проект любое жесткое ограничение для задачи, у которой есть предществующая. Измените длительность предшествующей задачи, так чтобы установленное ограничение было нарушено. Измените тип ограничения. Удалите ограничение.

Задание 4

Введите крайний срок для задачи, имеющей предшествующую задачу. Измените длительность предшествующей задачи, так чтобы установленный крайний срок был нарушен. Удалите крайний срок.

Задание 5

Составьте список задач для вашего собственного учебного проекта (например, "Празднование юбилея близкого родственника "). Создайте новый файл в MS Project. Введите названия задач вашего проекта.

Управление проектами с использованием Microsoft Project

3. Лекция: Планирование ресурсов и создание назначений: версия для печати и PDA
Типы ресурсов. Рабочее время ресурсов. Назначения. Типы задач. Свойства назначений.

Эффективное управление ресурсами - одно из главных достоинств MS Project.

"Оценка ресурсов плановой операции призвана определить, какие ресурсы (человеческие, оборудование или материальные средства) будут использоваться и в каком количестве, и когда каждый из ресурсов будет доступен для выполнения проектных операций".([1] с 135)

Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов. Ресурсы - это исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач проекта.

В MS Project для ресурсов определены свойства: доступность и стоимость. Доступность определяет, когда ресурс может работать над выполнением задач проекта, стоимость - затраты, связанные с использованием данного ресурса в проекте.

Для работы со списком ресурсов предназначено представление Resource Sheet (Лист ресурсов) . Чтобы переключиться в это представление, можно в меню View (Вид) выбрать Resource Sheet (Лист ресурсов) . Ввод ресурсов удобно производить, используя таблицу Entry (Ввод) .

В поле Resource Name (Название ресурса) вводится название ресурса. Значение поля Type (Тип) необходимо выбрать из раскрывающегося списка. В MS Project представлено три типа ресурсов - Work (Трудовой), Material (Материальный), Cost (Затратный) .

Трудовые ресурсы - это исполнители и оборудование, занятые в проекте.

Материальные ресурсы - материалы, потребляемые при выполнении задач проекта.

Затратные ресурсы - затраты, которые не связаны с использованием трудовых или материальных ресурсов, но должны быть учтены в плане проекта.

Тип ресурса определяет принцип учета данного ресурса в плане проекта. Участие в проекте трудовых ресурсов исчисляется во временных единицах, материальных ресурсов - в количественных, поэтому после выбора типа ресурса многие поля таблицы заполняются значениями, принятыми по умолчанию..

Поле Material Label (Единицы измерения материалов) доступно только для материальных ресурсов, оно содержит единицы измерения данного ресурса.

Поле Max. Units (Макс. единиц) определяет максимальную доступность ресурса для проекта. Значение 100% в этом поле означает, что данный ресурс будет занят на проекте все свое рабочее время.

В списке ресурсов трудовой ресурс может быть представлен не только конкретным человеком, но и названием профессии или специальности: например, "программист" или "редактор" - когда неважно, кто персонально будет назначен на данную задачу. Для такого ресурса поле Max. Units (Макс. единиц) может иметь значение, превышающее 100%, т.к. в качестве данного ресурса может быть задействовано сразу несколько исполнителей. Поле Max. Units (Макс. единиц) недоступно для материальных ресурсов, т.к. они являются потребляемыми.

Определение рабочего времени ресурсов

По умолчанию, все сотрудники, добавленные в проект, считаются доступными для работы над проектом все свое рабочее время. Для каждого ресурса создается календарь, параметры которого совпадают с параметрами основного (базового) календаря проекта. Однако некоторые ресурсы могут иметь свой персональный график работы, кроме того, необходимо учесть периоды отпусков или неполную занятость ресурса на задачах данного проекта.

"Календари ресурсов затрагивают определенный ресурс или категорию ресурсов. Из календаря ресурсов видно, что некоторые ресурсы работают только стандартное рабочее время, тогда как другие работают три полные смены, или что член команды проекта может быть недоступен из-за отпуска или участия в семинаре, или, к примеру, что некоторые сотрудники работают лишь по определенным дням недели согласно условиям контракта" ([1] с 148)

Если сотрудник может работать над задачами проекта только половину рабочего дня, то его доступность в поле Max. Units (Макс. единиц) устанавливается 50%.

В диалоговом окне Resource Information (Информация о ресурсе) можно установить периоды доступности ресурса. Диалоговое окно вызывается двойным щелчком по ячейке с названием ресурса в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) или, выделив название нужного ресурса, щелкнуть по кнопке Resource Information (Информация о ресурсе) панели инструментов Standard (Стандартная) .

На вкладке General (Общая) отображается таблица Resource Availability (Доступность ресурса) . В поле Available From (Доступен с) необходимо указать дату начала периода доступности, т.е. дату ввода ресурса в проект, в поле Available To (Доступен до) - дату окончания периода доступности, в поле Max. Units (Макс. единиц) - значение доступности. По умолчанию, значением двух первых полей является NA (НД)

Для определения рабочего времени и выходных дней ресурса, может быть создан собственный календарь ресурса. Для работы с календарем необходимо из диалогового окна Resource Information (Информация о ресурсе) , перейдя на вкладку Working Time (Рабочее время) . Другой способ: в меню Tools (Сервис) выбрать команду Change Working Time (Изменить рабочее время) , в появившемся диалоговом окне в раскрывающемся списке For (Для) выбрать название нужного ресурса. В календаре ресурса необходимо зафиксировать особенности рабочего графика ресурса.

Назначения

Назначение - это выделение в задаче ресурсов, необходимых для ее выполнения.

Назначить ресурсы на задачи - это значит определить, какие задачи выполняют данные ресурсы, или какие ресурсы выделены для выполнения данных задач.

Для назначения ресурсов необходимо в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) щелкнуть по кнопке Assign Resources (Назначить ресурсы) на панели инструментов Standard (Стандартная) . Появится диалоговое окно Assign Resources (Назначить ресурсы) , в котором отображаются все созданные для проекта ресурсы. Далее, выделив название задачи, необходимо выбрать в представленном списке ресурсов нужное название и щелкнуть по кнопке Assign (Назначить) диалогового окна. Все назначенные ресурсы помечаются в списке галочкой.

Для удаления назначения необходимо выделить задачу, на которую назначен ресурс, в диалоговом окне Assign Resources (Назначить ресурсы) выделить ресурс и щелкнуть по кнопке Remove (Удалить) диалогового окна.

Ресурсы на задачу могут быть назначены и из диалогового окна Task Information (Информация о задаче) . На вкладке Resources (Ресурсы) отображается таблица, состоящая из трех столбцов: Resource Name (Название ресурса), Units (Единицы), Cost (Затраты) . Для трудовых ресурсов единицы измерения - проценты или десятичные числа (при этом 100% соответствует 1 и означает полную занятость исполнителя на данной задаче).

При назначении материальных ресурсов в поле Units (Единицы) вводится значение, обозначающее количество (объем) данного ресурса в единицах, указанных в поле Material Label (Единицы измерения материалов) . Объем выделяемых ресурсов (или норма потребления ресурсов) может быть фиксированным или переменным. При фиксированном объеме (норме потребления) на решение задачи выделяется указанное количество ресурсов, и оно не зависит от длительности задачи. Формат ввода: число, например, число " 5 " в поле Units (Единицы) будет означать фиксированную норму потребления для данного ресурса - 5 единиц данного ресурса на все время выполнения задачи. Переменный объем (норма потребления) зависит от длительности задачи. При изменении длительности задачи объем потребленного ресурса пересчитывается автоматически. Формат ввода: число/единица измерения времени, например, " 5/day" соответствует переменной норме, 5 единиц ресурса в каждый день на протяжении времени выполнения задачи.

Пока задаче не присвоены ресурсы, она имеет длительность, но не имеет объема работ - объем работ определяется трудозатратами тех ресурсов, которые назначены на выполнение задачи. Трудозатраты зависят от длительности задачи и объема ресурсов, выделенных для исполнения задачи. Размещение задачи в плане и ее поведение при изменении параметров (длительности, объема работ и трудозатрат) зависят от типа задачи.

Тип задачи - характеристика задачи, зависит от того, какие из параметров задачи зафиксированы, а какие могут изменятся. Любой из трех параметров задачи может быть зафиксирован, вынуждая изменяться два других параметра. Тип задачи указывает, какой из параметров задачи фиксирован: трудозатраты, объем ресурсов или длительность, и как изменение одного из свободных параметров задачи влияет на значение другого. В MS Project существует три типа задач:

• Fixed Units (Фиксированный объем ресурсов),

• Fixed Work (Фиксированные трудозатраты),

• Fixed Duration (Фиксированная длительность).

Тип задачи устанавливается на вкладке Advanced (Дополнительно) диалогового окна Task Information (Информация о задаче)

Тип Fixed Units (Фиксированный объем ресурсов) устанавливается для задачи, если необходимо, чтобы объем ресурсов задачи не изменялся при изменении длительности или трудозатрат, назначенных на выполнение задачи. Т.е. длительность и трудозатраты полностью определены объемом ресурсов, выделенными на выполнение задачи. Этот тип присваивается задачам по умолчанию.

• При изменении трудозатрат пересчитывается длительность, но объем ресурсов не меняется.

• При изменении длительности пересчитываются трудозатраты, но объем ресурсов не меняется.

Тип Fixed Duration (Фиксированная длительность) устанавливается, когда необходимо, чтобы длительность задачи не изменялась при изменении трудозатрат или количества исполнителей, назначенных на выполнение задачи. Применяется для задач, время выполнения которых не может быть изменено назначением (или удалением) сотрудников.

• При изменении объема ресурсов пересчитываются трудозатраты.

• При изменении объема работ пересчитывается объем ресурсов

Тип Fixed Work (Фиксированные трудозатраты) устанавливается, когда необходимо, чтобы трудозатраты задачи не изменялись при изменении длительности или объема ресурсов, назначенных для выполнения задачи. Если у задачи такого типа увеличить длительность, т.е. выделить ресурсам больше времени, то нагрузка на ресурсы в единицу времени уменьшится. Если выделить больше сотрудников, то уменьшится длительность. По определению, все задачи типа Fixed Work являются задачами с фиксированным объемом работ.

• При изменении объема работ пересчитывается длительность

• При изменении длительности пересчитывается объем ресурсов

Фиксированный объем работ

При увеличении или уменьшении количества ресурсов, назначенных на задачу, MS Project уменьшает или увеличивает длительность задачи в зависимости от количества ресурсов, назначенных на выполнение задачи, при этом трудозатраты не изменяются. Этот способ планирования называется планированием с фиксированным объемом работ, этот способ используется в MS Project по умолчанию, как только ресурсы назначены на задачи.

При первом назначении ресурсов на задачи, трудозатраты вычисляются и фиксируются, доля от общего объема трудозатрат, выделенная каждому из ресурсов, меняется.

Планирование с фиксированным объемом работ имеет смысл, только когда ресурсы, назначенные на задачу, добавляются или удаляются.

Планирование с фиксированным объемом работ не применимо, когда изменяются трудозатраты, длительность, объем ресурсов уже назначенных на задачу.

Календарь задачи

Задачи могут иметь свой календарь, не совпадающий с календарем проекта. Календарь задачи может быть установлен на вкладке Advanced (Дополнительно) диалогового окна Task Information (Информация о задаче) . Календарь задачи может не совпадать с календарем ресурсов, назначенных на выполнение задачи. По умолчанию, календарь ресурса имеет приоритет над календарем задачи, для смены приоритета необходимо на вкладке Advanced (Дополнительно) диалогового окна Task Information (Информация о задаче) установить флажок Scheduling ignores resource calendars (Не учитывать календари ресурсов при планировании) .

Свойства назначений

Свойства назначений могут быть изменены с помощью диалогового окна Assignment Information (Информация о назначении) . Диалоговое окно вызывается в представлении Task Usage (Использование задач) двойным щелчком на назначении или, выделив ресурс, щелкнуть по кнопке Assignment Information (Информация о назначении) на панели инструментов Standard (Стандартная) .

Вкладка General (Общая) содержит поля, в которые может быть внесена информация о доступности ресурсов в разные периоды времени. На этой же вкладке можно изменить профиль загрузки. Профиль загрузки показывает, как трудозатраты ресурса распределены во времени. Раскрывающийся список Work contour (Профиль загрузки) содержит восемь возможных типов профилей загрузки. По умолчанию, устанавливается профиль загрузки Flat (Плоский) , означающий равномерное распределение нагрузки исполнителя. Если специфика задачи требует различных трудозатрат на разных этапах выполнения, можно для ресурса выбрать профиль загрузки, соответствующий требованиям задачи. Back Loaded (Загрузка в конце) - большая часть нагрузки выпадает на последний этапы задачи, Front Loaded (Загрузка в начале) - большая часть нагрузки распределена на начальный этапы задачи, Double Peak (Двойной пик) - два пика в середине задачи, Early Peak (Ранний пик) - пик загрузки в начале задачи, Late Peak (Поздний пик) - пик загрузки в конце задачи, Bell (Колокол) - пик нагрузки в середине периода выполнения задачи, Turtle (Черепаха) - уровень нагрузки плавно увеличивается к середине периода выполнения задачи, затем плавно уменьшается .

В зависимости от установленного профиля нагрузки в поле Indicators (Индикаторы) появляется соответствующий профилю значок и меняется распределение нагрузки ресурса по времени. На примере показано применение профилей Back Loaded (Загрузка в конце), Front Loaded (Загрузка в начале), Turtle (Черепаха) . Для отображения использовано представление Task Usage (Использование задач) .

Вкладка General (Общая) диалогового окна Assignment Information (Информация о назначении) содержит поля Start (Начало) и Finish (Окончание) . По умолчанию, значения этих полей заполняются датами начала и окончания задачи. Если период работы ресурса над задачей определяется другими датами - значения полей Start (Начало) и Finish (Окончание) могут быть отредактированы.

Краткие итоги

Ресурсы - это исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач проекта. Для ресурсов определены свойства: доступность и стоимость. В MS Project представлено три типа ресурсов - Work (Трудовой), Material (Материальный), Cost (Затратный). Тип ресурса определяет принцип учета данного ресурса в плане проекта. Для определения рабочего времени и выходных дней ресурса, может быть создан собственный календарь ресурса. Назначение - это выделение задаче ресурсов, необходимых для ее выполнения. Размещение задачи в плане и ее поведение при изменении параметров (длительности, объема работ и трудозатрат) зависят от типа задачи. В MS Project существует три типа задач. Тип задачи указывает, какой из параметров задачи фиксирован: трудозатраты, объем ресурсов или длительность, и как изменение одного из свободных параметров задачи влияет на значение другого. По умолчанию в MS Project используется способ планирования с фиксированным объемом работ. Задачи могут иметь свой календарь, не совпадающий с календарем проекта Свойства назначений редактируются с помощью диалогового окна Assignment Information (Информация о назначении).

Вопросы

1. Какие объекты могут быть ресурсами?

2. В каком представлении осуществляется работа со списком ресурсов ?

3. Как добавить ресурс?

4. Какие типы ресурсов предусмотрены в программе?

5. В каких единицах измеряются трудовые ресурсы ?

6. В каких единицах измеряются материальные ресурсы?

7. Для какого типа ресурсов можно задать содержимое поля "Единицы измерения материалов"?

8. Можно ли определить в какое время ресурсы могут работать?

9. Действительно ли по умолчанию сотрудники, добавленные в проект, считаются доступными для участия в работах в течение всего проекта?

10. По какому календарю работают сотрудники по умолчанию?

11. Может ли определенный ресурс работать по собственному календарю?

12. Как установить персональное время работы ресурса?

13. Существуют ли пересечения параметров личного календаря и параметров доступности ресурса ?

14. В каких форматах могут отображаться единицы назначений ?

15. Какие типы задач предусмотрены в MS Project?

16. Особенности задач с фиксированной длительностью?

17. Особенности задач с фиксированными трудозатратами?

18. Особенности задач с фиксированным объемом ресурсов?

19. Для каких задач можно дополнительно установить фиксирование объема работ?

20. Для чего используется режим выравнивания загрузки ?

21. Какое диалоговое окно предназначено для настройки параметров выравнивания ?

Лабораторная работа 3. Планирование ресурсов и создание назначений

Задание 1

Откройте файл с учебным проектом. Перейдите в представление Resource Sheet (Лист ресурсов), таблица - Entry (Ввод). Введите названия ресурсов: "Иванов И.И ", установите для него тип ресурса "трудовой "; "Сорокина С.Т. " - тип "трудовой "; "оператор " - тип "трудовой "; "бумага " - тип "материальный ". Подумайте, какие еще ресурсы необходимы для выполнения вашего проекта, внесите их в список, укажите их тип.

Задание 2

Вызовите диалоговое окно Resource Information (Информация о ресурсе) для ресурса "Иванов И.И. ". Установите для него периоды доступности: от даты начала проекта, на срок две недели - 50%; затем ресурс недоступен в течение 7 дней, затем доступен 100% до окончания проекта.

Задание 3

Назначьте ресурсы "Иванов И.И. ", "Сорокина С.Т. "на задачи вашего учебного проекта. Используйте для этого разные способы.

Задание 4

Для задачи учебного проекта установите тип Fixed Duration (Фиксированная длительность). Назначьте дополнительные ресурсы на задачу. Проследите за изменениями. Это же задание выполните, установив другой тип задачи. Сравните результаты.

Задание 5

Перейдите в представление Task Usage (Использование задач), вызовите Assignment Information (Информация о назначении) для назначения. Измените профиль загрузки ресурса на Front Loaded (Загрузка в начале). Проследите за изменением нагрузки ресурса по времени. Для оставшихся назначений установите другие профили загрузки, сравниете распределение загрузки по времени для различных профилей.

Управление проектами с использованием Microsoft Project

4. Лекция: Внесение в план проекта дополнительной информации: версия для печати и PDA
Рассмотрены способы введения дополнительной информации, в том числе использование настраиваемых полей и кодов структур. Дополнительная информация позволяет создавать планы, соответствующие стандартам и потребностям конкретной организации.

Дополнительная информация о задачах и ресурсах

Для работы с этой лекцией необходим файл  .

Часто, после того, как определен состав задач и ресурсов проекта, сделаны назначения, необходимо внести в проект дополнительную информацию, например комментарии. Иногда требуется прокомментировать отдельное назначение или ресурс. Если задачи структурированы с помощью фаз, то ресурсы в представлении лист ресурсов никак не структурированы. Для структурирования их, или задач другим способом, можно использовать коды структур. Например, присвоить ресурсам код отдела, к которому они относятся, и сгруппировать по этому коду. Можно также определить объем трудозатрат определенного отдела, спланировать его загрузку и т.д.

Дополнительную информацию можно вносить как в стандартные, так и в настраиваемые поля. Стандартные поля: поле кода структуры задач; поле приоритета; имена групп ресурсов, заметок и гиперссылок для задач, ресурсов и назначений. Нестандартные поля могут относиться и к задачам и к ресурсам и бывают двух типов: собственно настраиваемые поля, и настраиваемые поля кодов структур.

Код структуры задач

Коды используются для идентификации задач, учета их исполнения, анализа трудозатрат и прочего. Например, собрав данные из однотипных проектов об одном и том же отделе можно сравнить производительность разных команд.

Определение кодов задач делают в диалоговом окне WBS Code Definition (Определение кодов СДР) Здесь аббревиатура WBS означает Work Breakdown Structure – Структурная декомпозиция работы. Уже заданные коды структуры задачи можно увидеть в файле project1.mpp. Для этого следует добавить в таблицу колонку с полем WBS. Для создания нового кода или изменения существующего надо открыть специальное окно в меню команд Project > WBS > Define Code (Проект>СДР>Определить код).

Хотя для каждой задачи присваивается уникальный код, он может начинаться с общего префикса кода проекта. Префикс будет одинаковым для всех задач проекта и вводится в специальную строку Project Code Prefix(Префикс кода проекта). Чтобы отметить все уровни структуры задачи, ее уникальный код строится из нескольких последовательностей символов, отделенных друг от друга разделителями. В каждом из уровней можно использовать свой тип символов. Для определения нового уровня надо просто использовать следующую строку в таблице. Точно также легко удалить уровень простым удалением строки. В таблице нетрудно видеть, каким образом ее можно заполнить для определения кодов, а также в последней графе представлены все возможные типы символов. Длина последовательности задается во втором поле таблицы. Этот параметр определяет, сколько элементов можно будет перенумеровать с помощью этого кода. Если при добавлении параметра вам будет не хватать выбранной длины, программа выдаст предупреждение. Если длину выбрать больше единицы, то при генерации кодов для задачи в них будут включаться нули перед первой значимой цифрой. Для текстовых последовательностей первой будет буква А. Если вы не хотите видеть лишние нули, надо указать длину "any"(любая). В последней колонке можно выбрать сепаратор, который будет отделять символьные последовательности, то есть разделять коды разных уровней. Образец кода отображается в окне просмотра.

Если установить флажок Generate WBS code for new task (Создавать коды СДР для новых задач), то каждой новой задаче автоматически будет присваиваться код. Установка флажка Verify uniqueness of new WBS codes (Проверять уникальность новых кодов СДР) обеспечит проверку уникальности кодов, введенных вручную.

Присвоить новые коды можно с помощью команды Project > WBS > Renumber(Проект>СДР>Изменить нумерацию). Для того чтобы можно было увидеть коды задач, как уже упоминалось, необходимо добавить в таблицу колонку с полем WBS. При изменении кода более высокого уровня, автоматически изменяются все вложенные коды. Таким способом можно назначить собственные коды блокам задач. Например, переопределить код в файле, задав третий уровень как "characters" с длиной "any". А потом переименовать у задачи "start.text" код (в свойствах задачи вкладка Advanced ), задав другое значение для первого кода последовательности, не число, а например, слово "new". Вы увидите, как изменятся все вложенные коды задачи.

Приоритет задач и группы ресурсов

Приоритет отражает важность исполнения задачи для проекта. Эта числовая величина, меняющаяся от 1 до 1000. По умолчанию, установленный в диалоговом окне сведений о проекте, приоритет равен 500. Изменить его можно на вкладке General(Общие) диалогового окна сведений о задаче. Если исполнение некоторых задач можно отложить, то им присваивается низкий приоритет.

Информация о группе ресурса вводится в поле Group(Группа) вкладки General(Общие) диалогового окна сведений о ресурсе или таблицы Entry(Ввод) представления Resource Sheet(Лист ресурсов). Эта информация может потребоваться при определении перегрузки ресурса, или для сортировки.

Заметки и документы

Чтобы сопроводить какую-либо задачу или ресурс заметкой или документом нужно использовать вкладку Notes(Заметки) диалогового окна сведений о задаче или ресурсе.

Рассмотрим добавление заметок и документов на примере какой-либо задачи, открыв файл project1.mpp и дважды щелкнув по любой задаче. Затем следует выбрать вкладку Notes(Заметки). На открывшейся вкладке будет расположено многострочное поле редактора заметок с очевидными функциями. Особого упоминания заслуживает функция добавления объекта из файла, к ней мы еще вернемся. А сейчас посмотрим, как выглядят задачи содержащие заметки. В поле индикаторов они имеют соответствующий значок. При наведении на него курсора отображается текст заметки. Однако если вставлен объект из файла, то информация о нем не отображается при наведении курсора. В дальнейшем для отбора задач с заметками можно воспользоваться фильтром Tasks with attachment(Задачи с заметками). Для редактирования заметок можно добавить соответствующий столбец в таблицу, или использовать поле Notes(Заметки). Чтобы связанный с задачей файл был виден его можно вставить прямо в диаграмму Ганта, используя команду Insert > Object(Вставка>Объект). В открывшемся окне есть два переключателя, они позволяют выбрать, каким образом будет вставлен объект. Если выбран пункт "создать новый объект", то откроется специальное приложение для выбранного типа объекта. Если выбран пункт "вставить из файла", то появится поле для ввода пути к файлу. При установке флажка Link(Связь с файлом) пути к файлу будут обновляться при изменении исходного файла. Например, в файл-заметку для задачи "создание рабочего комитета" можно вставить план первого заседания. А в задачу "Рассылка первого сообщения" можно вставить замечание о списке рассылки. Список рассылки вставим в диаграмму как документ. Отформатировать его положение и вид на диаграмме можно в диалоговом окне форматирования. Чтобы вызвать контекстное меню, надо щелкнуть по объекту правой кнопкой мыши и выбрать команду Properties(Свойства).

Это окно состоит из двух вкладок. Положение определяется на вкладке Size&Position(Размер и положение). Его можно задать относительно шкалы времени, установив нужный переключатель, или относительно задачи. Если положение объекта связано со шкалой времени, то в поле Vertical(По вертикали) нужно указать расстояние между ней и объектом. Кроме того, в поле Date(Дата) нужно выбрать дату, под которой будет расположен объект. Если положение объекта связано с задачей, то в соответствующих полях указываются расстояния между отрезком задачи и объектом. А группа переключателей Attachment point(Точка привязки) определяет, с какой стороны от отрезка будет расположен объект. Идентификатор задачи вводится в поле Id(Ид). Размер объекта на диаграмме определяется полями раздела Size(Размер). На вкладке Line & Fill(Линии и заливка) можно указать особенности ограничения и закрашивания объекта. Кроме того, после того как объект вставлен, его можно перетащить мышью в другое место на диаграмме, или изменить размер рамок с помощью мыши.

Гиперссылки

Гиперссылки можно создавать для задач, ресурсов и назначений. Особенно удобно это делать, когда документ слишком объемен, чтобы сохранять его в плане проекта. Откройте файл project1.mpp. Для создания связи между гиперссылкой и объектом в плане (задачей, ресурсом, назначением), надо выделить строку с объектом и использовать команду Hyperlink(Гиперссылка) меню Insert(Вставка) или контекстного меню. С помощью кнопок справа можно выбрать тип ссылки: ссылка на файл в Интернете; ссылка на задачу, ресурс, или представление в текущем плане; ссылка на новый документ; ссылка для создания электронного сообщения. При создании ссылки на файл в интернете можно выбрать файл в текущей папке или в списке недавно открытых файлов. В поле Text to display(Текст) надо указать текст, который будет отображаться в виде ссылки. Можно также кнопкой Screen Tip(Подсказка) ввести текст, который будет появляться при наведении курсора.

Интересна возможность ссылки на место в текущем документе. В центральном окне будет отображен список представлений. Из них следует выбрать то, на которое создается ссылка. При этом можно указать идентификатор задачи или ресурса, выделяемый при открытии представления. Если ссылка создана, это будет отмечено в колонке (поле) индикаторов специальным значком.

Настраиваемые поля

Не очень объемную информацию о задачах и ресурсах можно хранить в поле заметок. Это фактически настраиваемые текстовые поля, в них можно помещать фрагменты сопроводительного текста. Их главное преимущество состоит в том, что можно прикрепить к задаче внешние файлы или использовать команды форматирования текста. Однако структурировать, например, отфильтровать таблицу по информации, содержащейся в заметках, невозможно.

Использование настраиваемых полей позволяет легко структурировать информацию о задачах и ресурсах. Например, пусть возникла необходимость знать, что конкретно делается в ходе исполнения каждой из задач и какие результаты достигаются после ее завершения. Использовать заметки для хранения двух типов информации неудобно. Но можно создать два настраиваемых поля. Тогда по этим полям можно будет структурировать данные. И использовать их раздельно в дальнейшем.

Как создать настраиваемое поле рассмотрим на примере файла project1.mpp. Работа с настраиваемыми полями происходит в диалоговом окне Custom Fields (Настройка полей), его можно либо вызвать одноименной командой из контекстного меню при выделенной колонке, или Tools > Customize > Fields (Сервис>Настройка >Поля). Во внутренние таблицы уже включен набор полей, которые можно настроить по своему способу. Эти поля могут относиться либо к ресурсам, либо к задачам, и отличаются они по типам данных, которые в них можно хранить.

Прежде чем выбирать тип поля, надо установить переключатель на задачи, или ресурсы. Затем выбрав нужный тип данных необходимо выбрать поле и настроить его нужным образом. Для того чтобы увидеть новое поле, не забудьте ввести его в таблицу (создать новую колонку). Для быстрого переименования и создания простого настраиваемого поля достаточно щелкнуть на его названии в списке настраиваемых полей и ввести новое название.

Заполнять поля можно двумя способами. Первый, добавив его в таблицу, редактировать данные так же, как и во всех остальных полях. Второй, использовать вкладку Custom Fields(Настройка полей) диалогового окна сведений о задаче или ресурсе. На ней будут отображены все уже существующие поля.

Отображать содержимое настраиваемого поля можно не только в таблице (создав новую колонку), но и прямо на диаграмме Ганта рядом с задачами. Сделать это можно в диалоговом окне настройки стилей отрезков. Оно открывается после двойного щелчка по отрезку левой кнопкой. В нем надо выбрать текстовую информацию и положение текста. Можно также изменить шрифт или его стиль.

Использование формул

Особенно интересна и удобна возможность изменять значения настраиваемых полей автоматически с помощью формул. Например, введем поле с расчетом общего времени редактирования статьи. В нем мы будем подсчитывать произведение среднего времени редактирования одной страницы на число страниц. Не забудьте, что предварительно должны быть созданы два соответствующих настраиваемых поля. Создадим еще одно поле и в окне диалога выберем настраиваемый атрибут как формулу. Программа выдаст предупреждение, что для этого поля все ранее введенные данные могут быть утеряны. Для создания формулы в нее можно подставлять существующие поля разного типа (кнопка Field ) и заложенные в редактор функции. Кроме того, можно импортировать формулу из другого поля любого из открытых проектов.

Суммарное поле всей фазы настраивается особым образом, если мы хотим, чтобы его значения автоматически пересчитывались и для суммарных задач. Это можно сделать в разделе "Расчет для суммарных задач и групп" диалогового окна настройки полей. В этом разделе три переключателя. Если установить первый, то данные настраиваемого поля будут рассчитываться только для обычных задач. Второй переключатель позволяет рассчитывать значение настраиваемого поля для суммарных задач, используя одну из операций списка. Состав этого списка меняется в зависимости от типов полей, для текстовых полей он недоступен.

Третий переключатель позволяет использовать для суммарного поля ту же формулу, которая задана для обычных задач. В нашем случае удобнее использовать не формулу, а операцию сложения значений настраиваемого поля для задач. Ведь в нашу формулу включены значения других полей. А значит, для них тоже надо настроить параметры определения значения этих полей для суммарных задач. Иначе значения этих полей для суммарных задач всегда будут нулевыми, и результат формулы будет нулем. Заметим еще, что фактически мы получили поле, отображающее трудозатраты соответствующих задач. В программе для подобной информации есть аналог, стандартное поле Work(Трудозатраты). Однако в него нельзя внести формулу, это не настраиваемое поле и данные в него можно вводить только вручную.

Модель, когда данные в поле автоматически пересчитываются, а потом их вносят вручную в план проекта, таит в себе опасность. Можно случайно забыть внести данные о трудозатратах в план проекта, и он окажется неточным. Для устранения этой проблемы используют специальные поля - индикаторы.

Использование индикаторов

В настраиваемом поле можно использовать не только текстовые и цифровые данные, но и рисунки. Это так называемые цветовые индикаторы. Цвет индикатора зависит от выполнения или невыполнения логического условия. Откроем файл project1.mpp. Создадим поле "обновлена". В принципе, индикатор можно отобразить и в самом поле "Общее время редактирования статьи", но мы создадим новое поле типа "флаг", чтобы показать, как работать с полями такого типа. В диалоговом окне переименуем поле Flag1(Флаг1) в "Обновлена". Затем в окне настройки формулы для него введем формулу [Duration2]=[Work] ([Длительность2]=[Трудозатраты]). Поля-флаги могут содержать только значение Yes "Да" или No"Нет". Если общее время редактирования статьи равняется трудозатратам, то поле будет содержать значение "Да". Для отображения индикатора в окне настройки поля выберем для Values to display (Отображаемые значения) кнопку Graphical Indicators (Графические индикаторы). Откроется новое диалоговое окно. В нем настраиваются критерии отображения индикаторов для разных задач. В верхней части окна есть переключатель для типа задач (суммарные или не суммарные). Для каждого из них можно установить свои критерии. Если установлены оба флажка в этом переключателе, то тем самым, настраивая параметры обычных задач, вы автоматически будете задавать параметры для всех остальных задач проекта. Настройка индикаторов производится в центре окна. В первой колонке выбирается логическая операция, во второй значение для проверки, и в последней рисунок индикатора. Проверка значения поля выполняется по очереди сверху вниз. Для перемещения условия по списку вверх или вниз служат стрелки сбоку.

Если нужно увидеть значение поля, скрытого индикатором, то следует установить флажок Show data values in ToolTips (Показывать значения данных во всплывающих подсказках). Тогда данные будут отображаться при наведении курсора на индикатор. Иногда может произойти рассогласование данных индикаторов в файле. Дело в том, что для индикатора суммарной задачи необходимо задавать формулу расчета значения для суммарных задач. В противном случае получится, что его данные можно будет редактировать. Чтобы сделать это перейдем в диалоговое окно настройки полей и выберем операцию суммирования для поля "Обновлена" в окне выбора задач. В нашем примере нам подходит логическая операция "И". Как выглядят результат сведения задач можно посмотреть на рисунке. Здесь у суммарной задачи "редактирование статей "индикатор красного цвета, поскольку у одной из подчиненных задач обновление не было сделано (это отмечено индикатором красного цвета для этой задачи).

Настраиваемые коды структур

Можно различными способами организовать структуру проекта. Один из способов это иерархия вложенных заданий. Кроме того, можно упорядочивать задачи с помощью кода WBS. Иногда этих способов не хватает, и в этом случае можно создать собственные коды структур. Особенно удобна такая организация иерархии для ресурсов. Настроив нужные вам коды, вы можете в дальнейшем легко группировать ресурсы, например, по занимаемой должности, или по отделам. Подобную организацию информации очень удобно использовать при составлении отчетов или подведении итогов.

Настраиваемые коды структуры создают в диалоговом окне настройки полей, при этом новые коды могут относиться и к задачам и к ресурсам. Тип поля нужно выбрать с помощью переключателя в верхней части вкладки. Затем из списка в диалоговом окне выбрать нужный Outline Code(Настраиваемый код), для удобства его можно переименовать. Например, организуем для ресурсов настраиваемый код структуры по отделам и должностям. Новый код необходимо настроить. Для этого следует нажать кнопку Lookup (Подстановка) и в раскрывшемся окне, выбрав верхний блок Code Mask (Маска кода), нажать на кнопку Edit Mask (Редактировать маску). Редактор маски кода выглядит также как для кода WBS. Точно также в нем можно задать несколько уровней кода, названия уровней, и формат данных. В нашем случае мы использовали символьные строки с неограниченным числом символов. После настройки маски кода мы вернемся в окно редактирования таблицы подстановки настраиваемого кода. В диалоговом окне можно редактировать два поля. Первое из них Outline Code(Настраиваемый код) содержит значения для подстановки, отображаемые в списке при заполнении поля. Второе поле называется Description(Описание) и содержит описание поля, или расшифровку кодов. Именно описание кода будет использовано программой при сортировке данных по коду, а также отображаться при их группировке.

Если установить флажок в кнопке Use a value from a table as a default entry for the field (Использовать значение из таблицы как значение по умолчанию), то программа будет устанавливать выбранное значение по умолчанию для всех новых ресурсов. Существует также возможность сортировки по значениям кода при отображении в таблице. Для этого надо использовать кнопку Display order for lookup table (Порядок отображения в таблице подстановки). Раздел Data entry options (Параметры ввода данных) позволяет при вводе нового ресурса использовать новые коды, еще не заданные в таблице подстановки.

Название настраиваемого кода структур появится в списке настраиваемых полей после его создания. Значения его для каждого ресурса можно выбрать в раскрывающемся списке. В дальнейшем можно группировать ресурсы по этому полю.

Содержание лекции

• Как вносить в план дополнительную информацию.

• Как настраивать и просматривать коды структуры задачи – коды WBS(СДР).

• Как указывать приоритет задачи и группу, к которой относится ресурс.

• Как описывать задачи, ресурсы и назначения с помощью заметок.

• Как вводить гиперссылки для задач, ресурсов и назначений.

• Как создавать настраиваемые поля, вводить и отображать их значения.

• Как использовать формулы в настраиваемых полях, отображать сводные результаты и индикаторы.

• Как создавать настраиваемые коды структуры, вводить их значения и использовать при группировке данных.

Вопросы. Дополнительная информация о задачах и ресурсах

1. Какие типы полей существуют,

2. Каким способом можно структурировать информацию, относящуюся к ресурсам,

3. Перечислите типы настраиваемых полей.

4. Для чего используется код структуры задачи?

5. Какой вид имеет код задачи?

6. Каким образом просмотреть коды для конкретной задачи?

7. Укажите диапазоны поля приоритетов задачи.

8. Как определить что задача имеет заметки?

9. Что можно использовать в качестве заметки?

10. Для каких объектов можно создавать гиперссылку?

11. Отличается ли создание настраиваемых полей для ресурсов и для задач?

12. Как создавать настраиваемые поля разных типов?

13. Как можно просмотреть или изменить содержимое настраиваемых полей?

14. Использование формул в настраиваемом поле.

15. Как настроить формулы для суммарных задач?

16. Можно ли рассчитывать значения настраиваемого текстового поля для суммарных задач.

17. Какие операции допустимы с полем типа индикатор?

18. Как сделать, чтобы для суммарных задач индикаторы отображались по тем же критериям, что и для обычных?

Лабораторная работа 4. Внесение дополнительной информации в проект

Задание 1

Откройте учебный файл. Создайте в нем WBS (СДР) (при определении кода создайте не менее четырех уровней структуры). Перенумеруйте задачи.

Задание 2

Попробуйте изменить код WBS для какой-нибудь задачи второго уровня, и посмотрите, каким образом изменятся коды у вложенных задач.

Задание 3

Создайте текстовую заметку для задачи "первое заседание оргкомитета", содержащую повестку дня для заседания.

Задание 4

Создайте заметку в диаграмме Ганта к задаче "рассылка первого сообщения", содержащую список рассылки и находящуюся в предварительно созданном файле. Отформатируйте объект ссылки, связав его с задачей.

Задание 5

Создайте в диаграмме Ганта объект, связанный с датой.

Задание 6

Создайте в задачах ссылки: 1) на страницу в Интернете; 2) на главного редактора (предварительно уточните его идентификатор) в представлении Resource Sheet(Лист ресурсов) этого проекта.