Файл: Работа над проектом.docx

Управление проектами с использованием Microsoft Project

7. Лекция: Оптимизация плана проекта. Выравнивание загрузки ресурсов: версия для печати и PDA
Следствия превышения доступности ресурсов. Способы устранения перегруженности ресурсов. Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов. Ручное выравнивание загрузки ресурсов.

Следствия превышения доступности ресурсов

Наличие в плане проекта ресурсов с превышением доступности отрицательно скажется на исполнении проекта, так как ресурсы не смогут выполнить в установленный планом срок назначенный им объем работы.

Это проявится в следующем:

• работа вообще не будет выполняться или;

• работа будет незакончена или;

• работа будет перенесена на более позднее время.

Поэтому превышение доступности ресурсов в плане проекта необходимо устранить возможными способами.

Способы устранения перегруженности ресурсов

Устранить превышение доступности ресурсов можно следующими способами, применяя их по отдельности или в сочетании друг с другом:

• увеличить доступность перегруженного ресурса для данного периода времени;

• уменьшить объем работы перегруженного ресурса;

• назначить других сотрудников на выполнение задач, перегружающих ресурс;

• изменить сроки выполнения (даты начала и окончания) задач, требующих ресурсов с недостаточной доступностью;

• обозначить объем работы, превышающий доступность ресурса, как сверхурочную работу.

В среде MS Project превышение доступности ресурсов можно устранить автоматически, используя встроенный режим выравнивания, или вручную, изменяя параметры ресурсов, назначений и задач.

Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов

Для того, чтобы выровнять загрузку ресурсов автоматически, можно использовать специальный механизм MS Project, предварительно настроив его параметры следующим образом.

При помощи меню Tools/Level Resources ( Сервис/Выравнивание загрузки ресурсов) откройте окно Resource Leveling.

Окно содержит три раздела:

• Leveling Calculation (Вычисления для выравнивания)

• Leveling range for (Диапазон выравнивания для проекта)

• Resolving Overallocations (Устранение превышений доступности)

В каждом разделе содержится свой набор параметров. Рассмотрим разделы.

Раздел Leveling Calculation (Вычисления для выравнивания)

В этом разделе устанавливается режим выравнивания загрузки ресурсов выбором из списка:

• Automatic (Выполнять автоматически) - выполняется при щелчке по кнопке Level Now (Выровнять).

• Manual (Выполнять вручную) - выполняется непосредственным исправлением назначений

В списке Look for overallocations (Поиск превышений доступности) определяется критерий "чувствительности выравнивания "или временные рамки, в которых программа будет искать превышение доступности ресурса.

Возможные значения:

• Hour by hour (По часам)

• Day by Day (По дням)

• Minute by Minute (По минутам)

Какое из этих значений выбрать в списке, определяется подсказкой, всплывающей при наведении указателя мыши на индикатор выравнивания, расположенный в строке слева от перегруженного ресурса. Например, если всплывает подсказка о том, что ресурс должен выравниваться по дням, в списке Look for overallocations (Поиск превышений доступности) нужно выбрать значение Day by Day (По дням).

До очередного запуска процесса выравнивания можно отменить результаты предыдущего выравнивания. Это делается установкой флажка Clear leveling values before leveling (Очистка данных прежнего выравнивания перед новым). В этом случае перед проведением очередного выравнивания изменения предыдущего удаляются. Флажок рекомендуется устанавливать.

Раздел Leveling range for (Диапазон выравнивания для проекта)

В разделе Leveling range for (Диапазон выравнивания для проекта) можно определить временной интервал, в котором будет производиться выравнивание:

• Level entire project (Выравнивание во всем проекте). Поиск превышений доступности производится в интервале с начала до конца проекта. При этом можно указать выравнивание не для всех, а только для выделенных ресурсов.

• Level from … to … (Выравнивание в диапазоне дат). Поиск превышений доступности производится только в указанном диапазоне дат. Превышения доступности ресурсов за пределами указанного диапазона не устраняются.

Раздел Resolving Overallocations (Устранение превышений доступности)

В разделе Resolving Overallocations (Устранение превышений доступности) определяется, как программа будет устранять найденные перегрузки ресурсов.

Сначала программа определит список задач, на которые назначены перегруженные ресурсы. Затем будут отобраны те задачи, расположение которых в расписании нужно изменить. Порядок, в котором MS Project будет откладывать или прерывать задачи, перегружающие ресурсы, определяется в списке Leveling order(Порядок выравнивания):

Список Leveling order содержит три возможных значения:

• ID Only (только по идентификаторам) – в первую очередь будут изменяться параметры задач с наибольшими идентификаторами, то есть тех задач, которые расположены ниже в списке. Если список задач составлен в порядке возрастания даты начала, значит, будут откладываться задачи с более поздней датой начала. И, число задач-последователей, на которые может повлиять процедура выравнивания, будет, таким образом, сводится к минимуму.

• Standard (Стандартный). Программа из конкурирующих задач выбирает, какую выравнивать первой, на основе анализа ряда факторов (см. ниже). При этом MS Project рассматривает взаимосвязи с другими задачами, общий временной резерв, даты, приоритеты и ограничения. В первую очередь откладываются задачи с наибольшим временным резервом и более поздней датой начала. Такой порядок выравнивания используется наиболее часто.

• Priority, Standard (По приоритетам, стандартный). Производится аналогично стандартному, но обычно используется, если при составлении плана у задач определялось свойство Priority(Приоритет). Отличается от Стандартного тем, что при анализе задачи сначала сортируются по приоритету.

Факторы, которые рассматриваются при Стандартном и Стандартном по приоритетам порядках выравнивания загрузки ресурсов

Выравнивая загрузку ресурсов в указанных режимах MS Project анализирует следующие факторы (расположены в порядке убывания важности):

• Predecessors (Предшественники). Первыми выбираются задачи, не имеющие последователей.

• Amount of total slack (Размер полного резерва). Первыми выбираются задачи с большим количеством полного резерва.

• Start date (Дата начала). Задачи с более поздней датой начала задерживаются первыми.

• Priority (Приоритет). Первыми выбираются задачи с более низким приоритетом. В случае режима выравнивания Стандартного по приоритетам, этот фактор рассматривается первым.

• Constraints (Ограничения). Сначала задерживаются задачи без ограничений.

• Поле ресурса Can Level (Может выравниваться). Если значение поля установлено в Yes, то MS Project при необходимости может задерживать назначение данного ресурса. Для ресурсов, назначение которых задерживать нельзя, необходимо установить значение поля No.

• Поле задачи Level Assignments (Выравнивать назначения). Если значение поля установлено в Yes, то MS Project при необходимости может задерживать назначения данной задачи. Для задач, назначения которых задерживать нельзя, неоходимо установить значение поля No.

• Поле задачи Leveling Can Split (Выравнивание можно прерывать). Если значение поля установлено в Yes, то MS Project может при необходимости разделять задачи.

Важные замечания:

1. Производя выравнивание, MS Project никогда не будет прерывать или откладывать задачи, для которых:

   • назначено значение приоритета 1000,

   • установлены ограничения Must Start On (Фиксированное начало) и Must Finish On (Фиксированное окончание).

2. Выравнивание не повлияет на задачи с ограничениями:

   • As Late As Possible (Как можно позже), если проект планируется от даты начала

   • As Soon As Possible (Как можно раньше), если проект планируется от даты окончания.

3. Приоритет может быть установлен не только для задачи, но и для проекта. Если ресурсы назначены нескольким проектам, то задачи в проектах с меньшим приоритетом будут выбираться для выравнивания чаще, чем задачи в проектах с большим приоритетом. Если для проекта задать приоритет 1000, значит, ни одна задача этого проекта не будет задержана при выравнивании.

4. Приоритет проекта более значим, чем приоритет задачи. Любая задача проекта с большим приоритетом более приоритетна, чем задача проекта с меньшим приоритетом. Это справедливо независимо от значения приоритета, установленного для задачи, кроме задач с приоритетом 1000, которые не задерживаются никогда.

Установить значение приоритета для задачи можно на вкладке General (Общие) окна Task Information (Сведения о задаче) в поле Priority (Приоритет). Значение приоритета может варировать в интервале от 0 (при необходимости скорее всего будет задержана) до 1000 (не будет задержана никогда). Чем больше приоритет, тем меньше вероятность задержки задачи при выравнивании.

В результате автоматического выравнивания может измениться дата окончания проекта. Возможность такого изменения регулируется при помощи флажка Level only within available slack (Выравнивание только в пределах имеющегося резерва). Если флажок установить, то в результате выравнивания дата окончания проекта не изменится, но некоторое ресурсы при этом останутся перегруженными и исправлять это придется вручную. Если флажок сбросить, то дата может измениться, и длительность проекта может увеличиться.

Для того, чтобы в процессе выравнивания изменялось свойство только назначений, а не задач, нужно установить флажок Leveling can adjust individual assignment on a task (При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задачи). Если флажок сбросить, то будут изменять свойства задачи.

Действие флажка можно распространить не на все задачи. Для этого в таблицу со списком задач нужно добавить поле Level Assigment (Выравнивание назначений) и указать в этом поле для нужных задач значение Yes или No. Добавить поле в таблицу можно, выбрав в меню : Insert/Column

При выравнивании программа может прерывать задачи. Это можно разрешить или запретить установкой флажка Leveling can create splits in remaining work (При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат). Действие этого флажка также можно распространить не на все задачи. Для этого в таблицу со списком задач нужно добавить поле Leveling Can Split (Допускается прерывание при выравнивании) и указать в этом поле для нужных задач соответствующее значение.

Чтобы сохранить настройки выравнивания, щелкните Ok.

Чтобы начать выравнивание, нужно щелкнуть по кнопке Level Now (Выровнять).

Если процесс выравнивания запущен в представлении задач, программа произведет выравнивание без выдачи дополнительного сообщения.

Если процесс выравнивания запущен в представлении ресурсов, то программа уточнит, какие ресурсы выровнять – все или только выделенные на листе.

Выбором Entire pool (Весь пул) задается режим, при котором будут выровнены все ресурсы и задачи, связанные с превышением доступности.

Выбором Selected resources (Выбранные ресурсы) задается режим, при котором будут выровнены назначения только выделенных ресурсов.

Результаты выравнивания отражаются как в списке ресурсов, так и в календарном плане проекта. В списке ресурсов может уменьшиться число перегруженных ресурсов. В календарном плане может измениться время выполнения задач.

Чтобы понять, как выравнивание повлияло на календарный план проекта, удобно использовать представление Leveling Gantt (Диаграмма Ганта с выравниванием).

На диаграмме представлены два вида отрезков. В отрезках сине-черного цвета отображается текущий план проекта, зеленого – состояние плана до выравнивания.

Тонкие новые отрезки на диаграмме обозначают задержку задачи, которая произошла в результате выравнивания.

Delay – задержка (отображается зеленым цветом)

Slack – временной резерв, то есть время, на которое задача может быть отложена (отображается коричневым цветом).

В представлении рядом с диаграммой отображается таблица Delay (Задержка), содержащая столбец Leveling Delay (Выравнивающая задержка). В этом столбце показано время, на которое была отложена задача в результате выравнивания. Это время измеряется в единицах с префиксом е (n), что означает elapsed (прошедший), например, 2ed (2 пд) – два прошедших дня.

Столбцы Start и Finish, отображаемые в таблице, обозначают начало и окончание задач после выравнивания. Дата начала и окончания задач до выравнивания выводятся в столбцах Preleveled Start (Начало до выравнивания) и Preleveled Finish (Окончание до выравнивания). Кроме того, информация об этих датах отображается во всплывающих подсказках при наведении указателя мыши на отрезки диаграммы.

Чтобы просмотреть на диаграмме Ганта как изменились отдельные назначения, можно разделить окно и в нижней его части открыть представление Task Usage (Использование задач). Тогда, выделив задачу в верхнем представлении, в нижнем можно просматривать загрузку ресурсов за каждый день на всем ее протяжении.

Если в процессе выравнивания программа определит, что для каких-то назначений выровнять загрузку ресурсов автоматически невозможно, то на экран будет выведено диалоговое окно с соответствующим сообщением:

В диалоговом окне нужно сделать выбор варианта развития событий:

• Skip (Пропустить). MS Project пропускает ресурс и продолжает поиск очередного превышения доступности

• Skip All (Пропустить все). MS Project пропускает все превышения доступности, которые не может разрешить, и сообщение на экран больше не выводится.

• Stop (Остановить). Команда остановить процесс выравнивания и удалить все сделанные задержки.

Отменить результаты автоматического выравнивания полностью или частично можно с помощью кнопки Clear Leveling (Очистить выравнивание) в диалоговом окне выравнивания загрузки ресурсов.

Выравнивание можно отменить только для некоторых задач. Для этого можно выделить эти задачи мышью при нажатой клавише CTRL перед тем, как открыть диалоговое окно. После щелчка на кнопке Clear Leveling программа откроет окно, в котором нужно выбрать область действия отмены:

Entire project – Для всего проекта

Selected Tasks - Для выбранных задач.

Важные замечания:

1. Отменить результаты выравнивания можно только для последней операции выравнивания.

2. Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов имеет свои недостатки. В процессе выравнивания MS Project не исследует все возможные комбинации на предмет поиска оптимального решения задержек задач, лучшего с точки зрения минимизации затрат и(или) поиска самой ранней даты окончания проекта. Решения которые принимает человек, выравнивая загрузку ресурсов вручную, могут быть более эффективными по сравнению с решениями MS Project.

Ручное выравнивание загрузки ресурсов

В отличие от автоматического выравнивания загрузки ресурсов, при котором MS Project применяет единственную стратегию, а именно задержку назначений и откладывание задач, при ручном выравнивании загрузки ресурсов можно применить несколько способов или стратегий, сочетая их. Способы следующие:

1. Увеличить доступность ресурса путем:

   • изменения параметров доступности ресурса;

   • планирования сверхурочного времени для ресурса;

   • увеличения доступного времени в календаре ресурса.

2. Сократить нагрузку на ресурс путем:

   • переназначения части нагрузки ресурса другим ресурсам;

   • откладывания отдельных назначений;

   • откладывания задач;

   • прерывания отдельных назначений;

   • прерывания задач;

Увеличение доступности ресурса

Корректирование параметров доступности ресурса

Для увеличения доступности ресурса можно изменить следующие его параметры:

• увеличить период времени, когда доступен ресурс;

• увеличить количество единиц ресурса, доступных в нужные периоды времени.

Эти изменения производятся в окне Resource Information (Сведения о ресурсе) в таблице Resource Availability (Доступность ресурса) в столбцах Available To (Доступен по) и Units (Единицы) соответственно.

Планирование сверхурочного времени для ресурса

Снизить нагрузку на ресурс можно, введя для него некоторое количество часов сверхурочного времени. При этом не потребуется менять общий объем работы, запланированный на обычное рабочее время. При расчете MS Project будет вычитать часы, запланированные, как сверхурочные, из общего объема работы. Издержки этого метода в том, что сверхурочная работа оплачивается дороже. Но затраты могут оказаться ниже, чем они могли бы быть при привлечении нового ресурса. Порядок работы MS Project при использовании сверхурочного времени будут следующий:

• обычное рабочее время рассчитается вычетом из общего времени назначения введенного сверхурочного времени;

• полученное количество обычных рабочих часов будет спланировано на доступное в календаре рабочее время, что уменьшит длительность назначения;

• сверхурочное время будет равномерно распределено по новой длительности назначения.

Сверхурочное время можно ввести в представлении Resource Usage (Использование ресурсов) в строки назначений, добавив поле Overtime Work(Сверхурочные трудозатраты). При этом необходимо удостовериться в том, чтобы для ресурса была определена ставка сверхурочных, чтобы она не была нулевой.

В случае, когда за ресурс конкурируют две задачи, сверхурочные лучше назначить обеим.

Увеличение доступного времени в календаре ресурса

Альтернативным назначению сверхурочного времени может быть увеличение доступного времени в отдельных календарях ресурсов или в основном календаре для всех ресурсов проекта. При этом также необходимо помнить о разнице в оплате обычного и сверхурочного времени.

Чтобы увеличить обычное рабочее время для ресурсов нужно:

• открыть диалоговое окно Change Working Time (Изменение рабочего времени). Для этого используется меню Tools-> Change Working Time

• в списке For calendar нужно выбрать календарь (основной для проекта или для конкретного ресурса), в который будет добавляться рабочее время

• выделить даты, на которые будет назначено дополнительное время

• в поля From:To: ввести дополнительное время.

Сокращение нагрузки на ресурс

Переназначение части нагрузки ресурса другим ресурсам

Сократить нагрузку на ресурс можно, удалив назначение с данного ресурса при помощи меню Edit->Delete Assignment (Правка->Удалить назначение).

Затем можно сделать новое назначение другому ресурсу в окне Assign Resources (Назначение ресурсов). Для того, чтобы определить, какие ресурсы доступны в требуемый период времени, можно открыть представление Task Information Form (Форма сведений о задачах) и, прокрутив список ресурсов, просмотреть значение поля Remaining Availability (Оставшаяся доступность).

Сделать замену одного ресурса другим можно также в окне Assign Resources (Назначение ресурсов), выделив ресурс, который нужно заменить, и щелкнув по кнопке Replace (Заменить). В диалоговом окне Replace Resource (Заменить ресурс) в списке With (На) выбрать ресурс, который будет назначен в качестве замены.

Откладывание отдельных назначений и задач

Если превышение доступности ресурса возникло как следствие планирования нескольких задач на одно и то же время, необходимо отложить некоторые задачи или назначения на более позднее время.

Отложить назначения можно несколькими способами:

• посредством поля задачи Delay (Задержка). Задержка начала задачи приведет и к откладыванию назначений;

• посредством поля Assignmemt Delay (Задержка назначения) для откладывания начала назначения отдельного ресурса;

Прерывание отдельных назначений и задач

Необходимость прерывания назначений и задач возникает, если в ходе проекта происходит наложение задач друг на друга и, как следствие этого наступает превышение доступности ресурса.

Чтобы прервать задачу, можно использовать представление Resource Allocation (Выделение ресурсов) инструмент Split Task (Прервать задачу).

Чтобы прервать задачу в представлении Leveling Gantt Chart (Диаграмма Ганта с выравниванием) нужно определить точную дату и время начала и окончания прерывания и щелкнуть по кнопке Split Task (Прервать задачу). Мышью перенести остаток отрезка на дату время возобновления задачи.

Чтобы прервать назначение нужно использовать представления Resource Usage (Использование ресурсов) или Task Usage (Использование задач) и отредактировать повременные ячейки со сведениями о назначении.

Вопросы:

1. Назовите возможные способы выравнивания нагрузки ресурса.

2. Как в среде MS Project 2007 произвести автоматическое выравнивание загрузки ресурсов?

3. Как в среде MS Project 2007 определить временные рамки в которых программа будет искать превышение доступности ресурса?

4. Поясните, что дает установка флажка Clear leveling values before leveling (Очистка данных прежнего выравнивания перед новым)?

5. Как в среде MS Project 2007 определить временной интервал, в котором будет производиться выравнивание загрузки ресурса?

6. Как в среде MS Project 2007 определить порядок, в котором программа будет выравнивать загрузку ресурсов, откладывая исполнение задач или прерывать задачи?

7. Задачи с каким приоритетом или с какими ограничениями не могут быть прерваны или отложены при автоматическом выравнивании загрузки ресурса?

8. Может ли измениться дата окончания проекта в результате автоматического выравнивания? Можно ли это регулировать установкой каких-либо опций? Каких опций,если да?

9. Может ли программа при выравнивании прерывать задачи? Можно ли это разрешить или запретить установкой опций?

10. Как запустить процесс автоматического выравнивания загрузки ресурсов?

11. Какое представление предназначено для оценки того, как выравнивание повлияло на календарный план проекта?

12. Как в диаграмме Ганта с выравниванием отображается текущий план проекта и как отображается состояние плана до выравнивания?

13. Как в диаграмме Ганта с выравниванием отображается задержка задачи в результате выравнивания и как временной резерв (время, на которое задача может быть отложена)?

14. При помощи каких представлений можно, выделив задачу в одном представлении, в другом просматривать загрузку ресурсов за каждый день на всем ее протяжении?

15. Как можно полностью или частично отменить результаты автоматического выравнивания загрузки ресурсов?

16. Можно ли отменить выравнивание только для некоторых задач? Как это можно сделать?

Лабораторная работа 7. Оптимизация плана проекта. Выравнивание загрузки ресурсов

Задание 1

Выделите ресурсы с превышением доступности.

Задание 2

Проанализируйте, каким способом лучше устранить превышение доступности для каждого перегруженного ресурса.

Задание 3

Попробуйте устранить превышение доступности ресурсов в автоматическом режиме.

Задание 4

Устраните превышение доступности ресурсов вручную, если не получилось сделать это автоматически.

Управление проектами с использованием Microsoft Project

8. Лекция: Анализ и оптимизация плана работ: версия для печати и PDA
Cтандартные методы: уточнение длительности задач с использованием параметра; PERT(Program Evaluation and Review Technique (Планирование с использованием сетевого графика). При этом мы используем механизм формул с условием. В этом разделе мы узнаем, какие возможности предоставляет программа для анализа плана проекта и оптимизации сроков его выполнения. Будет подробно изучен заложенный в программу стандартный метод PERT(Program, Evaluation and Review Technique -Планирование с использованием сетевого графика)

Анализ и оптимизация плана работ

Для работы с этой лекцией необходим файл  .

"Подготовка подробного описания содержания проекта – это ключевая составляющая успеха проекта; эта подготовка основывается на основных результатах поставки, допущениях и ограничениях, зафиксированных в предварительном описании содержания проекта, составленном при инициации проекта. На этапе планирования содержание проекта формулируется и излагается более подробно, так как имеется больше информации о проекте. Анализируются потребности, пожелания и ожидания участников проекта, которые затем преобразуются в требования. Допущения и ограничения анализируются на полноту, и при необходимости производится добавление дополнительных допущений и ограничений. Анализ может подготовить и провести команда проекта и другие участники проекта, владеющие информацией из предварительного описания содержания проекта." ([1], пункт 5.2, стр. 122.)

После того, как составлен черновой план проекта, возникает следующий этап работы над ним - анализ плана. Обычно в ходе анализа необходимо оценить, насколько реалистичны установленные сроки и может ли быть проект выполнен в заданный срок. Если при работе над проектом была проведена любая корректировка длительностей задач или выравнивание ресурсов, встает тот же самый вопрос. Можно применить экспертный метод, однако, лучше и надежнее использовать параметрический метод. Он позволит получить более точные оценки, все необходимые средства для его использования заложены в программу.

Уточнение длительности задач с использованием параметров

"Экспертная оценка часто применяется для оценки входов, необходимых для разработки Устава проекта. Такая оценка и экспертиза применяются ко всем техническим и организационным деталям в ходе этого процесса.

Экспертиза осуществляется любым лицом или группой лиц, имеющими специальные знания или подготовку; источники в таких случаях могут быть разными:

• другие отделы данной организации;

• консультанты;

• участники проекта, в том числе заказчики или спонсоры;

• профессионально-технические ассоциации;

• отраслевые группы."

([1] пункт 4.1.2.4, стр. 86)

"Длительности операций иногда трудно поддаются оценке в силу ряда влияющих на них факторов (например, квалификация или производительность ресурсов). По возможности следует использовать экспертную оценку, опирающуюся на историческую информацию. Отдельные члены команды проекта могут также брать информацию по оценке длительности или рекомендуемой максимальной длительности операций из аналогичных предыдущих проектов. Если такой информации нет, то оценка длительности получается более неопределенной и рискованной.

Оценка по аналогам

Оценка длительности по аналогам подразумевает использование фактической длительности аналогичной предыдущей плановой операции в качестве основы для оценки длительности будущей плановой операции. Этот метод часто используется при оценке длительности проекта в условиях недостатка детальной информации о проекте, например, на ранних фазах проекта. Оценка по аналогам использует историческую информацию (раздел 4.1) и экспертную оценку.

Оценка длительности по аналогии наиболее надежна в тех случаях, когда предыдущие операции схожи по сути, а не только по форме, а у членов команды проекта, подготавливающих оценки, есть необходимый опыт.

Параметрическая оценка

Оценочную величину длительности операций можно вычислить путем умножения количества работы на производительность труда. Например, производительность труда в проектировании можно оценить умножением количества чертежей на рабочее время, затрачиваемое на один чертеж, а в прокладке кабеля – умножением длины кабеля на рабочее время, затрачиваемое на прокладку одного метра кабеля. Для определения длительности операций по рабочим периодам общее количество ресурсов умножается на количество рабочего времени или производительность за рабочий период и делится на количество привлеченных ресурсов.

Оценка по трем точкам

Точность оценки длительности операций можно увеличить, если в исходной оценке учитывать размер рисков.

Оценка по трем точкам основана на определении трех типов оценок:

• Наиболее вероятная. Длительность плановой операции с учетом предварительного выделения ресурсов, их производительности, реалистичной оценки их доступности для выполнения данной плановой операции, отношений зависимости с другими участниками, а также задержек.

• Оптимистичная. Длительность операции основывается на оптимистичном сценарии описанного в наиболее вероятной оценке.

• Пессимистичная. Длительность операции основывается на пессимистичном сценарии описанного в наиболее вероятной оценке.

Оценка длительности операции может быть выведена с использованием средней из трех оценок длительности. Эта средняя даст, как правило, более точную оценку длительности операции, чем оценка по одной точке – наиболее вероятная.

Анализ резервов

Команда проекта может принять решение о добавлении дополнительного времени, называемого резервом на непредвиденные обстоятельства, временным резервом или буфером, в общее расписание проекта в качестве учета рисков нарушения графика. Резерв на непредвиденные обстоятельства может быть процентом от оценочной длительности операции, фиксированным количеством рабочих периодов, или может быть рассчитан при помощи количественного анализа рисков нарушения графика (раздел 11.4.2.2.). Резерв на непредвиденные обстоятельства можно использовать полностью или частично, его можно впоследствии сократить или убрать вовсе по мере появления более точной информации. Такой резерв на непредвиденные обстоятельства должен быть документирован наравне с остальными данными и допущениями."

([1] 6.4.2, стр.141-142.)

В процессе знакомства с формулами мы уже создавали настраиваемые поля, в частности для расчета длительности задачи. В программе существует удобная возможность упрощения работы по созданию нового варианта проекта.

Покажем, как можно легко перенести уже созданные настраиваемые пользовательские поля из одного файла в другой. Откроем одновременно два файла: первый, в котором уже есть нужные нам поля, и второй, в который их надо перенести, project1.mpp и project2.mpp. Затем командой Tools>Organizer(Сервис>Организатор) откроем окно Organizer (Организатор) и в открывшемся окне перейдем на вкладку Fields(Поля). Предположим, что созданные нами поля относились к задачам, поэтому установим переключатель Task(Задачи), и выберем в выпадающем списке в левой части окна файл project1.mpp, а в правой – файл project2.mpp. Теперь, выделив нужные поля, и щелкнув по кнопке Copy(Копировать), добавим поля в новый файл project2.mpp. Мы хотим уточнить длительность задач, и в качестве параметра для расчетов нам удобно использовать общее время редактирования каждой статьи. Название перенесенных нами полей возможно были другими, поэтому обычным образом (как и при создании новых полей) переименуем поля, назовем их "Число статей" и "Время редактирования статьи". В процессе расчетов длительности с введением параметра уже имеющиеся в таблицах проекта данные могут быть изменены программой. Следовательно, прежде, чем начать расчеты, удобнее создать копию таблицы Entry(Ввод данных), отобразить в ней новые поля и всю дальнейшую работу производить с копией. Напомним, что для этого достаточно выбрать в меню команду View > Table > more tables (Вид таблица другие таблицы), найти нужную таблицу Entry(Ввод данных) и нажать copy(копировать). Не забудьте включить флажок "отобразить в меню". Чтобы исключить задачи, которые никак не связаны с обработкой статей, создадим новое поле типа Flag, назовем его "обработка статей". Затем добавим в таблицу столбец с этим полем и установим в нем значение "да" для тех задач, длительность которых мы можем рассчитывать по параметрической формуле. Потом отфильтруем таблицу по этому полю (для этого следует включить автофильтр в строке главного меню и выбрать нужный пункт в выпадающем окне). На экране останутся только те задачи, которые содержат в этом поле значение "да". При этом, разумеется, эти задачи будут исключены только из вида таблицы, но не из проекта.

Результат можно посмотреть в файле project2.mpp. В нем уже введено значение в поле "Время редактирования статьи". После того, как длительности по параметрам рассчитаны, нужно обновить данные о трудозатратах в поле Work(Трудозатраты).

Уточнение длительности по методу PERT

Для анализа по методу PERT необходимо вначале вывести в панель инструментов соответствующие кнопки. View >Toolbars > PERT Analysis (Вид Панели инструментов Анализ по методу PERT).

Кроме того, надо перейти в таблицу ввода данных для анализа по методу PERT. Для этого существует специальная кнопка на новой панели. Щелчок по этой кнопке откроет таблицу для ввода данных с вариантами длительности задачи. Рассмотрим работу метода на примере с помощью файла project2.mpp. Поле Optimistic Dur(Оптимистическая) предназначено для ввода длительности задачи при наиболее благоприятном стечении обстоятельств. В поле Expected Dur (Ожидаемая). вводится длительность при нормальном развитии событий – чаще всего это значение поля Duration(Длительность). Поле Pessimistic Dur (Пессимистическая) содержит длительности задач при наихудшем развитии событий. Длительность во всех трех полях не обязательно должна быть разной. Для задач с фиксированной длительностью, например, завершающих, или договорных, нужно указывать одинаковые значения во всех трех полях. Кроме того, часто ожидаемая длительность совпадает с пессимистической или оптимистической оценкой.

Анализ по методу PERT можно применять не ко всему проекту, а только для некоторых задач. Для этого на панели есть специальная кнопка PERT Entry Form (Форма ввода PERT). Вводить данные таким способом можно в любом представлении, установив курсор на нужную задачу и вызвав форму.

После ввода данных можно произвести перерасчет длительности по методу по формуле: (оптим. Длительность* оптим. Коэффициент + ожид. Длительность*ожид. Коэффициент + пессим. Длительность* пессим. Коэффициент) / 6. Очевидно, что предварительно надо ввести весовые коэффициенты, которые играют важную роль в формуле. Их можно определить в специальном диалоговом окне Set PERT Weights (Задание весовых коэффициентов метода PERT). Сумма весовых коэффициентов должна равняться шести, обычно ожидаемая длительность имеет 4, а две остальных по 1. Именно такое соотношение задано в программе по умолчанию.

После того, как коэффициенты определены, можно перейти к расчету длительности задач. Не забудьте, что длительности задач, заданные предварительно, будут изменены. Поэтому, желательно, вначале сохранить копию старого файла под другим именем. Чтобы начать анализ надо щелкнуть по кнопке Calculate PERT (Вычисления по методу PERT). Перед тем, как произвести вычисления, программа выведет предупреждение о том, что будут изменены значения полей. Изменятся все значения поля Duration(Длительность), а также значения первых трех настраиваемых полей Start(Начало) и Finish(Окончание). Это происходит из-за того, что после проведения анализа заново определяются длительности задач, даты их начала и окончания. На примере на верхнем рисунке показана диаграмма Ганта до анализа, а на нижнем после анализа по методы PERT

Рекомендации. С помощью кнопок на панели метода PERT можно посмотреть диаграммы Ганта разных версий плана проекта. Для их сравнения удобно открыть одновременно два окна и вызвать в них соответствующие диаграммы. Для этого надо выбрать в главном меню опцию Windows > Split (Окно >Разделить), потом ввести во второе окно нужное представление. Изначально в этом окне будет отображена информация только об одной, выделенной задаче. Чтобы увидеть несколько задач, надо их выделить все. При анализе оптимистических и пессимистических планов необходимо иметь в виду, что крайние сроки и ограничения задач в планах, созданных по методу PERT, не учитываются.

Если вы предполагаете, что будете использовать анализ по методу PERT, то стоит применить его уже в самом начале составления плана работ.

Оценить, укладывается ли проект в построенный план работ можно с помощью индикаторов крайних сроков, уже введенных на предыдущих уроках. Если не используется крайний срок, то оценить длительность проекта можно по значению поля Duration(Длительность) в строке суммарной задачи проекта

Напомним, что для ввода крайнего срока надо использовать вкладку Advanced в диалоговом окне сведений о задаче. Крайний срок указывается в поле Deadline, расположенном над списком выбора типа ограничении. Если сроки не выполнены, то длительность проекта надо уменьшать. Для этого надо сократить длительность тех задач, которые не позволяют уложиться в намеченные сроки. Выбрать задачи, от которых зависит длительность проекта можно, если воспользоваться анализом плана проекта методом критического пути.

Содержание лекции

• Как переносить настраиваемые поля из одного проекта в другой.

• Как использовать параметрический метод для определения длительности задач.

• Как уточнять длительность задач с использованием метода PERT.

Литература

1. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) Третье издание, 2004 Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 USA / США ANSI/PMI 99-001-2004

Вопросы

1. Как задают данные для анализа проекта по методу PERT?

2. Что такое "оптимистическая длительность"?

3. Что такое "ожидаемая длительность"?

4. Что такое "пессимистическая длительность"?

5. Могут ли "оптимистическая" и пессимистическая" длительности совпадать?

6. Можно ли применить метод к отдельной задаче?

7. Существуют ли ограничения на весовые коэффициенты?

8. Как просмотреть диаграмму Ганта для разных версий плана проекта?

9. В какой степени метод учитывает крайние сроки и ограничения задачи?

10. Изменяет ли программа данные для задач при анализе по методу PERT?

Лабораторная работа 8. Создание настраиваемых полей

Задание 1

Создайте в учебном файле три настраиваемых поля: одно поле типа Cost1(Затраты1) и два числовых поля Number1(Число1), Number2(Число2). Внесите в поле Cost1(Затраты1) стоимость единицы ресурса, в поле Number1(Число1) - число единиц ресурса для каждой из задач проекта. Во втором числовом поле Number2(Число2) задайте формулу, по которой будет вычисляться полная стоимость данного ресурса для каждой задачи.

Задание 2

Добавьте столбец с полем Number2(Число2) в таблицу Entry(Ввод).

Задание 3

Для суммарных задач вычислите стоимость как сумму стоимостей подчиненных задач.

Задание 4

Измените способ вычислений для суммарных задач. Для суммарных задач вычислите стоимость как максимальную стоимость подчиненных задач.

Лабораторная работа 9. Анализ плана по методу PERT

Задание 1

Отфильтруйте в учебном проекте задачи, связанные с обработкой статей, так, чтобы в таблице остались только задачи для анализа длительности исполнения. Создайте копию таблицы для дальнейшей работы.

Задание 2

Вызовите PERT Entry Sheet (Лист ввода PERT) и задайте для всех задач данные трех вариантов длительностей. Задавайте разные значения.

Задание 3

Задайте весовые коэффициенты и проанализируйте план учебного проекта по методу PERT. Сохраняйте измененные таблицы в отдельных копиях для дальнейшего сравнения.

Задание 4

Задайте другое соотношение весовых коэффициентов метода и повторите анализ. Проследите за изменениями, которые произойдут в проекте.

Задание 5

Проследите за изменениями, которые произойдут в таблицах проекта, если сделать пессимистические сроки совпадающими с ожидаемыми сроками.

Задание 6

Пересмотрите план проекта так, чтобы реальные длительности максимально совпадали с ожидаемыми длительностями, полученными в результате анализа. Если нужно, обновите крайний срок последней задачи.