Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (Характеристика существующих бизнес – процессов ).pdf

Введение

Использование баз данных и информационных систем в наше время является неотъемлемой частью деловой деятельности человека и функционирования преуспевающих организаций. Из-за этого большую актуальность получает освоение принципов эффективного применения и построения соответствующих технологий и программных продуктов. К примеру, одними из таких продуктов являются системы управления базами данных.
Приобретение сырья и материалов реализуется с помощью вычислительной техники. Специально для упрощения ввода, хранения и получения информации, и разрабатывается данная информационная система.
Целью исследования в данной курсовой работе является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складского учета».

Для достижения поставленных целей были поставлены следующие задачи:
−    сделать анализ бизнес-процесса
−    охарактеризовать информационные потоки;
−    обосновать проектные решения по реализации операций бизнес-процесса «Складского учета».
−    разработка концептуальную модель информационной системы;
−    построить функциональную модель информационной системы;
−    определить требования к информационной системе;
−    разработать структуру базы данных информационной системы;
−    формализовать описание информационных запросов пользователей;
−    Пример реализации проекта и его описание.
Объектом исследования является бизнес-процесс «Складского учета».
Предметом исследования являются проектирование информационной системы бизнес-процесса «Складского учета».
Информационной базой для написания курсовой работы были  теоретико-методологические пособия, учебно-справочная литература.
Для решения поставленных задач использовались такие методы исследования, как теоретический анализ, системный анализ, CASE-моделирование, проектирование.
Курсовая работа состоит из введения, двух разделов, выводов, списка литературы.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации.

В современном мире информационные технологии и информационные системы получили высокий уровень развития и из-за этого огромное количество предприятий используют автоматизированные средства, которые позволяют более эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленную в процессе своей деятельности информацию. Сейчас компаниям не достаточно предоставлять своим клиентам удобный сервис или широкий ассортимент. Не менее важными так же являются мобильность, прогрессивность, гибкость, высокие темпы работы. Это касается всех сторон деятельности, но особенно актуально при рассмотрении складского учета на каком-либо предприятии.

Работа всех фирм на рынке без исключения, напрямую связана с огромным числом отчетной документации. Разнообразные бумаги сопровождают основные процессы на предприятии. Если же идет речь о магазинах, супермаркетах и других торговых компаниях, в список необходимых документов добавляется и товарная номенклатура. Не учитывать значение каждой бумаги не имеет смысла. Вся документация предназначена для систематизации и упорядочивания деятельность компании. Но несмотря на такое большое назначение, нельзя не вспомнить минусы подобной отчетности.

Самый первый и главный недостаток документации: большое её количество, которое сильно замедляет темпы работы и приводит к увеличению временных затрат на складской учет. Отгрузка и приемка товара, его размещение и контроль не могут осуществляться одновременно. Данные, указанные в номенклатурах и накладных должны тщательно проверяться во избежание просчетов и ошибок. Данный контроль делает складской учет более долгим по времени. Естественно, данная ситуация еще в некоторой мере связана и с ритмом деятельности персонала. И из-за этого система управления складом должна еще учитывать и человеческий фактор.

Так же необходимо рассказать о роли эффективного складского учета для работы предприятия. Нужно выделить следующие преимущества эффективного складского учета:

• Способствует развитию бизнеса, что становиться доступным за счет ускорения темпов выполнения основных операций;

• Предоставляет возможность оперативного контроля и регулирования процесса приемки, отгрузки и размещения продукции;

• Осуществляет контроль за движением оборотных средств предприятия, что помогает избежать недостач и потерь.

Складской учет в современно мире предполагает рациональное, оптимизированное управление торговыми площадками, хранилищами и другими помещениями компании. Такая система предусматривает полную или частичную автоматизацию основных процессов. Внедрение программ сопровождается соответствующими техническими обеспечениями. В данном случае речь идет о сканерах штрихкодирования, терминалах сбора данных, упаковочном оборудовании и иных приборах, призванных увеличить результативность осуществления основных операций. Использование автоматизированной системы управления складом дает возможность сокращать временные и финансовые затраты на обслуживание помещений. Складской учет осуществляется быстрее и более планомерно.

Автоматизация производственных процессов осуществляется комплексно. К примеру, к системе подключаются все подразделения предприятия. Сотрудники склада получают возможность иметь связь с отделом продаж или с торговыми залами. Учет операций осуществляется в едином центре. Упорядоченность сильно облегчает контроль над деятельностью сотрудников и движением основных и оборотных средств.

Одной из главной задачей является выбор специальной программы для складского учета, так как на сегодняшний день существует большое количество подобных программ. В этом выборе главную роль играет специфика предприятия и соответственно каждое предприятие должно выбирать программу под свои потребности.

Выделим самые главные и распространенные требования к программе складского учета:

1. Должна иметь возможность для формирования отчетов;

2. Должна иметь полную справочную систему;

3. Должна быть возможность отражения программой реального состояния дел;

4. Должна иметь способы удобного ввода данных в программу;

5.Должна присутствовать возможность создания резервной копии базы данных.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов.

Основным требованием рынка в наше время является система управления, которая предусматривает возможность управление продажами, учетом движения товаров и финансовых средств и оптимизацией складских запасов. Что-бы эффективно управлять торговыми предприятиями необходимо контролировать исполнение множества бизнес-процессов. Для решения таких задач необходимо сделать автоматизацию торговли на предприятии. Актуальность автоматизации торговли обусловлена следующими факторами: Бумажная технология сбора, обработки и хранения данных является неэффективной; Возможность возникновения ошибок по вине персонала; Вероятность злоупотребления со стороны персонала; Отсутствие полноценного и детального учета движения товаров и финансовых средств; Низкая производительность труда; Не представляется возможным оперативно решать вопросы по поставке нужного товара и необходимого его количества в магазин. Система должна обеспечивать: разграничение области ответственности сотрудников, контроль товарооборота, организацию работа в единой информационной базе, контроль денежного оборота.

Рисунок 1. Бизнес-процессы складского учета.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

От назначения документов, обрабатываемых на складе, их можно отнести к внешним и внутренним документам. К внешним относятся такие документы, которые используются двумя или несколькими компаниями. К внутренним относятся такие документы, которые используются только складом и внутренними подразделениями компании (бухгалтерией и др.).

Внешние документы:

Товарно-транспортная накладная, CMR; Товарная накладная (форма ТОРГ-12); Грузовая таможенная декларация (ГТД); Спецификация; Счет-фактура; инвойс; Упаковочный лист; Заявка на прием товаров; Заявка на отгрузку товаров; Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1); Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма МХ-3); Доверенность на получение товара со склада; Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма MX-14); Инвентаризационная опись; Сводная инвентаризационная опись; Сличительная ведомость; Таблица несоответствий; Акт инвентаризации.

Внутренние документы склада:

Приходная накладная; Расходная накладная; Журнал регистрации транспортных средств; Акт приема ТМЦ с таблицей обнаруженных повреждений; Лист осмотра товара; Пропуска на въезд и выезд с территории склада.

Существуют и другие документы, которые используются для оформления различных операций с ТМЦ (квитанции, ордера и др.) в зависимости от профиля деятельности компании.

Оператор склада, проверяя правильность оформления документов на поступающий и отправляемый груз, получает подтверждение или разночтения с информацией, поступившей в БД от сканирования ТМЦ. Таким образом, осуществляется проверка поступающей информации. Также желательно, чтобы товаротранспортные документы проверялись кладовщиком при приемке ТМЦ, а доверенность на получение ТМЦ со склада, при отгрузке. Человеческий фактор (невнимательность, усталость и т.п.) может повлиять на тщательность проверки данных, указанных в документах, выявить ошибки и расхождения.

Таблица 1. Оценка трудозатрат на обработку информации.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение для рассматриваемой задачи включает в себя: внемашинное обеспечение (выходные и входные документы, справочники и классификаторы), и внутримашинное обеспечение (условно-постоянная, промежуточная и результатная информация в базе данных системы).

1) Входные и выходные документы. Входными документами системы является приходная накладная и накладная на внутреннее перемещение.

Выходные документы - это журнал прихода, журнал отгрузок, отчет по качеству, отчет по остаткам, отчет по инвентаризации, отчет «Резервы отделов КЦ».

2) Экранные формы

Для построения диалога с пользователем существуют такие способы, как: диалог типа «Вопрос-ответ»; диалог типа «Меню», диалог на основе экранных форм, диалог на основе командного языка.

Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В системе потребуются следующие справочники:

- «Единицы измерения»;

- «Категории товаров»;

- «Группы товаров»;

- «Номенклатура»;

- «Поставщики»;

- «Клиенты»;

- «Должности»;

- «Сотрудники»;

- «Отделы»;

- «Дефекты»;

- «Перечни дефектов».

Необходимо чтобы формы для ввода справочников обладали возможностью просмотра, добавления, редактирования, удаления записей. При проектировании макетов форм ввода справочников используем анкетную форму расположения реквизитов, которая будет удобна для ввода и актуализации справочников.

Для ввода первичной информации понадобятся следующие формы:

- Приходная накладная;

- Накладная на внутреннее перемещение;

- Приемка по количеству;

- Приемка по качеству;

- Инвентаризация;

- Управление резервом.

Формы «Приходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приемка по количеству», «Приемка по качеству», «Инвентаризация» являются собой экранными формами анкетного типа и обеспечивают ввод данных согласно реквизитам документов.

Для формы «Управление резервом» нужно применять диалог типа «меню», в котором пользователь определяет, какой будет его следующий шаг. В данной форме есть необходимость предусматривать возможность выбора товара, имеющегося на складе.

Необходимо чтобы все экранные формы были удобными, эргономичными, понятными. Общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, чтобы не вызывал усталость у пользователей. Цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части. Каждое поле необходимо снабдить подсказкой, которую следует показывать на экране при неправильных действиях пользователя. Необходимо обеспечить возможность исправления ошибок во введенных данных.