Файл: Работа над проектом.docx

Управление проектами с использованием Microsoft Project

5. Лекция: Планирование стоимости проекта: версия для печати и PDA
Методы планирования стоимости проекта. Стоимость ресурсов, назначений и затрат. Методы начисления затрат. Рассмотреть возможные методы планирования стоимости проекта. Изучить метод планирования стоимости проекта, заложенный в среду MS Project.

Методы планирования стоимости проекта

Стоимость проекта может быть рассчитана различными способами. Например, на основе анализа других проектов и расчета по аналогии. Или исходя из стоимости основных параметров проекта, например, строительных материалов и затрат на оплату работы.

Стоимость проекта может быть рассчитана по принципу "сверху-вниз", когда исходя из общей стоимости проекта определяется стоимость отдельных задач. Или по принципу "снизу вверх", когда, наоборот, рассчитывается стоимость отдельных задач и, затем по их сумме вычисляется стоимость проекта.

В среде MS Project используется последняя методика – расчет по принципу "снизу вверх". Она же является наиболее точной, хотя и наиболее трудоемкой.

Cтоимость проекта в MS Project рассчитывается по следующим формулам:

Общая стоимость проекта = Фиксированная стоимость ресурсов и задач + стоимость назначений.

Стоимость назначения = стоимость ресурса * длительность назначения (при почасовой ставке)

или

Стоимость назначения = фиксированная стоимость ресурса.

Таким образом, если для каждого ресурса определить затраты на его использование, MS Project автоматически рассчитает затраты для каждого назначения ресурсов на отдельные задачи, затем рассчитает сумму затрат для каждой задачи и, наконец, общие затраты на проект.

Что понимается в MS Project под термином ресурсы: трудовые и материальные

Трудовые ресурсы – это люди, сооружения и оборудования.

Особенность трудовых ресурсов в том, что после окончания задачи они не заканчиваются и могут быть назначены для исполнения работы над другими задачами.

Материальные ресурсы – это материалы и сырье. Они в процессе выполнения задачи используются полностью и после окончания не доступны для назначения другим задачам.

Единичные и групповые ресурсы.

Единичные ресурсы – это отдельные люди или оборудование.

Групповые(обьединенные) ресурсы – это множество идентичных или взаимозаменяемых ресурсов. Например: редакторы или секретари. Все отдельные ресурсы, входящие в обьединенный ресурс, должны иметь одинаковые затраты и использовать один календарь ресурсов, определенный для этой группы. Нельзя для них назначать отдельные ставки и указывать отдельное нерабочее время.

Что такое затраты и какие различают затраты: фиксированные, на трудовые ресурсы и общие

Фиксированные затраты – это затраты, связанные с задачей напрямую. Например: сборы на получение разрешения на строительство.

Затраты на трудовые ресурсы - это затраты каждого ресурса, назначенного задаче. Связаны со временем работы или с усилиями, затраченными на назначение и с затратами времени использования ресурса.

Общие затраты – сумма затрат на ресурсы и фиксированных затрат.

Как вычисляются затраты на трудовые ресурсы

Затраты на трудовые ресурсы вычисляются по формуле

Затраты на ресурсы = затраты единицы времени ресурса * количество времени, которое ресурс тратит на выполнение задачи.

Например: если ресурс стоит 50 руб. в час. и назначен на 5 часов, то затраты на ресурс составят 250 руб.

Как вычисляются затраты на задачу

Если задаче назначить несколько ресурсов, то затраты на задачу будут равны сумме затрат назначений.

Как вычисляются затраты на материальные ресурсы

Затраты на материальные ресурсы прямо не связаны с длительностью задачи, не зависят от нее.

Затраты на материальные ресурсы = количество единиц ресурса * затраты единицы ресурса.

Например: количество метров ткани * затраты на метр ткани

Определение стоимости ресурсов

В среде MS Project cтоимость использования ресурса определяется в окне Resource information (Информация о ресурсе) на вкладке Costs (Затраты) посредством ввода значений в Таблицы норм затрат.

В разделе Cost rate table (Таблицы норм затрат) имеется 5 таблиц норм затрат с одинаковой структурой - содержат вкладки A, B, C, D и E.

В таблице для ресурса в формате число/единица времени можно указать ставки оплаты ресурса:

• Стандартная ставка (поле Standart Rate ) - для работы в обычное рабочее время

• Ставка сверхурочных (поле Overtime Rate (для работы в сверхурочное время)

• Затраты на использование (поле Per Use Cost) (специальные затраты на назначение, которые не зависят от количества рабочих часов)

Ставки вводятся в формате: число/единица времени. Например, 1000$ /mo (1000$/мес) – что соответствует 1000 долларов за месяц трудозатрат.

Ставки ресурса могут изменяется во время исполнения проекта. В поле Effective Date (Дата действия) можно указать дату, с которой действуют новые ставки оплаты ресурса.

Поле Effective Date можно заполнять, только начиная со 2-й строки таблицы. Ставки можно указывать как в абсолютном числовом значении, так и в процентном отношении от значения в предыдущей строке. Например, +10%.

Для материальных ресурсов ставки использования вводятся без единиц измерения этих ресурсов. Введенное значение система рассматривает, как стоимость одной единицы материального ресурса (например, коробки).

Расчет стоимости назначения

При назначении ресурса на задачу его стоимость вычисляется автоматически по формуле:

Стоимость назначения = ставка ресурса * трудозатраты + затраты на использование ресурса.

При этом по умолчанию ставка ресурса берется из таблицы норм затрат А. При необходимости для расчета можно указать другую таблицу норм затрат.

Для этого нужно открыть окно Assignment Information(Информация о назначении), щелкнув по имени ресурса в окне Task Usage(Использование задач)

и на вкладке General (Общие) диалогового окна сведений о назначении выбрать в списке Cost rate table(Таблица норм затрат) альтернативную таблицу норм затрат. Это вызовет соответствующее изменение стоимости назначения.

Расчет стоимости задач

В среде MS Project cтоимость задачи рассчитывается по формуле:

Стоимость задачи = сумма стоимости назначений + фиксированные затраты.

Фиксированные затраты (fixed cost) – это затраты, не связанные с использованием проектных ресурсов. Они не зависят от трудозатрат.

Можно ввести фиксированные затраты в поле Fixed Cost (Фиксированные затраты )в таблице Cost (Затраты). Чтобы открыть таблицу Cost (Затраты) нужно выбрать из меню View- >Table - >Cost.

Методы начисления затрат

При планировании стоимости проекта необходимо определить режим расходования бюджета на протяжении проекта. Для этого надо назначить порядок или способ оплаты работ.

Способы оплаты работ могут быть следующие:

• предоплата,

• оплата по факту завершения работ,

• оплата по мере выполнения работ.

Способы оплаты могут задаваться.

Для указания способа оплаты нужно выбрать вкладку Cost (Затраты) в окне Resource Information (Информация о ресурсе)и сделать назначение в списке Cost Accrual (Начисление затрат):

• Start (Оплата в начале проекта ),

• End (Оплата по окончании проекта),

• Prorated (Пропорциональная оплата в период проекта).

Метод начисления фиксированных затрат указывается в поле Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат) для каждой задачи. По умолчанию – в списке Default Fixed Cost Accrual на вкладке Calculation в окне Tools/Options.

Вопросы:

1. Какая методика оценки стоимости проекта используется в среде MS Project.

2. По какой формуле рассчитывается общая стоимость проекта.

3. Что такое стоимость назначения и как она определяется.

4. Что такое фиксированная стоимость ресурса.

5. Как определить стоимость использования ресурса в среде MS Project 2007.

6. Что такое таблица норм затрат.

7. Что такое стандартная ставка оплаты ресурса.

8. Что такое ставка сверхурочных.

9. Что такое затраты на использование ресурса.

10. В каком формате в среде MS Project 2007 вводятся ставки ресурса.

11. Как предусмотреть возможность изменения ставки ресурса во время исполнения проекта.

12. Для чего в MS Project 2007 используется поле Дата действия (Effective Date).

13. В чем особенность ввода ставок использования материальных ресурсов.

14. Что определяет стоимость ресурса в зависимости от затраченного ресурсом времени – ставки или затраты.

15. Из какой таблицы норм затрат ставка ресурса берется по умолчанию.

16. Как можно изменить стоимость назначения, например, если ресурс работает на выезде по особым командировочным ставкам.

17. Как в среде MS Project 2007 открыть, заполнить и использовать таблицы норм затрат.

18. По какой формуле определяется стоимость задачи.

19. Что такое фиксированные затраты. Как они зависят от трудозатрат. Как в среде MS Project 2007 ввести фиксированные затраты.

20. Назовите способы оплаты работ. Могут ли они сочетаться в одном проекте.Как в среде MS Project 2007 можно указать способы оплаты.

Лабораторная работа 5. Планирование стоимости проекта

Задание 1

Для каждого ресурса, обозначенного в проекте, определите затраты на его использование. Для этого выполните следующее:

• выделите ресурс и откройте окно Resource information (Информация о ресурсе);

• откройте вкладку Costs (Затраты);

• в Таблицы норм затрат А и В в формате укажите ставки оплаты ресурса: стандартную ставку (поле Standart Rate), ставку сверхурочных (поле Overtime Rate), затраты на использование (поле Per Use Cost).

Задание 2

Используйте поле Effective Date (Дата действия) и следующие, начиная со второй, строки таблицы для указания даты и новых ставок оплаты ресурса.

Задание 3

Назначьте ресурсы на задачи. При назначении ресурсов указывайте Таблицу норм затрат А. Посмотрите, как система рассчитает стоимость назначения каждого ресурса.

Задание 4

Измените параметры назначения ресурсов: в окне назначении ресурсов Assignment Information(Информация о назначении) укажите другую Таблицу норм затрат В. Посмотрите, как изменится стоимость назначения каждого ресурса.

Задание 5

Измените ставки оплаты ресурса. Посмотрите, как изменится стоимость назначения каждого ресурса.

Задание 6

Измените Фиксированные затраты (fixed cost) на задачу. Используйте для этого поле Fixed Cost (Фиксированные затраты )в таблице Cost (Затраты). Посмотрите, как рассчиталась стоимость задачи.

Задание 7

Определите режим расходования бюджета в течение проекта. Назначьте порядок оплаты работ. Посмотрите, какие изменения в проекте вызывает смена способа оплаты работ.

Управление проектами с использованием Microsoft Project

6. Лекция: Анализ доступности ресурсов: версия для печати и PDA
Доступность ресурса. Расчет доступности ресурса. Причины превышения доступности ресурсов. Просмотр превышения доступности ресурсов. Фильтрация ресурсов с превышением доступности в среде MS Project .

Доступность ресурса. Расчет доступности ресурса

Доступность ресурса есть максимальная способность ресурса выполнять работу.

В среде MS Project доступность ресурса контролируется при помощи параметра Максимальные единицы (Max.Units).

Максимальные единицы могут выражаться:

• в числах (например, 3 единицы) или

• процентах (300% единиц)

Количество времени, которое ресурс доступен во время проекта, определяется следующими значениями:

• количество единиц ресурса, доступных в определенный период времени

доступность ресурса по времени настраивается на сетке Resource Availability во вкладке Общие (General) окна Сведения о ресурсе (Resource Information)

• количество рабочего времени, которое указано в календаре ресурса для определенного периода времени.

Определяется в окне Change Working Time (Рабочее время) диалогового окна Resource Information (Сведения о ресурсе).

Рассчитать доступность ресурса можно по формуле:

Обьем работы, для которого ресурс доступен в данный период времени = Количество доступных единиц ресурса * рабочее время в календаре для данного периода времени.

Например:

Распределение трудоспособности ресурса по времени называется выделением ресурса (allocation).

Cуществует три состояния ресурса:

• С неполным выделением (underallocated)

• С полным выделением (fully allocated)

• C превышением доступности (overallocated)

Ресурс находится в состоянии с неполным выделением (underallocated), если максимальная производительность ресурса не заполнена назначениями.

Например, назначения ресурса, работающего на полную ставку, занимают только 30 часов 40-часовой рабочей недели.

Ресурс находится в состоянии с полным выделением (fully allocated), если максимальная производительность ресурса точно заполнена назначениями.

Например, назначения ресурса, работающего на полную ставку, занимают 40 часов 40-часовой рабочей недели.

Ресурс находится в состоянии с превышением доступности (overallocated), если максимальная производительность ресурса превышена назначениями.

Например, назначения ресурса, работающего на полную ставку, занимают 70 часов 40-часовой рабочей недели.

Причины возникновения превышения доступности ресурса

Таким образом, превышение доступности ресурса – это назначение ресурсу в течение определенного периода времени часов работы больше, чем доступно в рамках проекта.

Превышение доступности ресурса может возникать, например, по следующим причинам:

• назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно;

• увеличение обьема работ задачи, приведшее к превышению допустимого уровня загрузки ресурса;

• назначение ресурса на дни, когда ресурс недоступен.

В среде MS Project превышение доступности ресурса может возникать обычно как следствие планирования нескольких назначений ресурса на одно и тоже время. При планировании назначений MS Project автоматически использует календарь ресурса вместо основного календаря проекта и планирует назначение на время, которое в календаре ресурса является:

• ближайшим доступным,

• удовлетворяющим требуемым условиям.

При этом проверка, не назначен ли ресурс на это время другим задачам, системой не производится.

Какой календарь MS Project будет использовать при планировании, регулируется посредством опции Scheduling Ignores Resource Calendars (Не учитывать календари ресурсов при планировании). При включении этой опции календарь ресурса будет игнорироваться и будет использоваться календарь задачи. Возникающее при этом превышение доступности ресурса MS Project таковым считать не будет.

Распределение часов рабочего времени в течение периода, например, недели, может быть таковым, что превышение доступности ресурса будет иметь место для какого-то отдельного дня в неделе при отсутствии превышения доступности по сумме часов за неделю. Например:

Просмотр превышения доступности ресурсов

Ресурсы с превышением доступности можно просматривать в представлениях Resource Sheet (Лист ресурсов), Resource Usage (Использование ресурсов) и Resource Allocation (Выделение ресурсов).

По умолчанию ресурсы с превышением доступности MS Project выделяет шрифтом красного цвета.

В MS Project есть несколько полей, значимых с точки зрения превышения доступности ресурсов.Это:

• поле Max.Units (Максимальных единиц);

• вычисляемое поле Peak (Пиковая нагрузка).

• поле Overallocated (Превышение доступности)

В том случае, если значение поля Peak (Пиковая нагрузка), которое содержит максимальное количество одновременно назначенных единиц для каждого периода времени, превышает значение поля Max.Units (Максимальных единиц) в любой момент времени, то вычисляемое поле Overallocated (Превышение доступности) содержит значение Yes (иначе содержит No) и ресурс выделяется красным цветом.

Превышение доступности ресурса означает, что ресурс не может выполнить назначенную ему работу, и ситуации требует корректирования.

Фильтрация ресурсов с превышением доступности. Критерий "чувствительности выравнивания"

Список ресурсов с превышением доступности можно отфильтровать. Для этого можно применить фильтр Overallocated Resources:

(Project - >Filtered For -> Overallocated Resources).

Чтобы снять фильтр, нужно выполнить:

(Project -> Filtered For - >All Resources).

Возможно, что не все случаи превышения доступности ресурсов, которые имеют место в плане проекта, заслуживают расмотрения и исправления. Какие случаи необходимо отфильтровать, чтобы рассмотреть и исправить, можно определить при помощи так называемого "критерия чувствительности выравнивания".

Этот критерий указывает временные рамки, в которых нужно искать превышение доступности: по дням, неделям, минутам и т.д.

Критерий чувствительности можно установить в диалоговом окне Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов). Для этого надо выбрать команду Tools->Level Resources (Выравнивание загрузки ресурсов) и установить значение в поле Look for Overallocation on a (Поиск превышений доступности) выбором из множества значений:

• Minute by Minute (По минутам),

• Hour by Hour (По часам),

• Day by Day (По дням),

• Week by Week(По неделям),

• Month by Month(По месяцам)

В рассмотренном выше примере превышение доступности ресурса Соколов С. имеет место в день недели (в четверг). Поэтому при установке значения параметра критерия чувствительности Day by Day (По дням), в строке рядом с ресурсом отобразится индикатор Leveling (Выравнивание), а при установке значения Week by Week(По неделям) индикатор отображаться не будет.

Текущее значение параметра чувствительности высвечивается при наведении указателя мыши на индикатор Leveling (Выравнивание).

Представление Resource Usage (Использование ресурсов)

Представление Resource Usage (Использование ресурсов) удобно и полезно тем, что отображая большое количество данных о назначении ресурсов, оно представляет также повременные подробности для каждого периода времени на шкале времени с возможностью редактирования некоторых из них.

Например, такие подробности, как сверхурочные трудозатраты, затраты, количество доступных единиц, пиковые единицы ориентировочный и фактически выполненный объем работы.

Также в этом представлении для каждого назначения можно просмотреть поля Work (Трудозатраты) и Peak (Пиковые единицы) и их суммы для каждого ресурса.

При этом, устанавливая на шкале времени единицу времени, можно отображать подробности назначения в масштабе времени по минутам, месяцам, кварталам или годам.

В представлении Resource Usage (Использование ресурсов) можно произвести поиск очередного периода времени, в котором произошло превышение доступности ресурса.

Для этого требуется отобразить панель Управление ресурсами (View->Toolbars->Resource Management) и использовать инструмент Go to Next Overallocation (перейти к следующему превышению доступности).

Также этот инструмент можно использовать в представлениях Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и Task Sheet(Лист задач), отображающих списки задач, для выбора и выделения задач с ресурсами, доступность которых превышена. Превышение доступности ресурса также можно отобразить графически, используя представление Resource Graphs (График ресурсов).

Вопросы:

1. Что такое доступность ресурса?

2. Какие поля MS Project "отвечают" за доступность ресурса?

3. Что означает превышение доступности ресурса?

4. Что может являться причиной возникновения превышения доступности ресурса?

5. В каком представлении можно выделить и просмотреть все ресурсы, загрузка которых превышает их доступность?

6. Как можно отфильтровать ресурсы с превышением доступности?

7. Что такое "критерий чувствительности выравнивания"?

Лабораторная работа 6 . Анализ доступности ресурсов

Задание 1

Для каждого ресурса в проекте проверьте уровень его доступности. Для этого выделите ресурс, откройте окно Resource Information (Сведения о ресурсе), вкладку General, проверьте значения в таблице Resource Availability.

Задание 2

Рассчитайте доступность ресурса по формуле: Обьем работы, для которого ресурс доступен в данный период времени = Количество доступных единиц ресурса * рабочее время в календаре для данного периода времени.

Задание 3

Оцените распределение трудоспособности ресурса по времени.

Задание 4

Измените календарь ресурса. Посмотрите, как скажутся эти изменения на доступности ресурса.

Задание 5

В случае возникновения превышения доступности ресурса, проверьте, для какого периода времени оно имеет место: для отдельного дня, месяца, недели.

Задание 6

В представлениях Resource Sheet (Лист ресурсов), Resource Usage (Использование ресурсов) и Resource Allocation (Выделение ресурсов) проверьте состояние полей Max.Units (Максимальных единиц), Peak (Пиковая нагрузка), Overallocated (Превышение доступности). Посмотрите, как соотносятся значения в этих полях. Определите, в каких случаях поле Overallocated (Превышение доступности) принимает значение Yes и ресурс выделяется красным цветом.

Задание 7

Отфильтруйте список ресурсов с превышением доступности. Разберитесь, как влияет установка "критерия чувствительности выравнивания " на индикатор Leveling (Выравнивание).

Задание 8

Исследуйте, как графически отображается превышение доступности ресурса в представлении Resource Graphs (График ресурсов).