Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (Характеристика существующих бизнес – процессов ).pdf

В системе задействованы следующие справочники:

1. «Группы номенклатуры» – содержит обобщающую информацию о группах товаров: полиграфическая продукция, сувенирная, канцелярские товары и т.п. Содержит реквизиты: «код» и «наименование».
2. «Номенклатура» - содержит информацию о товарах, которые поступают на склад. Содержит такие реквизиты, как: «артикул», «наименование», «описание», «группа номенклатуры», «единицы измерения», «количество в упаковке», «количество упаковок на паллете», «признак активности номенклатуры». Из-за того, что номенклатура часто меняется, в справочнике должен быть признак активности, чтобы отмечать товары, которые более не актуальны.
3. «Категории» - содержат дополнительную информацию о категориях товара: эксклюзивный, индивидуализированный (имеет символику конкретного РИЦ), обычный. Содержит такие реквизиты, как: «код», «наименование» и «описание».
4. «Единицы измерения» - содержат перечень единиц измерения, которые используются для указания количества товара («шт.», «кг», «г» и т.п.). Содержит реквизиты «код», «наименование».
5. «Группы дефектов» содержит наборы дефектов очных признаков для определенных видов продукции. Например, «Дефекты брошюр», «Дефекты листовок», «Дефекты пластиковых ручек», «Дефекты компакт-дисков» и т.п. Содержит реквизиты «код», «наименование», «описание», «перечень дефектов».
6. «Дефекты». Содержит описание всевозможных дефектовочных признаков. Например, «царапины», «смещение рисунка» и т.п. Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание».
7. «Поставщики» - содержат перечень поставщиков товаров. Содержат реквизиты «код», «наименование», «комментарий».
8. «Клиенты» - содержат перечень РИЦ, приобретающих товары в КЦ. Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание», «город», «адрес доставки».
9. «Должности» - содержат перечень должностей сотрудников («кладовщик участка приемки», «начальник склада», «менеджер по продажам» и т.п.). Содержит такие реквизиты, как: «код», «название», «описание».
10. «Отделы» содержат перечень отделов КЦ, имеющих отношение к складским операциям. Примеры: «Отдел сбыта», «Отдел снабжения», «Отдел приемки», «Отдел контроля качества» и т.п. Содержит реквизиты: «код», «краткое название», «полное название».
11. «Сотрудники» - содержат список сотрудников КЦ, имеющих отношение к складским операциям. Реквизиты справочника: «код», «ФИО», «Полное имя», «Должность», «Отдел», «Телефон», «e-mail».

Таблица 2. Актуализация справочников системы

Таблица 2. Актуализация справочников системы

2. Входные файлы

1) Файлы «Планируемые поставки» и «Ожидаемые артикулы» поступают из информационной системы отдела снабжения.

Файл «Планируемые поставки» содержит следующие первичные показатели:

- поставщик;

- ожидаемая дата поступления;

- основание поставки (номер и дата договора на поставку);

- ФИО менеджера отдела снабжения, ответственного за поставку.

Файл «Ожидаемые артикулы» содержит такие данные о поступаемых товарах, как:

- количество товара;

- артикул;

- категория товара;

- ссылка на справочник «Перечни дефектов».

Файлы из информационной системы отдела снабжения поступают в систему 1 раз в сутки. Файл «Ожидаемые артикулы» содержит в среднем около 25 записей, а файл «Планируемые поставки» содержит в среднем около 5 записей.

2) Файл «Заказы» поступает из информационной системы отдела сбыта, и содержит следующие первичные показатели:

- номер заказа;

- дата заказа;

- номер РИЦ или номер отдела;

- фамилия менеджера отдела сбыта, ответственного за поставку.

Файл «Заказанные артикулы» содержит данные о товарах, которые участвуют в заказе:

- артикул;

- количество товара.

Файлы «Заказы» и «Заказанные артикулы» поступают в систему 1 раз в сутки. Файл «Заказы» содержит в среднем около10 записей, а файл «Заказанные артикулы содержит в среднем около 20 записей.

3. Входные документы системы

1) Приходная накладная. При поступлении товара на склад оформляется документ приходная накладная.

Основными реквизитами документа являются:

- дата поступления товара;

- номер накладной;

- поставщик;

- основание;

- ФИО сотрудника склада, принявшего товар;

- ФИО менеджера, ответственного за поставку;

- ФИО водителя, доставившего груз.

Данные табличной части:

- наименование;

- артикул;

- количество;

- единицы измерения;

- цена;

- сумма без НДС;

- сумма с НДС.

Частота возникновения документа в среднем 5 раз в день. Число строк табличной части – в среднем около 5.

При вводе данных автоматически подключаются справочники «Номенклатура», «Единицы измерения», «Сотрудники». Автоматически формируется номер накладной.

2) Накладная на перемещение. Документ оформляют при отгрузке товара отделам КЦ. Последующее оформление продажи клиентам осуществляется отделом сбыта.

Документ содержит следующие реквизиты:

- номер накладной;

- номер заявки;

- получатель;

- дата отгрузки;

- ФИО сотрудника склада, выполняющего отгрузку.

В табличной части документа имеются следующие реквизиты:

- артикул;

- наименование;

- единицы измерения;

- количество;

- цена;

- сумма без НДС;

- сумма с НДС.

Частота возникновения документа – примерно 10 раз в день. Число строк табличной части – около 20.

4. Формы ввода первичной информации

1) Приемка по количеству

Форма «Приемка по количеству» предназначена для ввода данных о приемке по количеству поступивших на склад товаров. При этом происходит пересчет поступившего товара и осмотр упаковок на наличие повреждений. Частота возникновения документа – 5 раз в день.

Форма содержит данные из таблиц «Приход», «Повреждения», и справочника «Номенклатура».

2) Приемка по качеству

Форма «Приемка по качеству» предназначена для ввода данных о приемке по качеству товаров. Частота возникновения документа – 5 раз в день.

Форма содержит данные из таблиц «Приход», «Качество», и справочников «Перечни дефектов», «Номенклатура».

3) Инвентаризация. В форму вводятся данные о проведении инвентаризации. Включает следующие реквизиты:

- дата проведения инвентаризации;

- табличная часть «Состав комиссии»;

- табличная часть «Перечень товаров для инвентаризации».

Табличная часть «Состав комиссии» заполняется при помощи справочника «Сотрудники» содержит реквизиты:

- ФИО;

- должность.

В табличной части «Перечень товаров для инвентаризации» содержатся данные:

- артикул (выбирается из справочника номенклатуры);

- наименование (заполняется автоматически);

- учетное количество (заполняется автоматически);

- фактическое количество (вводится вручную);

- расхождение (вычисляется автоматически);

- примечание (заполняется вручную).

Частота возникновения документа – 1-2 раза в месяц. Число строк табличной части – в среднем 300 записей.

4) Управление резервом

Форма предназначена для ввода и редактирования данных о резервах отделов КЦ. Форма отображает данные из таблицы «Резерв» при поддержке справочниками «Номенклатура», «Отделы». Частота возникновения документа – 1-2 раза в день.

Форма содержит реквизиты «Артикул», «Наименование», «Отдел», «Единицы измерения», «Зарезервировано».

2.3. Характеристика результатной информации.

1. Журнал прихода

Данный журнал содержит информацию о поступлениях товара за определенный период времени (рисунок 3).

Данные формируются на основе таблиц «Приход», «Повреждения» и «Качество» при поддержке справочниками «Номенклатура» и «Сотрудники».

Рисунок 3. Макет документа «Журнал прихода»

Журнал содержит реквизиты:

- «дата» из таблицы «Приход»;

- «номер накладной» из таблицы «Приход»;

- «поставщик» из таблицы «Приход»;

- «артикул» из таблицы «Приход»;

- «наименование товара» из справочника «Номенклатура»;

- «количество» из таблицы «Приход»;

- «повреждения» –это вычисляемое поле: возвращает «Нет», если повреждений нет; «Да», если повреждения есть и «?» – если проверка по количеству еще не была произведена;

- «качество» – вычисляемое поле: возвращает «Нет», если нет претензий по качеству; «Да», если обнаружены дефекты (информация о проверке качества хранится в таблице «Качество»; сравниваются поля «Общее количество» и «Хорошее количество» - если они равны, значит дефектов не обнаружено); и «?» – если проверка по качеству еще не была произведена;

- кладовщик – сотрудник склада, который осуществляет приемку (из справочника «Сотрудники».

В журнале данные группируются по дате, времени, поставщику, номеру накладной.

Основным отчетом о работе отдела приемки грузов является журнал прихода. Его просматривают начальник склада и менеджер отдела снабжения.

1. Отчет по качеству

Отчет по качеству, изображен на рисунке 4, содержит результаты проверки качества партии поступившего товара.

Данные для отчета берутся из таблиц «Качество» и «Приход», а также справочника «Перечни дефектов», «Номенклатура».

Данный документ состоит из трех зон. В первой зоне указывают информацию о проверяемом товаре и объеме выборки.

Эта зона содержит реквизиты:

- дата проведения проверки качества (таблица «Качество»);

- наименование товара (справочник «Номенклатура»);

- поставщик (таблица «Приход»);

- дата поступления (таблица «Приход»);

- количество поступившего товара (таблица «Приход»);

- объем выборки (таблица «Качество»);

- процент выборки (вычисляемое поле).

Сводную информацию о проверке содержит вторая зона:

- общее количество проверенных экземпляров (таблица «Качество»);

- количество бракованных экземпляров (таблица «Качество»);

- процент брака (вычисляемое поле).

Третья зона включает информацию об обнаруженных дефектах в соответствии с перечнем дефектов:

- наименование дефекта (справочник «Перечни дефектов»);

- количество проверенных экземпляров (таблица «Качество»);

- количество бракованных экземпляров (таблица «Качество»);

- процент брака (вычисляемое поле).

Рисунок 4. Макет отчета о проверке качества

Для менеджера отдела снабжения, отвечающего за поставку данного товара представляет интерес отчет о качестве товара. Менеджер ведет дальнейшую претензионную работу с этим поставщиком, а также накапливает статистическую информацию о браке поставляемой поставщиком продукции, и принимает решения о дальнейшей работе с данным поставщиком.

1. Остатки по складу

Отчет «Остатки по складу», изображен на рисунке 5, содержит следующие основные реквизиты:

- дата составления отчета;

- группа номенклатуры;

- артикул;

- остаток на складе;

- суммарное количество зарезервированного отделами товара;

- количество свободного товара.

Эти данные группируются по группе номенклатуры и артикулу, сортируются по артикулу.