Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (Характеристика существующих бизнес – процессов ).pdf

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание.

Рассмотрим на примере работу с информационной системой при приемке и отгрузке товаров.

Кладовщик участка приемки заранее, еще до поступления товара имеет возможность просматривать список ожидаемых поставок, изображено на рисунке 19, который импортируется из информационной системы отдела снабжения.

Рисунок 19. Список ожидаемых поставок.

После прибытия транспорта с грузом, кладовщик должен выбирать соответствующую запись в перечне ожидаемых грузов, и нажать на кнопку «Приемка». Откроется окно «Приход», изображено на рисунке 20. Некоторая часть параметров в этом окне копируется из таблицы ожидаемых поставок. Остальные заполняются кладовщиком в ручную (количество мест, количество товара в одном месте и т.п.).

Рисунок 20. Окно «Приход»

Подобающие записи появятся в журнале прихода грузов, изображено на рисунке 21. Абсолютно для каждого товара, прибывшего по накладной, в журнале приемки грузов добавляется новая строка. В журнале для вновь добавленных строк в столбцах «Поврежд.» и «Качество» показывается вопросительный знак. Он значит, что для этих партий товара еще не провели приемку по кол-ву и приемку по качеству.

Для всего товара кладовщику необходимо произвести приемку по кол-ву. Для этого кладовщику нужно выбрать строку в журнале прихода грузов, и нажать на кнопку «Приемка по количеству». После чего откроется окно «Приемка по количеству», изображённое на рисунке 22, в котором кладовщику необходимо ввести информацию о фактическом кол-ве товара. Расхождение между фактическим кол-вом и кол-вом по документам в натуральных единицах и в процентах будут вычисляться автоматически. Затем кладовщику необходимо зафиксировать в этом окне информацию о повреждениях упаковок товара.

Рисунок 21. Журнал прихода грузов.

Рисунок 22. Окно «Приемка по количеству».

Также, если при приемке по кол-ву обнаружены нарушения (расхождение больше 0 и имеются записи в таблице повреждений), тогда в журнале прихода грузов в столбце «Поврежд.» отображается красный восклицательный знак. А если же нарушений не обнаружено, тогда в столбце «Поврежд.» отображается «ОК».

После произведения приемки по кол-ву, появляется возможность провести приемку по качеству, изображено на рисунке 23. Кнопка «Приемка по качеству» доступна только под учетной записью контролера Сектора приемки по качеству.

Рисунок 23. Приемка по качеству.

Если же при приемке по качеству нарушений не обнаружено, тогда в столбце «Качество» журнала приемки грузов отображается «ОК». Но если же обнаружены нарушения (расхождение больше 0), тогда в журнале прихода грузов в столбце «Качество» будет отображаться красный восклицательный знак.

После приемки по кол-ву и качеству товара «Ручка пластиковая Х-8 белая» запись в журнале прихода грузов будет выглядеть как на рисунке 24, иными словами при приемке по кол-ву кладовщиком были обнаружены повреждения упаковки, но приемка по качеству показала, что дефектов товаров не было обнаружено.

Заявки на отгрузку товаров поступают из отдела сбыта. На рисунке 25 можно видеть окно просмотра заявок, которое доступно кладовщику участка отгрузки.

Рисунок 24. Отражение в журнале прихода грузов результатов приемки по количеству и качеству.

Для выбранной строки в таблице «Заказы» в нижней таблице показываются заказанные товары, изображенные на рисунке 25, а также отображают дополнительную информацию об их наличии на складе. В данном примере для комплектации заказа не хватает товара «CD-R». При том, что общее кол-во этих дисков на складе больше, чем заказано, однако 1000 шт. зарезервирована за отделами КЦ.

Кладовщику участка отгрузки необходимо решить эту ситуацию. Согласовав свои действия с менеджером отдела сбыта, кладовщик может снять резерв с отделов КЦ, или отгрузить доступное количество товара, а именно 485 шт. вместо заказанных 500.

Рисунок 25. Окно просмотра заявок на отгрузку.

Для того чтобы просмотреть резервы по этому товару за отделами КЦ, нужно открыть окно «Управление резервами» (рисунок 26). В данном окне отображается список отделов, за которыми числится резерв. Зарезервированное количество можно изменить, или вовсе удалить резерв определенного отдела. Также в этом же окне имеется возможность добавить резерв.

Допустим, в данном случае было принято решение снять с резерва учебного центра 15 шт. дисков, чтобы обеспечить отгрузку в РИЦ 500 шт. дисков. Кладовщик выбирает строку «Учебный центр», нажимает кнопку «Изменить», и в открывшемся диалоговом окне, изображенном на рисунке 27, вводит новое значение резерва.

Рисунок 26. Окно управления резервами.

Рисунок 27. Диалоговое окно изменения резерва.

После данных манипуляций на складе должно быть достаточное кол-во свободного товара, чтобы выполнить отгрузку в соответствии с заказом, изображено на рисунке 28.

Выбрав в таблице заказов интересующий нас заказ, мы нажимаем на кнопку «Комплектация». После чего открывается окно ввода документа «Накладная на перемещение» , изображенного на рисунок 29.

Рисунок 28. Заказы РИЦ.

После того как накладная сформирована, отгрузку можно увидеть в журнале отгрузок, изображенного на рисунке 30. При этом, если партия не доукомплектована по сравнению с заказом, то в столбце комплектность значение будет меньше 100%, и будет выделяться красным цветом. После того как товар отправлен в КЦ, кладовщик должен указать, что товар отгружен. Для этого необходимо нажать кнопку «Отгрузка», после чего в диалоговом окне, изображенного на рисунке 30, указать время отправки, номер автомобиля и фамилию водителя.

Рисунок 29. Формирование накладной на перемещение.

Рисунок 30. Журнал отгрузок.

Рисунок 31. Окно ввода параметров отгрузки.

Заключение

В курсовой работе была разработана автоматизированная информационная система складского учета.

В аналитической части были проанализированы:

- деятельность компании;

- существующие системы автоматизации бизнес-процессов компании;

- потоки данных при решении задач.

Были выявлены следующие недостатки:

1. многократное дублирование одной и той же информации в различных документах;
2. низкая оперативность при комплектации партии отгрузки, т.к. подбор подходящих партий товара для отгрузки осуществляется вручную;
3. неизбежные ошибки при комплектации заказов и «потеря» товара на складе, в результате чего этот товар теряет актуальность;
4. большие затраты времени на составление отчетов;
5. высокая трудоемкость обработки информации;
6. неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии.

Для устранения этих недостатков были поставлены следующие задачи для проектируемой системы:

- проектируемая система обеспечит функции приемки товаров от поставщиков, отгрузки товаров клиентам (в РИЦ) и отделам КЦ, функция управления складскими остатками, функция подготовки отчетов;

- проектируемая система обеспечит взаимодействие с информационными системами отделов сбыта, снабжения и бухгалтерии;

- карточки учета материалов будет вестись автоматически.

В проектной части разработано информационное обеспечение системы: информационная модель, система классификации и кодирования, состав справочников, исходных и результатных документов. Приведены экраны ввода первичной и условно-постоянной информации, формы результатных документов.

В рамках разработки математического обеспечения приведены алгоритмы функционирования системы.

Разработано программное обеспечение: описана его архитектура, структура меню, структура базы данных.

Благодаря повышению прозрачности склада, улучшится управление запасами предприятия. Отделы снабжения и сбыта будут всегда иметь оперативную информацию со склада, а склад будет иметь предварительные данные о планируемых поставках и отгрузках. Кроме того, система позволит снизить трудозатраты при учете товарно-материальных ценностей в бухгалтерии.

Список литературы

1.Владимир Грекул, Нина Коровкина, Юрий Куприянов. Проектное управление в сфере информационных технологий. – М.: БИНОМ, ИНФРА-М.

2. Ричард Ньютон. Управление проектами от А до Я. – М.: Альпина Паблишер.

3.В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.: Манн, Иванов и Фербер.

4.Арутюнов В.В. Теория экономических информационных систем: Московская финансово-промышленная академия. М.

5.Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К».

6.Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. – М.: Финансы и статистика.

7.Гагарина Л.Г., Киселев Д.В., Федотова Е.Л. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем / под ред. проф. Л.Г. Гагариной. – Москва: ИД «Форум»: Инфра-М.

8.Проектирование экономических информационных систем: Учебник/Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф.; Под ред. Тельнова Ю.Ф. – М.: Финансы и статистика.

9. Липаев В.В. Программная инженерия. Методологические основы. М.: ТЕИС.

10.Максимов Н.В., Попов И.И., Голицына О.Л. Информационные системы. Учебное пособие. Форум.

Приложения

Таблица 4. Структура справочников.

Таблица 5. Структура справочника Assortment.

Таблица 6. Структура справочника Client.

Таблица 7. Структура справочника Division.